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À partir du 1er septembre 2017, les montants et les conditions du défraiement forfaitaire ou de l'indemnité repas accordé(e) aux fonctionnaires fédéraux dans le cadre des déplacements de service intérieurs changent fondamentalement.
Moyennant le respect des conditions, ce montant a également été accepté par le fisc en tant que norme pour le secteur privé en matière d'indemnisation forfaitaire et exonérée des frais de repas consentis dans le cadre d'un déplacement de service en Belgique. La modification entraîne la disparition de la base juridique existante sur laquelle reposent les montants et conditions actuels, eux aussi acceptés dans le secteur privé.
Il est clair que le nouveau montant — dans la plupart des cas inférieur — pourra également être utilisé dans le secteur privé en tant que norme sérieuse pour l'indemnisation forfaitaire et exonérée de ces frais de repas.
À ce stade, on ignore cependant encore si les nouvelles conditions, plus strictes, s'appliqueront elles aussi au secteur privé. La question a été soumise à l'administration fiscale par le truchement de l'Union des Secrétariats sociaux. Nous vous tiendrons au courant dès que nous disposerons de plus d’informations.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Le nouveau montant peut désormais être utilisé également dans le secteur privé en tant que norme sérieuse. À ce stade, on ignore encore si les nouvelles conditions d'octroi s'appliqueront elles aussi au secteur privé. Nous espérons que le fisc fera rapidement la clarté sur ce point.
Contexte
Le travailleur qui effectue un déplacement de service pour le compte de son employeur expose des frais de repas et de boissons pendant son voyage. Ces coûts peuvent être indemnisés par l'employeur sur une base forfaitaire.
Les forfaits exonérés se basent sur les forfaits accordés aux fonctionnaires. Ces forfaits servent aussi de norme pour le secteur privé.
Si l’employeur respecte ces montants et conditions, ces indemnités seront considérées comme des frais propres à l’employeur et constituent un avantage non imposable pour le travailleur et un poste déductible pour l'employeur.
Si les indemnités de séjour forfaitaires excèdent les montants maximums ou si les déplacements de service ne satisfont pas à la condition de la durée minimale, il s'agit en principe de rémunérations imposables.
L'octroi d'une indemnité de séjour non imposable supérieure reste possible si l'employeur apporte la double preuve :
- que l'indemnité est destinée à couvrir les frais qui lui sont propres,
- que l’indemnité est réellement consacrée à de tels frais.
Attention ! Si le travailleur perçoit une indemnité forfaitaire, l'employeur ne peut plus rembourser ces mêmes frais sur la base des justificatifs réels.
Sommaire
1. Réglementation jusqu'au 31 août 2017
Les forfaits maximums suivants s'appliquent :
| Déplacement par jour calendrier | Supplément pour la nuitée | |||
| De plus de 5 heures à moins de 8 heures | De 8 heures et plus (2 (*) | Logement aux frais du membre du personnel(**) | Logement gratuit(***) | |
| Montant indexé (à partir du 1.7.2017) | 3,98 EUR | 19,99 EUR | 45,54 EUR | 23,97 EUR |
(*) Ce montant maximum vaut également pour les déplacements d'une durée minimale (ininterrompue) de 5 heures englobant l'heure du déjeuner, autrement dit incluant intégralement la période comprise entre midi et 14 h. (**) Indemnité pour le repas du soir, le logement et le petit-déjeuner. (***) Si vous logez chez des membres de la famille, des connaissances, des collègues, etc. et qu'aucun paiement n'est demandé. | ||||
2. Nouvelle réglementation à partir du 1er septembre 2017
L'A.R. actuel du 24 décembre 1964 fixant les indemnités pour frais de séjour des membres du personnel des services publics fédéraux est abrogé et remplacé.
Le montant et les conditions d'octroi changent fondamentalement.
2.1 Indemnité repas ou indemnité journalière
L'indemnité journalière pour frais de séjour s'élève à 16,73 EUR (10 EUR non indexés) pour un déplacement de minimum 6 heures.
Une nouvelle condition est introduite en ce qui concerne la distance : la distance doit être de plus de 25 kilomètres en dehors de l'agglomération de la résidence administrative.
De plus, l'employeur ou un tiers ne peut pas prendre les frais de repas en charge d'une autre manière, ni accorder un avantage de la même nature (par exemple l'utilisation du restaurant d'entreprise).
2.2 Hébergement
Une indemnité complémentaire pour frais de séjour est également prévue si le membre du personnel doit loger en dehors de son domicile dans le cadre de l'exercice de sa fonction et que ce séjour lui occasionne des frais. La condition est toutefois que la distance soit de plus de 75 kilomètres en dehors de l'agglomération de la résidence administrative.
Le montant de l’indemnité est de 125,51 EUR par nuit (75 EUR non indexés).
Cette indemnité ne pourra donc pas être accordée si le membre du personnel dispose d'un logement gratuit ou d'un logement dont les frais sont supportés par l'employeur.
Commentaire
À ce stade, on ignore cependant encore dans quelle mesure les nouvelles conditions, plus strictes, s'appliqueront elles aussi au secteur privé. La question a été soumise à l'administration fiscale par le truchement de l'Union des Secrétariats sociaux. Nous vous tiendrons au courant dès que nous disposerons de plus d’informations.
