ella
Vanaf 17 december 2023 moeten ook ondernemingen met minstens 50 en minder dan 250 werknemers:
- een intern meldingskanaal voorzien; alsook
- de procedure voor en opvolging van interne meldingen uitwerken.
Deze ondernemingen kregen wat meer tijd om aan voormelde verplichtingen van de klokkenluiderswet te voldoen. Werkgevers met minstens 250 werknemers moesten immers al op 15 februari 2023 een intern meldkanaal en procedure hebben.
Ter herinnering: de Belgische klokkenluiderswet voor de private sector
De wet van 28 november 2022 heeft de Europese Richtlijn 2019/1937 over de bescherming van klokkenluiders omgezet voor de private sector.
De wet voorziet in gemeenschappelijke minimumnormen om klokkenluiders beter te beschermen wanneer zij informatie melden over inbreuken op bepaalde domeinen. Het gaat bijvoorbeeld om inbreuken inzake overheidsopdrachten, financiële diensten, productveiligheid, belastingfraude, sociale fraude, ..
In werkgerelateerde context verkregen informatie
De klokkenluider die informatie over inbreuken op specifieke domeinen meldt, moet deze informatie verkregen hebben in een werkgerelateerde context. Uitzonderlijk zijn ook meldingen buiten werkgerelateerde context in scope.
3 meldingskanalen
De wet voorziet in drie mogelijke kanalen voor klokkenluiders om wantoestanden te rapporteren:
- een intern kanaal binnen de onderneming als juridische entiteit;
- een extern kanaal bij de overheid; en
- een openbaarmaking.
In dit kader verplicht de wet dat ondernemingen een intern meldkanaal opzetten.
Intern meldingskanaal voor iedere onderneming?
Met onderneming bedoelt men de juridische entiteit.
Niet elke juridische entiteit is verplicht een intern meldingskanaal op te zetten. Deze verplichting geldt enkel voor juridische entiteiten met minstens 50 werknemers.
Voor organisaties met minder dan 50 werknemers geldt deze verplichting slechts indien zij actief zijn in de financiële sector.
Een onpartijdige persoon of dienst zorgt voor de opvolging van de meldingen. Men kan het meldkanaal binnen de organisatie organiseren of uitbesteden aan een derde.
Minstens de werknemers moeten gebruik kunnen maken van dit interne meldingskanaal.
Vanaf wanneer?
Hoewel de wet in werking trad op 15 februari 2023, moesten bedrijven met minstens 50 maar minder dan 250 werknemers pas tegen 17 december 2023 een intern meldkanaal hebben.
17 december 2023 is geen verre toekomst meer. Daarom brengen we in deze nieuwsbrief de vereisten waaraan dit intern meldkanaal moet voldoen in herinnering.
Voor een uitgebreide bespreking van de klokkenluiderswet voor de private sector verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 16 december 2022. In deze nieuwsbrief leggen we de focus op het intern meldingskanaal.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Bedrijven met minstens 50 maar minder dan 250 werknemers moeten tegen 17 december 2023, in overeenstemming met de vereisten uit deze wet:
- een intern meldingskanaal voorzien; alsook
- de procedure voor en opvolging van interne meldingen uitwerken.
Bedrijven vanaf 250 werknemers moesten al sinds 15 februari 2023 aan deze verplichting voldoen.
Let wel!
De andere regels van de wet zijn al op iedere onderneming van toepassing sinds 15 februari 2023.
Wat betekent dit voor de publieke sector?
De wet heeft enkel betrekking op de private sector. Toch interpreteert de wetgever het begrip 'private sector' erg ruim.
Het betreft een organisatie:
- met of zonder rechtspersoonlijkheid;
- die een of meerdere bepaalde activiteiten uitvoert;
- met uitzondering van de organisaties of de activiteiten die onder andere specifieke wetten betreffende de bescherming van melders vallen.
Zo kan huidige wet als vangnet dienen voor organisaties waarop geen bijzondere wetgeving inzake klokkenluiders van toepassing is.
Deze wet is ook van toepassing op regionale organisaties voor de aspecten die federale bevoegdheid zijn, zoals de bescherming van de werknemer. En dit in het geval dat er geen specifieke wetgeving voor hen zou zijn ontwikkeld door de deelstaten.
1. Situering
De wet van 28 november 2022 heeft de Europese richtlijn 2019/1937 over de bescherming van klokkenluiders omgezet voor de private sector. Deze Belgische klokkenluiderswet voorziet in gemeenschappelijke minimumnormen om klokkenluiders beter te beschermen wanneer zij informatie melden over inbreuken op bepaalde domeinen. Het gaat bijvoorbeeld om inbreuken inzake overheidsopdrachten, financiële diensten, productveiligheid, belastingfraude, sociale fraude, ..
In deze nieuwsbrief herhalen we kort de regels om daarna te focussen op het intern meldingskanaal.
Voor een uitgebreide bespreking verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 16 december 2022.
2. Ter herinnering: de Belgische klokkenluiderswet voor de private sector in een notendop
2.1. In werkgerelateerde context verkregen informatie
De klokkenluider die informatie over inbreuken op specifieke domeinen meldt, moet deze informatie verkregen hebben in een werkgerelateerde context. Uitzonderlijk zijn ook meldingen buiten werkgerelateerde context in scope.
2.2. Meldingskanalen
De wet voorziet in drie mogelijke kanalen voor klokkenluiders om wantoestanden te rapporteren:
- een intern kanaal binnen de onderneming als juridische entiteit;
- een extern kanaal bij de overheid; en
- een openbaarmaking.
De melder mag zelf beslissen wat het meest geschikte meldingskanaal is. Uiteraard moet aan de voorwaarden van de wet voldaan zijn om bescherming te genieten.
2.3. Intern meldingskanaal voor iedere onderneming?
Met onderneming bedoelt men de juridische entiteit.
Niet elke juridische entiteit is verplicht een intern meldingskanaal op te zetten. Deze verplichting geldt enkel voor juridische entiteiten met minstens 50 werknemers.
Voor organisaties met minder dan 50 werknemers geldt deze verplichting slechts indien zij actief zijn in de financiële sector.
2.4. Bijhouden van een register
Organisaties moeten een register bijhouden van alle meldingen. Deze meldingen worden bijgehouden zolang de contractuele relatie loopt.
2.5. Beschermings- en ondersteuningsmaatregelen voor de klokkenluider
Er bestaan beschermingsmaatregelen tegen vergelding (ontslag, discriminatie, intimidatie, …). Zo voorziet de wet in een buitengerechtelijke beschermingsprocedure, schadevergoeding,…
Daarnaast heeft de klokkenluider recht op ondersteuningsmaatregelen (adviezen, rechtsbijstand,…).
2.6. Sancties?
De wetgever voorziet een sanctie van niveau 4 overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek voor inbreuken op:
- de verplichting om een intern meldkanaal op te zetten en het te laten functioneren overeenkomstig de bepalingen van deze wet;
- de registratie van meldingen.
Bij represailles riskeert men een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en/of een geldboete van 600 tot 6.000 euro. Dezelfde straf is voorzien voor:
- het belemmeren of trachten te belemmeren van een melding;
- het aanspannen van onnodige of tergende procedures tegen de melder;
- het schenden van de verplichting tot geheimhouding van de identiteit van de melders.
3. Wie moet een intern meldingskanaal opzetten?
Juridische entiteiten met 50 of meer werknemers zijn verplicht kanalen en procedures voor interne meldingen en de opvolging ervan op te zetten. Dit na overleg met de sociale partners. Voor ondernemingen met 50 werknemers maar minder dan 250 werknemers geldt deze verplichting vanaf 17 december 2023.
Voor de berekening van de drempel sluit de wetgever aan bij de berekeningsregels die gelden voor de sociale verkiezingen.
Opgelet!
Er geldt een uitzondering voor private entiteiten die actief zijn op het gebied van:
- financiële diensten, producten en markten;
- voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.
Voor deze kmo’s geldt de drempel niet. Zij moeten dus ongeacht hun aantal werknemers een intern meldingskanaal en een interne meldingsprocedure voorzien.
4. Wie kan melden?
Minstens de werknemers moeten gebruik kunnen maken van het interne meldingskanaal.
Ondernemingen kunnen zelf bepalen of ze het interne meldingskanaal ook open willen stellen voor andere categorieën van melders. Denk hier aan zelfstandigen, onderaannemers of ex-werknemers.
5. Wat met anonieme meldingen?
Juridische entiteiten met minder dan 250 werknemers zijn niet verplicht om anonieme meldingen van inbreuken te ontvangen en te verzekeren dat ze worden opgevolgd. Dit in tegenstelling tot ondernemingen vanaf 250 werknemers.
6. Beheer intern meldingskanaal
Men heeft de keuze om het meldingskanaal:
- intern te laten beheren door een meldingsbeheerder of;
- extern ter beschikking te stellen door een derde.
In beide gevallen is de juridische entiteit de verwerkingsverantwoordelijke van de persoonsgegevens.
Juridische entiteiten met minder dan 250 werknemers mogen middelen delen voor het in ontvangst nemen van meldingen en eventueel te verrichten onderzoeken.
7. Procedures voor interne melding en opvolging
De procedures voor interne melding en opvolging moeten aan een aantal vereisten voldoen. Ongeacht of het meldingskanaal intern wordt beheerd of extern ter beschikking wordt gesteld door een derde. Zo vereist de wetgever dat:
- de meldingskanalen door hun ontwerp, opzet en beheer op beveiligde wijze de vertrouwelijkheid beschermen van de identiteit van de melder en derden die men in een melding noemt. Niet gemachtigde personeelsleden hebben hier geen toegang toe;
- een intern meldingskanaal de mogelijkheid biedt om mondeling en/of schriftelijk meldingen te doen;
- de melder binnen de zeven dagen na de dag waarop men de melding heeft ontvangen een ontvangstbevestiging krijgt;
- er een meldingsbeheerder aangewezen wordt.
De meldingsbeheerder is een onpartijdige persoon of dienst. Hij onderhoudt de communicatie met de melder en vraagt hem zo nodig verdere informatie en geeft feedback. Hij zorgt voor een zorgvuldige opvolging.
- de klokkenluider tijdig feedback krijgt, met name binnen drie maanden:
- na de ontvangstbevestiging; of
- na het verstrijken van de periode van zeven dagen na de melding indien er geen ontvangstbevestiging is verstuurd aan de melder;
- de werkgever duidelijke en gemakkelijk toegankelijke informatie ter beschikking stelt over:
- de interne meldingskanalen en -procedures;
- de procedures voor externe meldingen aan Federale Ombudsmannen en aan de bevoegde autoriteiten en in voorkomend geval aan instellingen, organen en instanties van de Unie.
Voor een overzicht van de bevoegde autoriteiten verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 1 februari 2023.
8. Geheimhoudingsplicht
Enkel de gemachtigde personeelsleden die bevoegd zijn om de melding te ontvangen of op te volgen, mogen de identiteit van de melder en alle andere informatie waarmee men zijn identiteit direct of indirect kan achterhalen kennen.
Dit tenzij:
- de melder zijn vrije en uitdrukkelijke toestemming geeft om zijn identiteit ook aan anderen mee te delen;
- het gaat om een noodzakelijke en evenredige wettelijke verplichting bij een onderzoek door nationale autoriteiten of gerechtelijke procedures. Dit mede om de rechten van verdediging van de betrokken persoon te waarborgen.
9. Verwerking persoonsgegevens
Elke verwerking van persoonsgegevens moet gebeuren in overeenstemming met de principes van de GDPR.
Men mag persoonsgegevens die duidelijk niet relevant zijn voor de behandeling van een specifieke melding niet verzamelen.
Verzamelt men ze toch onbedoeld, dan moet men deze onmiddellijk wissen.
Tot wanneer de gemelde inbreuk is verjaard, moet men de naam, functie en contactgegevens bijhouden van:
- de klokkenluider;
- elke persoon tot wie de beschermings- en ondersteuningsmaatregelen zich uitstrekken;
- de betrokkene (in voorkomend geval ook het ondernemingsnummer).
10. Registratie van meldingen
De werkgevers houden een register bij van elke ontvangen melding. Hierbij houden ze uiteraard rekening met de geheimhoudingsvereisten.
Meldingen worden bijgehouden zolang de contractuele relatie loopt.
11. Sancties voor niet-naleving van de verplichtingen rond het intern meldingskanaal
De wetgever voorziet een sanctie van niveau 4 overeenkomstig het Sociaal Strafwetboek voor inbreuken:
- door een werkgever, zijn aangestelde of zijn lasthebber op de verplichting om een intern meldkanaal op te zetten en het te laten functioneren overeenkomstig de vereisten gesteld in deze wet;
- door een werkgever, zijn aangestelde of zijn lasthebber, op de registratie van meldingen.
Een sanctie van niveau 4 betekent:
- hetzij een gevangenisstraf van zes maanden tot drie jaar en een strafrechtelijke geldboete van 600 tot 6000 euro (inclusief opdeciemen 4.800 - 48.000) of een van die straffen alleen;
- hetzij een administratieve geldboete van 300 tot 3000 euro (inclusief opdeciemen 2.400 - 24.000 euro).
12. Vanaf wanneer?
De klokkenluiderswet trad al in werking op 15 februari 2023.
Voor het opzetten van een intern meldkanaal kregen juridische entiteiten met 50 tot 249 werknemers evenwel de tijd tot 17 december 2023.
Let wel, deze extra tijd werd niet gegeven aan de entiteiten die actief zijn op het gebied van:
- financiële diensten, producten en markten;
- voorkoming van witwassen van geld en terrorismefinanciering.
