Juridische inhoud

1. Voorafgaand

De regeling die we hier bespreken is nieuw en geldt enkel voor de aanvraag om flexibele regelingen voor zorgdoeleinden zoals hier besproken.

Werknemers hebben soms ook rechten op de aanpassing van hun werkpatroon in het kader van andere regelingen, bijvoorbeeld het recht om occasioneel telewerk aan te vragen. Onderstaande regels zijn niet van toepassing op die andere aanvragen.

2. Wie kan een flexibele werkregeling aanvragen?

2.1. Werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst

De cao is van toepassing op werkgevers en werknemers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst en die onder het toepassingsgebied van de cao-wet van 1968 vallen.

Uitzendkrachten kunnen ook een flexibele werkregeling aanvragen. Zij moeten hun aanvraag richten aan het uitzendkantoor. Let wel: enkel de gebruiker kan de aanvraag van de uitzendkracht nuttig beoordelen. Om de aanvraag te kunnen beantwoorden moet het uitzendbureau zich eerst richten tot de gebruiker. Nadat het uitzendbureau het antwoord en de motivering ervan verneemt van de gebruiker, moet het uitzendbureau deze aan de uitzendkracht bezorgen.

2.2. Werknemers die een zorgtaak opnemen

Enkel werknemers die een van de volgende zorgtaken opnemen hebben het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen.

1. De zorg voor een kind

Een werknemer kan in volgende situaties een flexibele werkregeling aanvragen om te zorgen voor een kind:

• Bij de geboorte van een kind waarvan de afstamming ten aanzien van de werknemer vaststaat. Dit kan tot het kind 12 jaar wordt.
• Bij de adoptie van een kind. De aangevraagde flexibele regeling kan starten vanaf de inschrijving van het kind als deel uitmakend van het gezin van de werknemer in het bevolkingsregister of in het vreemdelingenregister van de gemeente waar de werknemer zijn verblijfsplaats heeft. Dit kan tot het kind 12 jaar wordt.
• In geval van voogdij over het kind volgens artikel 388 B.W. Ook dit kan tot het kind 12 jaar wordt.
• In geval van langdurigepleegzorg, tot het kind 12 jaar wordt. Met langdurige pleegzorg bedoelt men een plaatsing waarvan in het begin duidelijk is dat het kind minstens 6 maanden in hetzelfde pleeggezin bij dezelfde pleegouders zal verblijven.

Een werknemer kan ook een flexibele regeling aanvragen voor de zorg van een kind dat afstamt van:

• de persoon waarmee de werknemer getrouwd is of;
• de persoon waarmee de werknemer samenwoont.

Het kind moet dan wel gedomicilieerd zijn bij de persoon met wie de werknemer getrouwd is of samenwoont. Ook hier geldt het recht voor de werknemer om een flexibele werkregeling aan te vragen tot het kind 12 jaar wordt.

Kind met een beperking

Voor kinderen met een beperking verschuift de leeftijdsgrens van 12 naar 21 jaar. Een kind heeft een beperking in de zin van deze regeling:

• wanneer het voor ten minste 66% getroffen is door een lichamelijke of geestelijke ongeschiktheid; of
• wanneer het een aandoening heeft die tot gevolg heeft dat in de medisch-sociale schaal in de zin van de regelgeving over de kinderbijslag:
• ten minste 4 punten toegekend worden in pijler I; of
• ten minste 9 punten toegekend worden in alle 3 de pijlers samen.

Tijdstip leeftijdsvoorwaarde

Aan de leeftijdsvoorwaarde moet voldaan zijn uiterlijk tijdens de periode van de aangevraagde flexibele werkregeling. Dit betekent dat het kind op de eerste dag van de aangevraagde periode de leeftijd van 12 (of 21) jaar nog niet mag bereikt hebben.

Opmerking: een werkgever heeft het recht om de startdatum van een aangevraagde flexibele werkregeling uit te stellen (zie verder). In dat geval kan de leeftijdsgrens van 12 of 21 jaar overschreden worden op voorwaarde dat de werknemer volgens de spelregels een correcte aanvraag indiende (zie verder).

Bewijsstuk

De werknemer moet ten laatste op het moment dat de flexibele regeling start aan de werkgever een bewijsstuk bezorgen. Dit kan een geboorteakte, een uittreksel uit het bevolkingsregister of een ander stuk zijn.

Niet enkel na afloop ouderschapsverlof

Op dit moment bestaat er al een recht voor werknemers wiens ouderschapsverlof afloopt om voor een bepaalde periode aangepaste werktijden en/of werkpatronen te vragen. De nieuwe regeling richt zich echter niet enkel tot werknemers die terugkeren uit ouderschapsverlof.

Het is de bedoeling om de specifieke regeling voor werknemers die terugkeren uit ouderschapsverlof af te schaffen. Deze werknemers kunnen gebruik maken van de nieuwe regeling, die hen trouwens meer mogelijkheden en garanties biedt.

2. De zorg voor of steun aan een gezins- of familielid

Een werknemer kan een flexibele werkregeling aanvragen om persoonlijke steun of zorg te verlenen aan een welbepaald gezins- of familielid dat hier om een ernstige medische reden behoefte aan heeft.

Een gezinslid is elke persoon die samenwoont met de werknemer en gedomicilieerd is op hetzelfde adres als de werknemer.

Voor de toepassing van de cao nr. 162 wordt de persoon met wie de werknemer wettelijk samenwoont gelijkgesteld met de echtgenoot van de werknemer.

Een familielid is:

• Een bloedverwant tot in de tweede graad van de werknemer. Dit zijn de (groot)ouders, (klein)kinderen, broers en zussen van de werknemer.
• Een aanverwant tot in de eerste graad van de werknemer. Dit is elke relatie van de werknemer die voortvloeit uit een huwelijk of wettelijk samenwonen tot de eerste graad, zijnde de schoon- en stiefouders en de schoon- en stiefkinderen van de werknemer.
• Een bloedverwant tot in de eerste graad van de partner die sinds 12 maanden feitelijk samenwoont met de werknemer. Dit is elke rechtstreekse afstammingsrelatie, zijnde de ouders of kinderen van de feitelijk samenwonende partner.

Medisch attest

Een ernstige medische reden is elke gezondheidstoestand, al dan niet het gevolg van een ziekte of medische ingreep, waardoor men volgens de behandelde arts behoefte heeft aan aanzienlijke zorg of steun. Deze zorg of steun is elke vorm van sociale, familiale of emotionele bijstand of verzorging.

Een medisch attest van de behandelend arts van het betrokken familie- of gezinslid moet aantonen dat de werknemer persoonlijke zorg of steun verleent aan een gezins- of familielid dat hier om een ernstige medische reden nood aan heeft.  

Dit attest mag ten vroegste in het kalenderjaar van de aanvraag afgeleverd zijn door de arts.

De werknemer bezorgt dit attest aan de werkgever uiterlijk op het moment dat de flexibele regeling start.

3. Antimisbruikbepaling

Werknemer en werkgever mogen geen misbruik maken van hun rechten die voortvloeien uit de cao nr. 162. Ze moeten gebruik maken van hun rechten voor het doel waarvoor die werden ingesteld.

Een werknemer mag een aanvraag enkel doen met het oog op een betere combinatie van het werk en de zorg voor een kind of een gezins- of familielid met een medisch probleem.

De antimisbruikbepaling verhindert zo onder andere dat een werknemer verschillende aanvragen doet enkel en alleen om de ontslagbescherming (zie verder) te genieten.

2.3. Werknemers met een anciënniteit van 6 maanden

Een aanvraag is enkel mogelijk voor de werknemer die gedurende de 6 maanden voorafgaand aan de aanvraag verbonden is door een arbeidsovereenkomst met de werkgever die hem tewerkstelt.

Volgende periodes worden geneutraliseerd om de termijn van 6 maanden te berekenen:

• periodes van onderbreking tussen opeenvolgende overeenkomsten van bepaalde tijd bij dezelfde werkgever;
• periodes van onderbreking tussen opeenvolgende vervangingsovereenkomsten bij dezelfde werkgever.

Concreet betekent dit dat bij een onderbreking de reeds opgebouwde anciënniteit behouden blijft. De periode van onderbreking levert zelf wel geen anciënniteit op.

Bij uitzendkrachten telt enkel de anciënniteit bij het uitzendbureau en bij dezelfde gebruiker mee.

Als een uitzendkracht na een periode van tewerkstelling bij een gebruiker in dienst wordt genomen door deze gebruiker dan telt de anciënniteit als uitzendkracht ook mee om de anciënniteitsvoorwaarde van 6 maanden te bereiken.

3. Wat voor een flexibele werkregeling kan de werknemer aanvragen?

Een flexibele werkregeling is elke aanpassing van het bestaande werkpatroon van de werknemer. Dit kan onder andere zijn:

• een vermindering van de arbeidstijd (bv. deeltijds werk) of;
• een aanpassing van het werkrooster (werken op andere dagen of uren) of;
• werken op afstand, bijvoorbeeld telewerk.

Andere aanpassingen zijn ook mogelijk.

Naleven wettelijke bepalingen

Het moet gaan om een wettige aanpassing van het werkpatroon. Werkgever en werknemer moeten zorgen dat zij de regels naleven voor zo een aanpassing. 

• Een aangepaste werkregeling met een dag waarop de werknemer slechts 1 uur presteert kan niet omdat elke werkperiode minstens 3 uur moet bedragen in toepassing van de arbeidsduurwetgeving.
• Een aangepaste werkregeling die nacht- of zondag arbeid voorziet kan enkel als de werkgever een toelating heeft om op zondag of ‘s nachts te laten werken.
• Wanneer partijen tijdelijk halftijds werk overeenkomen, moeten ze een schriftelijke arbeidsovereenkomst sluiten voordat de werknemer start in het deeltijds regime.  
• Als de werknemer tijdelijk op andere dagen of uren gaat werken moet de werkgever er voor zorgen dat de prestaties kaderen in een uurrooster van het arbeidsreglement. Desnoods zal het arbeidsreglement moeten aangepast worden volgens de gepaste wijzigingsprocedure.
• Bij telewerk moeten partijen onder andere de bepalingen naleven van cao nr. 85 betreffende het telewerk.

Partijen moeten ook de regels betreffende de arbeidsduur (maximale wekelijkse en maandelijkse grens, overuren…) naleven tijdens de uitvoering van de aangepaste werkregeling.

Sectorale omkadering

Sectoren hebben de mogelijkheid om met een sectorale cao een kader en regels op te stellen voor de invoering van flexibele werkregelingen. Ondernemingen kunnen zich dan op dit kader en deze regels beroepen om in de onderneming een flexibele werkregeling in te voeren.

Het sectorale kader mag echter geen betrekking hebben op de anciënniteitsvoorwaarde van 6 maanden waaraan moet zijn voldaan. Bovendien mag het geen afbreuk doen aan flexibele werkregelingen die reeds op ondernemingsniveau zijn ingevoerd in de sector.

4. Duur van de werkregeling en aantal aanvragen

Duur

De werknemer kan een aangepast regime enkel aanvragen voor een aaneengesloten periode van maximaal 12 maanden.

Een werknemer kan een aanvraag doen voor een langere periode dan 12 maanden als deze mogelijkheid voorzien is:

• in een sectorale of ondernemings-cao die de spelregels voor de invoering van een flexibele werkregeling bevat of;
• op ondernemingsniveau, na overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging of, als er geen vakbondsafvaardiging is in de onderneming, na overleg met de betrokken werknemers. Zo kan het arbeidsreglement een kader voorzien voor de invoering van een flexibele werkregeling met een aaneengesloten periode van meer dan 12 maanden of;
• in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en een individuele werknemer.

Aantal aanvragen

Een werknemer kan tijdens zijn loopbaan meerdere aanvragen indienen voor een flexibele werkregeling. De totale duur van deze aanvragen is niet beperkt tot een maximale totale periode van 12 maanden.

Voorbeeld

Een werknemer doet een aanvraag om 12 maanden 4/5^e te werken voor de zorg van een kind.

Na afloop van deze deeltijdse tewerkstelling kan de werknemer ook nog een aanvraag doen om 12 maanden 4/5^e te werken om persoonlijke zorg te verlenen aan een familielid dat hier om een ernstige medische reden behoefte aan heeft.

Elk van de aanvragen die de werknemer indient mag betrekking hebben op een periode van 12 maanden. Deze maximumperiode van 12 maanden is niet beperkt per zorgontvanger of per werknemer. Volgens hoe wij deze bepaling lezen, betekent dit dat volgende situatie mogelijk zou zijn:

Een werknemer doet een aanvraag om 12 maanden 4/5^e te werken voor de zorg van een kind.

Na afloop van deze deeltijdse tewerkstelling kan de werknemer opnieuw een aanvraag doen om 12 maanden 4/5^e te werken voor de zorg van ditzelfde kind, voor zover het kind de leeftijd van 12 jaar nog niet bereikt heeft bij de start van de aangevraagde deeltijdse tewerkstelling.

5. Aanvraag werknemer

Termijn

De werknemer moet de aanvraag 3 maanden voor de gewenste start van de flexibele werkregeling aan de werkgever bezorgen.

Een kortere termijn kan voorzien zijn:

• in een sectorale of ondernemings-cao die de spelregels voor de invoering van een flexibele werkregeling bevat of;
• op ondernemingsniveau, na overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging of, als er geen vakbondsafvaardiging is in de onderneming, na overleg met de betrokken werknemers of;
• in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en een individuele werknemer.

Vorm

De werknemer moet de aanvraag schriftelijk doen op een van de volgende manieren:

• door de overhandiging van een geschrift aan de werkgever waarbij de werkgever een kopie tekent als bericht van ontvangst: of
• met een aangetekende brief: of
• op elektronisch wijze (bv. via e-mail) op voorwaarde dat de werkgever een bevestiging van ontvangst van het bericht verstuurt.

Inhoud

De aanvraag van de werknemer vermeldt minstens volgende elementen:

• een uitdrukkelijke verwijzing naar cao nr. 162, zijnde de bron waarop de aanvraag is gebaseerd. Deze regel moet verwarring voorkomen met andere aanvragen, bijvoorbeeld in het kader van tijdskrediet;
• het soort flexibele werkregeling dat de werknemer aanvraagt (telewerk, aangepast uurrooster…);
• de begin- en einddatum van de flexibele werkregeling;
• het zorgdoeleinde waarvoor de werknemer de regeling aanvraagt.

6. Antwoord werkgever

Termijn

De werkgever moet een schriftelijk antwoord bezorgen aan de werknemer binnen een maand na de datum van de aanvraag van de werknemer.

Als de werkgever niet antwoordt binnen deze termijn kan de werknemer zijn aanvraag voor een flexibele werkregeling herhalen.

Vorm

De cao nr. 162 bepaalt niet in welke vorm de werkgever moet antwoorden. Dit kan dus ook via brief met de gewone post.

Gelet op eventuele bewijsproblemen, doet de werkgever er goed aan om dit toch via aangetekende zending of afgifte van een geschrift met ontvangstbevestiging te doen. Ook een e-mail met ontvangstbevestiging kan volstaan.

Inhoud

De werkgever bezorgt aan de werknemer binnen een maand na de datum van de aanvraag van de werknemer een van volgende schriftelijke antwoorden.

Akkoord, weigering of tegenvoorstel

De werkgever kan akkoord gaan met de aanvraag maar kan deze ook weigeren.

Als de werkgever de aanvraag weigert moet hij hiervoor concrete  redenen opgeven. De werkgever kan bijvoorbeeld een bezwaar hebben tegen de aangevraagde duur van de flexibele regeling of omdat de middelen en de operationele capaciteit van de onderneming de aangevraagde regeling niet toelaten. De werkgever geeft ook aan welke specifieke problemen zich voordoen in verband met de werking van de onderneming door de concrete aanvraag van de werknemer.

Bij een identieke, herhaaldelijke verzoeken met korte tussenpozen van de werknemer kan de werkgever de motivering gebruiken van de eerste weigering op voorwaarde dat de situatie van de werknemer ongewijzigd blijft.

De werkgever kan ook een gemotiveerd tegenvoorstel doen met een andere flexibele werkregeling of een andere periode die beter aansluit bij de behoeften en werking van de onderneming. De werkgever houdt hier ook zo veel mogelijk rekening met de behoeften van de werknemer.

De werknemer kan het tegenvoorstel aanvaarden of weigeren.

Uitstel

De werkgever kan de uitoefening van de flexibele werkregeling uitstellen. De werkgever geeft hiervoor concrete en gerechtvaardigde redenen die verband houden met de werking van de onderneming. De werkgever houdt hierbij opnieuw niet alleen rekening met de behoeften van de onderneming maar ook zo veel mogelijk met de behoeften van de werknemer.

Het uitstel mag er echter niet voor zorgen dat de flexibele werkregeling onmogelijk wordt.

Merk op: bij een uitstel van een aangevraagde flexibele werkregeling voor de zorg van een kind kan de leeftijdsgrens van 12 of 21 jaar overschreden worden op voorwaarde dat de werknemer een correcte aanvraag indiende.

7. Akkoord werkgever en werknemer

Als werkgever en werknemer volgend op een aanvraag een akkoord bereiken over een, eventueel uitgestelde, flexibele werkregeling of over een eventueel tegenvoorstel van de werkgever, moeten zij de concrete modaliteiten voor de uitoefening ervan overeenkomen.

Desgevallend moeten zij de individuele arbeidsovereenkomst of het arbeidsreglement aanpassen.

8. Einde van de flexibele werkregeling

Een flexibele regeling loopt af na de duurtijd ervan of als partijen in onderling overleg beslissen om ze te beëindigen.

Voortijdig einde op verzoek van de werknemer

De werknemer kan schriftelijk en gemotiveerd vragen om de flexibele werkregeling voortijdig stop te zetten of op te schorten om diens vroegere werkpatroon te hervatten.

De werkgever bezorgt binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen de 14 dagen na de aanvraag een schriftelijk antwoord. De werkgever houdt rekening met de eigen behoeften en zo veel als mogelijk met die van de werknemer.

Het is de bedoeling dat partijen zo snel mogelijk in dialoog gaan over de concrete terugkeermogelijkheden.

Voortijdig einde op verzoek van de werkgever

Ook de werkgever kan schriftelijk vragen om de flexibele werkregeling van de werknemer vervroegd op te schorten of te beëindigen. Er moet dan sprake zijn van:

• nieuwe onvoorziene uitzonderlijke noodzakelijkheden;
• die buiten de wil van werkgever plaatsvinden en
• die de arbeidsorganisatie in gevaar brengen.

De werknemer bezorgt binnen een redelijke termijn en uiterlijk binnen de 14 dagen na de aanvraag een schriftelijk antwoord. De werkgever mag de werknemer niet nadelig behandelen als deze weigert.

Het is de bedoeling dat partijen zo snel mogelijk in dialoog gaan over de concrete terugkeermogelijkheden, rekening houdend met de wederzijdse behoeftes.

Hervatting oorspronkelijk werkpatroon

De werknemer heeft het recht om na afloop van de flexibele werkregeling het oorspronkelijk werkpatroon te hervatten

9. Nieuwe aanvraag of verlenging

Bij een nieuwe aanvraag of een eventuele verlenging van een lopende aanvraag moet de werknemer steeds de gepaste aanvraagprocedure volgen (schriftelijk, gemotiveerde aanvraag 3 maanden vooraf).

In de volgende gevallen is een vereenvoudigde procedure mogelijk:

• wanneer de aanvraag tot verlenging betrekking heeft op hetzelfde zorgdoel en dezelfde aanpassing van het werkpatroon, kunnen werkgever en werknemer in onderling akkoord een verlenging overeenkomen of;
• als een vereenvoudigde procedure voorzien is:

• in een sectorale of ondernemingscao die de spelregels voor de invoering van een flexibele werkregeling bevat of;
• op ondernemingsniveau, na overleg tussen de werkgever en de vakbondsafvaardiging of, als er geen vakbondsafvaardiging is in de onderneming, na overleg met de betrokken werknemers. Zo kan het arbeidsreglement een vereenvoudigde procedure bevatten; of
• in een wederzijds akkoord tussen de werkgever en een individuele werknemer.

10. Bescherming tegen nadelige behandeling of ontslag

10.1. Bescherming tegen nadelige behandeling

Periode

De cao beschermt de werknemer die een flexibele werkregeling aanvraagt tegen een nadelige behandeling door de werkgever.

Deze bescherming gaat in op de dag van de aanvraag, en eindigt:

• 2 maanden na het einde van de flexibele werkregeling. Wordt het verzoek van de werknemer uitgesteld, dan is de werknemer ook tijdens deze periode van uitstel beschermd; of
• 2 maanden na de datum van de weigering door de werkgever of;
• 2 maanden na de gevraagde begindatum, in alle andere gevallen waarin de andere vorm van werk niet werd aangevat.

Bewijslast bij de werkgever

De werkgever zal bij nadelige maatregelen in deze periode moeten bewijzen dat de behandeling losstaat van de uitoefening van de rechten voorzien in de cao.

De werkgever riskeert een vergoeding van ten minste 2 en ten hoogste 3 maanden loon als hij het gevraagde bewijs niet kan leveren.

Indien de nadelige behandeling er echter in bestaat dat een eventuele arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd van de werknemer niet wordt verlengd, ligt de bewijslast dat deze niet-verlenging in verband staat met de flexibele werkregeling steeds bij de werknemer.

10.2. Bescherming tegen ontslag

Periode

De cao beschermt de werknemer die een flexibele werkregeling aanvraagt tegen ontslag.

Deze bescherming gaat in op de dag van de aanvraag, en eindigt:

• 2 maanden na het einde van de flexibele werkregeling. Wordt het verzoek van de werknemer uitgesteld, dan is de werknemer ook tijdens deze periode van uitstel beschermd; of
• 2 maanden na de datum van de weigering door de werkgever of;
• 2 maanden na de gevraagde begindatum, in alle andere gevallen waarin de andere vorm van werk niet werd aangevat.

Bewijslast bij de werkgever

De ontslagbescherming houdt in dat de werkgever bij ontslag in deze periode zal moeten bewijzen dat de ontslagreden losstaat van de flexibele werkregeling.

Elke voorbereidende maatregel die de werkgever treft tijdens de flexibele werkregeling wordt gelijkgesteld met ontslag.

De werkgever riskeert een vergoeding van ten minste 4 en ten hoogste 6 maanden loon als hij dit bewijs niet kan leveren.

10.3. Cumul met andere vergoedingen

De schadevergoedingen toegekend in het kader van de bescherming tegen nadelige behandeling of de ontslagbescherming kunnen niet onderling gecombineerd worden.

Bovendien kunnen de schadevergoedingen niet gecumuleerd worden met enige andere ontslagbeschermingsvergoeding of een vergoeding wegens misbruik van ontslag. Er kan evenmin gecumuleerd worden met een vergoeding die verschuldigd is in geval van discriminatie op grond van het beschermd criterium gezinsverantwoordelijkheid zoals opgenomen in de wet van 10 mei 2007 ter bestrijding van de discriminatie tussen vrouwen en mannen.

De schadevergoeding kan daarentegen wel gecumuleerd worden met een opzeggingsvergoeding, een niet-concurrentievergoeding, een uitwinningsvergoeding of een aanvullende vergoeding bovenop een sociale uitkering.

11. Inwerkingtreding

De bepalingen van cao nr. 162 treden in werking op 1 oktober 2022.