Alternatief voor papieren aangetekende zending

 

Onlangs verscheen in de pers een bericht dat u een aangetekende zending voortaan via e-mail kan verzenden. Door de erkenning van een eerste aanbieder van een gekwalificeerde e-aangetekende zending (het IT-bedrijf Connect Solutions), heeft u vanaf nu een volwaardig alternatief voor de papieren aangetekende zending.

 

Nut in de praktijk

 

Vaak is men wettelijk verplicht om gebruik te maken van een aangetekende zending. Denk maar aan:

• het ontslag om dringende reden,
• het voornemen tot ontslag van een (kandidaat-)personeelsafgevaardigde
• de opzegging van een (collectieve) arbeidsovereenkomst
• een outplacementaanbod
• …

 

Aan deze verplichting hebt u automatisch voldaan als u gebruik maakt van de gekwalificeerde e-aangetekende zending (die voldoet aan de strengste technische en veiligheidsvereisten).

 

U zal ook geregeld de verzendingsdatum van een brief moeten/willen bewijzen omdat u bepaalde termijnen moet naleven. Denk opnieuw aan het ontslag om dringende reden en het outplacementaanbod.

 

Bij het gebruik van de gekwalificeerde e-aangetekende zending wordt vermoed dat deze datum juist is. Indien de geadresseerde beweert dat de datum van de e-aangetekende zending niet juist is, zal deze dit zelf moeten bewijzen.

 

Dit is niet zo bij het gebruik van een niet-gekwalificeerde e-aangetekende zending. Deze bestaan ook al maar kunnen zich niet beroepen op het vermoeden van juistheid. Als de geadresseerde bv. de juistheid van de datum van de zending betwist, is het aan de afzender om te bewijzen dat deze correct is.

 

Let op: individuele toestemming werknemer vereist

 

U kan niet eenzijdig beslissen om vanaf nu enkel nog maar de e-aangetekende zending te gebruiken voor uw aangetekende brieven. Een werknemer moet uitdrukkelijk akkoord gaan om aangetekende brieven digitaal te ontvangen.

 

Wij raden dan ook aan dit overeen te komen in (een bijlage bij) de individuele arbeidsovereenkomst.

 

Ook is het aangewezen om, vooraleer het systeem toe te passen, eerst één en ander contractueel tussen werkgever en werknemer te regelen:

• Voor welk soort communicatie e-aangetekende zendingen zullen gebruikt worden
• Welk e-mailadres
• Afspraken rond opvolgen van mailboxen
• ….

 

Voor onze klanten voorzien wij bij onze modelcontracten een clausule die kan opgenomen worden in de arbeidsovereenkomst.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Niets belet u om voortaan gebruik te maken van een elektronische aangetekende zending. Een gekwalificeerde oplossing is gelijkwaardig aan het papieren alternatief via de post.

 

U moet er wel rekening mee houden dat u een werknemer niet kan verplichten om aangetekende zendingen digitaal te ontvangen. Deze zal hier uitdrukkelijk mee akkoord moeten gaan. U neemt dit dan ook best op in de arbeidsovereenkomst.