Le fisc a publié une circulaire sur le budget mobilité concernant les formules servant à calculer le montant :
des dépenses dans le pilier 1 ;
du budget mobilité.
La circulaire explique l’arrêté d’exécution qui a introduit ces formules de calcul et contient également quelques exemples concrets.
Nous avons aussi abordé ces formules dans notre bulletin d’information du 29 septembre 2023.
Dans ce bulletin d’information, nous nous concentrons sur les précisions apportées par le fisc. Nous le faisons à l’aide de questions et réponses.
Vous trouverez la circulaire complète ici.
Pour rappel
Les formules de calcul pour calculer le montant du budget mobilité ainsi que le budget de dépenses dans le pilier 1 s’appliquent depuis le 1er janvier 2024.
L’employeur peut choisir entre un calcul sur la base des valeurs réelles ou sur la base de valeurs forfaitaires.
Il doit toutefois appliquer la même méthode pour tous ses travailleurs.
Le choix effectué est valable pour une période de trois ans. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que l’employeur peut opter pour une autre méthode.
Si l’employeur ne fait pas de choix, le calcul s’applique sur la base des frais réels.
1. Contexte – Formules de calcul du budget mobilité
Depuis le 1er janvier 2024, des formules s’appliquent pour calculer le montant :
du budget mobilité
du budget de dépenses dans le pilier 1.
À cet égard, l’employeur a le choix entre un calcul sur la base :
de valeurs réelles ; ou
de valeurs forfaitaires.
Il doit toutefois appliquer la même méthode pour tous ses travailleurs.
Le choix effectué est valable pour une période de trois ans. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que l’employeur peut opter pour une autre méthode.
Si l’employeur ne fait pas de choix, le calcul s’applique sur la base des frais réels.
Pour un commentaire détaillé, nous renvoyons à notre bulletin d’information du 29 septembre 2023.
Le fisc a publié une circulaire sur le budget mobilité qui explique les formules de calcul.
Dans ce bulletin d’information, nous nous concentrons sur les précisions apportées par le fisc. Nous le faisons à l’aide de questions et réponses.
2. Questions relatives au budget de dépenses dans le pilier 1
2.1. Composante fixe en cas de formule de calcul forfaitaire – qu’en est-il des frais inconnus pour un véhicule pris en leasing ?
La formule de calcul forfaitaire pour un véhicule loué ou pris en leasing se compose d’une composante fixe et d’une composante variable.
La composante fixe comprend notamment le coût annuel moyen de tous les frais non repris dans le contrat de location ou de leasing. Et ce, à condition qu’ils soient repris dans la politique en matière de voitures de société.
Il s’agit ici des frais annuels moyens de toutes ces dépenses sur les trois dernières années. Si la voiture de société est mise à disposition pour moins de trois ans, il s’agit des coûts annuels moyens sur toute la période de mise à disposition. Bien entendu, toujours à condition que la politique en matière de voitures de société le prévoie.
Cependant, tous les frais ne sont pas encore connus au moment de la mise à disposition de la voiture de société écologique.
L’employeur devra donc estimer lui-même ces frais au mieux pour la première année. L’année suivante, il pourra alors tenir compte des frais de l’année précédente. L’année d’après, il se basera sur la moyenne des deux années précédentes, etc.
2.2. Composante variable en cas de formule de calcul forfaitaire
La formule de calcul forfaitaire comprend une composante fixe et une composante variable.
La formule pour la composante variable est la suivante :
(6.000 + distance domicile-lieu de travail x 2 x 200) x frais de consommation par kilomètre.
Cela vaut aussi bien pour un véhicule loué ou pris en leasing que pour un véhicule en propriété.
2.2.1. Quand les frais de consommation par kilomètre changent-ils ?
Les frais de consommation par kilomètre s’élèvent à 30 % de l’indemnité kilométrique forfaitaire exonérée applicable aux déplacements professionnels des fonctionnaires fédéraux.
On prend ici le montant valable au moment où le montant des dépenses dans le pilier 1 est fixé.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement ?
On reprend dans le pilier 1 le montant de l’indemnité kilométrique en vigueur au moment où le travailleur fait un (nouveau) choix en faveur d’une voiture de société écologique. Ensuite, on prend systématiquement le montant applicable au 1er janvier des années suivantes.
En cas de changement de fonction ou de promotion entraînant une augmentation ou une réduction du budget mobilité, les frais de consommation par kilomètre appliqués ne changeront dans le courant de l’année que si cela va de pair avec le choix d’une nouvelle voiture de société écologique dans le pilier 1.
2.2.2. Quid en cas de modification de la distance domicile-lieu de travail ?
Il est possible que la distance domicile-lieu de travail change au cours de l’année, par exemple parce que le travailleur concerné déménage.
Cette modification ne prendra effet dans la formule qu’à partir du 1er janvier de l’année suivante.
En effet, cette distance est fixée au moment où l’employeur fixe le montant des dépenses dans le pilier 1, puis chaque année au 1er janvier.
2.2.3. Nombre de jours de travail – qu’en est-il du télétravail ?
Lors de la détermination de la distance domicile-lieu de travail, la formule tient compte de 200 jours de travail. L’employeur ne doit pas tenir compte du nombre de jours de télétravail ici.
3. Questions relatives au montant du budget mobilité
3.1. Quid en cas de budget mobilité insuffisant ?
À la fin de l’année civile, il peut s’avérer que le budget mobilité est insuffisant pour imputer certains frais.
Si le travailleur ne rembourse pas le montant reçu à tort, il s’agit d’un avantage salarial soumis aux cotisations de sécurité sociale et au précompte professionnel.
Exemple
Un travailleur dépense son argent personnel dans un moyen de transport durable. Il réclame cet argent dans le cadre de son budget mobilité.
Si le montant de son budget mobilité est insuffisant, l’employeur n’indemnise le travailleur que jusqu’à concurrence du montant du budget encore disponible.
Si l’employeur rembourse malgré tout la totalité du montant au travailleur, il devra considérer la différence comme un avantage salarial et la soumettre aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts.
Il peut également arriver que l’employeur préfinance un moyen de transport durable pour le travailleur et l’impute sur le budget mobilité, mais que le montant disponible du budget mobilité soit insuffisant. Dans ce cas, le travailleur doit rembourser la différence à l’employeur. Ou l’employeur doit considérer la différence comme un avantage salarial et l’assujettir aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts.
3.2. Que se passe-t-il si la société de leasing rembourse un montant ?
La société de leasing rembourse parfois un montant à l’employeur, par exemple parce qu’un travailleur a parcouru beaucoup moins de kilomètres qu’estimé. Dans ce cas, le budget mobilité du travailleur doit être augmenté en conséquence. Au départ, trop de frais ont en effet été imputés sur le budget mobilité.
L’employeur doit attribuer le montant à l’année civile au cours de laquelle le remboursement a lieu. Ce qui reste éventuellement à la fin de l’année civile relève du pilier 3 (espèces).
3.3. Utilisation du véhicule de référence encore possible ?
En principe, l’employeur doit déterminer le budget mobilité par travailleur individuel en fonction de la voiture et de l’utilisation qu’en fait chaque travailleur personnellement.
Toutefois, les autorités publiques acceptent également que l’employeur fixe le montant du budget mobilité sur la base de la voiture de référence attribuée à la catégorie de fonction à laquelle appartient le travailleur. Et ce, indépendamment du fait que l’employeur utilise la formule des frais réels ou la formule des valeurs forfaitaires.
La condition veut toutefois que l’employeur reprenne cette méthode alternative dans l’offre à tous les travailleurs. Il doit également l’appliquer pour la détermination du budget mobilité pour tous les travailleurs qui ont une voiture de société.
L’employeur doit donc appliquer systématiquement la même méthode :
soit une détermination du budget mobilité par travailleur individuel ;
soit sur la base de la voiture de référence attribuée à la catégorie de fonction à laquelle appartient le travailleur.
Le choix effectué vaut pour une période de trois ans. Ce n’est qu’après que l’employeur peut opter pour l’application de l’autre méthode. Les accords déjà conclus continuent de s’appliquer pleinement.
Attention !
L’utilisation d’une voiture de référence n’est pas possible lors de la détermination du budget d’affectation dans le pilier 1.
3.4 Est-il possible de combiner la formule des frais réels et celle des valeurs forfaitaires ?
3.4.1. Principe : pas de choix « à la carte »
L’employeur peut choisir entre la méthode de calcul réelle et la méthode de calcul forfaitaire. Et ce, tant pour la détermination du montant :
du budget mobilité ; que
du budget de dépenses du pilier 1.
Il doit néanmoins appliquer la même méthode pour tous les travailleurs au sein de l’entreprise.
Exemple
L’employeur décide d’utiliser la méthode forfaitaire pour le calcul du montant du budget mobilité. Pour le calcul du montant du budget de dépenses dans le pilier 1, il préfère la formule sur la base de la valeur réelle. Il applique alors cette méthode pour tous les travailleurs de l’entreprise.
3.4.2. Méthode forfaitaire par nécessité
Parfois, la formule forfaitaire est la seule possibilité de calculer le budget mobilité.
Prenez par exemple le cas d’un travailleur qui entre en service et souhaite adhérer immédiatement.
Ou d’un travailleur qui reçoit une promotion ou change de fonction, de sorte qu’il a un budget plus élevé ou plus faible.
Dans ces cas, il n’y a pas encore de frais réels. Pour ces travailleurs, l’employeur ne peut fixer le montant du budget mobilité que sur la base de la formule de frais forfaitaires.
Conclusion :
Lorsque l’employeur opte pour la formule de calcul forfaitaire, il doit appliquer cette méthode à tous les travailleurs de l’entreprise ;
Lorsque l’employeur choisit la formule de frais réels, il peut quand même appliquer la méthode de calcul forfaitaire dans certaines circonstances, notamment pour les travailleurs pour lesquels la formule des frais réels n’offre pas de solution pour déterminer le montant du budget mobilité.
Attention !
Lorsqu’un employeur opte pour la formule des frais réels et utilise une voiture de référence, il peut toutefois fixer le budget mobilité en cas de changement de fonction ou de promotion. La formule des valeurs forfaitaires n’est alors pas la seule possibilité de fixer le budget mobilité et il ne peut donc pas l’utiliser dans ce cas.
3.5. Détermination du budget mobilité sans déplacements professionnels et la formule des frais variables
Depuis le 1er janvier 2022, l’employeur peut exclure les frais de carburant de la voiture de société pour les déplacements professionnels de la détermination du montant du budget mobilité.
Il doit alors indemniser le travailleur pour ses déplacements professionnels. Cette indemnité s’ajoute au budget mobilité.
Il s’agit ici des frais de carburant réels de la voiture de société relatifs à ses déplacements professionnels au cours de l’année précédant sa demande d’adhésion au budget mobilité.
Attention !
En cas d’utilisation de la formule des valeurs forfaitaires, on ne tient pas compte des déplacements professionnels.
Cela ne signifie toutefois pas que les frais liés aux déplacements professionnels ont déjà été déduits du budget mobilité !
Si l’employeur souhaite exclure les frais de carburant pour les déplacements professionnels du budget mobilité, mais calcule ce budget selon la formule des valeurs forfaitaires, il doit encore déduire lui-même en plus ces frais de carburant.
4. Questions diverses
4.1. Liste exhaustive des frais réels – quid en cas de garage propre et d’amendes de roulage ?
La formule des frais réels pour calculer le budget de dépenses dans le pilier 1 et le budget mobilité proprement dit comprend une liste exhaustive des frais réels.
Les frais ne figurant pas dans cette liste n’entrent donc pas en ligne de compte.
Les amendes de circulation ne figurent pas dans la liste, par exemple. En effet, elles ne concernent pas le véhicule, mais plutôt le comportement du conducteur.
Les frais de stationnement se trouvent sur la liste. Le fisc précise qu’il ne s’agit que de frais liés aux places de parking accessibles au public. Un garage loué à titre privé n’en fait donc pas partie.
4.2. Durée du choix
Le choix opéré en faveur de la formule des frais réels ou forfaitaires est valable pour une période de 3 ans. Ce n’est qu’à l’issue de cette période que l’employeur peut opter pour une autre méthode.
4.2.1. Possibilité de tacite reconduction ?
En principe, l’employeur doit faire un choix tous les 3 ans. S’il ne le fait pas, son choix précédent sera réputé tacitement reconduit pour une période de 3 ans.
4.2.2. Passage à une autre formule – uniquement pour les nouveaux adhérants ?
Lorsqu’un employeur décide de passer de la méthode réelle à la méthode forfaitaire (ou inversement) après la période de 3 ans, cela n’a des conséquences que pour les nouveaux adhérents.
Exemple
Si l’employeur opte pour la formule des valeurs forfaitaires en 2024, ce choix reste valable pour 2024, 2025 et 2026. Si l’employeur opte pour la formule des frais réels en 2027, cela ne s’appliquera qu’aux personnes qui adhèrent à partir de 2027.
Les travailleurs qui avaient déjà adhéré en 2026 gardent l’application de la formule des valeurs forfaitaires.
Attention !
Le fisc précise que les autorités publiques ne visent pas la situation d’un changement de fonction ou d’une promotion par les « nouveaux entrants ».
4.3. Quid des contrats en cours au 1er janvier 2024 ?
Les nouvelles formules de calcul s’appliquent depuis le 1er janvier 2024. Les accords en cours antérieurs à cette date restent pleinement en vigueur.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement :
pour la détermination du montant du budget mobilité ? Une fois fixé, le budget mobilité ne change plus, sauf en cas de changement de fonction ou de promotion, ou suite à un mécanisme d’indexation propre.
L’introduction des nouvelles formules ne modifie pas le montant du budget mobilité des accords conclus avant le 1er janvier 2024.
Toutefois, si le budget mobilité du travailleur change en raison d’un changement de fonction ou d’une promotion, l’employeur doit utiliser la nouvelle formule des frais réels pour le nouveau montant. Sauf si, dans la pratique, la formule des valeurs forfaitaires est la seule possibilité de fixer le montant du budget mobilité.pour la détermination du montant des dépenses dans le pilier 1 ? L’employeur doit en effet fixer annuellement le montant des dépenses dans le pilier 1 du budget mobilité.
Pour les accords conclus avant le 1er janvier 2024, le montant des dépenses dans le pilier 1 devra être fixé selon la formule des frais réelsà partir du 1er janvier 2024.
La formule des valeurs forfaitaires ne peut pas être utilisée pour les accords conclus avant le 1er janvier 2024, car le choix de l’employeur d’utiliser la formule des valeurs forfaitaires n’a de conséquences que pour les nouveaux adhérents.