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À partir de 2024
À partir de l’année de vacances 2024, une nouvelle méthode s’appliquera pour imputer le pécule de vacances.
L’arrêté royal a désormais été publié au Moniteur.
L’arrêté est entièrement conforme aux explications de notre bulletin d’information du 14 juin 2023. Nous en reprenons le contenu.
Simple pécule de vacances de départ des employés
La nouvelle méthode d’imputation concerne uniquement l’imputation chez le nouvel employeur du simple pécule de vacances de départ que les employés reçoivent d’un employeur précédent.
L’imputation du pécule de vacances de départ pour les employés se fera en 2 étapesà partir de 2024 :
- en cas de prise d’un jour de vacances sur la base d’une attestation de vacances : déduction de 90 % du salaire journalier brut du mois concerné ;
- en décembre ou au plus tôt le mois de la sortie de service : le décompte final. Il s’agit ici d’éventuelles corrections de la déduction qui a déjà eu lieu dans le courant de l’année de vacances.
La même adaptation vaut également pour l’imputation du simple pécule de vacances (versé par le fonds de vacances) en cas de passage du statut d’ouvrier à celui d’employé.
L’imputation du double pécule de vacances ne change pas. Cette imputation se fera toujours au même moment, en principe lorsque le travailleur prend ses vacances principales.
Information des employés
À partir de 2024, l’employeur devra informer en détail ses employés (pour lesquels une imputation aura lieu).
Les travailleurs qui le demandent doivent recevoir un aperçu compréhensible du mode de calcul et des règles d’imputation. L’employeur choisit librement le canal le plus approprié.
L’employeur informe son employé via la fiche de paie des corrections apportées en décembre ou le mois de la sortie de service.
La méthode d’imputation doit également être mentionnée sur les attestations de vacances en cas de sortie de service.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement pour les employeurs clients de SD Worx ?
La nouvelle approche requiert une analyse complète du processus d’imputation tel que nous le connaissions jusqu’à présent. La mise en œuvre dans les délais d’ici janvier 2024 constitue un défi de taille. Nous faisons tout notre possible pour prévoir à temps les adaptations et la programmation nécessaires en vue d’un déroulement correct du processus d’imputation.
Les clients de SD Worx recevront dans les mois à venir les informations nécessaires sur les modifications pratiques et les dispositions pour l’imputation future des attestations.
1. Qu’est-ce que l’« imputation pécule de vacances de départ employés » ?
Au moment où un employé quitte l’entreprise, il a droit à des jours de vacances rémunérées en raison de son occupation.
Il peut prendre ces jours de vacances plus tard chez son nouvel employeur.
L’employé a toutefois déjà reçu de son employeur précédent le pécule de vacances pour les jours en question sous la forme d’un pécule de vacances de départ. Les montants payés sont mentionnés sur une attestation de vacances établie lors de la sortie de service.
Un nouvel employeur peut – selon certaines règles – déduire le pécule de vacances de départ du pécule de vacances qu’il doit payer lorsque son employé prend des jours de vacances sur la base d’une attestation de vacances. C’est ce que l’on appelle l’imputation du pécule de vacances de départ.
2. Méthode jusqu’en 2023 : imputation unique
Aujourd’hui, il s’agit d’une pratique courante d’imputer le pécule de vacances de départ (complet) (tant double que simple) à un seul moment. Cela se produit généralement le mois durant lequel le nouvel employeur paie le double pécule de vacances. Parfois, l’imputation a également lieu immédiatement lors de l’entrée en service, par exemple lorsque l’employé commence plus tard dans l’année chez le nouvel employeur.
L’imputation (également du simple pécule de vacances) se fait généralement sans vérifier si l’employé prend effectivement des jours de vacances pendant cette période.
Depuis 2021, la pratique de l’imputation unique du « simple » pécule de vacances de départ a été remise en question. Les effets potentiellement inattendus sur le salaire de l’employé au cours du mois de l’imputation doivent disparaître.
Les partenaires sociaux du CNT ont élaboré une solution qui donne de meilleurs résultats. Les effets indésirables d’une imputation unique et complète disparaissent autant que possible. La nouvelle méthode garantit que seuls les jours de vacances que l’employé prend effectivement chez le nouvel employeur sont imputés. En outre, la méthode tient compte des règles de la loi relative à la protection de la rémunération (le pécule de vacances ne peut pas être imputé sur le salaire et une retenue sur salaire doit rester limitée à maximum 1/5).
3. Nouvelle méthode à partir de 2024
L’imputation pour les employés se déroulera en deux étapes à partir de 2024 :
Étape 1
Lors de la prise d’un jour de vacances sur la base de l’attestation de vacances, le nouvel employeur ne paie qu’un salaire journalier limité. L’employeur déduit 90 % du salaire journalier brut du mois concerné par jour de vacances pris. En d’autres termes, l’employé ne reçoit que 10 % de son salaire journalier brut pour chaque jour de vacances pris.
Attention !
La déduction de 90 % s’applique uniquement aux jours de vacances légales constitués par des prestations auprès d’un employeur précédent. Il s’agit des jours couverts par le pécule de vacances de départ et repris dans une attestation de vacances.
Cette déduction ne s’applique donc pas aux jours de vacances constitués chez l’employeur actuel. L’employeur continue à payer le salaire pour ces jours de vacances.
À l’avenir, il est dès lors important d’opérer une distinction entre les « jours de vacances sur la base d’une attestation de vacances » et les « jours de vacances sur la base de prestations auprès de l’employeur actuel ».
Étape 2
L’imputation finale a lieu en décembre ou au plus tôt en cas de sortie de service. L’employeur vérifie à présent si une correction doit encore être apportée. Très concrètement, il vérifie si un pécule de vacances supplémentaire est dû ou si, au contraire, une retenue supplémentaire s'impose.
Le simple pécule de vacances éventuellement payé en trop est considéré comme une « avance » et peut être retenu sur le salaire du mois de décembre (ou du mois de sortie de service).
L’employeur peut retenir maximum 20 % du salaire en vertu de la loi relative à la protection de la rémunération. Il s’agit de 20 % du salaire après déduction des retenues sociales et fiscales.
En cas de dépassement de cette limite, la retenue doit être étalée sur deux mois. Sauf si l’employé donne son accord explicite pour tout de même retenir en une fois.
La restriction existante est maintenue
L’employeur ne peut pas non plus imputer un pécule de vacances supérieur au pécule de vacances qu’il aurait dû payer si l’employé avait travaillé chez lui au cours de l’année précédente. C’est déjà le cas aujourd’hui.
Il s’agit de la situation dans laquelle le salaire actuel est inférieur au salaire qui servait de base au calcul du pécule de vacances de départ chez l’employeur précédent. Le pécule de vacances de départ doit alors être recalculé sur la base du salaire inférieur actuel. L’employeur impute le montant inférieur.
Simple pécule de vacances sur salaire variable
Aujourd’hui, l’imputation du simple pécule de vacances sur salaire variable se fait en une seule fois, en principe lorsque l’employé prend ses vacances principales. Dans la pratique, elle se fait généralement au même moment que le paiement et l’imputation du double pécule de vacances.
Cette méthode pratique reste d’application.
Concrètement, une déduction de 90 % est effectuée sur le simple pécule de vacances dû sur le salaire variable par jour de vacances sur la base de l’attestation. L’imputation finale et l’éventuelle correction ont lieu en décembre ou au plus tôt lors de la sortie de service.
Imputation du double pécule de vacances de départ
L’imputation du double pécule de vacances ne change pas.
Elle se fait toujours à un seul moment, en principe lorsque le travailleur prend ses vacances principales.
4. Exemple chiffré simplifié
Avant-propos
Nous esquissons les nouvelles règles pour l’imputation à l’aide d’un exemple chiffré simplifié. Nous voulons ainsi uniquement clarifier le principe. Dans la pratique, ces calculs sont souvent plus complexes, vu les différents éléments qui peuvent se présenter (p. ex. plusieurs attestations de vacances, des régimes de travail variables, des augmentations salariales, une rémunération variable...).
Données sur la situation
Du 1er janvier 2023 au 31 décembre 2023 inclus, un employé a travaillé à temps plein chez l’employeur A selon une semaine de travail de 5 jours.
Pendant cette occupation chez l’employeur A en 2023, l’employé a constitué 20 jours de vacances légales (selon une semaine de travail de 5 jours). L’employé pourra les prendre chez un nouvel employeur en 2024. En cas de sortie de service, l’employeur A a payé un pécule de vacances de départ anticipé (simple et double) pour ces jours de vacances constitués (calculé sur la base d’un salaire annuel de base de 80 000 EUR).
Le 1er janvier 2024, l’employé entre au service de l’employeur B dans le même régime de travail et avec un salaire mensuel brut fixe (inférieur) de 6 000 EUR (salaire annuel de base de 72 000 EUR). Nous supposons que le travailleur ne bénéficie d’aucun salaire variable.
L’employé prend les jours de vacances légales suivants chez son nouvel employeur en 2024 sur la base de l’attestation de vacances délivrée par l’employeur A :
- 5 jours en avril
- 10 jours en juillet
- 5 jours en novembre
Imputation
L’employeur B imputera le pécule de vacances comme suit :
Étape 1 : déduction de 90 % lors de la prise de jours de vacances
- Avril : 5 jours de vacances rémunérés (hypothèse : mois avec 21 jours de travail)
16/21 x 6 000 = 4 571,43 EUR de salaire pour les jours prestés
5/21 x 6 000 = 1 428,57 EUR pour le simple pécule de vacances
1 428,57 x 90 % = -1 285,71 EUR déduction du simple pécule de vacances
1 428,57 x 10 % = 142,86 reçus pour le simple pécule de vacances en avril
- Juillet : 10 jours de vacances rémunérés (hypothèse : mois avec 21 jours de travail)
11/21 x 6 000 = 3 142,96 EUR de salaire pour les jours prestés
10/21 x 6 000 = 2 857,14 EUR pour le simple pécule de vacances
2 857,14 x 90 % = -2 571,43 EUR déduction du simple pécule de vacances
2 857,14 x 10 % = 285,72 reçus pour le simple pécule de vacances en juillet
- Novembre : 5 jours de vacances rémunérés (hypothèse : mois avec 22 jours de travail)
17/22 x 6 000 = 4 636,36 de salaire pour les jours prestés
5/22 x 6 000 = 1 363,64 EUR pour le simple pécule de vacances
1 363,64 x 90 % = -1 227,28 EUR déduction du simple pécule de vacances
1 363,64 x 10 % = 136,36 reçus pour le simple pécule de vacances novembre
Total du simple pécule de vacances déduit à l’étape 1 :
5 084,42 EUR ( = 1 285,71 + 2 571,43 + 1 227,28)
Étape 2 : décompte final en décembre
- Avril : 5 jours de vacances rémunérés
Base actuelle (72 000 EUR = 12 x 6 000 EUR) < base attestation (80 000 EUR)
Donc correction de l’imputation sur la base actuelle (inférieure) :
Simple pécule de vacances : 72 000 EUR x 7,67 % = 5 522,40 EUR
Droit complet de 20 jours, dont 5 pris en avril
À imputer effectivement pour avril : 5 522,40 EUR x 5/20 = 1 380,60 EUR
- Juillet : 10 jours de vacances rémunérés
Base actuelle (72 000 EUR = 12 x 6 000 EUR) < base attestation (80 000 EUR)
Donc correction de l’imputation sur la base actuelle (inférieure) :
Simple pécule de vacances : 72 000 EUR x 7,67 % = 5 522,40 EUR
Droit complet de 20 jours, dont 10 pris en juillet
À imputer effectivement pour juillet : 5 522,40 EUR x 10/20 = 2 761,20 EUR
- Novembre : 5 jours de vacances rémunérés
Base actuelle (72 000 EUR = 12 x 6 000 EUR) < base attestation (80 000 EUR)
Donc correction de l’imputation sur la base actuelle (inférieure) :
Simple pécule de vacances : 72 000 EUR x 7,67 % = 5 522,40 EUR
Droit complet de 20 jours, dont 5 pris en novembre
À imputer effectivement pour novembre : 5 522,40 EUR x 5/20 = 1 380,60 EUR
Total du simple pécule de vacances à imputer sur une base inférieure à l’étape 2 :
5 522,40 EUR ( = 1 380,60 + 2 761,20 + 1 380,60)
Décompte final en décembre
5 522,40 EUR (montants effectivement à imputer) - 5 084,42 (montants déjà déduits dans la phase 1) = 437,98 EUR
En décembre 2024, l’employeur effectue une retenue supplémentaire de 437,98 EUR.
Cette correction apparaît sur la fiche de paie.
5. Informations obligatoires
Pour les employés, on ne sait souvent pas clairement ce qu’implique un pécule de vacances de départ et comment le nouvel employeur l’impute. À partir de 2024, les employeurs devront communiquer davantage et avec plus de transparence à ce sujet.
L’attestation de vacances doit mentionner expressément les nouvelles règles d’imputation en cas de sortie de service. Les partenaires sociaux ont approuvé un texte qui peut être ajouté à l’attestation de vacances.
Chaque employeur doit informer en détail son employé – à sa demande – du mode de calcul appliqué et des règles d’imputation. Les informations doivent être mises à disposition dans un aperçu compréhensible et via le canal le plus approprié. L’employeur choisit lui-même son mode d’information. Cela peut se faire par voie électronique ou sur papier Une explication orale n’est pas exclue.
Le nouvel employeur informe son employé via la fiche de paie des corrections apportées en décembre ou le mois de la sortie de service. Les montants retenus ou payés doivent être mentionnés sur la fiche de paie . Ceci na rien de nouveau.
6. Adaptation de l’imputation en cas de passage du statut d’ouvrier à celui d’employé
À partir de 2024, l’imputation du chèque de vacances en cas de passage du statut d’ouvrier à celui d’employé se fera également selon les deux étapes décrites au point 3.
Spécifiquement lors de cette imputation, la retenue d’une cotisation de solidarité de 1 % sur le pécule de vacances brut est payée par le fonds de vacances.
Qu’est-ce que l’« imputation chèque de vacances » ?
Un travailleur qui était occupé en tant qu’ouvrier en 2023 et qui passe à un statut d’employé (chez le même employeur ou non) en 2024 recevra encore un pécule de vacances de son fonds de vacances en 2024 (ce que l’on appelle le « chèque de vacances »). Il s’agit du pécule de vacances que le travailleur a constitué par ses prestations en tant qu’ouvrier.
L’employeur auprès duquel le travailleur prend des vacances en tant qu’employé paie un pécule de vacances (simple et double) selon les règles pour les employés. Afin d’éviter un double paiement, l’employeur déduit le pécule de vacances payé par le fonds de vacances du pécule de vacances dont il est redevable.
Informations obligatoires
Lors de cette imputation, l’employeur a également les mêmes nouvelles obligations d’information. Nous vous renvoyons au point 5 à cet égard.
Dans ce cas, il n’y a pas d’attestation de vacances.
7. Entrée en vigueur
Les adaptations de l’arrêté sur les vacances produisent leurs effets à partir du 1er janvier 2023 et s’appliquent pour la première fois à l’année de vacances 2024, exercice de vacances 2023.
Nous appliquerons les nouvelles règles pour la première fois à partir de l’année de vacances 2024.
Il n’y a pas d’impact pour les imputations effectuées pendant l’année de vacances 2023.
8. La retenue réelle par jour de vacances reste possible
Certains employeurs (et/ou leur mandataire) appliquent aujourd’hui une imputation effective par jour de vacances pris. Ils peuvent continuer à appliquer cette méthode.
Pour les clients de SD Worx, ce n’est pas à l’ordre du jour.
