Juridische inhoud

1. Voorafgaand

2. Wie kan een flexibele werkregeling aanvragen?

2.1. Werknemers verbonden door een arbeidsovereenkomst

De maatregel richt zich op werkgevers en werknemers die verbonden zijn door een arbeidsovereenkomst.

Onderstaande bepalingen zijn enkel van toepassing op de werkgevers en werknemers die niet onder het toepassingsgebied van de cao-wet van 1968 vallen. In het bijzonder de publieke sector.

De werknemers die onder het toepassingsgebied van de cao-wet vallen hebben sinds 1 oktober 2022 ook een recht om flexibele regelingen voor zorgdoeleinden aan te vragen. De modaliteiten ervan liggen vervat in cao nr.162. In onze nieuwsbrief van 3 oktober 2022 vind je hierover een uitgebreide bespreking. 

De meeste werkgevers uit de publieke sector vallen niet onder het toepassingsgebied van de cao-wet. Voor hen blijft deze wet dus de bron voor flexibele werkregelingen. Vallen bijvoorbeeld wel onder de cao-wet: openbare vervoersmaatschappijen, de openbare kredietinstellingen, huisvestingsmaatschappijen, VITO,…

Uitzendkrachten kunnen ook een flexibele werkregeling aanvragen. Voor hen moet de gebruiker beschouwd worden als werkgever (en dus niet het uitzendkantoor). Uitzendkrachten moeten hun aanvraag dus richten aan de gebruiker.

2.2. Werknemers die een zorgtaak opnemen

Het recht om een flexibele werkregeling aan te vragen richt zich enkel op werknemers die een van de volgende zorgtaken opnemen.

1. De zorg voor een kind

Het recht voor een ouder om een aanvraag te doen ontstaat:

• vanaf de geboorte en geldt uiterlijk tot het kind 12 jaar wordt;

• bij adoptie: vanaf de inschrijving van het kind als deel uitmakend van het gezin in het bevolkingsregister of in het vreemdelingenregister van de gemeente en geldt uiterlijk tot het kind 12 jaar wordt.

Kind met een beperking

Voor kinderen met een beperking verschuift de leeftijdsgrens van 12 naar 21 jaar. Een kind heeft een beperking in de zin van deze regeling:

• wanneer het voor ten minste 66% getroffen is door een lichamelijke of geestelijke ongeschiktheid of;
• wanneer het een aandoening heeft die tot gevolg heeft dat in de medisch-sociale schaal in de zin van de regelgeving over de kinderbijslag:
• ten minste 4 punten toegekend worden in pijler I of;
• ten minste 9 punten toegekend worden in alle drie de pijlers samen.

Tijdstip leeftijdsvoorwaarde

Aan de leeftijdsvoorwaarde moet voldaan zijn uiterlijk bij de start van de aangevraagde flexibele werkregeling. Dit betekent dat het kind op de eerste dag van de aangevraagde periode de leeftijd van 12 (of 21) jaar nog niet mag bereikt hebben.

Maar het is geen probleem als het kind deze leeftijd in de loop van de flexibele werkregeling zou bereiken. De aangepaste werkregeling eindigt dus niet automatisch op het moment dat het kind 12 (of 21) jaar wordt.

Bewijsstuk

De werknemer moet uiterlijk op het moment dat de flexibele regeling start aan de werkgever een bewijsstuk bezorgen.

Dit kan een geboorteakte, een uittreksel uit het bevolkingsregister of een ander stuk zijn.

2. De zorg voor of steun aan een gezins- of familielid

Een werknemer die persoonlijke steun of zorg verleent aan een gezins- of familielid dat hier om een ernstige medische reden behoefte aan heeft kan een flexibele werkregeling aanvragen.

Een gezinslid is elke persoon die samenwoont met de werknemer.

Een familielid is:

• de echtgeno(o)t(e) van de werknemer of de persoon waarmee de werknemer wettelijk samenwoont of;
• een bloedverwant tot de eerste graad van de werknemer. Dit zijn de ouders en de kinderen van de werknemer.

Medisch attest

Een ernstige medische reden is elke gezondheidstoestand, al dan niet het gevolg van een ziekte of medische ingreep, waardoor men volgens de behandelde arts behoefte heeft aan aanzienlijke zorg of steun. Deze zorg of steun is elke vorm van sociale, familiale of emotionele bijstand of verzorging.

Een medisch attest van de behandelend arts van het betrokken familie- of gezinslid moet aantonen dat er sprake is van een gezondheidstoestand waardoor er behoefte is aan aanzienlijk zorg of steun.

Dit attest mag ten vroegste in het kalenderjaar van de aanvraag afgeleverd zijn door de arts.

De werknemer bezorgt dit attest aan de werkgever uiterlijk op het moment dat de flexibele regeling start.

3. Antimisbruikbepaling

De werknemer mag geen misbruik maken van het recht om een flexibele arbeidsregeling aan te vragen. De aanvraag moet gebeuren met het oog op een betere combinatie van het werk en de zorg voor een gezins- of familielid met een medisch probleem of een kind.

De antimisbruikbepaling moet verhinderen dat een werknemer verschillende aanvragen doet enkel en alleen om de ontslagbescherming te genieten.

2.3. Werknemers met een anciënniteit van zes maanden

Enkel werknemers die minstens 6 maanden verbonden zijn geweest door een arbeidsovereenkomst met hun werkgever, kunnen een flexibele werkregeling voor zorgdoeleinden aanvragen.

Deze zes maanden anciënniteit moeten zich situeren in de 12 maanden die voorafgaan aan de aanvraag. Het moet dus niet gaan om een ononderbroken anciënniteit. Werknemers met verschillende arbeidsovereenkomsten van bepaalde tijd bij eenzelfde werkgever kunnen dus ook in aanmerking komen.

3. Wat voor een flexibele werkregeling kan de werknemer aanvragen?

Een flexibele werkregeling is elke aanpassing van het bestaande werkpatroon van de werknemer. Dit kan onder andere zijn:

• een aanpassing van de wekelijkse arbeidsduur (bv. deeltijds werk) of;
• een aanpassing van het werkrooster (werken op andere dagen of uren).

Andere aanpassingen zijn ook mogelijk.

Naleven wettelijke bepalingen

Het moet gaan om een wettige aanpassing van het werkpatroon. Werkgever en werknemer moeten zorgen dat zij de regels naleven voor zo een aanpassing.

• Een aangepaste werkregeling die nacht- of zondag arbeid voorziet kan enkel als de werkgever een toelating heeft om op zondag of ‘s nachts te laten werken.
• Wanneer partijen tijdelijk halftijds werk overeenkomen, moeten ze een schriftelijke arbeidsovereenkomst sluiten voordat de werknemer start in het deeltijds regime.  
• Als de werknemer tijdelijk op andere dagen of uren gaat werken moet de werkgever er voor zorgen dat de prestaties kaderen in een uurrooster van het arbeidsreglement. Desnoods zal het arbeidsreglement moeten aangepast worden volgens de gepaste wijzigingsprocedure.
• …

Partijen moeten ook de regels betreffende de arbeidsduur (maximale wekelijkse en maandelijkse grens, overuren…) naleven tijdens de uitvoering van de aangepaste werkregeling.

Aaneengesloten periode van maximaal 12 maanden

De werknemer kan een aangepast regime enkel aanvragen voor een aaneengesloten periode die maximaal 12 maanden mag duren.

Let wel: In onderling akkoord kunnen werkgever en werknemer beslissen om een aanpassing van langer dan 12 maanden door te voeren. Ook een aanpassing van onbepaalde tijd is hierbij mogelijk

4. Aanvraag werknemer

Termijn

De werknemer moet de aanvraag minstens 2 en hoogstens 3 maanden voor de gewenste start van de flexibele werkregeling aan de werkgever bezorgen.

De werkgever en de werknemer kunnen deze termijn in onderling akkoord inkorten.

Vorm

De werknemer moet de aanvraag schriftelijk doen op een van de volgende manieren:

• door de overhandiging van een geschrift aan de werkgever waarbij de werkgever een duplicaat tekent als bericht van ontvangst of;
• met een aangetekend schrijven dat geacht wordt ontvangen te zijn de derde werkdag na de afgifte ervan bij de post of;
• op elektronisch wijze (bv. via e-mail) op voorwaarde dat de werkgever een bevestiging van ontvangst van het bericht verstuurt.

Inhoud

De aanvraag van de werknemer vermeldt:

• dat de werknemer zich beroept op zijn recht om een flexibele werkregeling aan te vragen zoals bepaald in deze wet;
• de gewenste flexibele werkregeling (telewerk, aangepast uurrooster…);
• de begin- en einddatum van de flexibele werkregeling (aaneengesloten periode van maximaal 12 maanden);
• het zorgdoeleinde waarvoor de werknemer de regeling aanvraagt. De werknemer zal dus moeten aangeven dat het gaat om de zorg van een kind (en over welk kind het gaat) of om de zorg van een naaste (en over wie het precies gaat).

5. Antwoord werkgever

Termijn

De werkgever moet een schriftelijk antwoord bezorgen aan de werknemer binnen de maand volgend op de aanvraag van de werknemer.

Als de werkgever niet antwoordt binnen deze termijn staat dit gelijk aan het akkoord van de werkgever.

Vorm

De wet bepaalt niet in welke vorm de werkgever schriftelijk moet antwoorden. Dit kan dus ook via brief met de gewone post.

Gelet op eventuele bewijsproblemen, doet de werkgever er goed aan om dit toch via aangetekende zending of afgifte van een geschrift met ontvangstbevestiging te doen. Ook een e-mail met ontvangstbevestiging kan volstaan.

Inhoud

Bij de beoordeling van een aanvraag houdt de werkgever rekening met de behoeften van de werknemer maar ook met de eigen behoeften (bv. organisatorische redenen).

De werkgever kan akkoord gaan met de aanvraag of deze weigeren.

Als de werkgever de aanvraag weigert moet hij uitvoerig de redenen hiervoor meedelen. De werkgever moet ook aangeven in welke mate hij rekening hield met de eigen behoeften en die van de werknemer.

Hij kan ook een gemotiveerd tegenvoorstel doen met een andere flexibele werkregeling of een andere periode die beter aansluit bij zijn eigen behoefte.

Het is niet de lengte van de motivering die van belang is maar wel de mate waarin de werkgever de redenen voor de weigering concreet maakt. Loutere algemeenheden volstaan niet (bv. de organisatie van het werk). De werkgever moet ook uitleggen welke specifieke problemen zich in de concrete situatie stellen.

6. Akkoord werkgever en werknemer

De partijen kunnen een akkoord bereiken over de aangevraagde werkregeling of over een tegenvoorstel van de werkgever.

Ze kunnen ook een andere regeling overeenkomen, eventueel na een aanvankelijke weigering door de werkgever.

Er is geen termijn waarbinnen de alternatieve flexibele werkregeling van start moet gaan. Op deze manier wil men vermijden dat de beschermende bepalingen van deze wet (bijvoorbeeld de ontslagbescherming) worden omzeild doordat de werkgever in eerste instantie een aanvraag weigert om vervolgens in een latere fase toch een akkoord te bereiken over een aangepaste werkregeling. Ook in dat geval zijn de beschermende bepalingen van de wet van toepassing.

7. Einde van de flexibele werkregeling

Een flexibele regeling loopt af na de duurtijd ervan of als partijen in onderling overleg beslissen om ze te beëindigen.

Voortijdig einde op verzoek van de werknemer

De werknemer kan vragen om de flexibele werkregeling voortijdig stop te zetten.

De werknemer moet dan 10 werkdagen voor het gewenste einde melden dat die het oorspronkelijk werkpatroon wilt hervatten.

De werknemer moet de aanvraag schriftelijk doen. De wet bepaalt niet in welke vorm dit moet gebeuren. Dit kan dus ook via brief met de gewone post. Gelet op eventuele bewijsproblemen, doet de werknemer er goed aan om dit toch via aangetekende zending of afgifte van een geschrift met ontvangstbevestiging te doen. Ook een e-mail met ontvangstbevestiging kan volstaan.

Antwoord werkgever

De werkgever geeft binnen de 5 werkdagen schriftelijk gevolg aan de aanvraag van de werknemer. De werkgever houdt bij de beslissing rekening met de eigen behoeften en die van de werknemer. De werkgever kan instemmen met het verzoek of het weigeren.

De wet bepaalt niet in welke vorm dit moet gebeuren. Dit kan dus ook via brief met de gewone post.

Gelet op eventuele bewijsproblemen, doet de werkgever er goed aan om dit toch via aangetekende zending of afgifte van een geschrift met ontvangstbevestiging te doen. Ook een e-mail met ontvangstbevestiging kan volstaan.

Hervatting oorspronkelijk werkpatroon

De werknemer heeft het recht om na afloop van de flexibele werkregeling het oorspronkelijk werkpatroon te hervatten.

8. Ontslag tijdens de flexibele werkregeling

8.1. Berekening opzeggingsvergoeding

De wet voorziet een specifieke berekening van de opzeggingsvergoeding als de werknemer zijn arbeidsprestaties vermindert in kader van deze flexibele werkregeling.
Let wel, dit geldt alleen als de verminderde arbeidsprestaties voor bepaalde duur zijn overeengekomen.

In dat geval moet de werkgever de opzeggingsvergoeding berekenen met het loon dat de werknemer zou verdienen zonder rekening te houden met de verminderde arbeidsprestaties.

Bij de verbreking van de arbeidsovereenkomst in deze periode, moet de werkgever dus rekening houden met een opzeggingsvergoeding alsof de flexibele werkregeling niet loopt.

8.2. Bescherming tegen ontslag

Periode

De wet beschermt de werknemer die een flexibele werkregeling aanvraagt tegen ontslag.
Deze bescherming gaat in op de dag van de aanvraag en loopt tot een maand na het einde van de flexibele werkregeling.

Wanneer de werknemer uiteindelijk toch niet start in een aangepaste werkregeling, dan loopt de bescherming van de dag van de aanvraag tot een maand na de aangevraagde begindatum.

Bewijslast bij de werkgever

De ontslagbescherming houdt in dat de werkgever bij ontslag in deze periode zal moeten bewijzen dat de ontslagreden losstaat van de flexibele werkregeling.
De werknemer kan deze redenen opvragen bij de werkgever, die schriftelijk moet reageren.

De werkgever riskeert een forfaitaire schadevergoeding van 6 maanden brutoloon als hij dit bewijs niet kan leveren, of nalaat te reageren.

Uitbreiding bescherming na afloop van de beschermingsperiode

Volgende handelingen worden, na afloop van de beschermingsperiode, beschouwd als een ontslag door de werkgever tijdens de periode van bescherming:

• handelingen die ertoe strekken eenzijdig een einde te maken aan de arbeidsovereenkomst en
• waarvoor tijdens deze periode enige voorbereiding werd getroffen. Het nemen van de ontslagbeslissing valt in elk geval onder deze noemer. 

9. Inwerkingtreding

De nieuwe bepalingen treden in werking op 10 november 2022.