Sommaire

1. Situation avant le 2016

Avant 2016, l'employeur (ou son mandataire) avait le choix d'accomplir toutes les déclarations de risque social pour ses travailleurs sur papier ou via une déclaration électronique (e-DRS). e-DRS). Il s'agissait des déclarations de risque social dans le secteur du chômage, des allocations de maladie, des accidents de travail et des maladies professionnelles. 

Ce choix n'existe plus pour les déclarations mensuelles de chômage en matière d'indemnisation. Le papier n'est plus accepté par l'ONEM et les organismes de paiement.

2. Première phase depuis le 1er janvier 2016

Depuis le 1er janvier 2016, les déclarations mensuelles de chômage en matière d’indemnisation (en vue du paiement des allocations) ne peuvent s'effectuer que de manière électronique.

DRS électronique depuis janvier 2016

• Scénario 5 : déclaration mensuelle de chômage temporaire (remplace C3.2-Employeur comme formulaire de paiement)

• Scénario 6 : déclaration mensuelle de travail à temps partiel (remplace le C131B).

• Scénario 7 : déclaration mensuelle atelier protégé (remplace le C78).

• Scénario 8 : déclaration mensuelle activation (remplace le C78-Activa, le C78.3, le C78-Sine).

• Scénario 10 : déclaration mensuelle vacances jeunes et vacances seniors (remplace le C103-Vacances jeunes-Employeur et le C103-Vacances seniors-Employeur).

Ces déclarations sont faites pour les travailleurs qui reçoivent une allocation pendant une suspension de leur contrat de travail (ex. allocations de chômage temporaire, allocations de vacances jeunes ou seniors) et pour les travailleurs qui combinent travail et allocation (ex. allocations d'activation ou allocation de garantie de revenus pour travailleur à temps partiel involontaire).

3. Deuxième phase partir du 1er janvier 2017

À partir du 1er janvier 2017, nous franchissons une nouvelle étape dans la numérisation des communications avec l'administration.  

À l'exception du formulaire C4, les déclarations d'admissibilité papier pour le chômage disparaissent. Elles devront obligatoirement être faites de manière électronique à partir du 1er janvier 2017.

Les déclarations d'admissibilité ont pour but d'établir le droit aux allocations, p. ex. le droit au statut de travailleur à temps partiel involontaire.

Obligatoirement sous forme électronique à partir du 01/01/2017 :

• Scénario 2 : demande de chômage temporaire remplace le formulaire de demande C3.2-Employeur.

• Scénario 3 : le début du travail à temps partiel remplace le C131A-Employeur.

• Scénario 9 : la demande vacances jeunes et seniors remplace le C103-Vacances jeunes-employeur et le C103-Vacances seniors-employeur.

Depuis le 1er janvier 2016, les scénarios d'indemnisation mensuelle pour le chômage doivent déjà s'effectuer obligatoirement sous forme électronique.

Le C4 papier continue à exister.

Ils continuent donc à avoir le choix entre le circuit papier et le circuit électronique à la fin du contrat de travail.

À terme, le C4 papier va sans doute lui aussi disparaître,

Ce n'est pas étonnant puisque le C4 contient des informations sensibles et complexes par rapport aux autres déclarations de chômage (mode de résiliation, cause du chômage, délai de préavis et indemnités de fin du contrat, données mini-DMFA, etc.), qui de plus doivent être délivrées très rapidement à la fin du contrat de travail.

4. Troisième phase

Pour les autres secteurs de la SS (allocations de maladie, accidents de travail, maladies professionnelles), la loi ne prévoit encore aucune date pour laquelle les déclarations devront obligatoirement être faites sous forme électronique. 

Il est cependant très vraisemblable que la feuille de renseignements papier pour la mutualité disparaisse également à partir du 1er juillet 2019, et que l'employeur soit obligé de procéder à une déclaration électronique (ZIMA Scénario 1). 

Ce calendrier correspondrait à l'avis du CNT en la matière du 25 mars 2014.

5. À propos de l'e-DRS

Valeur

Les déclarations électroniques du risque social (e-DRS) ont la même valeur juridique que les anciens formulaires papier.

Canaux

L'employeur ou son mandataire (ex. un secrétariat social) peut procéder à la déclaration électronique via

• un sur le site portail de la sécurité sociale ; il est indiqué d'envoyer un nombre limité de déclarations de risque social ;

• des messages structurés ou le canal batch (= application batch développée par un secrétariat social ou de grandes entreprises elles-mêmes pour l'envoi de grands nombres de déclarations).

Copie travailleurDRS chômage

L'employeur qui effectue une DRS chômage électronique doit fournir au travailleur une copie imprimée (format PDF) qui mentionne les données de la DRS. De cette manière, l'employeur informe le travailleur du fait qu'une déclaration a été effectuée et ce dernier peut toujours contrôler les données de la déclaration. 

Le secrétariat social SD Worx fournit ces copies pour les travailleurs via le site portail pour les travailleurs « Myworkandme » dans l'application « MonSalaire » où le travailleur peut également consulter ses fiches de paie électroniques et d’autres documents sociaux.  

Les employeurs eux-mêmes peuvent consulter les copies destinées à leurs travailleurs dans leurs archives de documents (Progiciel salarial Payroll) ou l'application e-Dox (autres progiciels salariaux).

Les travailleurs qui reçoivent encore une fiche de paie papier recevront une communication relative aux DRS chômage sur leur fiche de paie.