Obligations de formation

À partir de 2023, il existe deux nouvelles obligations de formation légales :

• l’établissement d’un plan de formation annuel, obligatoire pour toute entreprise d’au moins 20 travailleurs.  Le plan reprend l’offre de formation formelle et informelle de l’entreprise ;
• et le droit de formation individuel pour chaque travailleur :
  • en 2023, les entreprises occupant au moins 20 travailleurs doivent assurer au moins 4 journées de formation aux travailleurs à temps plein qui sont en service une année complète. À partir de 2024, ce droit de formation individuel s’élèvera à 5 journées. Une CCT sectorielle peut déroger à ce nombre de jours, mais doit respecter un minimum de 2 journées de formation par an ;
  • dans les plus petites entreprises, le droit de formation légal est inférieur.  S’il y a au moins 10 et moins de 20 travailleurs, il est question d’une journée de formation pour un travailleur à temps plein en service une année complète. Une CCT sectorielle peut augmenter ce nombre. Pour les employeurs de moins de 10 travailleurs, il n’y a pas de droit de formation légal pour les travailleurs.  Une CCT sectorielle peut toutefois définir un droit de formation.

Nous avions déjà annoncé précédemment que le gouvernement envisageait une troisième obligation pour les employeurs. Il s’agit de l’enregistrement des données de formation dans le FLA.

Puisque le FLA s’inscrit dans le cadre des obligations de formation du deal pour l’emploi, il ne s’appliquera qu’aux employeurs et aux travailleurs qui relèvent du champ d’application de la loi CCT du 5 décembre 1968.  Grosso modo, cela signifie : le secteur privé.

Federal Learning Account

Le FLA doit permettre aux différentes parties prenantes (travailleurs, services d’inspection, services régionaux de formation professionnelle, secteurs, partenaires sociaux, employeurs...) de retrouver des informations sur le droit de formation individuel, les formations suivies, le solde du droit de formation ouvert et les accords sectoriels relatifs aux formations.

Il s’agit d’une base de données qui contient, outre un certain nombre de données sur l’employeur, un aperçu des données suivantes pour chaque travailleur :

• les données d’identification d’un travailleur : les nom, prénom, date et lieu de naissance, adresse et numéro de registre national ;
• le régime de travail dans lequel un travailleur travaille ;
• le numéro d’enregistrement de l’éventuelle convention collective de travail (sectorielle) sur laquelle sont basés le droit de formation et le crédit de formation d’un travailleur ;
• le droit de formation : le nombre de jours ou d’heures de formation auxquels le travailleur a droit en vertu de la loi Deal pour l’emploi (loi du 3 octobre 2022 portant des dispositions diverses) et/ou de la CCT sectorielle ;
• les formations suivies et leurs caractéristiques de base : début et fin de la formation, nature (formelle ou informelle), résultat (attestation, score ou présence).  Le cas échéant, le financement peut également être mentionné ;
• le nombre d’heures ou de journées de formation suivies ;
• le solde des droits de formation ouverts : le nombre de journées ou d’heures de formation restantes à suivre, ou le nombre de journées ou d’heures à reporter à l’année suivante.

La loi prévoit que le FLA contiendra également des données relatives aux « mesures de promotion de l’employabilité ». Il s’agit ici de données (montant initial, montant restant, date limite d’affectation et données de paiement) pour lesquelles les formations peuvent être financées via les cotisations sociales patronales sur une partie du délai de préavis ou de l’indemnité de rupture.  

Ce système, repris à l’article 39ter de la loi sur les contrats de travail, est certes déjà mentionné dans la déclaration ONSS, mais n’a pas encore d’autres conséquences concrètes. Nous ne traitons pas ce point pour l’instant.

Obligation de l’employeur

La loi stipule que les autorités enregistreront et calculeront elles-mêmes un certain nombre de données dans le FLA.

Concrètement, cela devient une tâche pour l’asbl publique Sigedis, actuellement surtout active dans les données de carrière et de pension.  Ainsi, Sigedis mentionnerait les données à caractère personnel dans le FLA et (si les données dans le FLA le permettent) calculerait le droit de formation initial par année civile et le solde restant de droits de formation ouverts.

Une tâche incombera aussi à l’employeur, bien évidemment.  Celle-ci se décompose en deux parties : enregistrement des formations et contrôle et mise à jour de certaines données.

Enregistrement des formations

Pour chaque trimestre civil, l’employeur devra enregistrer les formations suivies pendant ce trimestre (avec les caractéristiques de base) et le nombre d’heures ou de journées de formation y afférentes.  Le dispensateur de la formation, ou une personne mandatée à cet effet par l’employeur, peut également enregistrer ces données.  La loi stipule que cela doit se faire dans le mois suivant la fin du trimestre.

Contrôle et mise à jour

En outre, la loi impose à l’employeur de contrôler et, si nécessaire, de modifier les données enregistrées ou calculées par d’autres (le dispensateur de formation ou Sigedis) ou de les compléter en cas d’absence de données. 

Cela vaut par exemple pour les données à caractère personnel du travailleur que Sigedis reprend en principe dans le FLA. Si elles sont manquantes, l’employeur doit encore les « actualiser » au plus tard dans le mois suivant le trimestre. Dans le FLA, Sigedis mentionnera alors les données manquantes.

Le droit de formation initial dont dispose le travailleur au cours d’une année déterminée est également calculé en principe par Sigedis et mentionné dans le FLA.  L’employeur doit vérifier le droit de formation calculé par Sigedis et, si nécessaire, l’adapter.  L’employeur doit compléter les données manquantes. Il dispose également d’un mois (30 jours calendrier) pour ce faire.

Consultation et communication

Chaque travailleur pourra accéder au FLA et le consulter via le site web www.mycareer.be. Sur ce site web, chaque citoyen trouve dès à présent le résultat de sa carrière en tant que travailleur, indépendant ou fonctionnaire.

Lorsqu’un travailleur entre au service d’un employeur, et ensuite au moins une fois par an, il recevra des informations sur :

• l’existence du FLA ;
• un certain nombre d’aspects relatifs à la vie privée : les données à caractère personnel traitées, les finalités du traitement de données, le délai de conservation, les destinataires des données à caractère personnel dans le FLA... ;
• les modalités d’utilisation du FLA ;
• l’état du crédit de formation.

Sigedis enverra ces informations à l’eBox du travailleur.  Si les autorités disposent d’une adresse e-mail via mycareer.be ou via l’eBox, Sigedis enverra également un e-mail.

Si Sigedis ne dispose toutefois pas d’une adresse e-mail, cela devient une mission supplémentaire pour l’employeur. Sigedis mettra alors à disposition un document dans le FLA, que l’employeur doit remettre au travailleur dans les 30 jours calendrier. La loi précise : par voie électronique, sauf si le travailleur demande de fournir les informations « d’une autre manière ».

Pour que l’employeur sache qu’il a cette obligation, Sigedis envoie un message à l’eBox de l’employeur. 

Contrôle avec « naming and shaming »

La loi ne prévoit pas de dispositions de sanction « classiques », avec par exemple des amendes (administratives) pour les employeurs qui ne respecteraient pas la législation.  Celles-ci ne sont d’ailleurs pas non plus prévues dans la loi qui a créé le droit de formation individuel.  Le non-respect des dispositions d’une CCT rendue obligatoire entraîne quant à lui des sanctions.

La loi sur le FLA contient toutefois une procédure dite de « naming and shaming ».  Les employeurs qui ne respectent pas un certain nombre d’obligations relatives au FLA figurent sur une liste publique.

Il s’agit de l’obligation de compléter les données à caractère personnel manquantes dans les 60 jours suivant l’entrée en service, de fournir le document (à l’entrée en service et ensuite chaque année) contenant des informations au travailleur dont Sigedis n’a pas d’adresse e-mail et de ne pas donner suite à la demande d’un travailleur de rectifier les données. Chaque trimestre, Sigedis établit la liste des employeurs en défaut.

Sigedis informe ces employeurs, après quoi ils disposent de 30 jours calendrier pour se mettre en règle.  S’ils le font à temps, leur nom disparaîtra de la liste.

La liste est ensuite transmise au Conseil national du travail, aux commissions paritaires et à l’inspection sociale.  Enfin, elle est aussi publiée sur le site web du SPF ETCS.

Début le 1er avril 2024

La date d’entrée en vigueur juridique, et donc aussi la date de début de la nouvelle obligation, ne sera très probablement que le 1er avril de l’année prochaine.  La loi stipule qu’un arrêté royal fixe la date de début, avec comme date limite le 1er avril 2024.  Il s’agira probablement de la date effective.  En effet, les autorités ont encore du pain sur la planche pour rendre le FLA opérationnel.

L’employeur dispose de 6 mois de plus pour vérifier toutes les données à caractère personnel des travailleurs déjà en service au moment de l’entrée en vigueur de la loi et compléter les données manquantes.

Charge administrative encore très imprécise

Le Federal Learning Account entraînera sans aucun doute une énorme charge administrative pour les employeurs. Bien que les organisations patronales aient toujours fait pression sur ce point, la loi a malgré tout été votée entre-temps.

Indépendamment de cela, il y a aussi encore beaucoup d’incertitudes.  Le FLA n’est pour l’instant qu’un outil en cours de développement. Il manque encore le contenu définitif, le fonctionnement, le calcul des paramètres, les flux d’informations et les éventuels liens avec des outils existants.  Un arrêté royal définissant certains principes généraux à exécuter concrètement dans la loi n’est pas encore disponible.

En d’autres termes, la suite au prochain épisode...