1. Wat is 'verrekening vertrekvakantiegeld bedienden'?

Op het moment dat een bediende uit dienst gaat, heeft hij door zijn tewerkstelling recht op betaalde vakantiedagen opgebouwd.

Die vakantiedagen kan hij later opnemen bij een nieuwe werkgever.

Het vakantiegeld voor deze dagen ontving de bediende al van zijn vorige werkgever in de vorm van een vertrekvakantiegeld. De uitbetaalde bedragen staan vermeld op een vakantieattest opgemaakt bij uitdiensttreding.

Een nieuwe werkgever mag het vertrekvakantiegeld - volgens bepaalde regels - in mindering brengen van het door hem te betalen vakantiegeld, als zijn bediende vakantiedagen opneemt op basis van een vakantieattest. Dat heet de verrekening van het vertrekvakantiegeld.

2. Methode tot 2023: eenmalige verrekening

Het is vandaag een courante praktijk om het (volledige) vertrekvakantiegeld (zowel dubbel als enkel) op één moment te verrekenen. Dit gebeurt meestal in de maand waarin de nieuwe werkgever het dubbel vakantiegeld betaalt. Soms gebeurt de verrekening ook onmiddellijk bij indiensttreding, bijvoorbeeld wanneer de bediende later op het jaar start bij de werkgever.

De verrekening (ook van het enkel vakantiegeld) gebeurt doorgaans zonder af te toetsen of de bediende in die periode daadwerkelijk vakantiedagen opneemt. 

Sinds 2021 werd de praktijk van éénmalige verrekening van 'enkel' vertrekvakantiegeld in vraag gesteld. De mogelijk onverwachte effecten op het loon van de bediende in de maand van verrekening, moeten verdwijnen. 

De sociale partners in de NAR werkten een oplossing uit die betere resultaten oplevert. De ongewenste effecten van een éénmalige volledige verrekening verdwijnen zoveel mogelijk. De nieuwe methode garandeert dat enkel de vakantiedagen die de bediende effectief opneemt bij de nieuwe werkgever, verrekend worden. Bovendien houdt de methode rekening met de regels van de loonbeschermingswet (vakantiegeld mag niet verrekend worden op loon en een inhouding op loon moet beperkt blijven tot maximaal 1/5).

3. Nieuwe methode vanaf 2024

De verrekening voor bedienden verloopt vanaf 2024 in twee stappen:

Stap 1

Bij de opname van een vakantiedag op basis van een vakantieattest betaalt de nieuwe werkgever slechts een beperkt dagloon. De werkgever trekt per opgenomen vakantiedag 90% af van het bruto dagloon van de betrokken maand. Met andere woorden, de bediende ontvangt voor elke opgenomen vakantiedag 10% van zijn bruto dagloon.

Let op!

De aftrek van 90% is enkel van toepassing voor wettelijke vakantiedagen opgebouwd door prestaties bij een vorige werkgever. Het gaat over de dagen gedekt door vertrekvakantiegeld en opgenomen in een vakantieattest. 

Deze aftrek gebeurt dus niet voor vakantiedagen opgebouwd bij de actuele werkgever. De werkgever betaalt voor deze vakantiedagen het loon gewoon door.

In de toekomst is het dan ook van belang een onderscheid te maken tussen ‘vakantiedagen op basis van een vakantieattest’ en ‘vakantiedagen op basis van prestaties bij de actuele werkgever’. 

Stap 2

In december of ten vroegste bij uitdiensttreding gebeurt de eindverrekening. De werkgever controleert nu of er nog een correctie moet gebeuren. Heel concreet, gaat hij na of er bijkomend vakantiegeld verschuldigd is. Dan wel, of er nog een bijkomende inhouding nodig is.

Het eventueel te veel betaalde enkel vakantiegeld wordt beschouwd als een 'voorschot' en kan ingehouden worden op het loon van de maand december (of van de maand van uit dienst). 

De werkgever mag maximaal 20% van het loon inhouden ingevolge de loonbeschermingswet. Het gaat om 20% van het loon na aftrek van sociale en fiscale inhoudingen. 

Bij een overschrijding van deze limiet, moet de inhouding over twee maanden gespreid worden. Tenzij de bediende zijn uitdrukkelijk akkoord geeft om toch in één keer in te houden.

Bestaande beperking blijft

De werkgever mag ook niet meer vakantiegeld verrekenen dan het vakantiegeld dat hij verschuldigd zou zijn geweest indien de bediende tijdens het voorgaande jaar bij hem had gewerkt. Dit is vandaag ook reeds het geval.

Het gaat om de situatie waarin het huidige loon lager is dan het loon dat bij de vorige werkgever als basis diende voor de berekening van het vertrekvakantiegeld. Het vertrekvakantiegeld moet dan herrekend worden op basis van de huidige, lagere wedde. De werkgever verrekent het lagere bedrag.

Enkel vakantiegeld op variabel loon

Vandaag gebeurt de verrekening van het enkel vakantiegeld op variabel loon in één keer, in principe wanneer de bediende zijn hoofdvakantie neemt. In de praktijk is dat meestal op hetzelfde moment als de betaling en verrekening van het dubbel vakantiegeld. 

Deze praktische werkwijze blijft van toepassing. 

Concreet gebeurt er een aftrek van 90% op het verschuldigde enkel vakantiegeld op variabel loon per vakantiedag op basis van een attest. In december of ten vroegste bij uitdiensttreding gebeurt de eindverrekening en eventuele correctie.

Verrekening dubbel vertrekvakantiegeld

De verrekening van het dubbel vakantiegeld wijzigt niet.

Dit gebeurt nog steeds op één moment, in principe wanneer de werknemer zijn hoofdvakantie opneemt. 

4. Eenvoudig cijfervoorbeeld

Vooraf

We schetsen de nieuwe regels voor de verrekening aan de hand van een vereenvoudigd cijfervoorbeeld. Hiermee willen we enkel het principe duidelijk maken. In de praktijk zijn deze berekeningen vaak complexer, gezien de verschillende elementen die zich kunnen voordoen (bv. meerdere vakantieattesten, wisselende werkregimes, loonsverhogingen, variabele verloning, …).  

Situatiegegevens

Van 1 januari 2023 tot en met 31 december 2023 werkte een bediende voltijds bij werkgever A in een 5-daagse werkweek.

Tijdens deze tewerkstelling bij werkgever A in 2023 heeft de bediende 20 wettelijke vakantiedagen opgebouwd (in een 5-daagse werkweek). Die kan de bediende in 2024 opnemen bij een nieuwe werkgever. Bij uitdiensttreding betaalde werkgever A een vervroegd (enkel en dubbel) vertrekvakantiegeld voor deze opgebouwde vakantiedagen (berekend op basis van een basisjaarloon van 80.000 EUR).

Op 1 januari 2024 treedt de bediende in dienst bij werkgever B in hetzelfde arbeidsregime en met een (lager) vast brutomaandloon van 6.000 EUR (basisjaarloon van 72.000 EUR). We veronderstellen dat de werknemer geen variabel loon geniet.

De bediende neemt de volgende wettelijke vakantiedagen op bij zijn nieuwe werkgever in 2024 op basis van het vakantieattest uitgereikt door werkgever A:

• 5 dagen in april
• 10 dagen in juli
• 5 dagen in november

Verrekening 

De werkgever B zal het vakantiegeld verrekenen als volgt:

Stap 1: aftrek van 90% bij opname vakantiedagen

• April: 5 betaalde vakantiedagen (stel: maand met 21 arbeidsdagen)

16/21 x 6.000 = 4.571,43 EUR  loon voor gewerkte dagen

5/21 x 6.000 = 1.428,57 EUR   enkel vakantiegeld

1.428,57 x 90% = -1.285,71 EUR aftrek van enkel vakantiegeld

1.428,57 x 10% = 142,86 ontvangen enkel vakantiegeld in april

• Juli: 10 betaalde vakantiedagen (stel: maand met 21 arbeidsdagen)

11/21 x 6.000 = 3.142,96 EUR loon voor gewerkte dagen

10/21 x 6.000 = 2.857,14 EUR enkel vakantiegeld

2.857,14 x 90% = -2.571,43 EUR aftrek van enkel vakantiegeld

2.857,14 x 10% = 285,72 ontvangen enkel vakantiegeld in juli

• November: 5 betaalde vakantiedagen (stel: maand met 22 arbeidsdagen)

17/22 x 6.000 = 4.636,36 loon voor gewerkte dagen

5/22 x 6.000 = 1.363,64 enkel vakantiegeld

1.363,64 x 90% = -1.227,28 EUR aftrek van enkel vakantiegeld

1.363,64 x 10% = 136,36 ontvangen enkel vakantiegeld november

Totaal afgetrokken enkel vakantiegeld in stap 1:

5.084,42 EUR (= 1.285,71 + 2.571,43 + 1.227,28)

Stap 2: eindverrekening in december

• April: 5 betaalde vakantiedagen

Huidige basis (72.000 EUR = 12 x 6.000 EUR) < basis attest (80.000 EUR)

Dus correctie verrekening op basis van huidige (lagere) basis:

Enkel vakantiegeld: 72.000 EUR x 7,67% = 5.522,40 EUR

Volledig recht van 20 dagen, waarvan 5 opgenomen in april

Effectief te verrekenen voor april: 5.522,40 EUR x 5/20 = 1.380,60 EUR

• Juli: 10 betaalde vakantiedagen

Huidige basis (72.000 EUR = 12 x 6000 EUR) < basis attest (80.000 EUR)

Dus correctie verrekening op basis van huidige (lagere) basis:

Enkel vakantiegeld: 72.000 EUR x 7,67% = 5.522,40 EUR

Volledig recht van 20 dagen, waarvan 10 opgenomen in juli

Effectief te verrekenen voor juli: 5.522,40 EUR x 10/20 = 2.761,20 EUR

• November: 5 betaalde vakantiedagen

Huidige basis (72.000 EUR = 12 x 6000 EUR) < basis attest (80.000 EUR)

Dus correctie verrekening op basis van huidige (lagere) basis:

Enkel vakantiegeld: 72.000 EUR x 7,67% = 5.522,40 EUR

Volledig recht van 20 dagen, waarvan 5 opgenomen in november

Effectief te verrekenen voor november: 5.522,40 EUR x 5/20 = 1.380,60 EUR

Totaal te verrekenen enkel vakantiegeld op lagere basis in stap 2:

5.522,40 EUR (= 1.380,60 + 2.761,20 + 1.380,60)

Eindverrekening in december

5.522,40 EUR (effectief te verrekenen bedragen) - 5.084,42 (reeds afgetrokken bedragen in fase 1) = 437,98 EUR

De werkgever doet in december 2024 een extra inhouding van 437,98 EUR. 

Deze correctie komt op de loonfiche.

5. Verplichte informatie

Voor bedienden is het vaak niet duidelijk wat een vertrekvakantiegeld inhoudt en hoe de nieuwe werkgever dit verrekent. Vanaf 2024 moeten werkgevers hier meer en transparanter over communiceren.

Het vakantieattest bij uit dienst moet de nieuwe verrekeningsregels uitdrukkelijk vermelden. De sociale partners hebben een tekst goedgekeurd die kan toegevoegd worden op het vakantieattest. 

Elke werkgever moet zijn bediende - op zijn vraag - uitvoerig informeren over de toegepaste berekeningswijze en de verrekeningsregels. De informatie moet beschikbaar gesteld worden in een begrijpelijk overzicht en via het meest geschikte kanaal. De werkgever kiest zelf zijn wijze van informeren. Het kan elektronisch of op papier. En een mondelinge toelichting wordt niet uitgesloten.

De nieuwe werkgever informeert zijn bediende via de loonfiche over de aangebrachte correcties in december of de maand van uitdiensttreding. De ingehouden of uitbetaalde bedragen moeten vermeld staan op de loonfiche. Dit is niet nieuw.

6. Aanpassing verrekening bij overgang arbeider naar bediende

Vanaf 2024 gebeurt de verrekening van de vakantiecheque bij een overgang van arbeider naar bediende ook in dezelfde twee stappen zoals besproken onder punt 3.

Specifiek bij deze verrekening, is de inhouding van een solidariteitsbijdrage van 1% op het bruto vakantiegeld betaald door het vakantiefonds.

Wat is 'verrekening vakantiecheque'?

Een werknemer die in 2023 tewerkgesteld was als arbeider en in 2024 overstapt naar een bediendestatuut (al dan niet bij dezelfde werkgever), ontvangt in 2024 nog vakantiegeld van zijn vakantiefonds (de zogenaamde 'vakantiecheque'). Het gaat om vakantiegeld dat de werknemer heeft opgebouwd door zijn prestaties als arbeider.

De werkgever waar de werknemer als bediende vakantie opneemt, betaalt (enkel en dubbel) vakantiegeld volgens de regels voor bedienden. Om een dubbele betaling te vermijden, trekt de werkgever het door het vakantiefonds betaalde vakantiegeld af van het vakantiegeld dat hij verschuldigd is.

Verplichte informatie

Ook bij deze verrekening krijgt de werkgever dezelfde nieuwe informatieverplichtingen. We verwijzen hiervoor naar punt 5.

In dit geval is er geen vakantieattest.

7. Inwerkingtreding

De aanpassingen van het vakantiebesluit hebben uitwerking met ingang van 1 januari 2023 en zijn voor de eerste keer van toepassing op het vakantiejaar 2024, vakantiedienstjaar 2023.

De nieuwe regels passen we voor het eerst toe vanaf het vakantiejaar 2024.

Er is geen impact voor verrekeningen in vakantiejaar 2023.

8. Werkelijke inhouding per vakantiedag blijft mogelijk

Sommige werkgevers (en/of hun mandataris) passen vandaag een effectieve verrekening per opgenomen vakantiedag toe. Zij kunnen die werkwijze verder toepassen.

Voor klanten van SD Worx is dit niet aan de orde.