Feedback
ella
Voor het werk naar het buitenland? Dit jaar geen nieuwe kostenforfaits.
Losse berichten 05/07/2019
Gepubliceerd op 26/07/2019

Landenlijst: geen update in 2019

Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, ontvangen zij een forfaitaire kostenvergoeding.

 

De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land.

 

De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden.

 

De FOD Buitenlandse Zaken meldt echter dat er dit jaar geen aanpassingen gebeuren. In vergelijking met vorig jaar wijzigen de bedragen voor de forfaitaire dagvergoedingen niet.

De landenlijst die vorig jaar werd gepubliceerd en van toepassing was vanaf 6 juli 2018, blijft dus onverkort van kracht.

 

Kostenvergoeding
De forfaitaire dagvergoeding dekt de maaltijdkosten en kleine uitgaven ter plekke.
De reiskosten naar de bestemming en terug zijn hierdoor niet gedekt, evenmin als de overnachtingskosten.

 

Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire vergoedingen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Hierdoor zijn deze vergoedingen vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.

 

Ook voor privésector en 'andere overheden'

Belangrijk om weten is dat de bedragen opgenomen in de landenlijst ook van toepassing zijn voor personen die voor een korte opdracht naar het buitenland moeten en tewerkgesteld zijn in de privésector of bij andere overheden (voor zover het personeelsstatuut dit niet belet).

 

Wat betekent dit voor de werkgever?

De forfaitaire verblijfsvergoedingen worden vastgelegd voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, maar gelden ook als norm in de privésector en bij andere overheden (voor zover het personeelsstatuut dit toelaat).

 

Wanneer de werkgever de forfaits en grenzen van de landenlijst respecteert, vormen deze vergoedingen een kost eigen aan de werkgever. Bijgevolg zijn ze niet onderworpen aan belastingen en socialezekerheidsbijdragen.

 

De werkgever heeft de keuze tussen 2 forfaits. Meer bepaald:

  • een dagforfait van 37,18 EUR (ongeacht de bestemming), ofwel
  • de bedragen vermeld op de landenlijst.

De werkgever mag het voor de werknemer meest voordelige forfait toepassen.

 

Hogervermelde bedragen zijn maximumrichtlijnen. Een werkgever mag deze hanteren, maar kan ook lagere bedragen toekennen, als er in de onderneming andere afspraken over gemaakt werden.

 

De werkgever kan ook méér betalen dan de forfaits. In dat geval is er enkel een vrijstelling van belastingen en RSZ als de werkgever het reële kostenkarakter kan aantonen. 

Bron:
Bericht van FOD Buitenlandse Zaken aan de Unie van Sociale Secretariaten

Juridische inhoud

1. Forfaitaire vergoeding buitenlandse dienstreizen: landenlijst

Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor een officiële opdracht naar het buitenland moeten, ontvangen zij een forfaitaire vergoeding.

 

De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land, en kan variëren volgens het prijsniveau in de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.

 

De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden.

 

De FOD Buitenlandse Zaken meldt echter dat er dit jaar geen aanpassingen gebeuren. In vergelijking met vorig jaar wijzigen de bedragen voor de forfaitaire dagvergoedingen bijgevolg niet.

De landenlijst die vorig jaar werd gepubliceerd en van toepassing was vanaf 6 juli 2018, blijft dus onverkort van kracht.

 

Ook aan de principes van de forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen wijzigt niets. We zetten deze, voor de volledigheid, nog even voor u op een rij.

2. Principes

2.1. Buitenlandse dienstreis van korte duur

Wie voor het werk naar het buitenland moet, kan een forfaitaire vergoeding voor 'dienstreizen van korte duur in het buitenland' ontvangen.

 

Een korte dienstreis naar het buitenland is een reis:

  • van minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag);

  • van maximum 30 kalenderdagen per reis;

  • in effectieve dienst of opdracht van de werkgever.

2.2. Voor wie?

De forfaitaire vergoedingen die de ambtenaren ontvangen, wanneer zij zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, gelden ook in de privésector en bij andere overheden.

 

Let wel!

Enkel werknemers (en bedrijfsleiders) die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig voor het werk naar het buitenland gaan, komen hiervoor in aanmerking.

 

De regeling geldt dus niet voor werknemers/bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland, deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit.

 

Voor internationaal vervoer gelden er specifieke regels.

De circulaire nr. Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) werkt een regeling uit voor de diverse forfaitaire vergoedingen die chauffeurs in internationaal goederenvervoer toegekend krijgen. De circulaire nr. Ci.RH.241/631.421 (AAFisc Nr. 3/2016) bespreekt het belastingstelsel van de diverse forfaitaire vergoedingen die in de autocarsector worden toegekend aan chauffeurs die internationale verplaatsingen maken.

2.3. Welke bedragen?

Forfait van 37,18 EUR

De belastingadministratie aanvaardt een bedrag van 37,18 EUR per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor dienstreizen in het buitenland en dit ongeacht de bestemming.

 

Landenlijst

Een hoger forfait is toegelaten wanneer de omstandigheden, eigen aan het land waar men de opdracht vervult, dit rechtvaardigen.

Hiervoor verwijst men uitdrukkelijk naar de landenlijst die de overheid hanteert voor haar ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1 - 'carrière Hoofdbestuur').

 

In tegenstelling tot het bedrag van 37,18 EUR, dat niet geïndexeerd wordt, kunnen de bedragen van de landenlijst jaarlijks aangepast worden.

 

Keuze

De werkgever heeft de keuze. Zo mag hij de bedragen van de landenlijst hanteren, wanneer deze hoger zijn dan het forfait van 37,18 EUR en omgekeerd.

 

Volledig of gedeeltelijk forfait?

Een volledig forfait wordt toegekend:

  • per volledige dag afwezigheid (dit is een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis);
  • voor een reis met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met minstens 10 uur afwezigheid.

 

Duurt de dienstreis langer dan een etmaal, dan geldt op de dagen van vertrek en aankomst een vermindering van de forfaits met 50%. 

2.4. Kosten eigen de werkgever

 

2.4.1. Welke kosten?

Welke onkosten?

De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen dekken de maaltijdkosten en kleine uitgaven (transport ter plaatse, fooien, …).

 

De verplaatsing- en reiskosten naar de bestemming en terug, alsook de overnachtingskosten zijn hierdoor niet gedekt.

Voor de terugbetaling van deze kosten, zijn er altijd bewijsstukken nodig.

 

Kosten eigen aan werkgever

Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever.

 

Deze vergoedingen zijn bijgevolg:

  • niet belastbaar in hoofde van de werknemer;
  • volledig aftrekbaar als beroepskost voor de werkgever;
  • niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.

 

Voor de RSZ-vrijstelling is bijkomend onder meer vereist dat de werkgever het beroepsmatig karakter van de reis kan aantonen, alsook datum/plaats/reden van bezoek.

2.4.2. Dienstreizen van zeer korte of lange duur

Wanneer de buitenlandse dienstreis niet beantwoordt aan de definitie vermeld onder punt 2.1, hanteren de RSZ en de fiscus niet steeds eenzelfde standpunt:

 

Situatie 1: de reis duurt minder dan 10 uur

 

De RSZ aanvaardt geen forfait: de werkgever moet de kosten kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken.

De fiscus aanvaardt de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen.

 

Situatie 2: de duur van de reis overschrijdt 30 dagen

 

RSZ en fiscus aanvaarden, onder bepaalde voorwaarden, de toepassing van de forfaitaire vergoedingen voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.

Wanneer men de landenlijst hanteert, aanvaardt de administratie de forfaitaire vergoeding die maximaal gelijk is aan de forfaitaire dagvergoeding die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking hanteert voor ambtenaren behorend tot 'categorie 2' (= ambtenaren 'op post' in het buitenland).

 

Voorwaarden zijn dat de de werkgever deze forfaitaire vergoedingen:

  • enkel betaalt of toekent voor eenzelfde opdracht die beperkt blijft tot maximum 24 maanden;

  • stopzet in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland;

  • enkel toekent wanneer het loon dat de werknemer voor die dagen ontvangt, onderworpen is aan Belgische belastingen (voorwaarde specifiek gesteld door de RSZ).

 

Opmerking

Wanneer bij aanvang vaststaat dat een beroepsmatig verblijf in het buitenland meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, zijn vanaf de eerste dag de (lagere) bedragen van categorie 2 van toepassing.

 

Stel dat het aanvankelijk de bedoeling is dat een dienstreis maximum 30 kalenderdagen zal duren, maar dat deze door onvoorziene omstandigheden moet verlengd worden. Hierdoor zal men de termijn van 30 opeenvolgende kalenderdagen overschrijden.

In zo'n situatie aanvaardt de administratie dat de werkgever voor de eerste dagen de (hogere) bedragen van categorie 1 toepast.

Van zodra vaststaat dat de termijn van 30 dagen overschreden zal worden, moet de werkgever de (lagere) bedragen van categorie 2 toepassen.

De werkgever moet het onvoorziene karakter van de verlenging van het verblijf in het buitenland kunnen aantonen.

2.4.3. Wat bij terugbetaling maaltijdkosten?

Uit een interne richtlijn van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking blijkt dat de forfaitaire vergoedingen een verdere opdeling krijgen:

  • 15% bestemd voor ontbijt;

  • 35% bestemd voor middagmaal;

  • 45% bestemd voor avondmaal;

  • 5% bestemd voor kleine uitgaven.

 

Dit betekent dat voor ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking de dagvergoeding bijna volledig wegvalt, als de maaltijdkosten niet ten laste van de ambtenaar vallen.

 

Wanneer de werkgever bij een buitenlandse dienstreis ook de maaltijdenkosten of kleine uitgaven ten laste neemt, geldt een vermindering van de forfaits met:

  • 15 % indien het ontbijt is inbegrepen;

  • 35 % indien het middagmaal is inbegrepen;

  • 45 % indien het avondmaal is inbegrepen;

  • 5 % indien de kleine uitgaven zijn inbegrepen.

Oeps,

Onze excuses, er is iets fout gelopen.

Probeert u het later eens opnieuw.

Was deze informatie nuttig voor u?

Ja Nee

Welke van de volgende beschrijft jouw feedback het best?






Jouw feedback

De versie van de browser die U gebruikt is niet optimaal voor deze website. De meeste functies zullen niet goed werken. De versie die u gebruikt wordt ook niet meer ondersteund door Microsoft en hierdoor loopt u security risico’s. Om de veiligheid en privacy van uw data te kunnen blijven garanderen, raden wij aan om zo snel mogelijk naar Internet Explorer 11 te upgraden of de laatste versie van een andere browser te gebruiken.