Formele en informele opleiding registreren
Werkgevers zullen binnenkort voor elk van hun werknemers de wettelijk en sectoraal verplichte opleidingen in een digitale databank moeten registreren. De databank zal de ‘Federal Learning Account’ (FLA, federale leerrekening) heten.
De Federal Learning Account of FLA is een vervolg op de in de arbeidsdeal opgenomen opleidingsverplichtingen. De werkgever moet er voor zorgen dat elke werknemer voldoende opleiding geniet. Elke werknemer (in een onderneming met minstens 10 werknemers) heeft sinds dit jaar een wettelijk jaarlijks, individueel opleidingsrecht.
Het exacte aantal jaarlijkse opleidingsdagen hangt af van het arbeidsregime van de werknemer, de omvang van de onderneming en de eventuele sectorale afspraken. Het kan zowel om formele, als om informele opleidingen gaan, extern of intern georganiseerd, sectoraal, op bedrijfsvlak, voor een groep werknemers of individueel. Ook digitale opleidingen, zelfstudie en ‘training on the job’ worden bedoeld.
De opleidingen die in aanmerking komen voor het wettelijk of sectoraal opleidingsrecht zullen in de FLA moeten terecht komen.
1 april 2024?
De wettekst die de FLA en de verplichtingen voor de werkgever juridisch vorm geeft, werd door het Parlement goedgekeurd. De wet moet wel nog in het Staatsblad gepubliceerd worden. Dat zal ongetwijfeld de komende weken gebeuren.
De startdatum van de nieuwe verplichting wordt heel waarschijnlijk pas 1 april 2024. De overheid heeft immers nog wel wat werk om de Federal Learning Account ‘up and running’ te maken. Daarnaast is ook een koninklijk besluit nodig met meer details. Tenslotte zijn er momenteel nog een heel aantal onbeantwoorde vragen over wat er precies verwacht wordt van de werkgevers.
Wordt vervolgd
Meer verduidelijking volgt nog. Deze nieuwsbrief geeft u al de krachtlijnen van de wetgeving mee. Ook voor ons zijn er nog veel vragen. Zodra er meer duidelijkheid is, zullen we de klanten van SD Worx informeren over de ondersteuning die SD Worx kan bieden.
Opleidingsverplichtingen
Vanaf 2023 bestaan twee nieuwe, wettelijke opleidingsverplichtingen:
- de opmaak van een jaarlijks opleidingsplan, verplicht voor elke onderneming met minstens 20 werknemers. In het plan staat het formeel en informeel opleidingsaanbod van de onderneming;
- en het individueel opleidingsrecht voor elke werknemer:
- in ondernemingen met minstens 20 werknemers gaat het in 2023 om 4 opleidingsdagen voor een voltijder die een volledig jaar in dienst is. Vanaf 2024 gaat het om 5 dagen. Een sectorale CAO kan afwijken van het aantal dagen, maar moet een minimum van 2 opleidingsdagen per jaar respecteren;
- in kleinere ondernemingen ligt het wettelijk opleidingsrecht lager. Zijn er minstens 10 en minder dan 20 werknemers, dan gaat het om één opleidingsdag voor een voltijder die een volledig jaar werkt. Een sectorale CAO kan dat verhogen. Bij werkgevers met minder dan 10 werknemers, is er geen wettelijk opleidingsrecht voor de werknemers. Een sectorale CAO kan hier evenwel toch een opleidingsrecht bepalen.
We kondigden al eerder aan dat de regering een derde verplichting voor werkgevers voor ogen heeft. Dat wordt de registratie van de opleidingsgegevens in de FLA.
Aangezien de FLA aansluit op de opleidingsverplichtingen in de arbeidsdeal, zal ze ook enkel van toepassing zijn op werkgevers en werknemers die vallen onder het toepassingsgebied van de CAO-wet van 5 december 1968. Grosso modo betekent dit: de private sector.
Federal Learning Account
De FLA moet de verschillende ‘stakeholders’ (werknemers, inspectiediensten, regionale diensten voor beroepsopleiding, sectoren, sociale partners, werkgevers, …) toelaten informatie terug te vinden over het individueel opleidingsrecht, de gevolgde opleidingen, het saldo aan openstaand opleidingsrecht en de sectorale afspraken rond opleidingen.
Het wordt een databank die, naast een aantal gegevens over de werkgever, een overzicht bevat van volgende gegevens voor elke werknemer:
- de identificatiegegevens van een werknemer: naam, voornaam, datum en plaats van geboorte, adres en rijksregisternummer;
- het arbeidsregime waarin een werknemer werkt;
- het registratienummer van de eventuele (sectorale) collectieve arbeidsovereenkomst waarop het opleidingsrecht en het opleidingskrediet van een werknemer is gebaseerd;
- het opleidingsrecht: het aantal opleidingsdagen of -uren waarop de werknemer krachtens de wet arbeidsdeal (wet diverse arbeidsbepalingen van 3 oktober 2022) en/of de sectorale CAO recht heeft;
- de gevolgde opleidingen en hun basiskenmerken: begin en einde van de opleiding, aard (formeel of informeel), resultaat (attest, score of aanwezigheid). Eventueel kan ook de financiering vermeld worden;
- het aantal gevolgde opleidingsdagen of -uren;
- het saldo aan openstaande opleidingsrechten: het aantal overblijvende, nog te volgen opleidingsdagen of -uren, of het aantal dagen of uren over te dragen naar het volgende jaar.
De wet voorziet dat de FLA ook gegevens rond de zogenaamde ‘inzetbaarheidsbevorderende maatregelen’ zal bevatten. Hier gaat het om gegevens (initieel bedrag, resterend bedrag, uiterste bestedingsdatum en betalingsgegevens) waarbij opleidingen gefinancierd kunnen worden via de patronale sociale bijdragen op een deel van de opzeggingstermijn of de verbrekingsvergoeding.
Dit systeem, vervat in artikel 39ter van de arbeidsovereenkomstenwet, wordt in de RSZ-aangifte weliswaar al vermeld, maar heeft nog geen verdere concrete gevolgen. We behandelen dit punt voorlopig verder niet.
Verplichting werkgever
De wet bepaalt dat de overheid zelf een aantal gegevens in de FLA zal registreren en berekenen.
Concreet wordt dat een taak voor de publieke vzw Sigedis, momenteel vooral actief met loopbaan- en pensioengegevens. Zo zou Sigedis de persoonsgegevens in de FLA vermelden, en (als de gegevens in de FLA dat toelaten) het initieel opleidingsrecht per kalenderjaar en het resterend saldo aan openstaande opleidingsrechten berekenen.
De werkgever zal uiteraard ook een taak hebben. Die valt uiteen in twee delen: registratie van de opleidingen, en controle en bijwerking van bepaalde gegevens.
Registratie opleidingen
De werkgever zal voor elk kalenderkwartaal, de tijdens dat kwartaal gevolgde opleidingen (met basiskenmerken) en het aantal daaraan verbonden opleidingsdagen of -uren moeten registreren. Ook de verstrekker van de opleiding, of een daartoe door de werkgever gemandateerde, kan deze gegevens registreren. De wet bepaalt dat dit binnen één maand na afloop van het kwartaal moet gebeuren.
Verifiëren en aanvullen
Daarnaast schrijft de wet ook voor dat de werkgever de gegevens die anderen (de opleidingsverstrekker, of Sigedis) registreren of berekenen, controleert en indien nodig wijzigt, of als ze ontbreken, aanvult.
Dat geldt bijvoorbeeld voor de persoonsgegevens van de werknemer die Sigedis in principe in de FLA opneemt. Mochten die ontbreken, moet de werkgever ze alsnog uiterlijk binnen de maand na het kwartaal ‘actualiseren’. In de FLA zal Sigedis dan de ontbrekende gegevens vermelden.
Ook het initieel opleidingsrecht waarover de werknemer in een bepaald jaar beschikt, wordt in principe door Sigedis berekend en in de FLA vermeld. De werkgever moet het door Sigedis berekende opleidingsrecht verifiëren, en zo nodig aanpassen. Ontbrekende gegevens moet de werkgever aanvullen. Ook hiervoor heeft hij een maand (30 kalenderdagen) de tijd.
Raadpleging en communicatie
De FLA zal voor elke werknemer toegankelijk en raadpleegbaar zijn via de website www.mycareer.be. Op die website vindt elke burger nu al het overzicht van zijn of haar loopbaan als werknemer, zelfstandige of ambtenaar.
Wanneer een werknemer bij een werkgever in dienst komt, en vervolgens minstens één keer per jaar, zal de werknemer informatie ontvangen over:
- het bestaan van de FLA;
- een aantal privacy-aspecten: de verwerkte persoonsgegevens, de doeleinden van de gegevensverwerking, de bewaringstermijn, de ontvangers van de persoonsgegevens in de FLA, …;
- de gebruiksmodaliteiten van de FLA;
- de stand van het opleidingskrediet.
Sigedis zal deze informatie naar de eBox van de werknemer sturen. Indien de overheid, via mycareer.be of via de eBox over een e-mailadres beschikt, zal Sigedis ook een e-mail sturen.
Beschikt Sigedis echter niet over een e-mailadres, dan wordt dat een bijkomende opdracht voor de werkgever. Sigedis zal dan een document in de FLA ter beschikking stellen, dat de werkgever binnen de 30 kalenderdagen aan de werknemer moet bezorgen. De wet stelt: elektronisch, tenzij de werknemer vraagt om de info ‘op een andere wijze’ te bezorgen.
Opdat de werkgever zou weten dat hij deze verplichting heeft, stuurt Sigedis een bericht naar de eBox van de werkgever.
Toezicht met ‘naming and shaming’
In de wet staan geen ‘klassieke’ strafbepalingen, met bijvoorbeeld (administratieve) geldboetes voor werkgevers die de wetgeving niet correct zouden naleven. Die zijn trouwens ook niet voorzien in de wet die het individuele opleidingsrecht in het leven geroepen heeft. Op het niet naleven van bepalingen uit een algemeen verbindend verklaarde CAO staan dan weer wel sancties.
De wet op de FLA bevat wel een zogenaamde ‘naming and shaming’ procedure. Werkgevers die een aantal verplichtingen rond de FLA niet nakomen, komen op een publieke lijst terecht.
Het gaat om de verplichting om ontbrekende persoonsgegevens binnen de 60 dagen na indiensttreding aan te vullen, de verplichting om het document (bij indiensttreding en nadien jaarlijks) met informatie te bezorgen aan de werknemer van wie Sigedis geen mailadres heeft, en geen gevolg geven aan de vraag van een werknemer om gegevens recht te zetten. Elk kwartaal stelt Sigedis de lijst met werkgevers die in gebreke blijven op.
Sigedis informeert deze werkgevers, waarna ze 30 kalenderdagen krijgen om zich in regel te stellen. Doen ze dat tijdig, dan verdwijnt hun naam van de lijst.
De lijst gaat nadien naar de Nationale Arbeidsraad, de paritaire comités en de sociale inspectie. Hij wordt tenslotte ook gepubliceerd op de website van de FOD WASO.
Starten op 1 april 2024
De juridische datum van inwerkingtreding, en dus ook de startdatum van de nieuwe verplichting, wordt heel waarschijnlijk pas 1 april volgend jaar. De wet stelt dat een koninklijk besluit de startdatum bepaalt, met als uiterste datum 1 april 2024. Vermoedelijk wordt het ook die datum. De overheid heeft immers best nog wel wat werk om de FLA operationeel te krijgen.
Om alle persoonsgegevens van de werknemers die op het ogenblik van de inwerkingtreding van de wet al in dienst zijn te verifiëren, en de ontbrekende gegevens aan te vullen, krijgt de werkgever zes maand extra de tijd.
Administratieve last, nog veel onduidelijk
De Federal Learning Account zal ongetwijfeld een enorme administratieve last voor werkgevers met zich meebrengen. Hoewel de werkgeversorganisaties hier steeds op gedrukt hebben, is de wet ondertussen toch gestemd.
Los daarvan is er ook nog veel onduidelijkheid. De FLA is voorlopig slechts een tool in ontwikkeling. Definitieve inhoud, werking, berekening van parameters, informatieflows en eventuele linken met bestaande tools ontbreken nog. Ook een koninklijk besluit dat bepaalde algemene principes in de wet concreet verder moet uitvoeren, is nog niet beschikbaar.
Wordt met andere woorden ongetwijfeld vervolgd …