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Comme de nombreux travailleurs pratiquent aujourd'hui le télétravail, les entreprises éprouvent des difficultés à signer toutes sortes de documents, tels que (les annexes à) un contrat de travail, les politiques ou même les CCT.
Nous expliquons ici les solutions et alternatives disponibles si les parties ne peuvent pas se réunir physiquement pour signer le document.
La signature électronique est une alternative évidente.
Cependant, un employeur et un travailleur ne peuvent valablement conclure un contrat de travail numérique qu'avec une signature électronique qualifiée (QES).
Les signatures électroniques alternatives, telles que la signature électronique normale ou avancée, ont souvent aussi leur utilité.
Toutefois, elles ne peuvent pas être utilisées lorsque le contrat de travail doit être conclu par écrit. Pensez par exemple au contrat de travail à temps partiel ou au contrat de travail à durée déterminée. Dans ces cas, la QES est impérative pour conclure le contrat au format numérique.
Dans certains cas extrêmes, l'échange et la signature de contrats de travail devront se faire par courrier.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Les employeurs qui ne peuvent actuellement pas avoir de contact physique avec leurs travailleurs peuvent utiliser une signature numérique pour signer des contrats.
Afin d'éviter des conséquences indésirables, les employeurs doivent utiliser une signature électronique qualifiée, par exemple en utilisant l'e-ID, pour les contrats de travail qui doivent obligatoirement être conclus par écrit.
En cas de doute, n'hésitez pas à faire appel à nos consultants, qui pourront vous aider et vous conseiller en la matière. Vous pouvez les joindre via kmoconsultancy@sdworx.com ou legalconsulting@sdworx.com .
Qu'est-ce que cela signifie pour le secteur public?
Ces règles s’appliquent également aux membres du personnel contractuels employés dans le secteur public.
Sommaire
1. Signatures électroniques
Les signatures numériques ne sont plus une exception et sont souvent utilisées.
Dans un environnement RH, elles peuvent même avoir leur utilité.
1.1. Trois types
Il existe trois types de signatures électroniques :
- la signature électronique ordinaire (ES)
- la signature électronique avancée (AES)
- la signature électronique qualifiée (QES)
Les signatures diffèrent au niveau des garanties qu'elles offrent, mais toutes trois sont valables et parfaitement utilisables.
1.2. Différences
L'ES est facile à utiliser, mais aussi à falsifier.
Elle offre moins de certitude sur le fait que la personne concernée a vraiment apposé sa signature.
Il peut par exemple s'agir d'une signature scannée.
L'AES offre plus de garanties à cet égard, mais est plus difficile à utiliser.
Elle consiste par exemple à signer sur un écran tactile dans un environnement sécurisé (nom d'utilisateur + mot de passe, éventuellement en combinaison avec un code PIN (authentification à deux facteurs)).
La QES offre le plus haut niveau de sécurité.
Lorsqu'elle est utilisée, elle est automatiquement assimilée à la signature sur papier. Si cette signature a été utilisée pour signer un document numérique, la personne qui a signé ne peut pas nier qu'il s'agit de sa propre signature.
L'inconvénient est généralement la lourdeur de la procédure.
Elle consiste par exemple à signer via une e-ID avec un lecteur de cartes et un code PIN. Grâce à l'application Itsme, il est possible de créer une QES sur un smartphone. Mais il faut créer un profil en utilisant une e-ID ou une carte bancaire avec digipass.
2. Contrat de travail électronique
Si les parties souhaitent conclure un contrat de travail par voie numérique, elles doivent le signer avec une QES.
Ce n'est qu'à cette condition que le contrat de travail électronique sera assimilé au contrat de travail papier signé à la main. Ceci est défini par la loi.
Il existe sur le marché de nombreux produits permettant de signer des documents via l'e-ID ou Itsme. Il est également possible de signer un document Word ou PDF avec l'e-ID.
Les employeurs doivent s'adresser aux fournisseurs ou à un spécialiste IT pour examiner les possibilités.
3. Contrats de travail par écrit
3.1. Risque
Pour les contrats de travail qui doivent être conclus par écrit, un contrat de travail électronique valable (l'instrumentum) est important.
C'est notamment le cas du contrat de travail à temps partiel.
Il n'y a pas de contrat de travail électronique valable (et donc pas d'écrit valable) si les parties n'utilisent pas la QES pour signer.
L'utilisation d'une ES ou d'une AES n'est pas possible dans ces cas.
Sauf si l'on est prêt à prendre le risque qu'une partie (par exemple le travailleur ou l'inspection) conteste la validité du document. Avec toutes les conséquences que cela implique.
En effet, lorsqu'un document écrit est obligatoire, une sanction est souvent prévue en cas d'absence de celui-ci.
Si l'employeur et le travailleur n'ont pas la possibilité d'utiliser une QES et ne veulent pas courir le risque ci-dessus, ils doivent alors signer un contrat de travail sur papier. Qui peut alors être envoyé par la poste, si nécessaire.
3.2. Sanctions
Nous énumérons ci-dessous les documents RH les plus courants pour lesquels un document écrit est requis.
Pour les contrats de travail mentionnés, c'est généralement au plus tard au moment où le travailleur entre en fonction.
Vous trouverez également la sanction applicable en cas d'absence d'un document valable.
Le risque mentionné est donc présent si l'on conclut ces contrats par voie numérique sans utiliser de QES, mais plutôt une signature électronique scannée.
- contrat de travail à durée déterminée/pour un travail défini
=> risque : contrat de travail à durée indéterminée - contrat de travail à temps partiel
=> risque : le travailleur peut choisir le régime de travail à temps partiel et l'horaire de travail qui lui sont les plus favorables parmi ceux appliqués dans l'entreprise
=> risque ONSS : présomption de travail à temps plein
- contrat de remplacement
=> risque : contrat de travail à durée indéterminée - contrat d’occupation d’étudiants
=> risque : l'étudiant peut mettre fin à son contrat à tout moment sans préavis
=> risque : contrat de travail à durée indéterminée
- contrat d'occupation de travailleurs à domicile
=> risque : le travailleur à domicile peut mettre fin à son contrat à tout moment sans préavis
- contrat de travail pour l’exécution d’un travail temporaire
=> risque : contrat de travail à durée indéterminée
- contrat de travail à durée déterminée pour les sportifs rémunérés
=> risque : contrat de travail à durée indéterminée pour les sportifs rémunérés - clause de non-concurrence
=> risque : clause nulle
- clause d’écolage
=> risque : clause nulle
4. Contrat de travail à durée indéterminée
S'il n'y a pas d'obligation de conclure un accord par écrit, cela peut également se faire oralement.
Ce principe s'applique au contrat de travail à durée indéterminée. Un document écrit n'est pas obligatoire. En cas d'urgence, on peut opter pour une copie numérique en utilisant une ES ou une AES.
S'il n'y a pas de contrat de travail électronique écrit valable (en raison de l'absence de QES), il peut quand même y avoir un contrat de travail valable. Il s'agit alors d'un contrat oral.
Il peut alors être difficile de prouver les conditions de travail. Le document électronique contenant ces conditions n'est en effet pas un document valable (avec une valeur probante plus élevée).
Toutefois, il peut servir de début de preuve écrite concernant les conditions de travail, éventuellement complété par des témoignages ou des présomptions.
5. Autres documents
Les documents pour lesquels il n'est pas obligatoire d'utiliser une QES peuvent également être signés avec par une ES ou une AES.
Ces signatures sont également utilisables et valables dans les relations juridiques. Cela s'applique en particulier si la personne qui a signé ne conteste pas qu'il s'agit de sa signature.
Le revers de la médaille est qu'une ES ou AES est facile à contester. On ne court pas ce risque lorsqu'on utilise la QES.
Il est donc important, là encore, d'évaluer les risques. Les conséquences seront-elles potentiellement graves si l'autre partie conteste la signature et qu'elle s'avère finalement non valable ?
Si ces conséquences sont importantes, il est préférable d'opter pour la QES ou au moins l'AES. Si les conséquences sont minimes, l'utilisation d'une ES est également possible.
6. Possibilités de signature des CCT
Une CCT doit également être signée. Ceci est exigé par la loi CCT.
S'il n'est pas possible d'obtenir une version papier signée, les solutions suivantes sont envisageables :
- La solution la plus simple est de déposer la CCT sans les signatures.
Le greffe signifiera alors un « refus provisoire » car le texte ne contient pas les signatures de toutes les parties. On disposera alors de 6 mois pour rectifier le vice de forme, dans ce cas : les signatures manquantes. L'enregistrement a un effet rétroactif. - Travailler en toute confiance mutuelle, par exemple en confirmant l'accord par e-mail.
La CCT sera signée plus tard dès que cela sera possible. - L'article 14 de la loi CCT peut être appliqué aux CCT sectorielles : la signature est alors remplacée par une signature/déclaration du médiateur social.
- Rassembler les signatures par courrier.
