ella
Omdat veel werknemers tegenwoordig telewerken, ondervinden ondernemingen problemen bij het ondertekenen van allerlei documenten, zoals (bijlages bij) een arbeidsovereenkomst, policies of zelfs cao’s.
We lichten hier toe welke oplossingen en alternatieven voorhanden zijn als partijen niet fysiek bij elkaar kunnen komen om de handtekening op papier te zetten.
De elektronische handtekening is een voor de hand liggend alternatief.
Maar een werkgever en een werknemer kunnen een digitale arbeidsovereenkomst enkel geldig sluiten door ze te tekenen met een gekwalificeerde e-handtekening (QES).
Alternatieve e-handtekeningen, zoals de gewone of de geavanceerde e-handtekening, hebben vaak ook een nut.
Ze zijn echter niet bruikbaar wanneer de arbeidsovereenkomst verplicht schriftelijk moet gesloten worden. Denk bijvoorbeeld aan de deeltijdse arbeidsovereenkomst of de arbeidsovereenkomst van bepaalde tijd. Daar is de QES een noodzaak indien men digitaal wil gaan.
In het uiterste geval is men aangewezen op de post om arbeidsovereenkomsten uit te wisselen en te ondertekenen.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Werkgevers die momenteel geen fysiek contact kunnen hebben met werknemers kunnen een beroep doen op een digitale handtekening om overeenkomsten te ondertekenen.
Om ongewenste gevolgen te vermijden, moeten werkgevers voor arbeidsovereenkomsten die men verplicht schriftelijk moet sluiten, gebruik maken van een gekwalificeerde elektronische handtekening, bv. met behulp van de e-ID.
Aarzel bij twijfel niet om beroep te doen op onze consultants, die u in deze materie kunnen bijstaan en adviseren, U kan hen bereiken via kmoconsultancy@sdworx.com of legalconsulting@sdworx.com .
Wat betekent dit voor de publieke sector?
Deze regels gelden ook voor contractuele personeelsleden tewerkgesteld in de publieke sector.
Juridische inhoud
1. Elektronische handtekeningen
Digitale handtekeningen zijn geen uitzonderingen meer en worden vaak gebruikt.
Ook in een HR-omgeving kunnen zij hun nut hebben.
1.1. Drie soorten
Er bestaan drie soorten e-handtekeningen:
- de gewone e-handtekening (ES)
- de geavanceerde e-handtekening (AES)
- de gekwalificeerde e-handtekening (QES)
De handtekeningen verschillen op vlak van de garanties die zij bieden maar zijn alle drie geldig en perfect bruikbaar.
1.2. Verschillen
De ES is makkelijk in gebruik maar ook makkelijk te misbruiken.
Ze biedt minder zekerheid dat de persoon van wie de handtekening is deze ook echt heeft geplaatst.
Voorbeeld is een gescande handtekening.
De AES biedt meer garanties op dat vlak, maar is moeilijker in gebruik.
Voorbeeld is het zetten van een handtekening op een aanraakscherm in een beveiligde omgeving (gebruikersnaam + paswoord, eventueel in combinatie met pincode (two-factor-authenticatie)).
De QES heeft de hoogste waarde.
Zij is bij gebruik automatisch gelijkgesteld met de handtekening op papier. Indien deze handtekening is gebruikt voor de ondertekening van een digitaal document, kan de persoon van wie de handtekening is, niet ontkennen dat deze van hem/haar is.
Keerzijde is meestal het log proces bij gebruik.
Voorbeeld is de handtekening via e-ID met kaartlezer en pincode. Via de Itsme-app kan men via smartphone een QES creëren. Maar men moet dan wel een profiel aanmaken met behulp van een e-ID of bankkaart met digipass.
2. Elektronische arbeidsovereenkomst
Als partijen via digitale weg een arbeidsovereenkomst willen sluiten, moeten zij deze verplicht ondertekenen met een QES.
Enkel dan is de e-arbeidsovereenkomst gelijkgesteld met de papieren arbeidsovereenkomst die men met de hand ondertekent. Dit is wettelijk bepaald.
Er zijn veel producten op de markt om documenten te ondertekenen via e-ID of Itsme. Een Word- of PDF-document ondertekenen met de e-ID is ook mogelijk.
Werkgevers moeten zich richten tot de aanbieders of een IT-specialist om de mogelijkheden te bekijken.
3. Arbeidsovereenkomsten op schrift
3.1. Risico
Bij arbeidsovereenkomsten die men verplicht schriftelijk moet sluiten, is een geldige e-arbeidsovereenkomst (het instrumentum) belangrijk.
Voorbeeld is de deeltijdse arbeidsovereenkomst.
Er is geen geldige e-arbeidsovereenkomst (en dus ook geen geldig geschrift) indien partijen geen QES gebruiken om te tekenen.
Een ES of AES gebruiken is in deze gevallen niet mogelijk.
Behalve wanneer men bereid is het risico te nemen dat een partij (bv. de werknemer of de inspectie) de geldigheid van het geschrift betwist. Met alle gevolgen vandien.
Want waar een geschrift verplicht is, is vaak een sanctie voorzien indien het ontbreekt.
Als werkgever en werknemer in deze gevallen geen mogelijkheid hebben om een QES te gebruiken en het vermelde risico niet willen lopen, is men aangewezen op een papieren arbeidsovereenkomst. Die men dan desnoods via de post uitwisselt.
3.2. Sancties
Hieronder vermelden we de meest voorkomende HR-documenten waarvoor een geschrift noodzakelijk is.
Voor de vermelde arbeidsovereenkomsten is dit doorgaans uiterlijk op het moment dat de werknemer in dienst treedt.
U vindt ook de sanctie die van toepassing is wanneer een geldig geschrift ontbreekt.
Het vermelde risico speelt dus indien men deze overeenkomsten digitaal sluit zonder een QES te gebruiken, maar bv. wel via een gescande e-handtekening.
- arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd/bepaald werk
=> risico: arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd - arbeidsovereenkomst voor deeltijdse arbeid
=> risico: werknemer kan deeltijdse arbeidsregeling en werkrooster kiezen die hem het meest gunstig zijn onder dewelke die worden toegepast in de onderneming
=> risico RSZ: vermoeden van voltijdse arbeid
- vervangingsovereenkomst
=> risico: arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd - overeenkomst voor tewerkstelling studenten
=> risico: student kan op elk ogenblik beëindigen zonder opzeg
=> risico: arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd
- overeenkomst voor tewerkstelling huisarbeiders
=> risico: huisarbeider kan op elk ogenblik beëindigen zonder opzeg
- arbeidsovereenkomst voor uitvoering van tijdelijke arbeid
=> risico: arbeidsovereenkomst onbepaalde tijd
- arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars voor bepaalde tijd
=> risico: arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars voor onbepaalde tijd - concurrentiebeding
=> risico: nietig beding
- scholingsbeding
=> risico: nietig beding
4. Arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd
Als er geen verplichting is om een overeenkomst schriftelijk te sluiten, kan men dit ook mondeling doen.
Dit principe geldt voor de arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd. Hiervoor is geen geschrift verplicht. Hier zou men in noodgevallen kunnen opteren voor een digitaal exemplaar met gebruik van een ES of AES.
Als er geen geldige schriftelijke e-arbeidsovereenkomst is (wegens het ontbreken van een QES), kan er toch sprake zijn van een geldige arbeidsovereenkomst. Maar dan een mondelinge.
Mogelijk heeft men dan moeite om de arbeidsvoorwaarden te bewijzen. Het e-document dat die voorwaarden bevat is namelijk geen geldig geschrift (met een hogere bewijswaarde).
Het kan wél dienen als een begin van bewijs door geschrift om arbeidsvoorwaarden te bewijzen, eventueel aangevuld met getuigen of vermoedens.
5. Andere documenten
Documenten waarbij men niet verplicht is om een QES te gebruiken, kan men ook tekenen met een ES of een AES.
Ook die handtekeningen zijn in het rechtsverkeer bruikbaar en geldig. Dit geldt in het bijzonder als de persoon die de handtekening gebruikte niet betwist dat het zijn/haar handtekening is.
De keerzijde van de medaille is dat een ES of AES makkelijker te betwisten is. Dat risico heeft men niet bij gebruik van de QES.
Belangrijk is dus opnieuw om de risico’s af te wegen. Hoe zwaar zijn de gevolgen als de tegenpartij de handtekening betwist en deze uiteindelijk niet geldig blijkt?
Indien deze gevolgen verregaand zijn, opteert men het best alsnog voor de QES of minstens een AES. Indien de gevolgen miniem zijn, is gebruik van een ES ook mogelijk.
6. Mogelijkheden voor het ondertekenen van CAO’s
Ook een CAO moet ondertekend zijn. Dit is vereist door de cao-wet.
Indien het niet lukt om een papieren ondertekende versie te maken, bestaan daar volgende oplossingen voor:
- De cao gewoon neerleggen, met ontbrekende handtekeningen, is de eenvoudigste oplossing.
De griffie zal dan een zgn. “voorlopige weigering” betekenen, omdat de tekst niet de handtekeningen van alle partijen bevat. Men heeft dan 6 maanden de tijd om het vormgebrek, hier dus die ontbrekende handtekeningen, recht te zetten. De registratie werkt terug in de tijd. - In vertrouwen werken, bv. het akkoord via e-mail bevestigen.
De cao zal later ondertekend worden zodra het wel mogelijk is. - Voor sectorale cao’s kan men artikel 14 van de CAO-wet toepassen: de handtekening wordt dan vervangen door een handtekening/verklaring van de sociaal bemiddelaar.
- De handtekeningen via de post verzamelen.
