Sommaire

1. Indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l'étranger : liste des pays

Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement doivent se rendre en mission officielle à l'étranger, ils reçoivent une indemnité forfaitaire.

Les autorités utilisent pour ce faire la « liste des pays », dans le cadre de laquelle le montant de l'indemnité diffère d'un pays à l'autre et peut varier en fonction du niveau de prix dans la capitale, d'autres villes importantes et le reste de chaque pays.

Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année.

Le SPF Affaires étrangères indique cependant qu'il ne sera procédé à aucune adaptation cette année. Les indemnités journalières forfaitaires ne changent pas par rapport à celles de l'année dernière.

La liste des pays qui a été publiée l'année dernière et qui est entrée en vigueur le 6 juillet 2018 reste donc applicable sans restriction.

Les principes de l'indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l'étranger restent inchangés également. Par souci d'exhaustivité, nous les récapitulons ici pour vous.

2. Principes

2.1. Voyage de service de courte durée à l'étranger

Les personnes qui effectuent des voyages à l'étranger dans le cadre de leur travail peuvent bénéficier d'une indemnité forfaitaire pour « voyages de service de courte durée à l'étranger ».

Un voyage de service de courte durée à l'étranger est un voyage :

• d'au moins 10 heures (départ et arrivée le même jour) ;

• de maximum 30 jours calendrier par voyage ;

• au service effectif de l'employeur ou pour le compte de celui-ci.

2.2. Qui est concerné ?

Les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires perçoivent lorsqu'ils se rendent à l'étranger pour une mission officielle valent également dans le secteur privé et auprès des autres administrations.

Attention !

Seuls les travailleurs (et dirigeants d'entreprises) qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et partent une fois, occasionnellement, voire régulièrement en voyage de service à l'étranger dans ce contexte entrent en ligne de compte.

Le régime ne vaut donc pas pour les travailleurs/dirigeants d'entreprises pour lesquels des déplacements de et vers l'étranger font partie de l'activité professionnelle journalière normale.

Pour le transport international, des règles spécifiques doivent être respectées.

La circulaire n° Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) met au point un régime pour les différentes indemnités forfaitaires octroyées aux chauffeurs dans le secteur du transport international de marchandises. La circulaire n° Ci.RH.241/631.421 (AAFisc 3/2016) a trait au régime fiscal des différentes indemnités forfaitaires octroyées dans le secteur de l'autocar aux chauffeurs effectuant des déplacements internationaux.

2.3. Quels montants ?

Forfait de 37,18 EUR

L'administration fiscale accepte un montant de 37,18 EUR par jour à titre de défraiement forfaitaire des frais pour les voyages de service à l'étranger, et ce, quelle que soit la destination.

Liste des pays

Un forfait supérieur est autorisé lorsque les circonstances propres au pays où la mission est remplie le justifient.

Pour ce faire, il est expressément fait référence à la liste des pays que les autorités utilisent pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (de la catégorie 1 – « administration centrale »).

Contrairement au montant de 37,18 EUR, qui n'est pas indexé, les montants de la liste des pays peuvent être adaptés chaque année.

Choix

L'employeur a le choix. Il peut utiliser les montants de la liste des pays lorsque ceux-ci sont supérieurs au forfait de 37,18 EUR, et inversement.

Forfait total ou partiel ?

Un montant forfaitaire total est octroyé :

• par jour d'absence complet (c.-à-d. un jour entre 2 nuitées en voyage de service) ;
• pour un voyage avec départ et retour le même jour calendrier impliquant une absence d'au moins 10 heures.

Si le voyage de service dure plus de 24 heures, une réduction des forfaits de 50 % s’applique les jours de départ et d’arrivée. 

2.4. Frais propres à l’employeur

2.4.1. Quels frais ?

Quels frais ?

Les montants des indemnités forfaitaires journalières couvrent les frais de repas et les petites dépenses (transport sur place, pourboires…).

Ils ne couvrent donc pas les frais de déplacement et de voyage aller et retour, ni les frais de nuitée.

Pour le remboursement de ces frais, des pièces justificatives sont toujours nécessaires.

Frais propres à l’employeur

Tant l'administration fiscale que l'ONSS considèrent ces indemnités journalières forfaitaires comme un remboursement d'un coût propre à l'employeur.

Ces indemnités sont par conséquent :

• non imposables dans le chef du travailleur ;
• entièrement déductibles au titre de frais professionnels pour l'employeur ;
• non soumises aux cotisations de sécurité sociale.

Pour l'exonération d'ONSS, il est en outre notamment requis de pouvoir démontrer le caractère professionnel du voyage ainsi que la date/le lieu/le motif de la visite.

2.4.2. Voyages de service de très courte ou de longue durée

Lorsque le voyage de service à l'étranger ne correspond pas à la définition mentionnée au point 2.1, l'ONSS et le fisc appliquent différents points de vue :

Situation 1 : le voyage dure moins de 10 heures

L'ONSS n'accepte pas de forfait : l’employeur doit pouvoir démontrer les coûts à l'aide de pièces justificatives.

Le fisc accepte les forfaits appliqués aux voyages de service en Belgique.

Situation 2 : la durée du voyage dépasse 30 jours

L’ONSS et le fisc acceptent, sous certaines conditions, l'application des indemnités forfaitaires pour les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs.

Si on utilise la liste des pays, l’administration accepte l’indemnité forfaitaire qui est au maximum égale à l’indemnité forfaitaire journalière que le SPF Affaires étrangères utilise pour les fonctionnaires appartenant à la « catégorie 2 » (= fonctionnaires « en poste » à l’étranger).

Les conditions sont que l'employeur :

• paie ou octroie ces indemnités forfaitaires uniquement pour une même mission pouvant durer au maximum 24 mois ;

• cesse de payer ou d'octroyer ces indemnités forfaitaires en cas d’établissement définitif du travailleur (ou dirigeant d’entreprise) à l’étranger ;

• n'octroie ces indemnités forfaitaires que si la rémunération que le travailleur perçoit pour ces jours est soumise à l’impôt belge (condition spécifique posée par l’ONSS).

Remarque

S’il est établi au début qu’un séjour professionnel à l’étranger durera plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants (inférieurs) de la catégorie 2 s’appliquent dès le premier jour.

Supposons qu'un voyage de service soit initialement censé durer maximum 30 jours calendrier, mais doive être prolongé en raison de circonstances imprévues. Le délai de 30 jours calendrier consécutifs sera alors dépassé.

Dans une telle situation, l'administration accepte que l'employeur applique pour les premiers jours les montants (plus élevés) de la catégorie 1.

Dès qu’il est établi que le délai de 30 jours va être dépassé, l'employeur devra appliquer les montants (inférieurs) de la catégorie 2.

L'employeur doit pouvoir démontrer le caractère imprévu de la prolongation du séjour à l’étranger.

2.4.3. Quid dans le cas du remboursement des frais de repas ?

Il ressort d'une directive interne du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement que les indemnités forfaitaires font l'objet d'une nouvelle répartition :

• 15 % destinés au petit-déjeuner ;

• 35 % destinés au repas de midi ;

• 45 % destinés au repas du soir ;

• 5 % destinés aux petites dépenses.

Cela signifie que pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, l'indemnité journalière est presque complètement supprimée si les frais de repas ne sont pas à charge du fonctionnaire.

Lorsqu'en cas de voyage de service à l'étranger, l'employeur prend également en charge les frais de repas ou les petites dépenses, s'applique une réduction des forfaits :

• de 15 % si le petit-déjeuner est compris ;

• de 35 % si le repas de midi est compris ;

• de 45 % si le repas du soir est compris ;

• de 5 % si les petites dépenses sont comprises.