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Le 1er janvier 2018, les règles d'évaluation forfaitaire pour la mise à disposition gratuite à des fins privées d'un GSM/smartphone, d'un abonnement téléphonique, d'un abonnement Internet, d'un ordinateur portable/PC ou d'une tablette ont été modifiées.
Dans une circulaire, le fisc fournit davantage d'informations au sujet :
- du régime de facturation fractionnée (« split bill ») dans lequel l'usage privé est facturé séparément et directement par le fournisseur à l'employé ;
- de la contribution personnelle qui peut être déduite de l'avantage de toute nature ;
- du régime au prorata lorsque la mise à disposition ne concerne qu'une partie de la période imposable ;
- des abonnements téléphoniques avec plusieurs cartes SIM ;
- de l'usage privé occasionnel.
Les interprétations contenues dans cette circulaire s'appliquent à compter du 1er janvier 2018.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Lorsqu'un travailleur paie directement au fournisseur les frais de consommation réels des communications et données privées, il n'est plus question, du point de vue fiscal, d'un avantage de toute nature pour la mise à disposition du GSM/smartphone.
La charge de la preuve de l'exactitude du plafond incombe à l'employeur.
La circulaire apporte des précisions quant à la mise à disposition pour une partie de la période imposable et quant à une contribution personnelle.
Et l’ONSS ?
On ignore encore si l'ONSS appliquera également une exonération (sociale) si le travailleur paie l'intégralité des frais liés à son usage personnel. Nous avons posé la question et nous espérons connaître la réponse avant les vacances d'été. Nous vous tiendrons bien entendu informés par le biais de ce bulletin d’information.
En attendant, par mesure de précaution, nous recommandons de ne pas appliquer l'exonération à ce stade.
Intro
Nombreux sont les employeurs qui mettent gratuitement un PC, un ordinateur portable, une tablette, un GSM, un smartphone ou une connexion internet à la disposition de leurs travailleurs.
Si le travailleur peut également utiliser ces appareils/connexions à des fins privées, cela donne lieu à un avantage salarial sur lequel des cotisations sociales et un précompte professionnel sont dus.
La valeur de cet avantage est fixée de manière forfaitaire. À partir du 1er janvier 2018, de nouveaux forfaits s'appliquent, qui sont désormais les mêmes pour l'ONSS et le fisc.
Récapitulatif :
| Forfait mensuel pour usage privé gratuit en cas de mise à disposition à compter du 1er janvier 2018 | |
| PC ou ordinateur portable | 6 EUR |
| Tablette | 3 EUR |
| GSM/smartphone (appareil) | 3 EUR |
| Abonnement de téléphone (fixe ou mobile) | 4 EUR |
| Connexion Internet (fixe ou mobile) | 5 EUR, unique même si plusieurs connexions |
Sommaire
1. Régime relatif à la facture fractionnée (« split bill »)
1.1. Contexte
Souvent, les travailleurs doivent payer eux-mêmes les frais liés à leurs appels privés et à l'utilisation privée des données mobiles. On parle alors de « split bill ». L'employeur met à disposition un crédit d'appel donné et un certain nombre de gigaoctets correspondant à une estimation moyenne réaliste de l'usage professionnel. Le fournisseur facture directement au travailleur les frais qui excèdent cette consommation. Autre variante d'un régime split bill : un travailleur qui souhaite avoir une conversation privée doit d'abord entrer un certain numéro ou code avant de former le numéro de téléphone.
Il n'y a que pour l'appareil que nous retenons un avantage forfaitaire. Le ministre a cependant adopté un point de vue différent dans sa réponse à une question parlementaire. Comme l'usage privé n'est dans une telle situation plus à charge de l'employeur, le ministre estime qu'il ne faut plus retenir d'avantage imposable sur l'appareil.
Cette circulaire apporte des clarifications quant à cette position.
1.2. Conditions
Dans le cadre d'un régime split bill, un employeur ne doit pas facturer d'avantage de toute nature pour l'utilisation privée du téléphone mobile, à condition que :
- l'usage privé de l'appareil soit facturé séparément et directement par le fournisseur au salarié ; le remboursement à un employeur des frais d'utilisation privée (qu'il s'agisse ou non d'une retenue sur le salaire net du travailleur) ne correspond aucunement à un régime split bill ;
- le régime split bill s'applique à la fois à l'abonnement téléphonique et à l'abonnement Internet. Si le régime split bill ne concerne qu'un seul des deux abonnements mis à disposition, l'exemption ne s'applique plus ;
- le régime split bill ait été établi conformément à des normes et critères sérieux et qu'il reflète donc la réalité.
Cette tolérance est strictement limitée aux téléphones mobiles mis à disposition dans le cadre d'un régime split bill et ne peut être étendue à d'autres appareils (PC, ordinateur portable, tablette, etc.).
1.3 Exemples
1.3.1 Exemple 1 : split bill établi selon des normes sérieuses
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. Pour l'abonnement téléphonique et l'abonnement à Internet, il fixe des valeurs limites au-delà desquelles toute utilisation est considérée comme privée.
La limite est de 10 EUR par mois pour l'abonnement téléphonique et de 1,5 gigaoctet par mois pour l'abonnement à l'Internet mobile. Ces limites ont été fixées conformément à des normes et critères sérieux et reflètent donc la réalité. L'usage privé de l'appareil est facturé séparément et directement par le fournisseur au travailleur.
Ce type de régime correspond à un régime split bill. Les frais liés à l'usage privé de l'abonnement téléphonique et de l'abonnement à Internet sont facturés séparément et directement par le fournisseur au travailleur.
Étant donné qu'il s'agit d'un régime de facturation fractionnée, il n'est pas nécessaire de comptabiliser d'avantage de toute nature pour l'utilisation privée du téléphone mobile
1.3.2 Exemple 2 : split bill sur la base d'un code pour l'usage privé
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique. Pour l'abonnement téléphonique, l'employeur applique le régime suivant : un travailleur qui souhaite avoir une conversation téléphonique privée doit d'abord entrer un certain numéro avant de former le numéro de téléphone. De cette manière, les conversations professionnelles sont séparées des conversations privées. L'usage privé de l'appareil est facturé séparément et directement par le fournisseur au travailleur.
Ce type de régime correspond à un régime split bill. Étant donné qu'il s'agit d'un régime de facturation fractionnée, il n'est pas nécessaire de comptabiliser d'avantage de toute nature pour l'utilisation privée du téléphone mobile.
1.3.3 Exemple 3 : split bill exclusivement pour le téléphone, par pour l'Internet mobile.
Il s'agit du même cas que dans l'exemple 2, mais l'employeur met également à la disposition du travailleur un abonnement à l'Internet mobile qu'il peut utiliser à des fins personnelles.
Le régime split bill n'est pas appliqué pour l'abonnement Internet.
Dans ce cas, un abonnement Internet est bel et bien mis à disposition du travailleur à des fins personnelles et un avantage de toute nature doit donc être comptabilisé (60 EUR par an).
En outre, un avantage de toute nature imposé sera accordé au travailleur pour l'utilisation personnelle du téléphone portable (36 EUR par an). Les nouvelles dispositions ne s'appliquent que dans le cadre d'un régime split bill complet, c'est-à-dire pour l'abonnement téléphonique et pour l'abonnement Internet.
1.3.4 Exemple 4 : double SIM
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile double SIM avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. L'abonnement téléphonique et l'abonnement Internet ne peuvent pas être utilisés à des fins privées.
Double SIM est un système qui permet de placer deux cartes SIM dans un téléphone portable. De cette façon, le travailleur peut insérer une carte SIM personnelle en plus de la carte SIM de son employeur. Il utilise la carte SIM, l'abonnement téléphonique et l'abonnement Internet de son employeur exclusivement à des fins professionnelles, et utilise sa carte SIM, son abonnement téléphonique et son abonnement Internet personnel à des fins privées.
Bien que cet arrangement ne constitue pas un véritable régime de facturation fractionnée (il s'agit de deux abonnements distincts et non d'un abonnement à usage privé et professionnel), il peut être assimilé à un système de facturation fractionnée. L'utilisation privée du travailleur lui est facturée séparément et directement par l'intermédiaire d'une deuxième carte SIM personnelle.
Étant donné que cet arrangement est assimilé au régime split bill, il n'est pas nécessaire de comptabiliser d'avantage de toute nature pour l'utilisation privée du téléphone mobile.
1.3.5 Exemple 5 : facturation intégrale au travailleur
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. Pour l'abonnement téléphonique et l'abonnement à Internet, il fixe des valeurs limites au-delà desquelles toute utilisation est considérée comme privée.
La limite est de 10 EUR par mois pour l'abonnement de téléphone mobile et de 1,5 gigaoctet par mois pour l'abonnement à l'Internet mobile. Ces limites ont été fixées conformément à des normes et critères sérieux et reflètent donc la réalité. Les frais liés à l'usage professionnel et à l'usage privé des abonnements sont facturés ensemble, directement à l'employeur. Ensuite, l'employeur déduit les frais liés à l'usage privé du téléphone du salaire net du travailleur.
Ce type de régime ne correspond pas à un régime split bill. Les frais liés à l'usage professionnel et à l'usage privé des abonnements sont facturés ensemble par le fournisseur, directement à l'employeur.
Dans ce cas, un téléphone portable avec abonnement téléphonique et abonnement Internet est mis à disposition du travailleur à des fins personnelles. À ce titre, un avantage de toute nature doit être comptabilisé (144 EUR par an : 36 EUR pour le téléphone mobile, 48 EUR pour l'abonnement téléphonique et 60 EUR pour l'abonnement Internet).
Les frais d'utilisation privée que l'employeur déduit du salaire net du travailleur constituent une contribution personnelle qui peut être déduite de l'avantage de toute nature à imputer.
1.3.6 Exemple 6 : normes et critères sérieux
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. Pour l'abonnement téléphonique et l'abonnement à Internet, il fixe des valeurs limites au-delà desquelles toute utilisation est considérée comme privée. La limite est de 40 EUR par mois pour l'abonnement téléphonique et de 4 gigaoctets par mois pour l'abonnement à l'Internet mobile.
Contrairement à l'utilisation privée réelle du travailleur, peu ou pas de frais liés à l'utilisation privée ne lui sont facturés séparément et directement par le fournisseur. Après enquête, il s'avère que l'employeur n'est pas en mesure d'apporter suffisamment de preuves que ces montants limites ont été fixés conformément à des normes et critères sérieux.
Dans ce cas, un avantage de toute nature devra tout de même être comptabilisé pour l'usage personnel du téléphone mobile, de l'abonnement téléphonique et de l'abonnement Internet. Les frais liés à l'utilisation personnelle facturés directement au travailleur par le fournisseur dans le cadre d'un régime split bill constituent une contribution personnelle qui peut être déduite de l'avantage de toute nature à imputer.
2. Contribution personnelle
La contribution personnelle du travailleur peut être déduite de l'avantage de toute nature forfaitaire. La contribution personnelle peut exclusivement être déduite de l'avantage spécifique relatif à la contribution personnelle.
Si l'employeur demande une intervention globale unique pour le téléphone mobile avec abonnement téléphonique et l'abonnement Internet mis à disposition du travailleur, le montant de cette contribution globale unique peut être déduit de l'avantage de toute nature total pour la mise à disposition d'un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et l'abonnement Internet (à savoir 144 EUR).
2.1 Exemple 7 : contribution personnelle pour l'abonnement et non pour l'appareil
L’employeur met à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. L'employeur demande à son travailleur une intervention mensuelle de 14 EUR pour l'utilisation personnelle de l'abonnement téléphonique et de l'abonnement Internet.
Le montant forfaitaire pour un avantage de toute nature pour l'utilisation personnelle d'un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet mis à disposition, s'élève à 144 EUR (= 36 EUR pour le téléphone mobile, 48 EUR pour l'abonnement téléphonique et 60 EUR pour l'abonnement Internet).
La contribution personnelle de 168 EUR (14 EUR x 12 mois) peut être déduite du montant forfaitaire de l'avantage de toute nature pour un abonnement téléphonique et un abonnement Internet (108 EUR). Toutefois, le solde de 60 EUR (108 EUR - 168 EUR) ne peut pas être déduit du montant de l'avantage de toute nature pour un téléphone mobile. ll s'agit d'une contribution personnelle à l'abonnement téléphonique et à l'abonnement Internet mis à disposition et non d'une contribution personnelle au téléphone mobile mis à disposition.
L'employeur ne demande aucune intervention pour le téléphone mobile fourni. Le travailleur se verra attribuer un avantage de toute nature imposable de 36 EUR pour le téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet mis à disposition.
2.2 Exemple 8 : contribution personnelle pour l'appareil et non pour l'abonnement
Un employeur souhaite mettre à disposition du travailleur un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet. Le travailleur peut choisir un appareil, mais le budget est limité à 300 EUR.
Si le travailleur choisit un appareil plus coûteux, par exemple un appareil de 800 EUR, il doit supporter lui-même la différence de 500 EUR. Cela se fait par le biais d'un paiement unique à l'employeur. L'appareil est la propriété de l'employeur, le travailleur ne devient pas propriétaire.
Le montant forfaitaire pour un avantage de toute nature pour l'utilisation personnelle d'un téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet mis à disposition, s'élève à 144 EUR (= 36 EUR pour le téléphone mobile, 48 EUR pour l'abonnement téléphonique et 60 EUR pour l'abonnement Internet).
La contribution personnelle unique de 500 EUR peut être déduite de l'avantage de toute nature forfaitaire de 36 EUR pour le téléphone portable. Toutefois, le solde de 464 EUR (36 EUR - 500 EUR) ne peut pas être déduit du montant de l'avantage de toute nature pour un abonnement téléphonique et un abonnement Internet. Il s'agit d'une contribution personnelle unique au téléphone mobile mis à disposition et non d'une contribution personnelle à l'abonnement téléphonique et à l'abonnement Internet mis à disposition.
Conformément au principe d'annualité, la contribution personnelle unique ne peut pas être étalée sur plusieurs années, mais elle doit être déduite l'année du paiement.
Le travailleur se verra accorder un avantage de toute nature imposable de 108 EUR pour le téléphone mobile avec abonnement téléphonique et abonnement Internet mis à disposition.
2. Mise à disposition durant une partie de la période imposable
Si la mise à disposition de l'appareil et des abonnements ne concerne qu'une partie de la période imposable, le montant de l'avantage de toute nature imposable doit être déterminé sur la base du nombre de jours durant lesquels le travailleur en a profité (pro rata temporis).
Pour le calcul du nombre de jours calendriers, il convient de prendre en compte le premier jour de la mise à disposition de l'appareil et des abonnements, mais pas le dernier jour où la mise à disposition prend fin.
3. Un seul abonnement téléphonique avec plusieurs cartes SIM
Le montant de l'avantage de toute nature pour l'usage personnel d'un abonnement téléphonique mis gratuitement à disposition d'un travailleur est fixé à un forfait de 48 EUR par an.
Le concept d'abonnement téléphonique signifie que chaque numéro de téléphone a son propre abonnement téléphonique. Lorsqu'un abonnement de téléphonie mobile avec plusieurs cartes SIM ayant chacune son propre numéro de téléphone est mis à disposition d'un travailleur, un forfait de 48 EUR par an est imputé pour chaque carte SIM.
4. Utilisation occasionnelle
Aucun avantage de toute nature ne doit être imputé lorsqu'un PC, une tablette, une connexion Internet, un téléphone mobile ou abonnement de téléphone fixe ou mobile est utilisé occasionnellement à des fins privées dans les locaux professionnels de l'employeur.
Les autorités fiscales adaptent cette position. Aucun avantage en nature ne doit être imputé si les appareils informatiques susmentionnés sont utilisés occasionnellement à des fins privées exclusivement pendant le temps de travail du travailleur. Il est ainsi tenu compte de l'évolution des conditions de travail, comme le télétravail.
5. Quelle est la position de l'ONSS ?
On ignore encore si l'ONSS est du même avis. Espérons que l'ONSS adoptera le même point de vue dans le cadre de l'harmonisation des notions sociale et fiscale de rémunération.
Nous soumettons la question à l'ONSS et, bien entendu, nous vous tiendrons au courant par le biais de ce bulletin d'information.
