Sommaire

1. Champ d’application

La circulaire s'applique de manière générale au travail à domicile et dépasse donc la problématique spécifique du coronavirus.

1.1. Champ d’application personnel

La circulaire s'applique au travail à domicile, tant dans le secteur public que dans le secteur privé, et vaut pour tous les travailleurs (et fonctionnaires) qui répondent à des conditions spécifiques.

Tout le monde ne pourra cependant pas invoquer cette circulaire.

Sont explicitement exclus :

• les dirigeants d’entreprise ;
  L'exclusion concerne tant les dirigeants d'entreprise indépendants que les dirigeants d'entreprise qui, outre leur mandat, sont liés à l'entreprise par un contrat de travail.
  
• les « régimes particuliers ».
  La circulaire ne contient pas d'énumération limitative, mais donne comme exemple les cadres étrangers et les travailleurs avec taxation scindée dans le cadre d'un emploi international.

Ils peuvent également bénéficier d'un remboursement des frais pour le travail à domicile, mais doivent pour ce faire demander un ruling au Service des Décisions Anticipées.

1.2. Champ d'application matériel

La circulaire définit le travail à domicile comme :

« toute forme d'organisation et/ou d'exécution du travail dans laquelle le travailleur exécute régulièrement des activités qu'il pourrait également exécuter sur le lieu de travail de l'employeur en dehors de ce lieu de travail ».

Il s'agit du travail à domicile dans les locaux privés du travailleur (donc à domicile).

Le travail à domicile proprement dit est organisé dans le cadre de journées de travail normales.

La circulaire ne s'applique donc pas par exemple aux travailleurs qui travaillent à domicile en dehors des heures de travail normales (le soir ou le week-end). 

2. Indemnité de bureau forfaitaire

2.1. Montant

Un employeur peut octroyer une indemnité de bureau forfaitaire aux travailleurs qui effectuent structurellement et régulièrementune partie substantielle de leur temps de travail à domicile.

Cette indemnité de bureau forfaitaire s'élève à maximum 129,48 EUR par mois et couvre tous les frais de bureau (voir plus loin sous 2.2).

Le gouvernement a décidé d'augmenter ce montant maximum pour les mois d'avril, mai et juin 2021 à 144,31 EUR par mois.

L'employeur peut également continuer à octroyer l'indemnité de bureau forfaitaire pendant les vacances annuelles normales.

Le fisc se base sur le montant que l'ONSS accepte comme indemnité de bureau forfaitaire. Dorénavant, il fisc suivra également l'évolution de ce forfait (sous l'influence d'indexations).

Plus de 129,48 EUR ?

L'employeur peut octroyer un montant supérieur, mais doit pouvoir démontrer l'ampleur réelle des frais à l'aide de pièces justificatives.

S'il ne peut le faire, la partie de l'indemnité qui dépasse le forfait sera imposable.

Dans ce cas, l'employeur mentionne ce surplus comme rémunération sur la fiche 281.10 des travailleurs concernés.

2.2. Frais de bureau

L'indemnité de bureau forfaitaire couvre tous les frais de bureau. Il s'agit de tous les frais qu'un travailleur doit consentir régulièrement pour pouvoir exécuter son travail normalement depuis son domicile.

L'indemnité de bureau forfaitaire comprend notamment :

• l'utilisation d'un espace de bureau au domicile du travailleur (y compris le loyer et les amortissements éventuels de l'espace) ;
• le matériel d'impression et le matériel informatique (papier, clé USB, tapis de souris, encre, etc.) ;
• les fournitures de bureau (fardes, blocs-notes, stylos...) ;
• les équipements d'utilité publique comme l'eau, l'électricité et le chauffage ;
• l'entretien ;
• l'assurance ;
• le précompte immobilier ;
• le café, l'eau, les en-cas.

2.3 Conditions

L'administration accepte uniquement ce forfait :

• en cas de travail à domicile structurel et régulier ; et
  
• lorsque l'employeur n'intervient pas d'une autre manière dans les frais de travail à domicile.
  Par exemple, l'employeur ne peut pas prendre en charge une partie des frais d'électricité.

2.4 Pas de prorata pour les travailleurs à temps partiel

Pas d’obligation

Pour les travailleurs à temps partiel, l'employeur ne doit pas proratiser le montant maximum.

L'employeur peut donc octroyer l'indemnité de bureau forfaitaire maximale à un travailleur à temps partiel qui remplit effectivement les conditions pour bénéficier de l'indemnité de bureau forfaitaire. Et ce, indépendamment du nombre d'heures du contrat de travail.

Mais possibilité

Un employeur qui le souhaite peut proratiser l'indemnité, sans s'écarter de l'application de cette circulaire.

Il doit, à notre avis, appliquer uniformément ce prorata pour tous les travailleurs à temps partiel.

2.5. Différenciation selon la catégorie de personnel

Sur la base de la catégorie de personnel ou des circonstances de fait dans lesquelles le travail à domicile est organisé, l'employeur peut établir une distinction dans l'indemnité de bureau octroyée.

Une différenciation sur la base de ces critères objectifs ne pose donc aucun problème en soi.

Voici ce que le fisc n'acceptera pas :

• une différenciation visant à octroyer un remboursement des frais plus élevé à un certain membre du personnel, sans qu'il existe de justification objective à cet égard ; ou
• que l'employeur crée une « catégorie de personnel » dans le même but.

Dans ce cas, le fisc considérera en principe le remboursement forfaitaire des frais comme une rémunération imposable.

Il acceptera toutefois l'indemnité comme un remboursement de frais propres à l'employeur, lorsque l'employeur apporte la double preuve que :

• l'indemnité est destinée à couvrir les frais qui lui sont propres ; et
• le travailleur a effectivement consacré l'indemnité à cette fin.

3. Travail à domicile structurel et régulier

L'employeur ne peut octroyer l'indemnité de bureau forfaitaire qu'en cas de travail à domicile structurel et régulier.

3.1. Équivalent d'un jour de travail par semaine

Il est question de travail à domicile structurel et régulier lorsque le travailleur travaille à domicile l'équivalent d'un jour de travail par semaine.

Il peut s'agir d'un jour de travail complet par semaine, mais aussi de deux demi-jours de travail par semaine. Plusieurs jours de quelques heures prestées à domicile pendant les heures de travail normales entrent également en ligne de compte.

L'évaluation se fait sur une base mensuelle.

La circulaire clarifie ce principe à l'aide de quelques exemples.

Exemple 1

Pour éviter les heures de pointe du matin, un travailleur travaille chaque jour à domicile pendant les deux premières heures de sa journée de travail normale. Il effectue le reste de ses heures de travail au bureau.

Ces deux premières heures de la journée entrent en ligne de compte pour la constatation du travail à domicile structurel et régulier.

Exemple 2

L'employeur instaure un système de rotation dans le cadre duquel il divise les travailleurs en groupes. Chaque groupe travaille à domicile pendant 1 semaine par mois et au bureau les autres semaines.

Les travailleurs travaillent à domicile l'équivalent d'un jour de travail par semaine. Il s'agit de travail à domicile structurel et régulier.

Contre-exemple

Un travailleur travaille à temps partiel à 50 %.

L'employeur instaure un système de rotation dans le cadre duquel il divise les travailleurs en groupes. Chaque groupe travaille à domicile pendant 1 semaine par mois et au bureau les autres semaines. Durant cette semaine, le travailleur travaille à domicile le mardi et le jeudi.

Le travailleur ne travaille à domicile que 2 jours ouvrables par mois. Il ne s'agit pas de travail à domicile structurel et régulier.

Remarque

Jusqu'à présent, l'employeur ne pouvait octroyer l'indemnité de bureau forfaitaire qu'à partir d'au moins 5 jours de travail à domicile par mois.

Le fisc adopte donc à présent une position plus souple.

3.2. Travail à domicile non structurel : conséquences

Travail à domicile non structurel : notion

Le travail à domicile non structurel désigne toute forme de travail à domicile ne répondant pas à la condition de « l'équivalent d'au moins un jour ouvrable par semaine ».

Pensez par exemple aux travailleurs qui :

• ne travaillent à domicile que quelques heures de leurs heures de travail normales ;
• prestent leurs heures de travail normales sur le lieu de travail (ou ailleurs), mais se chargent un peu de leur administration à domicile le soir ou le week-end ;
• sont absents pendant un mois calendrier complet (en cas de maladie, de congé de maternité, d'interruption de carrière, de longues périodes de chômage technique, etc.).

Ici aussi, le fisc explique ce point de vue à l'aide de quelques exemples.

Exemple 1

Un travailleur qui travaille normalement à temps plein est malade 3 semaines pendant un même mois, mais a travaillé 5 jours à domicile la 4e semaine.

La condition du travail à domicile régulier et structurel est remplie.

Exemple 2

Un travailleur qui travaille normalement à temps partiel est malade 3 semaines pendant un même mois et travaille 5 demi-journées à domicile la 4e semaine.

Ici, la condition du travail à domicile structurel et régulier n'est pas remplie.

Conséquences

Lorsque les conditions du travail à domicile structurel ne sont pas remplies, l'indemnité de bureau forfaitaire ne s'applique pas. Et donc aucun pourcentage non plus.

Le fisc accepte alors le remboursement de frais comme indemnité non imposable à condition que l'employeur apporte la double preuve que l'indemnité :

• est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ; et
• est aussi effectivement consacrée à ces frais.

L'employeur peut également fixer forfaitairement ces indemnités. Elles ne perdent donc pas la nature de frais réels lorsque leur montant résulte d'observations et d'échantillons répétés.

Pour des raisons de sécurité juridique, l'employeur peut toujours introduire une demande de décision anticipée auprès du SDA. 

4. Indemnité pour l'usage professionnel de l'internet et de l'ordinateur propres

La nouvelle circulaire intègre la circulaire existante du 16 janvier 2014 qui se prononce sur l'intervention patronale en cas d'usage professionnel de l'internet propre et/ou de l'ordinateur (ou installation informatique) propre.

Cette intégration a une conséquence importante pour les dirigeants d'entreprise. En effet, la circulaire de 2014 s'appliquait aussi explicitement aux dirigeants d'entreprise. La circulaire actuelle les exclut toutefois du champ d'application.

Cela ne signifie pas que les dirigeants d'entreprise ne peuvent pas être indemnisés pour l'usage professionnel de leur ordinateur ou connexion internet propre. Pour ce faire, ils devront toutefois s'adresser à la commission de ruling pour obtenir la sécurité juridique nécessaire.

Nous reprenons ici le régime par souci d'exhaustivité.

Attention !

Pour bénéficier des forfaits de frais de 20 EUR pour l'usage professionnel de l'ordinateur propre et/ou de la connexion internet propre, il suffit de travailler régulièrement à domicile.

Le travailleur ne doit donc pas satisfaire à la condition du travail « structurel et régulier » (l'équivalent d'un jour de travail par semaine - à évaluer sur une base mensuelle). 

4.1. Connexion et abonnement internet propres

Définition

La connexion internet désigne tout équipement lié à la connexion de l'ordinateur à internet, quel que soit le système utilisé (câble téléphonique, ADSL...).

L'abonnement internet est la fourniture, par un fournisseur, d'un accès à internet.

Forfait de 20 EUR

Lorsque le travailleur utilise effectivement son internet propre dans le cadre du travail à domicile, l'employeur peut intervenir forfaitairement dans ces frais.

Plus précisément à concurrence de maximum 20 EUR par mois.

Pour un travailleur à temps partiel, l'employeur ne doit pas appliquer de prorata.

Pas de double emploi

L'employeur ne peut intervenir d'une autre manière dans ces frais de connexion et/ou d'abonnement internet privés.

Par exemple, il ne peut pas prendre en charge une partie de la facture internet ou fournir lui-même un abonnement internet mobile.

Exemple

Un travailleur travaille régulièrement à domicile, mais ne remplit pas la condition du travail à domicile structurel et régulier.

L'employeur octroie une indemnité de 20 EUR pour les mois où le travailleur utilise son propre abonnement internet pour son travail à domicile.

Cette indemnité constitue un remboursement de frais propres à l'employeur.

Plus de 20 EUR ?

Lorsque l'employeur octroie plus de 20 EUR et ne fournit aucune preuve que le montant couvre des frais réels, le surplus est requalifié en rémunération imposable. Il est alors soumis au précompte professionnel.

L'employeur doit le mentionner sur la fiche fiscale 281.10 des travailleurs concernés.

4.2. Ordinateur et périphériques propres

Définition

Il s'agit ici d'un usage professionnel d'un ordinateur (ordinateur de bureau, ordinateur portable ou tablette), de périphériques et de logiciels propres nécessaires à l'exercice du télétravail.

Forfait de 20 EUR

Si le travailleur utilise effectivement son propre ordinateur (ou sa propre installation informatique) dans le cadre du travail à domicile, l'employeur peut intervenir forfaitairement dans ces frais à concurrence de maximum 20 EUR par mois.

L'employeur ne doit pas appliquer de prorata pour un travailleur à temps partiel.

Pas de double emploi

L'employeur ne peut intervenir d'une autre manière dans ces frais de l'ordinateur propre (ou de l'installation informatique propre).

Il ne peut par exemple pas prendre en charge une partie de son achat ou mettre lui-même un PC à disposition.

Exemple

Un travailleur travaille à domicile deux jours par semaine. Pour son travail à domicile, il utilise son propre ordinateur portable et sa propre imprimante. L'employeur lui paie 129,48 EUR par mois à titre d'indemnité de bureau et 20 EUR par mois pour l'usage professionnel de son propre ordinateur et de sa propre imprimante.

Les deux indemnités constituent un remboursement de frais propres à l'employeur.

Plus de 20 EUR ?
Lorsque l'employeur octroie plus de 20 EUR et ne fournit aucune preuve que le montant couvre des frais réels, le surplus est requalifié en rémunération imposable. Il est alors soumis au précompte professionnel.

4.3. Imprimante/scanner ou deuxième écran propre

Lorsque l'employeur met un ordinateur à disposition pour le travail à domicile, le forfait de 20 EUR par mois ne s'applique pas.

Il est possible que le travailleur utilise son propre deuxième écran et/ou sa propre imprimante ou son propre scanner.

Nouveauté : forfait de 5 EUR

Dans ce cas, le fisc accepte une indemnité forfaitaire de 5 EUR par mois par élément pendant maximum 3 ans.

Une limite absolue de maximum 10 EUR par mois s'applique.

L'employeur ne doit pas appliquer de prorata pour un travailleur à temps partiel.

Notez que ce forfait vaut uniquement en cas d'utilisation d'un écran propre ou d'une imprimante/d'un scanner propre. Les autres appareils n'en relèvent pas.

Pas de double emploi

L'employeur ne peut intervenir d'une autre manière dans ces frais.

Par exemple, il ne peut pas mettre le matériel à la disposition du travailleur ou prendre en charge une partie du prix d'achat.  

4.4. Cumul d'indemnités forfaitaires

Le fisc accepte que l'employeur octroie les indemnités forfaitaires complémentaires suivantes en sus de l'indemnité de bureau forfaitaire de 129,48 EUR :

• maximum 20 EUR par mois pour l'usage professionnel de la connexion et de l'abonnement internet propres ;
  
• maximum 20 EUR par mois pour l'usage professionnel de l'ordinateur propre avec périphériques ;
  
• maximum 10 EUR par mois pour l'usage professionnel d'un deuxième écran d'ordinateur propre et/ou d'une imprimante/d'un scanner propre (max. 5 EUR par élément) sans ordinateur propre.

Attention !

Pour pouvoir cumuler l'indemnité de bureau forfaitaire avec un ou plusieurs de ces forfaits supplémentaires, le travailleur doit remplir la condition du travail à domicile « structurel et régulier ». L'intéressé doit donc travailler à domicile l'équivalent d'un jour de travail par semaine.

Cette fréquence doit être évaluée sur une base mensuelle.

Remarque

Le gouvernement a décidé d'augmenter temporairement (avril, mai et juin 2021) le montant maximum de 129,48 EUR par mois à un montant maximum de 144,31 EUR par mois.

5. Remboursement du mobilier de bureau et du matériel informatique

Outre l'indemnité de bureau forfaitaire, certains employeurs souhaitent intervenir dans les frais du mobilier de bureau/matériel informatique que le travailleur achète lui-même.

Le fisc accepte un tel cumul, mais à condition que l'employeur respecte les conditions suivantes.

5.1. Conditions

Énumération limitative

Dans ce cadre, l'administration accepte uniquement le remboursement des éléments suivants (énumération limitative) :

• chaise de bureau ;
• bureau ;
• armoire de bureau ;
• lampe de bureau fonctionnelle ;
• deuxième écran d'ordinateur ;
• imprimante/scanner ;
• clavier ;
• souris, souris de pied, pavé tactile ou boule de commande ;
• casque téléphonique ;
• appareils spécifiques dont les personnes handicapées ont besoin pour pouvoir travailler aisément à l'ordinateur.

Le mobilier/matériel ergonomique peut entrer en considération lorsque l'employeur le met à disposition sur le lieu de travail dans des circonstances normales.

Conditions

Le fisc accepte l'intervention comme remboursement de frais propres à l'employeur à condition que ceux-ci :

• reposent sur des pièces justificatives réelles (que l'employeur tient à disposition) ; et
• soient liés à des investissements nécessaires pour pouvoir exercer l'activité professionnelle à domicile de manière normale.

Cumul

L'employeur ne doit pas déduire le remboursement de l'indemnité de bureau forfaitaire.

Unique – durée d'utilisation normale

À cet égard, il importe que le remboursement reste raisonnable. Par exemple, le fisc n'acceptera pas que l'employeur rembourse chaque année l'achat d'une nouvelle chaise de bureau.

Le fisc se base sur la durée d'utilisation normale suivante :

• 10 ans pour une chaise, une table et une armoire de bureau ;
• 5 ans pour une lampe de bureau fonctionnelle ;
• 3 ans pour un deuxième écran d'ordinateur, une imprimante/un scanner et d'autres périphériques.

Remarque

L'employeur n'est pas tenu d'effectuer le remboursement en une seule fois. Il peut convenir avec le travailleur d'étaler le remboursement sur plusieurs années. Par exemple conformément à la durée d'utilisation normale de la chaise de bureau.

Sortie de service ou fin du travail à domicile

Un travailleur peut quitter l'entreprise ou ne plus travailler à domicile.

Cela peut arriver avant l'expiration de la durée d'utilisation normale des investissements. Lorsque le travailleur ne doit pas rembourser la valeur résiduelle réelle (ou une partie de celle-ci) à l'employeur, un avantage de toute nature imposable voit le jour.

Exemple

Dans le cadre du travail à domicile, un employeur octroie une indemnité de bureau forfaitaire de 129,48 EUR par mois aux travailleurs qui travaillent régulièrement et structurellement à domicile.

Outre cette indemnité de bureau forfaitaire, il rembourse la chaise de bureau achetée par le travailleur lui-même. L'employeur tient à disposition les pièces justificatives nécessaires.

Les deux indemnités constituent des frais propres à l'employeur.

Si l'employeur rembourse à nouveau une chaise de bureau pendant la durée d'utilisation normale, ce remboursement constitue une rémunération imposable.

5.2 Qu'est-ce que le fisc n'accepte pas ?

Il est question d'un avantage imposable lorsque l'employeur :

• rembourse des investissements qui constituent clairement une dépense privée.
  Par exemple :
• investissements dans l'habitation, comme l'installation de portes ou parois supplémentaires ;
• aménagement luxueux ;
• tous les meubles devenus immeubles par destination du fait de leur intégration dans le mur ou le sol ou de leur fixation.
  
• rembourse des dépenses qui dépassent déraisonnablement la nature de « frais propres à l'employeur ».
  Par exemple :
• écrans d'ordinateur extralarges destinés plutôt aux films ou aux jeux vidéo ;
• luxe superflu : lampe ou table de bureau design...

La partie qui excède les frais propres à l'employeur constitue un avantage de toute nature imposable. Le fisc évaluera cela au cas par cas.

6. Mise à disposition de mobilier de bureau et de matériel informatique

L'employeur peut également mettre du mobilier de bureau et du matériel informatique à disposition (voir liste limitative au point 5.1).

Lorsqu'ils sont nécessaires pour pouvoir exécuter le travail à domicile d'une manière normale, aucun avantage de toute nature imposable ne naît.

Cumul avec l'indemnité de bureau forfaitaire

L'employeur peut mettre ces éléments à disposition en sus de l'indemnité de bureau forfaitaire.

Exemple

Dans le cadre du travail à domicile, un employeur octroie une indemnité de bureau forfaitaire de 129,48 EUR par mois aux travailleurs qui travaillent régulièrement et structurellement à domicile.

En outre, l'employeur met à leur disposition une chaise de bureau standard et un deuxième écran.

L'indemnité de bureau forfaitaire est un remboursement de frais propres à l'employeur.

La mise à disposition de la chaise de bureau et du deuxième écran dans le cadre du travail à domicile ne constitue pas un avantage de toute nature imposable.

Attention au matériel coûteux

La mise à disposition de matériel design onéreux donne toutefois lieu à un avantage de toute nature imposable.

Sortie de service ou fin du travail à domicile

Un travailleur peut quitter l'entreprise ou ne plus travailler à domicile.

Lorsqu'il peut conserver les biens mis à disposition par l'employeur, un avantage imposable voit le jour à concurrence de la valeur résiduelle réelle.

On peut déduire de ce montant l'éventuelle contribution personnelle du travailleur dans l'avantage.

7. Nouvelle obligation de fiche à partir de l'année de revenus 2022

Le fisc souhaite avoir une meilleure idée des montants qui circulent sur le plan des remboursements de frais.

Alors qu'à ce jour, l'employeur peut encore se limiter à la mention « OUI - normes sérieuses » ou « OUI - pièces justificatives », le fisc attend des montants concrets sur la fiche 281.10 à partir de l'année de revenus 2022.

Un certain nombre de points restent à clarifier sur cet aspect. Nous y reviendrons dès que nous aurons plus de précisions à ce sujet. 

8. Rulings en cours

Les rulings en vigueur à la date d'entrée en vigueur de cette circulaire restent intégralement d'application.

9. À partir de quand

La circulaire entre en vigueur dès le 1er mars 2021.

Elle intègre les anciennes circulaires et les supprime à partir du 1er mars 2021. Il s'agit des circulaires suivantes :

• circulaire Ci.RH.241/616.975 (AGFisc 2/2014) du 16 janvier 2014 concernant

• la mise à disposition par l'employeur d'un ordinateur et/ou d'une connexion internet et d'un abonnement internet ; et 

• l'intervention de l'employeur pour l'utilisation d'une connexion internet privée, d'un abonnement internet et d'un ordinateur privé ;

• la circulaire 2020/C/100 du 14 juillet 2020 relative à l'indemnité de travail à domicile forfaitaire.

   

Les employeurs qui ont adopté de bonne foi les principes de la nouvelle circulaire dans le courant de 2020 ou des premiers mois de 2021 ne doivent cependant rien craindre.

Le fisc adoptera une attitude tolérante et n'interviendra que lorsqu'un employeur est clairement « en dehors des limites ».