Feedback
ella
Werkgeverstussenkomst bij thuiswerk: fiscus licht spelregels toe
Interpretaties van de overheid 26/02/2021
Gepubliceerd op 01/03/2021

Thuiswerken gaat gepaard met specifieke kosten. De werkgever kan de werknemer daarin op verschillende manieren tegemoet komen. Meer bepaald:

 

  • via de terbeschikkingstelling van informatica-materiaal of kantoormeubilair; of
  • door kosten terug te betalen die een werknemer in het kader van thuiswerk maakt.
    Denk bijvoorbeeld aan het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding, de aankoop van kantoormeubilair, …

 

Zowel de RSZ als de fiscus bogen zich over de vraag hoe zij deze werkgeverstussenkomsten moeten kwalificeren. Beide instanties wensen hun standpunten maximaal op elkaar af te stemmen.

 

De circulaire licht de fiscale spelregels in detail toe. De RSZ zal de eigen spelregels en modaliteiten toelichten in de tussentijdse administratieve instructies. Van zodra deze beschikbaar zijn, zullen we daar in een aparte nieuwsbrief dieper op in gaan. Absolute zekerheid kunnen we uiteraard nog niet bieden. Maar in afwachting van die publicatie gaan we er voorlopig van uit dat de RSZ zich zal aansluiten bij de standpunten die de fiscus nu inneemt.

 

In deze nieuwsbrief bespreken we enkel de fiscale circulaire. Deze wijkt op verschillende punten af van de standpunten die de fiscus in de zomer van 2020 innam.

We zetten de belangrijkste overeenkomsten en verschillen al even op een rij.

 

Toepassingsgebied

De circulaire is algemeen van toepassing bij thuiswerk en overstijgt dus de specifieke corona-problematiek.

 

De circulaire geldt voor alle werknemers. 

Bedrijfsleiders en zogenaamde 'bijzondere stelsels' (buitenlandse kaderleden, gesplitste taxatie in het kader van internationale tewerkstelling, …) kunnen zich er niet op beroepen.

 

Thuiswerk

De circulaire geldt in situaties waarbij de werknemer zijn normale werkzaamheden thuis (private lokalen) uitvoert in het kader van normale werkdagen.

 

Dit moet structureel en op regelmatige basis gebeuren. De fiscus definieert dit voortaan als het equivalent van één werkdag per week.

 

Dit kan dan één volledige werkdag per week zijn, maar ook twee halve werkdagen per week. Ook meerdere dagen van enkele uren die men thuis presteert tijdens de normale arbeidstijd, komen in aanmerking.

 

De fiscus beoordeelt dit criterium op maandbasis.

 

Tot nu toe mocht de werkgever de forfaitaire kantoorvergoeding enkel toekennen vanaf minstens 5 thuiswerkdagen per maand.

 

Vergoeding

De fiscus aanvaardt een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 EUR per maand. Deze vergoeding dekt alle kantoorkosten.

De regering besliste om dit maximumbedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot 144,31 EUR per maand.

 

De circulaire bevestigt nu expliciet dat deze forfaitaire kantoorvergoeding cumuleerbaar is met het forfait van maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van:

  • het eigen internet; en
  • de eigen computer (PC, laptop, tablet), randapparatuur en software.

 

Nieuw is dat het forfait ook te cumuleren is met:

  • een forfait van 5 EUR per maand voor het professioneel gebruik van een eigen 2e scherm, een printer of scanner (zonder professioneel gebruik eigen computer).
    Dit forfait is nieuw, geldt per item en met een absoluut maximum van 10 EUR per maand.

  • de terugbetaling (aan reële kostprijs) van kantoormeubilair en/of computermateriaal dat de werknemer zelf aankoopt.
    De werkgever mag hierin tussenkomen, op voorwaarde dat deze tussenkomt beperkt blijft tot één keer per:

    • 10 jaar voor de aankoop van een bureaustoel, -tafel of -kast;

    • 5 jaar voor de aankoop van een functionele bureaulamp;

    • 3 jaar voor de aankoop van een tweede scherm, een printer/scanner, een klavier, een muis, een headset, en/of specifieke apparatuur nodig voor personen met een handicap.

    Het spreekt voor zich dat deze items noodzakelijk moeten zijn voor een goede uitvoering van het overeengekomen werk.
    De fiscus aanvaardt geen terugbetaling van te luxueus meubilair/materiaal.

  • de terbeschikkingstelling door de werkgever van dit kantoormeubilair en/of computermateriaal.

 

De werkgever moet geen pro rata toepassen voor deeltijdse werknemers. Hij mag voortaan wel een onderscheid maken op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin men het thuiswerk organiseert.

 

Vergoeding en terbeschikkingstelling

Uiteraard is de werkgever niet verplicht om de forfaitaire kantoorvergoeding toe te kennen.

 

Hij kan er ook voor opteren om enkel tussen te komen in de aankoopprijs van kantoormeubilair of computermateriaal. Wanneer voldaan is aan hogervermelde voorwaarden, vormt deze tussenkomst een vrijgestelde kost eigen aan de werkgever. 

 

Ook kan de werkgever dit meubilair/materiaal ter beschikking stellen. Er is geen sprake van een belastbaar voordeel van alle aard wanneer de werknemer deze items vooral in het kader van thuiswerk gebruikt.

Het moet dan wel gaan om zaken die de werkgever in normale omstandigheden ook op de werkvloer ter beschikking zou stellen. Overdreven luxe is dus ook hier uit den boze.

 

Nieuwe ficheverplichting vanaf inkomsten 2022

De fiscus wil graag meer zicht krijgen op de bedragen die circuleren op het vlak van kostenvergoedingen.

 

Waar de werkgever zich nu nog mag beperken tot de vermelding van 'JA - ernstige normen' of 'JA - bewijsstukken', verwacht de fiscus vanaf inkomstenjaar 2022 concrete bedragen op de fiche 281.10.

 

Over dit aspect moeten een aantal zaken nog verder uitgeklaard worden. We komen hierop terug van zodra hierover meer duidelijkheid is. 

 

Vanaf wanneer

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021.

 

Werkgevers die nu al te goeder trouw met deze principes aan de slag gingen, hoeven echter niets te vrezen. De fiscus zal zich tolerant opstellen en enkel optreden wanneer een werkgever duidelijk 'buiten de lijntjes' heeft gekleurd.

 

Wat betekent dit voor de werkgever?

De fiscus spreekt zich duidelijk uit over de verschillende mogelijkheden die de werkgever heeft om zijn werknemers, in het kader van thuiswerk, tegemoet te komen in de kosten die daarmee gepaard gaan.

 

De nieuwe afspraken gelden vanaf 1 maart 2021. Werkgevers die voordien deze regels al te goeder trouw toepasten, al dan niet geruggesteund door een ruling, hoeven niets te vrezen. De fiscus zal zich tolerant opstellen.

Bron:
Circulaire 2021/C/20 van 26 februari 2021 over tussenkomsten van de werkgever voor thuiswerk

Context

Thuiswerken gaat gepaard met specifieke kosten. De werkgever kan de werknemer daarin op verschillende manieren tegemoet komen.

 

Meer bepaald:

  • via de terbeschikkingstelling van informatica-materiaal of kantoormeubilair; of
  • door kosten terug te betalen die een werknemer in het kader van thuiswerk maakt.
    Denk bijvoorbeeld aan het professioneel gebruik van de eigen internetverbinding, de aankoop van kantoormeubilair, …

Zowel de RSZ als de fiscus bogen zich over de vraag hoe ze deze werkgeverstussenkomsten moeten kwalificeren. Beide instanties willen hun standpunten maximaal op elkaar afstemmen.

 

De fiscus licht de eigen standpunten toe in deze circulaire. De RSZ publiceert de eigen spelregels en modaliteiten in de tussentijdse administratieve instructies. Hier gaan we in een aparte nieuwsbrief dieper op in.

 

In deze nieuwsbrief bespreken we enkel de fiscale circulaire. Deze wijkt op verschillende punten af van de standpunten die de fiscus in de zomer van 2020 innam.

Juridische inhoud

1. Toepassingsgebied

De circulaire is algemeen van toepassing in geval van thuiswerk en overstijgt dus de specifieke corona-problematiek.

1.1. Personeel toepassingsgebied

De circulaire is van toepassing bij thuiswerk, zowel in de openbare als de privésector en geldt voor alle werknemers (en ambtenaren) die aan specifieke voorwaarden voldoen.

 

Niet iedereen zal zich echter kunnen beroepen op deze circulaire.

 

Zijn expliciet uitgesloten:

  • de bedrijfsleiders;
    De uitsluiting betreft zowel de zelfstandige bedrijfsleiders als de bedrijfsleiders die naast hun mandaat ook via een arbeidsovereenkomst verbonden zijn met de onderneming.
  • de 'bijzondere stelsels'.
    De circulaire bevat geen limitatieve opsomming, maar geeft als voorbeeld de buitenlandse kaderleden en werknemers met gesplitste taxatie in het kader van internationale tewerkstelling.

 

Zij kunnen in het kader van thuiswerk ook een kostenvergoeding ontvangen, maar moeten daarvoor een ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen.

1.2. Materieel toepassingsgebied

De circulaire definieert thuiswerk als:

elke vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk waarin de werknemer werkzaamheden die hij ook op de werkvloer van de werkgever zou kunnen uitvoeren, op regelmatige basis buiten die werkvloer uitvoert’.

 

Het gaat om thuiswerk in de private lokalen van de werknemer (thuis dus).

 

Het thuiswerk zelf is georganiseerd in het kader van normale werkdagen.

 

De circulaire is dus bijvoorbeeld niet van toepassing op werknemers die buiten de normale werkuren (’s avonds of in het weekend) thuis werken. 

2. Forfaitaire kantoorvergoeding

2.1. Bedrag

Een werkgever kan een forfaitaire kantoorvergoeding toekennen aan werknemers die structureel en op regelmatige basis een substantieel deel van hun arbeidstijd van thuis uit werken.

 

Deze forfaitaire kantoorvergoeding bedraagt maximum 129,48 EUR per maand en dekt alle kantoorkosten (zie verder onder 2.2).

De regering besliste om dit maximumbedrag voor de maanden april, mei en juni 2021 te verhogen tot 144,31 EUR per maand.

 

De werkgever mag de forfaitaire kantoorvergoeding ook blijven toekennen tijdens het normale jaarlijkse verlof.

 

De fiscus baseert zich op het bedrag dat de RSZ aanvaardt als forfaitaire bureauvergoeding. Ook de evolutie van dit forfait (onder invloed van indexaanpassingen) zal de fiscus voortaan volgen.

 

Meer dan 129,48 EUR?

 

De werkgever mag een hoger bedrag toekennen, maar moet dan wel aan de hand van bewijsstukken de reële omvang van de kosten kunnen aantonen.

 

Kan hij dat niet, dan zal het gedeelte van de vergoeding dat het forfait overschrijdt, belastbaar zijn.

In dat geval vermeldt de werkgever dit surplus als bezoldiging op de fiche 281.10 van de betrokken werknemers.

2.2. Kantoorkosten

De forfaitaire kantoorvergoeding dekt alle kantoorkosten. Dat zijn alle kosten die een werknemer regelmatig moet maken om zijn werk op een normale manier van thuis uit te kunnen uitvoeren.

 

De forfaitaire kantoorvergoeding omvat onder meer:

  • het gebruik van een kantoorruimte bij de werknemer thuis (inclusief huur en eventuele afschrijvingen van de ruimte);
  • printer- en computermateriaal (papier, een USB-stick, muismatje, inkt,…);
  • kantoorbenodigdheden (mappen, cursusblokken, balpennen,…);
  • nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming;
  • onderhoud;
  • verzekering;
  • onroerende voorheffing;
  • koffie, water, versnaperingen.

2.3 Voorwaarden

De administratie aanvaardt dit forfait enkel:

  • bij structureel en regelmatig thuiswerk; en
  • wanneer de werkgever niet op een andere manier tussenkomt in de kosten voor thuiswerk.
    De werkgever mag bijvoorbeeld niet een deel van de elektriciteitskosten ten laste nemen.

2.4 Geen pro rata voor deeltijders

Geen verplichting

 

Voor deeltijders moet de werkgever het maximumbedrag niet prorateren.

 

Aan een deeltijdse werknemer die effectief aan de voorwaarden voldoet om de forfaitaire kantoorvergoeding te ontvangen, mag de werkgever dus de maximale forfaitaire kantoorvergoeding toekennen. En dit ongeacht het aantal uren van de arbeidsovereenkomst.

 

Wel mogelijkheid

 

Een werkgever die dat wenst, mag een pro rata toepassen op de vergoeding, zonder zich buiten de toepassing van deze circulaire te plaatsen.

Hij moet dit ons inziens wel op een uniforme wijze toepassen voor alle deeltijdse werknemers.

2.5. Differentiatie volgens personeelscategorie

De werkgever kan op basis van de personeelscategorie of de feitelijke omstandigheden waarin men het thuiswerk organiseert, een onderscheid maken in de toegekende kantoorvergoeding.

 

Een differentiatie op basis van deze objectieve criteria vormt op zich dus geen probleem.

 

Wat de fiscus niet zal aanvaarden is:

  • een differentiatie die erop gericht is om een welbepaald personeelslid een hogere kostenvergoeding toe te kennen, zonder dat daarvoor objectieve verantwoording bestaat; of
  • dat de werkgever een 'personeelscategorie' opstelt met datzelfde doel.

 

In dat geval zal de fiscus de forfaitaire kostenvergoeding in principe beschouwen als een belastbare bezoldiging.

 

De fiscus zal de vergoeding echter alsnog aanvaarden als een terugbetaling van een eigen kost van de werkgever, wanneer de werkgever het dubbele bewijs levert dat:

  • de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die eigen zijn aan de werkgever; en
  • de werknemer de vergoeding daar effectief aan heeft besteed.

3. Structureel en regelmatig thuiswerk

De werkgever mag de forfaitaire kantoorvergoeding enkel toekennen bij structureel en regelmatig thuiswerk.

3.1. Equivalent van één werkdag per week

Er is sprake van structureel en regelmatig thuiswerk, wanneer de werknemer het equivalent van één werkdag per week van thuis uit werkt.

 

Dit kan dan één volledige werkdag per week zijn, maar ook twee halve werkdagen per week. Ook meerdere dagen van enkele uren die men thuis presteert tijdens de normale arbeidstijd, komen in aanmerking.

 

De beoordeling hiervan gebeurt op maandbasis.

 

De circulaire verduidelijkt dit principe met enkele voorbeelden.

 

Voorbeeld 1

Om de ochtendspits te vermijden, werkt een werknemer dagelijks de eerste twee uren van zijn normale werkdag van thuis uit. De rest van zijn werkuren zet hij voort op kantoor.

 

Die eerste twee uren van de dag komen in aanmerking voor de vaststelling van structureel en regelmatig thuiswerk.

 

Voorbeeld 2

De werkgever stelt een rotatiesysteem in waarbij hij de werknemers in groepen opdeelt. Elke groep werkt gedurende 1 week per maand thuis en de overige weken op kantoor.

 

De werknemers werken een equivalent van één werkdag per week thuis. Het gaat om structureel en regelmatig thuiswerk.

 

Tegenvoorbeeld

Een werknemer werkt deeltijds aan 50 procent.

 

De werkgever stelt een rotatiesysteem in waarbij hij de werknemers in groepen opdeelt. Elke groep werkt gedurende 1 week per maand thuis en de overige weken op kantoor. De werknemer werkt in die week op dinsdag en donderdag thuis.

 

De werknemer werkt op maandbasis slechts 2 werkdagen thuis. Het gaat niet om structureel en regelmatig thuiswerk.

 

Opmerking

Tot nu toe mocht de werkgever de forfaitaire kantoorvergoeding enkel toekennen vanaf minstens 5 thuiswerkdagen per maand.

De fiscus neemt nu dus een soepeler standpunt in.

3.2. Niet-structureel thuiswerk: gevolgen

Niet-structureel thuiswerk: begrip

 

Niet-structureel thuiswerk is elke vorm van thuiswerk waarbij niet voldaan is aan de voorwaarde van 'het equivalent van minstens één werkdag per week'.

 

Denk bijvoorbeeld aan werknemers die:

  • slechts een paar uur van hun normale werkuren van thuis uit werken;
  • hun normale werkuren op de werkvloer (of elders) presteren, maar 's avonds of in het weekend thuis hun administratie wat in orde brengen;
  • een volledige kalendermaand afwezig zijn (bij ziekte, zwangerschapsverlof, loopbaanonderbreking, langere periodes van technische werkloosheid, …).

 

Ook hier verduidelijkt de fiscus dit standpunt aan de hand van enkele voorbeelden.

 

Voorbeeld 1

Een werknemer die normaal voltijds werkt is gedurende eenzelfde maand 3 weken ziek, maar werkte de 4e week gedurende 5 dagen van thuis uit.

 

Hier is voldaan aan de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk.

 

Voorbeeld 2

Een werknemer die normaal deeltijds werkt, is gedurende eenzelfde maand 3 weken ziek en werkt de 4e week gedurende 5 halve dagen van thuis uit.

 

Hier is niet voldaan aan de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk.

 

Gevolgen

 

Wanneer niet is voldaan aan de voorwaarden voor structureel thuiswerk, geldt de forfaitaire kantoorvergoeding niet. Dus ook geen percentage ervan.

 

De fiscus aanvaardt de terugbetaling van kosten dan als niet-belastbare vergoeding op voorwaarde dat de werkgever het dubbele bewijs levert dat de vergoeding:

  • bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn; en
  • ook effectief aan zo’n kosten is besteed.

 

De werkgever kan die vergoedingen ook forfaitair vaststellen. Ze verliezen dan niet de aard van werkelijke kosten, wanneer hun bedrag het resultaat is van herhaalde waarnemingen en steekproeven.

 

De werkgever kan, met het oog op rechtszekerheid, hiervoor altijd een aanvraag tot voorafgaande beslissing indienen bij de DVB. 

4. Vergoeding voor professioneel gebruik eigen internet en computer

De nieuwe circulaire integreert de bestaande circulaire van 16 januari 2014 die zich uitspreekt over de werkgeverstussenkomst bij professioneel gebruik van het eigen internet en/of de eigen computer(installatie).

 

Deze integratie heeft één belangrijk gevolg voor de bedrijfsleiders. De circulaire van 2014 was immers expliciet ook van toepassing op bedrijfsleiders. De huidige circulaire sluit hen echter van het toepassingsgebied uit.

 

Dit betekent niet dat bedrijfsleiders niet vergoed kunnen worden voor het professioneel gebruik van de eigen computer of internetverbinding. Zij zullen hiervoor echter bij de rulingcommissie moeten aankloppen om de nodige rechtszekerheid te bekomen.

 

We hernemen de regeling hier voor de volledigheid.

 

Let wel!

Om te genieten van de kostenforfaits van 20 EUR voor professioneel gebruik van de eigen computer en/of internetverbinding is het voldoende om op regelmatige basis thuis te werken.

De werknemer moet dus niet voldoen aan de voorwaarde 'structureel en regelmatig' (het equivalent van één werkdag per week - op maandbasis te evalueren). 

4.1. Eigen internetaansluiting en -abonnement

Definitie

Internetaansluiting is alle apparatuur die verband houdt met de aansluiting van de computer op het internet, ongeacht het gebruikte systeem (telefoonkabel, ADSL,...).

Internetabonnement is de verstrekking, door een provider, van toegang tot het internet.

 

Forfait van 20 EUR

Wanneer de werknemer het eigen internet effectief gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de werkgever forfaitair tussenkomen in die kosten.

Meer bepaald ten belope van maximum 20 EUR per maand.

 

Voor een deeltijdse werknemer moet de werkgever geen pro rata toepassen.

 

Geen dubbel gebruik

De werkgever mag niet op een andere manier in deze kosten van de privé-internetaansluiting en/of -abonnement tussenkomen.

Hij mag bijvoorbeeld niet een deel van de factuur van het internet ten laste nemen of zelf voorzien in een mobiel internetabonnement.

 

Voorbeeld

Een werknemer werkt regelmatig van thuis uit, maar voldoet niet aan de voorwaarde van structureel en regelmatig thuiswerk.

De werkgever kent een vergoeding toe van 20 EUR voor de maanden waarin de werknemer voor zijn thuiswerk gebruik maakt van zijn eigen internetabonnement.

 

Deze vergoeding vormt een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

 

Meer dan 20 EUR?

Wanneer de werkgever méér toekent dan 20 EUR en hij geen bewijs levert dat het bedrag een reële kost dekt, dan herkwalificeert het surplus als belastbare bezoldiging. Dit is dan onderworpen aan bedrijfsvoorheffing.

 

De werkgever moet dit vermelden op de fiscale fiche 281.10 van de betrokken werknemers.

4.2. Eigen computer en randapparatuur

Definitie

Het betreft hier professioneel gebruik van een eigen computer (desktop, laptop of tablet), randapparatuur en noodzakelijke software voor de uitoefening van het telewerk.

 

Forfait van 20 EUR

Wanneer de werknemer de eigen computer(installatie) effectief gebruikt in het kader van thuiswerk, mag de werkgever forfaitair tussenkomen in die kosten ten belope van maximum 20 EUR per maand.

 

De werkgever moet geen pro rata toepassen voor een deeltijdse werknemer.

 

Geen dubbel gebruik

De werkgever mag niet op een andere manier in deze kosten van de eigen computer(installatie) tussenkomen.

Hij mag bijvoorbeeld niet een deel van de aankoop ervan ten laste nemen of zelf een PC ter beschikking stellen.

 

Voorbeeld

Een werknemer werkt twee dagen per week thuis. Voor zijn thuiswerk gebruikt hij zijn eigen laptop en printer. De werkgever betaalt hem 129,48 EUR per maand als kantoorvergoeding en 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van zijn eigen computer en printer.

Beide vergoedingen zijn een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.

 

Meer dan 20 EUR?
Wanneer de werkgever méér toekent dan 20 EUR en hij geen bewijs levert dat het bedrag een reële kost dekt, dan herkwalificeert het surplus als belastbare bezoldiging. Dit is dan onderworpen aan bedrijfsvoorheffing.

4.3. Eigen printer/scanner of tweede scherm

Wanneer de werkgever een computer voor het thuiswerk ter beschikking stelt, geldt het forfait van 20 EUR per maand niet.

 

Mogelijk gebruikt de werknemer dan wel een eigen tweede scherm en/of een eigen printer of scanner.

 

Nieuw: forfait van 5 EUR

In dat geval aanvaardt de fiscus een forfaitaire vergoeding van 5 EUR per maand per item gedurende maximum 3 jaar.

Er geldt een absolute begrenzing van maximaal 10 EUR per maand.

 

De werkgever moet geen pro rata toepassen voor een deeltijdse werknemer.

 

Merk op dat dit forfait enkel geldt bij gebruik van een eigen scherm of eigen printer/scanner. Andere toestellen vallen hier niet onder.

 

Geen dubbel gebruik

De werkgever mag niet op een andere manier in deze kosten tussenkomen.

 

Hij mag het materiaal bijvoorbeeld niet ter beschikking stellen van de werknemer of een deel van de aankoopprijs ten laste nemen.  

4.4. Cumul van forfaitaire vergoedingen

De fiscus aanvaardt dat de werkgever bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 EUR volgende bijkomende forfaitaire vergoedingen toekent:

 

  • maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van de eigen internetaansluiting en -abonnement;
  • maximum 20 EUR per maand voor het professioneel gebruik van de eigen computer met randapparatuur;
  • maximum 10 EUR per maand voor het professioneel gebruik van een eigen tweede computerbeeldscherm en/of printer/scanner (max. 5 EUR per item) zonder eigen computer.

 

Let wel!

Om van de cumul van de forfaitaire kantoorvergoeding met één of meerdere van deze bijkomende forfaits te kunnen genieten, moet de werknemer wél voldoen aan de voorwaarde van 'structureel en regelmatig' thuiswerk. Betrokkene moet dus het equivalent van 1 werkdag per week van thuis uit werken.

Deze frequentie is te beoordelen op maandbasis.

 

Opmerking

De regering besliste om het maximumbedrag van 129,48 EUR per maand tijdelijk (april, mei en juni 2021) te verhogen tot een maximumbedrag van 144,31 EUR per maand.

5. Terugbetaling kantoormeubilair en computermateriaal

Sommige werkgevers willen bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding ook tussenkomen in de kosten van kantoormeubilair/informaticamateriaal dat de werknemer zelf aankoopt.

 

De fiscus aanvaardt dergelijke cumul, maar wel mits de werkgever volgende voorwaarden respecteert.

5.1. Voorwaarden

Limitatieve opsomming

In dit kader aanvaardt de administratie enkel de terugbetaling van volgende elementen (beperkende opsomming):

  • bureaustoel;
  • bureautafel;
  • bureaukast ;
  • functionele bureaulamp;
  • een tweede computerbeeldscherm;
  • printer/scanner;
  • toetsenbord;
  • muis, voetmuis, trackpad of trackball;
  • hoofdtelefoon;
  • specifieke apparatuur die personen met een handicap nodig hebben om vlot met de computer te kunnen werken.

 

Ergonomisch meubilair/materiaal kan in aanmerking komen, wanneer de werkgever dit in normale omstandigheden ter beschikking stelt op de werkvloer.

 

Voorwaarden

De fiscus aanvaardt de tussenkomst als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever op voorwaarde dat deze :

  • gebaseerd zijn op werkelijke bewijsstukken (die de werkgever ter beschikking houdt); en
  • verband houden met investeringen die noodzakelijk zijn om de beroepsactiviteit thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren.

 

Cumul

De werkgever moet de terugbetaling niet in mindering brengen van de forfaitaire kantoorvergoeding.

 

Eenmalig – normale gebruiksduur

Daarbij is het van belang dat de terugbetaling redelijk blijft. De fiscus zal bijvoorbeeld niet aanvaarden dat de werkgever elk jaar de aankoop van een nieuwe bureaustoel terugbetaalt.

 

De fiscus gaat uit van volgende normale gebruiksduur:

  • 10 jaar voor een bureaustoel, -tafel en -kast;
  • 5 jaar voor een functionele bureaulamp;
  • 3 jaar voor een tweede computerbeeldscherm, een printer/scanner en andere randapparatuur.

 

Opmerking

De werkgever is niet verplicht om de terugbetaling in één keer te doen. Hij kan met de werknemer afspreken om de terugbetaling te spreiden over een aantal jaren. Bijvoorbeeld gelijklopend met de normale gebruiksduur van de bureaustoel.

 

Uit dienst of einde thuiswerk

Een werknemer kan uit dienst gaan of niet langer van thuis uit werken.

 

Dit kan gebeuren vóór het verstrijken van de normale gebruiksduur van de investeringen. Wanneer de werknemer de reële restwaarde (of een deel ervan) niet moet terugbetalen aan de werkgever, ontstaat er een belastbaar voordeel van alle aard.

 

Voorbeeld

Een werkgever kent in het kader van thuiswerk een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 EUR per maand toe aan de werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken.

 

Naast deze forfaitaire kantoorvergoeding betaalt hij ook de bureaustoel terug die de werknemer zelf aankocht. De werkgever houdt de nodige bewijsstukken ter beschikking.

 

Beide vergoedingen vormen een kost eigen aan de werkgever.

 

Wanneer de werkgever binnen de normale gebruiksduur opnieuw een bureaustoel zou terugbetalen, dan vormt deze terugbetaling een belastbare bezoldiging.

5.2 Wat aanvaardt fiscus niet?

Er is sprake van een belastbaar voordeel wanneer de werkgever:

  • investeringen terugbetaalt die duidelijk een privéuitgave vormen.
    Denk aan:
    • investeringen aan de woning zoals het plaatsen van extra deuren of wanden;
    • luxueuze inrichting;
    • alle meubilair dat onroerend door bestemming wordt doordat het in de muur of vloer is ingewerkt of eraan vastgehecht is.
  • uitgaven terugbetaalt die de aard van 'kosten eigen aan de werkgever' op onredelijke manier overstijgen.
    Denk aan:
    • extra grote computerbeeldschermen die eerder bestemd zijn voor films of computerspelen;
    • extra luxe: design bureaulamp of -tafel, ….

 

Het deel dat de kost eigen aan de werkgever overstijgt, vormt een belastbaar voordeel van alle aard. De fiscus zal dit geval per geval beoordelen.

6. Terbeschikkingstelling kantoormeubilair en computermateriaal

De werkgever kan ook kantoormeubilair en computermateriaal (zie limitatieve opsomming onder 5.1) ter beschikking stellen.

 

Wanneer deze noodzakelijk zijn om het werk thuis op een normale wijze te kunnen uitvoeren, ontstaat hierdoor geen belastbaar voordeel van alle aard.

 

Cumul met forfaitaire kantoorvergoeding

De werkgever mag deze zaken ter beschikking stellen bovenop de forfaitaire kantoorvergoeding.

 

Voorbeeld

Een werkgever kent in het kader van thuiswerk een forfaitaire kantoorvergoeding van 129,48 EUR per maand toe aan de werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken.

 

Daarnaast stelt de werkgever hen ook nog een standaard bureaustoel en een tweede beeldscherm ter beschikking.

 

De forfaitaire kantoorvergoeding is een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever.

 

De terbeschikkingstelling van de bureaustoel en het tweede beeldscherm in het kader van thuiswerk vormt geen  belastbaar voordeel van alle aard.

 

Opletten met duur materiaal

De terbeschikkingstelling van duur design-materiaal geeft wél aanleiding tot een belastbaar voordeel van alle aard.

 

Uit dienst of einde thuiswerk

Een werknemer kan uit dienst gaan of niet langer van thuis uit werken.

 

Wanneer hij de goederen die de werkgever ter beschikking stelde, mag behouden, ontstaat er een belastbaar voordeel ten belope van de reële restwaarde.

Men mag dit bedrag verminderen met de eventuele eigen bijdrage van de werknemer in het voordeel.

7. Nieuwe ficheverplichting vanaf inkomstenjaar 2022

De fiscus wil graag meer zicht krijgen op de bedragen die circuleren op het vlak van kostenvergoedingen.

 

Waar de werkgever zich nu nog mag beperken tot de vermelding van 'JA - ernstige normen' of 'JA - bewijsstukken' verwacht de fiscus vanaf inkomstenjaar 2022 concrete bedragen op de fiche 281.10.

 

Over dit aspect moeten een aantal zaken nog verder uitgeklaard worden. We komen hierop terug van zodra hierover meer duidelijkheid is. 

8. Lopende rulings

De rulings die van kracht zijn op de datum van inwerkingtreding van deze circulaire blijven onverkort gelden.

9. Vanaf wanneer

De circulaire treedt in werking vanaf 1 maart 2021.

 

Deze circulaire integreert vroegere circulaires en heft deze op met ingang van 1 maart 2021. Het gaat dan over de volgende circulaires:

  • circulaire Ci.RH.241/616.975 (AAFisc 2/2014) van 16 januari 2014 betreffende

    • de terbeschikkingstelling door de werkgever van een computer en/of van een internetaansluiting en internetabonnement; en 

    • de tussenkomst van de werkgever voor het gebruik van een privé-internetaansluiting, internetabonnement en privécomputer;

  • de circulaire 2020/C/100 van 14 juli 2020 betreffende de forfaitaire thuiswerkvergoeding.

     

Werkgevers die in de loop van 2020 of de eerste maanden van 2021 te goeder trouw met de principes van de nieuwe circulaire aan de slag gingen, hoeven echter niets te vrezen.

 

De fiscus zal zich tolerant opstellen en enkel optreden wanneer een werkgever duidelijk 'buiten de lijntjes' heeft gekleurd.

Oeps,

Onze excuses, er is iets fout gelopen.

Probeert u het later eens opnieuw.

Was deze informatie nuttig voor u?

Ja Nee

Welke van de volgende beschrijft jouw feedback het best?






Jouw feedback

De versie van de browser die U gebruikt is niet optimaal voor deze website. De meeste functies zullen niet goed werken. De versie die u gebruikt wordt ook niet meer ondersteund door Microsoft en hierdoor loopt u security risico’s. Om de veiligheid en privacy van uw data te kunnen blijven garanderen, raden wij aan om zo snel mogelijk naar Internet Explorer 11 te upgraden of de laatste versie van een andere browser te gebruiken.