1. Situering - Berekeningsformules mobiliteitsbudget

Sinds 1 januari 2024 gelden er formules om het bedrag te berekenen van het:

• mobiliteitsbudget;

• bestedingsbudget in pijler 1.

De werkgever kan hierbij kiezen tussen een berekening op basis van de:

• werkelijke waarden; of 

• forfaitaire waarden. 

   

Wel moet hij dezelfde methode toepassen voor al zijn werknemers. 

De gemaakte keuze is geldig voor een periode van drie jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. 

Als de werkgever geen keuze maakt, geldt de berekening op basis van de werkelijke kosten.

Voor een uitgebreide bespreking verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 29 september 2023.

De fiscus heeft nu een circulaire over het mobiliteitsbudget gepubliceerd die de berekeningsformules toelicht.  

In deze nieuwsbrief focussen we op de verduidelijkingen die de fiscus meegeeft. We doen dit aan de hand van vraag en antwoord.

2. Vragen rond bestedingsbudget in pijler 1

2.1. Vaste component bij forfaitaire berekeningsformule - wat met niet gekende kosten bij geleased voertuig?

De forfaitaire berekeningsformule voor een gehuurd of geleased voertuig bestaat uit een vaste en een variabele component. 

Onder de vaste component valt onder meer de gemiddelde jaarlijkse kost van alle kosten die niet zijn opgenomen in het huur-of leasecontract. Dit op voorwaarde dat zij zijn opgenomen in het bedrijfswagenbeleid.

Het gaat hier om de gemiddelde jaarlijkse kosten van al deze uitgaven over de afgelopen drie jaar. Indien de bedrijfswagen voor minder dan drie jaar ter beschikking is gesteld, gaat het om de gemiddelde jaarlijkse kosten over de gehele periode van terbeschikkingstelling. Uiteraard steeds op voorwaarde dat daarin is voorzien in het bedrijfswagenbeleid.

Echter, niet alle kosten zijn al gekend op het moment dat de milieuvriendelijke bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld.

De werkgever zal daarom voor het eerste jaar die kosten zelf naar best vermogen moeten schatten. Het volgende jaar kan hij dan rekening houden met de kosten van het vorige jaar. Het jaar daarop met het gemiddelde van de twee vorige jaren, enz.

2.2. Variabele component bij forfaitaire berekeningsformule 

De forfaitaire berekeningsformule bestaat uit een vaste en een variabele component.

De formule voor de variabele component is de volgende:
(6000 + afstand woon-werk x 2 x 200) x verbruikskost per kilometer.

Dit geldt zowel bij een gehuurd of geleased voortuig als bij een voertuig in eigendom.

2.2.1.  Wanneer wijzigt de verbruikskost per kilometer?

De verbruikskost per kilometer bedraagt 30% van de vrijgestelde forfaitaire kilometervergoeding die geldt voor beroepsverplaatsingen van federale ambtenaren. 

Men neemt hierbij het bedrag dat geldig is op het moment van vaststelling van het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1. 

Wat betekent dit concreet?

Men neemt het bedrag van de kilometervergoeding dat geldt op het moment waarop de werknemer een (nieuwe) keuze maakt voor een milieuvriendelijke bedrijfswagen in pijler 1. Vervolgens neemt men telkens het bedrag dat geldt op 1 januari van de daarop volgende jaren. 

In geval van een functieverandering of bevordering die leidt tot een verhoging of verlaging van het mobiliteitsbudget, zal de toegepaste verbruikskost per kilometer in de loop van het jaar enkel wijzigen wanneer dit gepaard gaat met de keuze van een nieuwe milieuvriendelijke bedrijfswagen binnen pijler 1.

2.2.2. Wat bij wijziging woon-werkafstand?

Het is mogelijk dat de woon-werkafstand wijzigt in de loop van het jaar. Bijvoorbeeld omdat de betrokken werknemer verhuist.

Die wijziging zal dan pas uitwerking hebben in de formule vanaf 1 januari van het daaropvolgende jaar. 
Deze afstand wordt immers vastgesteld op het moment dat de werkgever het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 vaststelt. En vervolgens ieder jaar op 1 januari.

2.2.3. Aantal werkdagen - wat met telewerk?

Bij de bepaling van de woon-werkafstand houdt de formule rekening met 200 werkdagen. De werkgever moet hierbij geen rekening houden met het aantal dagen telewerk.

3. Vragen rond bedrag mobiliteitsbudget

3.1. Wat bij een ontoereikend mobiliteitsbudget?

Op het einde van het kalenderjaar kan blijken dat het mobiliteitsbudget ontoereikend is om bepaalde kosten aan te rekenen. 

Als de werknemer het ten onrechte ontvangen bedrag niet terugbetaalt, dan is dit een loonvoordeel, onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing. 

Bijvoorbeeld
Een werknemer besteedt eigen geld aan een duurzaam vervoermiddel. Hij vraagt dat geld terug in het kader van zijn mobiliteitsbudget. 
Als het bedrag van zijn mobiliteitsbudget ontoereikend is, dan vergoedt de werkgever de werknemer enkel tot een bedrag van het nog beschikbare budget. 
Als de werkgever toch het hele bedrag terugbetaalt aan de werknemer, dan zal de werkgever het verschil moeten aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen. 

Het kan ook gebeuren dat de werkgever een duurzaam vervoermiddel voorfinanciert voor de werknemer en afrekent op het mobiliteitsbudget, maar het beschikbare bedrag van het mobiliteitsbudget ontoereikend is. In dat geval moet de werknemer het verschil terugbetalen aan de werkgever. Of de werkgever moet het verschil aanmerken als loonvoordeel en onderwerpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

3.2. Wat als de leasemaatschappij een bedrag terugbetaalt?

De leasemaatschappij betaalt soms een bedrag terug aan de werkgever. Bijvoorbeeld omdat een werknemer veel minder kilometers heeft gereden dan is ingeschat. In dat geval moet het mobiliteitsbudget van de werknemer overeenkomstig worden verhoogd. Er zijn initieel immers te veel kosten aangerekend op het mobiliteitsbudget.

De werkgever moet het bedrag toerekenen aan het kalenderjaar waarin de terugbetaling plaatsvindt. Wat eventueel overblijft op het einde van het kalenderjaar, valt onder pijler 3 (cash).

3.3. Gebruik van referentiewagen nog mogelijk?

De werkgever moet het mobiliteitsbudget in principe per individuele werknemer bepalen in functie van de wagen en het verbruik van elke werknemer afzonderlijk.
 

De overheid aanvaardt evenwel dat de werkgever het bedrag van het mobiliteitsbudget vaststelt op basis van de referentiewagen die geldt voor de functiecategorie waartoe de werknemer behoort. En dit ongeacht of de werkgever gebruik maakt van de werkelijke kostenformule dan wel van de forfaitaire waardenformule. 

De voorwaarde is wel dat de werkgever deze alternatieve methode opneemt in het aanbod aan alle werknemers. Hij moet dit ook toepassen voor de vaststelling van het mobiliteitsbudget voor alle werknemers die een bedrijfswagen hebben.
 

De werkgever moet dus consistent eenzelfde methode toepassen:

De gemaakte keuze geldt voor een periode van drie jaar. Pas nadien kan de werkgever kiezen voor de toepassing van de andere methode. Reeds gesloten overeenkomsten blijven onverminderd gelden.

Let op! 

Het gebruik van een referentiewagen is niet mogelijk bij de vaststelling van het bestedingsbudget in pijler 1.

3.4. Mix van forfaitaire en werkelijke kostenformule mogelijk?

3.4.1. Principe: geen keuze ‘à la carte’

De werkgever kan kiezen tussen de werkelijke berekeningsmethode of de forfaitaire berekeningsmethode. En dit zowel voor de vaststelling van het bedrag van:

• het mobiliteitsbudget; en 

• het bestedingsbudget in pijler 1

Wel moet hij dezelfde methode toepassen voor alle werknemers binnen het bedrijf.
 

Bijvoorbeeld
De werkgever beslist om de forfaitaire methode te gebruiken voor de berekening van het bedrag van het mobiliteitsbudget. Voor de berekening van het bedrag van het bestedingsbudget in pijler 1 verkiest hij de formule op basis van werkelijke waarde. Hij past deze methode dan toe voor alle werknemers van het bedrijf.

3.4.2. Forfaitaire methode uit noodzaak

Soms is de forfaitaire formule de enige mogelijkheid om het mobiliteitsbudget te berekenen.
Denk hier bijvoorbeeld aan een werknemer die nieuw in dienst komt en onmiddellijk wil instappen. 

Of aan een werknemer die een bevordering krijgt of van functie verandert waardoor hij een hoger of lager budget heeft. 

Er zijn in deze gevallen nog geen werkelijke kosten. Voor deze werknemers kan de werkgever het bedrag van het mobiliteitsbudget enkel vaststellen op basis van de forfaitaire kostenformule.

Conclusie:
 

• Wanneer de werkgever kiest voor de forfaitaire berekeningsformule, moet hij deze methode toepassen voor alle werknemers in het bedrijf; 
   

• Wanneer de werkgever kiest voor de werkelijke kostenformule, dan kan hij in bepaalde omstandigheden toch de forfaitaire berekeningsmethode toepassen. Met name voor die werknemers voor wie de werkelijke kostenformule geen oplossing biedt om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen. 
   

Let op! 
Wanneer een werkgever kiest voor de werkelijke kostenformule en gebruik maakt van een referentiewagen, kan hij het mobiliteitsbudget wel vaststellen bij een functieverandering of bevordering. De forfaitaire waardenformule is dan niet de enige mogelijkheid om het mobiliteitsbudget vast te stellen, en mag hij in dit geval dus niet gebruiken.
 

3.5. Vaststelling mobiliteitsbudget zonder professionele verplaatsingen en de variabele kostenformule

Sinds 1 januari 2022 mag de werkgever de brandstofkosten van de bedrijfswagen voor beroepsverplaatsingen buiten beschouwing laten bij de bepaling van de grootte van het mobiliteitsbudget.
Hij moet de werknemer dan wel vergoeden voor zijn professionele verplaatsingen. Deze vergoeding komt boven op het mobiliteitsbudget. 

Het gaat hier om de werkelijke brandstofkosten van de bedrijfswagen die betrekking hebben op zijn beroepsverplaatsingen over het jaar voorafgaand aan zijn aanvraag om over te stappen naar het mobiliteitsbudget.

Let op!

Bij gebruik van de forfaitaire waardenformule houdt men geen rekening met beroepsmatige verplaatsingen. 

Dit betekent echter niet dat de kosten voor beroepsmatige verplaatsingen al in mindering gebracht zijn van het mobiliteitsbudget!

Als de werkgever de brandstofkosten voor beroepsverplaatsingen buiten het mobiliteitsbudget wil houden, maar dat budget berekent volgens de forfaitaire waardenformule, dan moet hij die brandstofkosten zelf nog extra in mindering brengen. 

4. Overige vragen

4.1. Exhaustieve lijst van werkelijke kosten - wat met een eigen garagebox en verkeersboetes?

De werkelijke kostenformule om het bestedingsbudget in pijler 1 en het mobiliteitsbudget zelf te berekenen omvat een exhaustieve lijst van werkelijke kosten.

Kosten die niet in deze lijst voorkomen, komen dus niet in aanmerking. 

Verkeersboetes komen bijvoorbeeld niet op de lijst voor. Zij hebben immers geen betrekking op het voertuig, maar wel op het gedrag van de bestuurder.
 

Parkeerkosten staan wel op de lijst. De fiscus verduidelijkt dat het enkel gaat over kosten verbonden aan de publiek toegankelijke parkeerplaatsen. Een privaat gehuurde parkeergarage hoort hier dus niet bij.
 

4.2. Looptijd keuze 

De gemaakte keuze voor de werkelijke of forfaitaire formule is geldig voor een periode van 3 jaar. Het is enkel na afloop van die periode dat de werkgever voor een andere methode kan kiezen. 
 

4.2.1. Stilzwijgende verlenging mogelijk?

De werkgever moet in principe om de 3 jaar een keuze maken. Wanneer hij dit niet doet, dan wordt zijn vorige keuze geacht stilzwijgend te zijn verlengd voor een periode van 3 jaar.

4.2.2. Overstap naar een andere formule – enkel voor nieuwe instappers?

Wanneer een werkgever na de periode van 3 jaar beslist om over te stappen van de werkelijke naar de forfaitaire methode (of omgekeerd), dan heeft dit enkel gevolgen voor de nieuwe instappers.

Voorbeeld

Indien de werkgever kiest voor de forfaitaire waardenformule in 2024, blijft deze keuze gelden voor 2024, 2025 en 2026. Indien de werkgever in 2027 kiest voor de werkelijke kostenformule, dan zal dit enkel gelden voor wie vanaf 2027 instapt.

Wie in 2026 reeds was ingestapt behoudt de toepassing van de forfaitaire waardenformule.

Let op!  

De fiscus verduidelijkt dat de overheid met ‘nieuwe instappers’ niet de situatie van een functieverandering of bevordering beoogt.

4.3. Wat met lopende contracten op 1 januari 2024?

De nieuwe berekeningsformules gelden sinds 1 januari 2024. Lopende overeenkomsten van vóór die datum, blijven onverminderd van kracht. 

Wat betekent dit concreet:

1. voor de vaststelling van het bedrag van het mobiliteitsbudget? Het mobiliteitsbudget, eens vastgesteld, wijzigt immers niet meer, behalve bij functieverandering of bevordering, of ingevolge een eigen indexmechanisme.
   
   Het bedrag van het mobiliteitsbudget van overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 wijzigt niet door de invoering van de nieuwe formules. 
   
   Wanneer het mobiliteitsbudget van de werknemer echter wijzigt door een functieverandering of bevordering, dan moet de werkgever voor het nieuwe bedrag wél gebruik maken van de nieuwe werkelijke kostenformule. Tenzij de forfaitaire waardenformule in de praktijk de enige mogelijkheid is om het bedrag van het mobiliteitsbudget vast te stellen.

    

2. voor de vaststelling van het bedrag van de bestedingen in pijler 1? De werkgever moet het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 van het mobiliteitsbudget immers jaarlijks vaststellen. 

   
   Voor overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 zal het bedrag van de bestedingen binnen pijler 1 vanaf 1 januari 2024 moeten worden vastgesteld volgens de werkelijke kostenformule.
   De forfaitaire waardenformule kan voor overeenkomsten gesloten vóór 1 januari 2024 niet worden gebruikt. Dit omdat de keuze van de werkgever om gebruik te maken van de forfaitaire waardenformule enkel gevolgen heeft voor de nieuwe instappers.