ella
Op 1 januari 2018 wijzigden de forfaitaire waarderingsregels bij gratis terbeschikkingstelling voor persoonlijk gebruik van gsm/smartphone, telefoon- of internetabonnement, laptop/PC en tablet.
In een circulaire verschaft de fiscus meer informatie over :
- de split bill regeling waarbij het privégebruik afzonderlijk en rechtstreeks door de provider gefactureerd wordt aan werknemer;
- de eigen bijdrage die in mindering mag gebracht worden van het voordeel alle aard;
- de pro rata regeling wanneer de terbeschikkingstelling slechts betrekking heeft op een gedeelte van het belastbaar tijdperk;
- een telefoonabonnement met meerdere simkaarten;
- het occasioneel privégebruik.
De interpretaties vervat in deze circulaire gelden vanaf 1 januari 2018.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Wanneer een werknemer de reële verbruikskosten voor privé-communicatie en -data rechtstreeks betaalt aan de provider, is er fiscaal geen sprake meer van een voordeel van alle aard voor de terbeschikkingstelling van de gsm/smartphone (toestel).
De bewijslast voor de juistheid van het grensbedrag ligt bij de werkgever.
De circulaire schept verder duidelijkheid bij ter beschikkingstelling gedurende een gedeelte van het belastbaar tijdperk en bij een eigen bijdrage.
En de RSZ?
Of de RSZ ook een (sociale) vrijstelling voor het toestel hanteert wanneer de werknemer het privégebruik volledig zelf betaalt, is voorlopig nog onduidelijk. We legden de vraag voor en hopen u nog voor de zomervakantie te kunnen antwoorden. We houden u uiteraard op de hoogte via deze nieuwsbrief.
In afwachting raden we voorzichtigheidshalve aan de vrijstelling nog niet toe te passen.
Intro
Heel wat werkgevers stellen gratis een PC of laptop, een tablet, een GSM of smartphone of internet ter beschikking van hun werknemers.
Wanneer de werknemer deze apparaten/aansluitingen ook privé mag gebruiken, ontstaat er een loonvoordeel waarop socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn.
De waarde van deze voordelen wordt forfaitair bepaald. Vanaf 1 januari 2018 gelden nieuwe forfaits, die voortaan ook gelijk zijn voor RSZ en fiscus.
Een overzicht:
| Maandelijks forfait voor gratis privégebruik bij terbeschikkingstelling vanaf 1 januari 2018 | |
| PC of laptop | 6 EUR |
| Tablet | 3 EUR |
| GSM / smartphone (toestel) | 3 EUR |
| Telefoonabonnement (vast of mobiel) | 4 EUR |
| Internetaansluiting (vast of mobiel) | 5 EUR, eenmalig ook indien meerdere verbindingen |
Juridische inhoud
1. Split bill-regeling
1.1. Situering
Vaak moeten werknemers de kosten voor hun privégesprekken en privégebruik van mobiele data zelf ophoesten. We spreken dan van een zogenaamde split bill. De werkgever stelt een bepaalde belwaarde en een aantal gigabyte ter beschikking die een realistische gemiddelde inschatting zijn van het professioneel gebruik. Bij meerverbruik factureert de provider de bijhorende kosten rechtstreeks aan de werknemer. Een andere variant van een split bill regeling bestaat er in dat de werknemer die een privégesprek wil voeren, eerst een bepaald cijfer of code moet intoetsen vooraleer hij het telefoonnummer vormt.
Enkel voor het toestel zouden we een forfaitair voordeel weerhouden. De minister nam in parlementaire antwoord een ander standpunt in. Omdat het privégebruik in zo'n situatie niet meer ten laste is van de werkgever, stelt de minister dat er ook voor het toestel zelf geen belastbaar voordeel moet weerhouden worden.
Deze circulaire licht dit standpunt verder toe.
1.2. Voorwaarden
Een werkgever moet geen voordeel alle aard aanrekenen voor het privégebruik van het mobiel toestel bij het gebruik van een split bill-regeling op voorwaarde dat :
- het privégebruik ervan afzonderlijk en rechtstreeks door de provider wordt gefactureerd aan de werknemer; de terugbetaling van de kosten van het privégebruik aan een werkgever (al dan niet via een inhouding op zijn nettoloon) maken geen split bill-regeling uit;
- de split bill-regeling zowel van toepassing is op het telefoon- én internetabonnement. Als de split bill-regeling slechts op één van beide ter beschikking gestelde abonnementen betrekking heeft, geldt het standpunt niet meer;
- de split bill-regeling is vastgesteld overeenkomstig ernstige normen en criteria en stemt derhalve overeen met de werkelijkheid.
Deze tolerantie is strikt beperkt tot de mobiele telefoontoestellen in geval van een split bill-regeling en kan niet worden uitgebreid naar andere toestellen (PC, laptop, tablet,…)
1.3 Voorbeelden
1.3.1 Voorbeeld 1 : split bill overeenkomstig ernstige normen
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met een mobiel telefoon- en internetabonnement ter beschikking. Voor het mobiel telefoon- en internetabonnement stelt hij grensbedragen in waarboven elk gebruik geacht wordt privégebruik te zijn.
Voor het mobiel telefoonabonnement bedraagt het grensbedrag 10 EUR per maand, en voor het mobiel internetabonnement 1,5 gigabyte per maand. Deze grensbedragen zijn vastgesteld overeenkomstig ernstige normen en criteria en stemmen derhalve overeen met de werkelijkheid. Het privégebruik wordt door de provider afzonderlijk en rechtstreeks gefactureerd aan de werknemer.
Dergelijke regeling maakt een split bill-regeling uit. Het privégebruik van het mobiele telefoon- en internetabonnement wordt afzonderlijk en rechtstreeks gefactureerd aan de werknemer.
Voor het persoonlijk gebruik van het mobiele telefoontoestel moet er, gelet op het feit dat het om een split bill-regeling gaat, geen voordeel van alle aard worden belast.
1.3.2 Voorbeeld 2 : split bill op basis van code voor privégebruik
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met een mobiel telefoonabonnement ter beschikking. Voor het mobiel telefoonabonnement hanteert de werkgever de volgende regeling: wie een privégesprek wil voeren, moet eerst een bepaald cijfer intoetsen vooraleer hij het telefoonnummer intoetst. Op die manier worden de beroepsmatige gesprekken van de privégespreken onderscheiden. Het privégebruik wordt door de provider afzonderlijk en rechtstreeks gefactureerd aan de werknemer.
Dergelijke regeling maakt een split bill-regeling uit. Voor het persoonlijk gebruik van de mobiele telefoon moet er, gelet op het feit dat het om een split bill-regeling gaat, geen voordeel van alle aard worden belast.
1.3.3 Voorbeeld 3 : split bill enkel voor telefoon, niet voor data
Hetzelfde geval als voorbeeld 2, maar de werkgever stelt ook een mobiel internetabonnement ter beschikking aan de werknemer dat hij voor persoonlijke doeleinden mag gebruiken.
Voor het mobiel internetabonnement wordt geen split bill-regeling gehanteerd.
In dat geval is er dus wel een terbeschikkingstelling van een mobiel internetabonnement voor persoonlijke doeleinden en moet er bijgevolg een voordeel van alle aard worden belast (60 EUR per jaar).
Daarnaast moet bij de werknemer ook een voordeel van alle aard worden belast voor het persoonlijk gebruik van het mobiele telefoontoestel (36 EUR per jaar). Het nieuwe standpunt geldt enkel wanneer er een volledige split bill-regeling is, dus zowel voor het telefoon- als het internetabonnement.
1.3.4 Voorbeeld 4 : dual sim
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met dual sim ter beschikking evenals een mobiel telefoon- en internetabonnement. Het mobiel telefoon- en internetabonnement mag niet voor persoonlijke doeleinden worden gebruikt.
Een dual sim is een systeem waarbij men twee simkaarten in een mobiele telefoon kan plaatsen. Zo kan de werknemer naast de simkaart van zijn werkgever ook een persoonlijke simkaart in het toestel plaatsen. De simkaart van zijn werkgever en het daaraan verbonden telefoon- en internetabonnement gebruikt hij uitsluitend voor beroepsdoeleinden, en zijn persoonlijke simkaart met het daaraan verbonden telefoon- en internetabonnement gebruikt hij voor privédoeleinden.
Alhoewel deze regeling geen echte split bill-regeling uitmaakt (het gaat hier immers om twee afzonderlijke abonnementen en niet om een abonnement dat wordt opgesplitst in privé- en beroepsgebruik) mag deze regeling toch worden gelijkgesteld met een split bill-regeling. Het privégebruik van de werknemer wordt immers via een persoonlijke, tweede simkaart afzonderlijk en rechtstreeks aan hem gefactureerd.
Voor het persoonlijk gebruik van de mobiele telefoon moet er, gelet op het feit dat deze regeling gelijkgesteld wordt met een split bill-regeling, geen voordeel van alle aard worden belast.
1.3.5 Voorbeeld 5 : volledige facturatie aan werknemer
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met een mobiel telefoon- en internetabonnement ter beschikking. Voor het mobiel telefoon- en internetabonnement stelt hij grensbedragen in waarboven elk gebruik geacht wordt privégebruik te zijn.
Voor het mobiel telefoonabonnement bedraagt het grensbedrag 10 euro per maand, en voor het mobiel internetabonnement 1,5 gigabyte per maand. Deze grensbedragen zijn vastgesteld overeenkomstig ernstige normen en criteria en stemmen derhalve overeen met de werkelijkheid. Zowel het beroeps- als privégebruik worden door de provider gezamenlijk en rechtstreeks gefactureerd aan de werkgever. De werkgever houdt de kosten van het privégebruik in op het nettoloon van de werknemer.
Dergelijke regeling maakt geen split bill-regeling uit. Zowel het beroeps- als privégebruik worden immers door de provider gezamenlijk en rechtstreeks gefactureerd aan de werkgever.
In dat geval is er dus een terbeschikkingstelling van een mobiele telefoon, met mobiel telefoon- en internetabonnement voor persoonlijke doeleinden, en moet er bijgevolg een voordeel van alle aard worden belast (144 EUR per jaar : 36 EUR voor de mobiele telefoon, 48 EUR voor het mobiel telefoonabonnement en 60 EUR voor het mobiel internetabonnement).
De kosten voor het privégebruik die de werkgever inhoudt op het nettoloon van de werknemer maken een eigen bijdrage uit die in mindering mag worden gebracht van het te belasten voordeel van alle aard.
1.3.6 Voorbeeld 6 : geen ernstige normen en criteria
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met een mobiel telefoon- en internetabonnement ter beschikking. Voor het mobiel telefoon- en internetabonnement stelt hij grensbedragen in waarboven elk gebruik geacht wordt privégebruik te zijn. Voor het mobiel telefoonabonnement bedraagt het grensbedrag 40 EUR per maand, en voor het mobiel internetabonnement 4 gigabyte per maand.
In tegenstelling tot het daadwerkelijke privégebruik van de werknemer blijkt er nauwelijks of geen privégebruik afzonderlijk en rechtstreeks door de provider te zijn gefactureerd aan de werknemer. Na onderzoek blijkt dat de werkgever ook niet afdoende kan aantonen dat deze grensbedragen zijn vastgesteld overeenkomstig ernstige normen en criteria.
In dat geval zal er alsnog een voordeel van alle aard moeten worden belast voor het persoonlijk gebruik van de mobiele telefoontoestel en het mobiel telefoon- en internetabonnement. De kosten voor het privégebruik die door de provider in het kader van de split bill-regeling afzonderlijk en rechtstreeks aan de werknemer werden gefactureerd, mogen als een eigen bijdrage in mindering worden gebracht van het te belasten voordeel van alle aard.
2. Eigen bijdrage
Het forfaitair voordeel van alle aard mag verminderd worden met de eigen bijdrage van de werknemer. De eigen bijdrage mag uitsluitend in mindering worden gebracht van het specifieke voordeel waarin de eigen bijdrage kadert.
Wanneer de werkgever evenwel een globale tussenkomst vraagt voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement, dan mag die globale eigen bijdrage in mindering worden gebracht van het totale voordeel van alle aard voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement (namelijk 144 EUR).
2.1 Voorbeeld 7 : eigen bijdrage voor abonnement, niet voor toestel
Een werkgever stelt een mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement ter beschikking. De werkgever vraagt aan zijn werknemer een maandelijkse tussenkomst van 14 EUR voor het persoonlijk gebruik van het mobiel telefoon- en internetabonnement.
Het forfaitair vastgestelde voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement bedraagt in beginsel 144 EUR (= 36 EUR voor de mobiele telefoon, 48 EUR voor het mobiel telefoonabonnement en 60 EUR voor het mobiel internetabonnement).
De eigen bijdrage van 168 EUR (14 EUR x 12 maanden) mag in mindering worden gebracht van het forfaitair vastgestelde voordeel van alle aard voor het mobiele telefoon- en internetabonnement van 108 EUR. Het saldo van 60 EUR (108 EUR – 168 EUR) mag echter niet in mindering worden gebracht van het voordeel van alle aard voor de mobiele telefoon. Het betreft een eigen bijdrage in het ter beschikking gestelde mobiele telefoon- en internetabonnement en niet om een eigen bijdrage in de ter beschikking gestelde mobiele telefoon.
Voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon vraagt de werkgever geen tussenkomst. De werknemer zal voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement belast worden op een voordeel van alle aard van 36 EUR.
2.2 Voorbeeld 8 : eigen bijdrage voor toestel, niet voor abonnement
Een werkgever wenst een mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement ter beschikking te stellen. De werknemer mag zelf een toestel kiezen, maar het budget voor het toestel is beperkt tot 300 EUR.
Wanneer de werknemer een duurder toestel kiest, bijvoorbeeld een toestel van 800 EUR, moet hij het verschil van 500 EUR zelf ten laste nemen. Dit gebeurt via een eenmalige betaling aan de werkgever. Het toestel blijft wel eigendom van de werkgever, de werknemer wordt geen eigenaar.
Het forfaitair vastgestelde voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement bedraagt in beginsel 144 EUR (= 36 EUR voor de mobiele telefoon, 48 EUR voor het mobiel telefoonabonnement en 60 EUR voor het mobiel internetabonnement).
De eenmalige eigen bijdrage van 500 EUR mag in mindering worden gebracht van het forfaitair vastgestelde voordeel van alle aard voor de mobiele telefoon van 36 EUR. Het saldo van 464 EUR (36 EUR – 500 EUR) mag niet in mindering worden gebracht van het voordeel van alle aard voor het mobiele telefoon- en internetabonnement. Het betreft een eenmalige eigen bijdrage in de ter beschikking gestelde mobiele telefoon en niet om een eigen bijdrage in het ter beschikking gestelde mobiel telefoon- of internetabonnement.
Gelet op het eenjarigheidsbeginsel mag de eenmalige eigen bijdrage niet over verschillende jaren worden gespreid, maar moet die bijdrage in het jaar van betaling in mindering worden gebracht.
De werknemer zal voor de ter beschikking gestelde mobiele telefoon met mobiel telefoon- en internetabonnement belast worden op een voordeel van alle aard van 108 EUR.
2. Terbeschikkingstelling gedurende slechts een gedeelte van het belastbare tijdperk
Indien de terbeschikkingstelling slechts betrekking heeft op een gedeelte van het belastbare tijdperk moet het bedrag van het belastbare voordeel van alle aard in functie van het aantal dagen van de terbeschikkingstelling worden vastgesteld (pro rata temporis).
Voor de berekening van het aantal kalenderdagen moet rekening worden gehouden met de eerste dag van de terbeschikkingstelling, maar niet met de laatste dag waarop die terbeschikkingstelling eindigt.
3. Eén telefoonabonnement met verschillende simkaarten
Het voordeel van alle aard voor het persoonlijk gebruik van een kosteloos ter beschikking gesteld mobiel telefoonabonnement wordt forfaitair vastgesteld op 48 EUR per jaar.
De notie telefoonabonnement houdt in dat met elk telefoonnummer een eigen afzonderlijk telefoonabonnement overeenstemt. Wanneer een mobiel telefoonabonnement ter beschikking wordt gesteld met meerdere simkaarten met elk hun eigen telefoonnummer moet er voor elke simkaart een forfait van 48 EUR per jaar worden belast.
4. Occasioneel gebruik
Er moet geen voordeel alle aard aangerekend worden wanneer een PC, tablet, internetaansluiting, mobiele telefoon of vast of mobiel telefoonabonnement occasioneel in de beroepslokalen van de werkgever voor privédoeleinden wordt gebruikt.
De fiscus past dit standpunt aan. Er moet geen voordeel alle aard aangerekend worden wanneer voormelde IT devices occasioneel uitsluitend tijdens de arbeidstijd van de werknemer voor privédoeleinden wordt gebruikt. Op deze wijze houdt men rekening met de gewijzigde werkomstandigheden zoals telewerk.
5. RSZ standpunt ?
Of de RSZ eenzelfde mening is toegedaan, is nog steeds onduidelijk. Hopelijk neemt de RSZ in het kader van de harmonisering van het sociaal en fiscaal loonbegrip dezelfde standpunten in.
We leggen de vraag voor aan de RSZ en houden u uiteraard op de hoogte via deze nieuwsbrief.
