Une alternative à l'envoi recommandé papier

 

L'arrivée du courrier recommandé électronique a été récemment annoncée dans la presse. Un premier prestataire de service qualifié pour l'envoi recommandé électronique a été reconnu (à savoir l'entreprise IT Connect Solutions) et propose aujourd'hui une alternative valable à l'envoi papier traditionnel.

 

Utilité dans la pratique

 

L'envoi d'un courrier recommandé relève souvent d'une obligation légale. Pensez notamment :

• au licenciement pour motif grave ;
• à la procédure de licenciement d’un (candidat) délégué du personnel ;
• à la résiliation d'un contrat de travail ou d'une convention collective de travail ;
• à une offre de reclassement professionnel.
• …

 

En utilisant l'envoi recommandé électronique qualifié (qui satisfait aux exigences techniques et de sécurité les plus strictes), vous répondez automatiquement à cette obligation légale.

 

Il vous arrive aussi régulièrement de devoir/vouloir prouver la date d'envoi d'un courrier, car vous devez respecter des délais déterminés. Le licenciement pour motif grave ou l'offre de reclassement professionnel peuvent à nouveau être cités comme exemples ici.

 

Si vous avez procédé à un envoi recommandé électronique qualifié, la date en question sera réputée correcte. Si le destinataire prétend que la date d'envoi n'est pas correcte, il devra lui-même en apporter la preuve.

 

Notez cependant que si vous faites appel à un prestataire non qualifié pour l'envoi recommandé électronique, cette présomption d'exactitude n'est pas applicable. En d'autres termes, si le destinataire conteste la date d'envoi, il appartient à l'expéditeur de prouver son exactitude.

 

Attention : autorisation individuelle du travailleur requise

 

Vous ne pouvez pas décider unilatéralement de passer dès à présent exclusivement à l'envoi électronique pour vos courriers recommandés. Un accord formel du travailleur est en effet nécessaire.

 

Nous vous conseillons dès lors de fixer des arrangements dans le contrat de travail individuel (ou un avenant).

 

Il est aussi recommandé, avant d’appliquer ce système, de préalablement régler les choses contractuellement entre l’employeur et le travailleur :

• Les types de communication pour lesquels les envois recommandés électroniques seront utilisés ;
• L'adresse e-mail ;
• Des accords sur le suivi des boîtes de messagerie ;
• ….

 

Pour nos clients, nous prévoyons dans nos contrats-types une clause qui peut être reprise dans le contrat de travail.

Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?

Rien ne vous empêche de passer à l'envoi électronique pour vos recommandés. Si le prestataire est qualifié, vos envois électroniques auront la même valeur que les envois papier traditionnels.

 

Gardez cependant à l'esprit que vous ne pouvez pas imposer l'expédition électronique au travailleur : ce dernier devra marquer expressément son accord. Il est par conséquent préférable d'inclure une clause à ce sujet dans le contrat de travail.