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À partir du 17 décembre 2023, les entreprises occupant au moins 50 et moins de 250 travailleurs doivent également :
- prévoir un canal de signalement interne ; ainsi que
- élaborer la procédure de signalement interne et de suivi.
Ces entreprises ont eu un peu plus de temps pour satisfaire aux obligations susmentionnées de la loi sur les lanceurs d’alerte. En effet, les employeurs occupant au moins 250 travailleurs devaient déjà disposer d’un canal de signalement interne et d’une procédure le 15 février 2023.
Pour rappel : la loi belge sur les lanceurs d’alerte pour le secteur privé
La loi du 28 novembre 2022 a transposé la directive européenne 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte pour le secteur privé.
La loi prévoit des normes minimales communes pour mieux protéger les lanceurs d’alerte lorsqu’ils communiquent des informations sur des infractions dans certains domaines. Il s’agit par exemple d’infractions en matière de marchés publics, de services financiers, de sécurité des produits, de fraude fiscale, de fraude sociale, etc.
Informations obtenues dans un contexte professionnel
Le lanceur d’alerte qui communique des informations sur des infractions dans certains domaines doit avoir obtenu ces informations dans un contexte professionnel. Exceptionnellement, des notifications en dehors du contexte professionnel peuvent également relever du champ d’application.
Trois canaux de signalement
La loi prévoit trois canaux possibles pour permettre aux lanceurs d’alerte de signaler des situations problématiques :
- un canal interne à l’entreprise, en tant qu’entité juridique ;
- un canal externe auprès des autorités publiques ; et
- une divulgation publique.
Dans ce cadre, la loi oblige les entreprises à mettre en place un canal de signalement interne.
Canal de signalement interne pour chaque entreprise ?
Par entreprise, on entend l’entité juridique.
Toutes les entités juridiques ne sont pas tenues de mettre en place un canal de signalement interne. Cette obligation s’applique uniquement aux entités juridiques occupant au moins 50 travailleurs.
Pour les organisations occupant moins de 50 travailleurs, cette obligation vaut uniquement si elles sont actives dans le secteur financier.
Une personne ou un service impartial assure le suivi des signalements. Il est possible d’organiser le canal de signalement au sein de l’organisation ou de le sous-traiter à un tiers.
Ce canal de signalement interne doit au moins pouvoir être utilisé par les travailleurs.
À partir de quand ?
Bien que la loi soit entrée en vigueur le 15 février 2023, les entreprises comptant au moins 50 mais moins de 250 travailleurs ne devaient pas disposer d’un canal de signalement interne avant le 17 décembre 2023.
Le 17 décembre 2023 n’est plus très loin. Dans ce bulletin d’information, nous rappelons donc les exigences auxquelles ce canal de signalement interne doit satisfaire.
Pour un commentaire détaillé de la loi sur les lanceurs d’alerte pour le secteur privé, nous renvoyons à notre bulletin d’information du 16 décembre 2022. Dans ce bulletin d’information, nous mettons l’accent sur le canal de signalement interne.
Quelles sont les implications pour l’employeur ?
Conformément aux exigences de cette loi, les entreprises comptant au moins 50 mais moins de 250 travailleurs doivent, d’ici le 17 décembre 2023 :
- prévoir un canal de signalement interne ; ainsi que
- élaborer la procédure de signalement interne et de suivi.
Les entreprises comptant au moins 250 travailleurs devaient déjà satisfaire à cette obligation dès le 15 février 2023.
Attention !
Les autres règles de la loi sont déjà contraignantes pour chaque entreprise depuis le 15 février 2023.
Quelles sont les conséquences pour le secteur public ?
La loi concerne uniquement le secteur privé. Pourtant, le législateur interprète la notion de « secteur privé » de manière très large.
Il s’agit d’une organisation :
- avec ou sans personnalité juridique ;
- qui exerce une ou plusieurs activités déterminées ;
- à l’exception des organisations ou des activités qui relèvent d’autres lois spécifiques relatives à la protection des auteurs de signalements.
Ainsi, la présente loi peut servir de filet de sécurité pour les organisations non soumises à une législation particulière en matière de lanceurs d’alerte.
Cette loi s’applique aussi aux organisations régionales pour les aspects qui relèvent de la compétence fédérale, comme la protection du travailleur, dans le cas où aucune législation spécifique n’aurait été développée pour elles par les entités fédérées.
1. Contexte
La loi du 28 novembre 2022 a transposé la directive européenne 2019/1937 sur la protection des lanceurs d’alerte pour le secteur privé. Cette loi belge sur les lanceurs d’alerte prévoit des normes minimales communes pour mieux protéger les lanceurs d’alerte lorsqu’ils communiquent des informations sur des infractions dans certains domaines. Il s’agit par exemple d’infractions en matière de marchés publics, de services financiers, de sécurité des produits, de fraude fiscale, de fraude sociale, etc.
Dans ce bulletin d’information, nous rappelons brièvement les règles avant de nous concentrer sur le canal de signalement interne.
Pour un commentaire détaillé, nous renvoyons à notre bulletin d’information du 16 décembre 2022.
2. Pour rappel : la loi belge sur les lanceurs d’alerte pour le secteur privé en résumé
2.1. Informations obtenues dans un contexte professionnel
Le lanceur d’alerte qui communique des informations sur des infractions dans certains domaines doit avoir obtenu ces informations dans un contexte professionnel. Exceptionnellement, des notifications en dehors du contexte professionnel peuvent également relever du champ d’application.
2.2. Canaux de signalement
La loi prévoit trois canaux possibles pour permettre aux lanceurs d’alerte de signaler des situations problématiques :
- un canal interne à l’entreprise, en tant qu’entité juridique ;
- un canal externe auprès des autorités publiques ; et
- une divulgation publique.
L’auteur du signalement peut décider lui-même quel est le canal de signalement le plus approprié. Bien entendu, les conditions de la loi doivent être remplies pour bénéficier de la protection.
2.3. Canal de signalement interne pour chaque entreprise ?
Par entreprise, on entend l’entité juridique.
Toutes les entités juridiques ne sont pas tenues de mettre en place un canal de signalement interne. Cette obligation s’applique uniquement aux entités juridiques occupant au moins 50 travailleurs.
Pour les organisations occupant moins de 50 travailleurs, cette obligation vaut uniquement si elles sont actives dans le secteur financier.
2.4. Tenue d’un registre
Les organisations doivent tenir un registre de tous les signalements. Ces signalements sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle.
2.5. Mesures de protection et de soutien du lanceur d’alerte
Il existe des mesures de protection contre les représailles (licenciement, discrimination, intimidation…). La loi prévoit ainsi une procédure de protection extrajudiciaire, des dommages et intérêts…
En outre, le lanceur d’alerte a droit à des mesures de soutien (conseils, assistance juridique…).
2.6. Sanctions ?
Le législateur prévoit une sanction de niveau 4 conformément au Code pénal social pour les infractions à :
- l’obligation de mettre en place un canal de signalement interne et d’en assurer le bon fonctionnement conformément aux dispositions de cette loi ;
- la tenue de registres des signalements.
En cas de représailles, on risque une peine d’emprisonnement de six mois à trois ans et/ou une amende de 600 à 6.000 euros. La même peine est prévue pour les faits suivants :
- entraver ou tenter d’entraver un signalement ;
- intenter des procédures inutiles ou vexatoires à l’encontre de l’auteur du signalement ;
- manquer à l’obligation de préserver la confidentialité de l’identité des auteurs de signalements.
3. Qui doit mettre en place un canal de signalement interne ?
Les entités juridiques comptant 50 travailleurs ou plus sont tenues de mettre en place des canaux et des procédures pour les signalements internes et leur suivi. Et ce, après concertation avec les partenaires sociaux. Pour les entreprises occupant 50 travailleurs mais moins de 250 travailleurs, cette obligation s’applique à partir du 17 décembre 2023.
Pour le calcul du seuil, le législateur adhère aux règles de calcul en vigueur pour les élections sociales.
Attention !
Une exception s’applique aux entités privées actives dans les domaines suivants :
- services, produits et marchés financiers ;
- prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
Le seuil ne s’applique pas à ces PME. Elles doivent donc prévoir un canal de signalement interne et une procédure de signalement interne, quel que soit le nombre de travailleurs.
4. Qui peut effectuer un signalement ?
Au moins les travailleurs doivent pouvoir utiliser le canal de signalement interne.
Les entreprises peuvent déterminer elles-mêmes si elles souhaitent également ouvrir le canal de signalement interne à d’autres catégories d’auteurs de signalements. Pensez ici aux indépendants, aux sous-traitants ou aux anciens travailleurs.
5. Quid des signalements anonymes ?
Les entités juridiques occupant moins de 250 travailleurs ne sont pas tenues de recevoir des signalements anonymes d’infractions et de veiller à leur suivi. Et ce, contrairement aux entreprises à partir de 250 travailleurs.
6. Gestion du canal de signalement interne
Il est possible de choisir :
- de faire gérer le canal de signalement en interne par un gestionnaire des signalements ; ou
- de faire mettre le canal de signalement à disposition en externe par un tiers.
Dans les deux cas, l’entité juridique est le responsable du traitement des données à caractère personnel.
Les entités juridiques de moins de 250 travailleurs peuvent partager des ressources pour la réception de signalements et d’éventuelles enquêtes à effectuer.
7. Procédures de signalement et de suivi internes
Les procédures de signalement et de suivi internes doivent répondre à un certain nombre d’exigences, que le canal de signalement soit géré en interne ou mis à disposition en externe par un tiers. Ainsi, le législateur exige que :
- les canaux de signalement protègent de manière sécurisée, par leur conception, leur structure et leur gestion, la confidentialité de l’identité de l’auteur du signalement et des tiers cités dans un signalement. Les membres du personnel non autorisés n’y ont pas accès ;
- un canal de signalement interne permette de procéder à des signalements verbaux et/ou écrits ;
- l’auteur du signalement reçoive un accusé de réception dans les sept jours suivant la réception du signalement ;
- un gestionnaire des signalements soit désigné.
Le gestionnaire des signalements est une personne ou un service impartial. Il entretient la communication avec l’auteur du signalement et lui demande si nécessaire de plus amples informations et donne un feed-back. Il assure un suivi minutieux.
- le lanceur d’alerte reçoive un feed-back en temps utile, à savoir dans les trois mois :
- après l’accusé de réception ; ou
- à l’expiration de la période de sept jours suivant le signalement, si aucun accusé de réception n’a été envoyé à l’auteur ;
- l’employeur mette à disposition des informations claires et facilement accessibles sur :
- les canaux et procédures de signalement internes ;
- les procédures de signalement externes aux Médiateurs fédéraux et aux autorités compétentes et, le cas échéant, aux institutions, organes et instances de l’Union.
Pour un aperçu des autorités compétentes, nous renvoyons à notre bulletin d’information du 1er février 2023.
8. Obligation de secret
Seuls les membres du personnel autorisés qui sont habilités à recevoir ou à suivre le signalement peuvent connaître l’identité de l’auteur, ainsi que toutes les autres informations permettant de retrouver directement ou indirectement son identité.
Sauf si :
- l’auteur du signalement donne son consentement libre et explicite pour communiquer également son identité à d’autres personnes ;
- il s’agit d’une obligation légale nécessaire et proportionnée dans le cadre d’une enquête menée par les autorités nationales ou de procédures judiciaires. Et ce, notamment afin de garantir les droits de défense de la personne concernée.
9. Traitement des données à caractère personnel
Tout traitement de données à caractère personnel doit se faire conformément aux principes du RGPD.
Les données à caractère personnel qui ne sont manifestement pas pertinentes pour le traitement d’un signalement spécifique ne peuvent pas être collectées.
Si elles sont malgré tout collectées par inadvertance, il convient de les effacer immédiatement.
Jusqu’à ce que l’infraction signalée soit prescrite, il faut conserver le nom, la fonction et les coordonnées :
- du lanceur d’alerte ;
- de toute personne à qui s’appliquent les mesures de protection et de soutien ;
- de la personne concernée (le cas échéant également le numéro d’entreprise).
10. Tenue de registres des signalements
Les employeurs tiennent un registre de chaque signalement reçu. Dans ce cadre, ils tiennent bien entendu compte des exigences de confidentialité.
Les signalements sont conservés pendant la durée de la relation contractuelle.
11. Sanctions pour non-respect des obligations relatives au canal de signalement interne
Le législateur prévoit une sanction de niveau 4 conformément au Code pénal social pour les infractions effectuées :
- par un employeur, son préposé ou son mandataire, concernant l’obligation de mettre en place un canal de signalement interne et d’en assurer le bon fonctionnement conformément aux exigences de cette loi ;
- par un employeur, son préposé ou son mandataire, pour l’enregistrement des signalements.
Une sanction de niveau 4 implique :
- soit une peine d’emprisonnement de six mois à trois ans et une amende pénale de 600 à 6.000 euros (décimes additionnels inclus 4.800-48.000 euros) ou l’une de ces peines seulement ;
- soit une amende administrative de 300 à 3.000 euros (décimes additionnels inclus 2.400-24.000 euros).
12. À partir de quand ?
La loi sur les lanceurs d’alerte est déjà entrée en vigueur le 15 février 2023.
Toutefois, les entités juridiques comptant de 50 à 249 travailleurs ont jusqu’au 17 décembre 2023 pour mettre en place un canal de signalement interne.
Attention, ce temps supplémentaire n’a pas été accordé aux entités actives dans les domaines suivants :
- services, produits et marchés financiers ;
- prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme.
