ella
Eerste fase sinds 1 januari 2016
Sinds 1 januari 2016 kunnen de maandelijkse aangiftes werkloosheid inzake vergoedbaarheid (met het oog op de betaling van uitkeringen) enkel nog op elektronische wijze gebeuren.
Tweede fase vanaf 1 januari 2017
Vanaf 1 januari 2017 zetten we een volgende stap in de digitalisering van communicatie met de overheid.
Met uitzondering van het C4-formulier, verdwijnen de papieren toelaatbaarheidsaangiftes voor werkloosheid. Ze moeten verplicht elektronisch gebeuren vanaf 1 januari 2017.
De toelaatbaarheidsaangiftes zijn bedoeld om het recht op uitkeringen vast te stellen, bv. het recht op het statuut van onvrijwillig deeltijdse werknemer.
Verplicht elektronisch vanaf 1/1/2017:
-
Scenario 2: aanvraag tijdelijke werkloosheid – vervangt aanvraagformulier C3.2-werkgever.
-
Scenario 3: aanvang deeltijdse arbeid – vervangt C131A-werkgever.
-
Scenario 9: aanvraag jeugd- en seniorvakantie – vervangt de C103-jeugdvakantie-werkgever en C103-seniorvakantie-werkgever.
Sinds 1 januari 2016 moeten de maandelijkse vergoedbaarheidsscenario's voor de werkloosheid al verplicht elektronisch gebeuren.
Papieren C4 blijft bestaan
De verschillende C4 formulieren voor aanvraag van volledige werkloosheid (C4-werkloosheidsbewijs, C4-arbeidsbewijs, C4-SWT) blijven nog bestaan op 1 januari 2017. Het elektronische scenario 1 (ter vervanging van de C4-formulieren) wordt voorlopig niet opgelegd aan de werkgevers en hun mandatarissen. Dus de keuze blijft tussen het papieren en elektronische circuit bij einde van de arbeidsovereenkomst.
En verder?
Het is erg waarschijnlijk dat vanaf 1 juli 2019 ook het papieren inlichtingenblad voor de mutualiteit verdwijnt en de werkgever verplicht wordt tot een elektronische aangifte (ZIMA scenario 1). Deze timing volgt het NAR-advies van 25 maart 2014.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Werkgevers die beroep doen op een erkend sociaal secretariaat voor het beheer van hun personeelsadministratie en SZ-aangiftes, dienen zelf geen initiatief te nemen voor e-ASR.
Voor de overgrote meerderheid van klanten van het sociaal secretariaat van SD Worx die beroep doen op onze ASR-dienstverlening gebeuren de werkloosheidsaangiftes sinds januari 2016 al elektronisch.
Werkgevers niet-aangesloten bij een erkend sociaal secretariaat kunnen bijkomende informatie vinden op het portaal van de sociale zekerheid: Klaar voor elektronische ASR?
Wat betekent dit voor de publieke sector?
Deze reglementering is eveneens van toepassing voor de publieke sector.
Juridische voorgeschiedenis
Wettelijke basis veralgemening e-ASR-WLH
De verplichte veralgemening van de elektronische ASR volgt in feite uit het advies nr. 1901 van de Nationale Arbeidsraad (NAR) van 25/03/2014, dat een veralgemening in drie fasen voorziet:
- eerste fase op 01/01/2016: vergoedbaarheidsscenario’s in de sector werkloosheid;
- tweede fase op 01/01/2017: toelaatbaarheidsscenario’s in de sector werkloosheid;
- derde fase (in principe midden 2019): sectoren arbeidsongevallen en ziekte-uitkeringen.
De wettelijke basis werd daarna vastgelegd:
- door toevoeging van een § 2bis in artikel 4 van de wet van 24/02/2003 dat in werking treedt 01/01/2016: het beheerscomité van de Kruispuntbank van de Sociale Zekerheid (KSZ) kan een tijdstip vastleggen vanaf wanneer de werkgever verplicht is om bepaalde gegevens op elektronische wijze over te maken. Het beheerscomité van de KSZ heeft inmiddels op 23/09/2015 het tijdpad voor de veralgemening van de elektronische ASR zoals vooropgesteld in het advies van de NAR van 25/03/2014 onderschreven;
- door een wijziging van artikel 138bis van het KB van 25/11/1991, in werking vanaf 01/01/2016, waarbij aan de werkgever niet langer de mogelijkheid wordt gelaten om de genoemde documenten betreffende de vergoedbaarheidsscenario’s door middel van papieren formulieren af te leveren.
De vooropgestelde veralgemening van de toelaatbaarheidsscenario’s vanaf 01/01/2017 is nog niet voorzien in het KB van 25/11/1991. We verwachten dat dit binnenkort gepubliceerd wordt.
Juridische inhoud
1. Situatie vóór 2016
Voor 2016 had de werkgever (of zijn lasthebber) de keuze om alle aangiftes sociaal risico voor zijn werknemers te verrichten op papier of via een elektronische aangifte (e-ASR). Het gaat om aangiftes sociaal risico in de sector werkloosheid, ziekte-uitkeringen, arbeidsongevallen en beroepsziekten.
Die keuze bestaat niet meer voor de maandelijkse aangiftes voor werkloosheid inzake vergoedbaarheid. Het papier wordt niet meer aanvaard door RVA en de uitbetalingsinstellingen.
2. Eerste fase sinds 1 januari 2016
Sinds 1 januari 2016 kunnen de maandelijkse aangiftes werkloosheid inzake vergoedbaarheid (met het oog op de betaling van uitkeringen) enkel nog op elektronische wijze gebeuren.
Elektronische ASR's sinds januari 2016
Scenario 5: maandelijkse aangifte tijdelijke werkloosheid (vervangt C3.2-Werkgever als betaalformulier).
Scenario 6: maandelijkse aangifte deeltijdse arbeid (vervangt C131B).
Scenario 7: maandelijkse aangifte beschutte werkplaats (vervangt C78).
Scenario 8: maandelijkse aangifte activering (vervangt C78-Activa, C78.3, C78-Sine).
Scenario 10: maandelijkse aangifte jeugd- en seniorvakantie (vervangt C103-Jeugdvakantie-werkgever en C103-Seniorvakantie-werkgever).
Deze aangiftes gebeuren voor werknemers die een uitkering ontvangen tijdens een schorsing van hun arbeidsovereenkomst (bv. uitkeringen tijdelijke werkloosheid, jeugd- of seniorvakantie-uitkering) en voor werknemers die werk combineren met een uitkering (bv. activeringsuitkeringen of inkomensgarantie-uitkering voor onvrijwillig deeltijdse werknemer).
3. Tweede fase vanaf 1 januari 2017
Vanaf 1 januari 2017 zetten we een volgende stap in de digitalisering van communicatie met de overheid.
Met uitzondering van het C4-formulier, verdwijnen de papieren toelaatbaarheidsaangiftes voor werkloosheid. Ze moeten verplicht elektronisch gebeuren vanaf 1 januari 2017.
De toelaatbaarheidsaangiftes zijn bedoeld om het recht op uitkeringen vast te stellen, bv. het recht op het statuut van onvrijwillig deeltijdse werknemer.
Verplicht elektronisch vanaf 1/1/2017:
Scenario 2: aanvraag tijdelijke werkloosheid – vervangt aanvraagformulier C3.2-werkgever.
Scenario 3: aanvang deeltijdse arbeid – vervangt C131A-werkgever.
Scenario 9: aanvraag jeugd- en seniorvakantie – vervangt de C103-jeugdvakantie-werkgever en C103-seniorvakantie-werkgever.
Sinds 1 januari 2016 moeten de maandelijkse vergoedbaarheidsscenario's voor de werkloosheid al verplicht elektronisch gebeuren.
Papieren C4 blijft bestaan
De verschillende C4 formulieren voor aanvraag van volledige werkloosheid (C4-werkloosheidsbewijs, C4-arbeidsbewijs, C4-SWT) blijven nog bestaan op 1 januari 2017. Het elektronische scenario 1 (ter vervanging van de C4-formulieren) wordt voorlopig niet opgelegd aan de werkgevers en hun mandatarissen. Dus de keuze blijft tussen het papieren en elektronische circuit bij einde van de arbeidsovereenkomst.
Op termijn zal het papieren C4 wellicht ook verdwijnen, maar een concreet tijdstip is nog niet vastgelegd. Er lopen nog steeds inhoudelijke gesprekken tussen de overheid en de sociale partners aangaande de vorm, de inhoud en het tijdstip van deze elektronische aangifte.
Dit is niet verwonderlijk aangezien de C4 gevoelige en complexe inhoud bevat in vergelijking met de andere werkloosheidsaangiftes (wijze van beëindiging, oorzaak werkloosheid, opzegtermijn en vergoedingen bij einde contract, mini-DMFA-gegevens, enz.) die bovendien zeer snel moet opgeleverd worden bij einde van de arbeidsovereenkomst.
4. Derde fase
Voor de andere SZ-sectoren (ziekte-uitkeringen, arbeidsongevallen, beroepsziekten) zijn er wettelijk nog geen data bepaald waarop de aangiftes verplicht elektronisch moeten gebeuren.
Het is wel erg waarschijnlijk dat vanaf 1 juli 2019 ook het papieren inlichtingenblad voor de mutualiteit verdwijnt en de werkgever verplicht wordt tot een elektronische aangifte (ZIMA scenario 1).
Deze timing volgt een NAR-advies terzake van 25 maart 2014.
5. Over e-ASR
Waarde
De elektronische aangiftes van sociaal risico (e-ASR) hebben dezelfde juridische waarde als de vroegere papieren formulieren.
Kanalen
De werkgever of zijn mandataris (bv. sociaal secretariaat) kan de elektronische aangifte verrichten via:
een onlinedienst of webtoepassing op de portaalsite van de sociale zekerheid; dit is aangewezen om een beperkt aantal aangiften sociaal risico te versturen;
gestructureerde berichten of het batchkanaal (=door een sociaal secretariaat of grote ondernemingen zelf ontwikkelde batchtoepassing voor het versturen van grote aantallen aangiftes).
Afschrift werknemerASR werkloosheid
De werkgever die een elektronische ASR voor werkloosheid heeft verricht, moet aan de werknemer een print (pdf-formaat) bezorgen die de gegevens van de ASR meedeelt. Op die manier informeert de werkgever de werknemer van het feit dat de aangifte is verricht en kan deze laatste de gegevens van de aangifte controleren.
Het sociaal secretariaat SD Worx biedt deze afschriften voor de werknemers aan via de portaalsite voor werknemers "Myworkandme" in de toepassing "Mijnloon", waar de werknemer ook zijn e-loonbrieven en andere sociale documenten kan raadplegen.
De werkgevers zelf kunnen de afschriften voor hun werknemers raadplegen in hun documentenarchief (Payroll-loonpakket) of e-Dox toepassing (andere loonpakketten).
Werknemers die nog een papieren loonbrief ontvangen, krijgen een mededeling over de ASR's werkloosheid op hun loonbrief.
