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Le fisc veut avoir une meilleure idée des remboursement des frais qu’un employeur octroie à ses travailleurs.
À partir de l’année de revenus 2022, le montant des remboursement des frais qu’un employeur ou une société verse respectivement à ses travailleurs ou dirigeants d’entreprise devra apparaître sur une fiche fiscale 281.10 ou 281.20.
Réglementation actuelle
Les frais propres à l’employeur sont exonérés fiscalement, en ce sens qu’ils :
- sont des revenus professionnels non imposables pour le travailleur ;
- constituent des frais professionnels (totalement ou partiellement) déductibles pour l’employeur.
Pour que les frais propres à l’employeur soient déductibles dans le chef de l’employeur, ils doivent toutefois être repris sur une fiche fiscale 281.10 ou 281.20.
Dans ce cadre, on établit actuellement la distinction suivante, selon que l’employeur/la société rembourse les frais :
- sur la base de pièces justificatives : mention « OUI – pièces justificatives » ;
- de manière forfaitaire sur la base de normes sérieuses : mention « OUI – normes sérieuses » ;
- de manière forfaitaire, mais pas sur la base de normes sérieuses : mention du montant remboursé.
Nouvelles règles à venir : mention des montants sur la fiche
Le fisc veut cependant plus de clarté et notamment éviter le double emploi.
À partir de l’année de revenus 2022, il faudrait donc reprendre le montant complet pour chacun des trois types de remboursement des frais dans la rubrique « renseignements divers » de la fiche 281.10 (travailleurs) et 281.20 (dirigeants d’entreprise).
À défaut ou si ce n'est pas correct, cela pourrait entraîner une sanction administrative dans certains cas. Plus précisément en ce qui concerne les remboursements des frais sur la base de pièces justificatives.
SD Worx étudie actuellement les conséquences de cette législation en vue d’une mise en œuvre concrète. Nous vous tiendrons informés.
Attention!
Contexte
Le fisc souhaite avoir une meilleure idée des montants qui circulent sur le plan des remboursements des frais.
Actuellement, l’employeur peut se limiter à la mention « OUI – normes sérieuses » ou « OUI – pièces justificatives » pour les frais propres à l’employeur spécifiques.
À partir de l’année de revenus 2022, le fisc attend toutefois des montants concrets sur la fiche 281.10 (travailleur) ou la fiche 281.20 (dirigeant d’entreprise).
Sommaire
1. Principes généraux
En principe, le fisc considère toutes les indemnités et tous les avantages qu’un employeur octroie à ses travailleurs comme une rémunération imposable.
Les frais propres à l’employeur constituent une exception à ce principe.Ils constituent en effet un remboursement des frais encourus par le travailleur concerné pour le compte de son employeur.
Les frais propres à l’employeur sont dès lors exonérés fiscalement, en ce sens qu’ils :
- sont des revenus professionnels non imposables pour le travailleur ;
- constituent des frais professionnels (totalement ou partiellement) déductibles pour l’employeur.
Il en va de même dans le chef des dirigeants d’entreprise, en ce qui concerne les indemnités des frais propres à leur société.
2. Frais réels ou forfaitaires
Lorsque le travailleur engage des frais au nom de son employeur et pour celui-ci et que l’employeur rembourse ces frais, l’employeur doit pouvoir fournir la double preuve que :
- l'indemnité est destinée à couvrir des frais qui lui sont propres ; et
- cette indemnité a effectivement été consacrée à ces frais.
L'employeur peut rembourser les frais qu'un travailleur a consentis pour lui de différentes manières :
- pour leur montant réel après présentation des pièces justificatives nécessaires (par exemple à l’aide de factures, de comptes, etc.) ; ou
de manière forfaitaire. Il s'agit de ce qui suit :
frais purement forfaitaires ; ou
frais établis sur la base de normes sérieuses.
Si l’employeur/la société octroie plusieurs (types de) remboursements des frais, il doit, le cas échéant, combiner ces mentions dans la rubrique concernée sur la fiche.
3. Mention sur une fiche fiscale – situation actuelle
3.1. Condition
Les remboursements forfaitaires des frais que l’employeur/la société octroie aux travailleurs ou aux dirigeants d’entreprise à titre de remboursement des frais propres à l’employeur ou à la société sont en principe déductibles en tant que frais professionnels.
À cet effet, il faut que l’employeur/la société mentionne ces remboursements des frais sur les fiches individuelles et les relevés récapitulatifs.
3.2. Message
Sur la fiche individuelle 281.10 (travailleur) et 281.20 (dirigeant d’entreprise), l’employeur/la société doit en principe mentionner les montants qu’il paie comme frais propres à l’employeur.
Il ne doit cependant pas renseigner de montant dans les situations suivantes :
| Mention sur la fiche | Indiquer le montant
| |
Situation 1 :
Remboursement des frais réellement exposés et prouvés à concurrence du montant exact.
|
Oui – pièces justificatives |
Non |
Situation 2 :
Remboursements forfaitaires des frais sur la base de normes sérieuses et concordantes.
|
Oui – normes sérieuses |
Non |
Situation 3 :
Remboursements forfaitaires des frais non établis sur la base de normes sérieuses et concordantes. |
Oui |
Oui |
Si l’employeur ou la société octroie plusieurs types de remboursements des frais, il devra respecter les diverses mentions sur la fiche.
Sanction
Si l’employeur ou la société ne respecte pas (correctement) l’obligation de fiche, les remboursements des frais purement forfaitaires peuvent être soumis à :
- la cotisation pour commission secrète ; et/ou
- la non-déductibilité en tant que frais professionnels.
4. Nouveau régime plus strict en vue
Dans sa circulaire du 26 février 2021 relative au télétravail (circulaire 2021/C/20 relative aux interventions de l'employeur pour le télétravail), le fisc a déjà annoncé qu’il souhaitait avoir une meilleure idée de l’octroi des remboursements des frais par l’employeur.
La circulaire précisait qu’à partir de l’année de revenus 2022, il faudra toujours mentionner le montant total des indemnités pour tous les remboursements des frais propres à l’employeur dans la case renseignements divers des fiches 281.10 et 281.20.
Le projet de loi contient à présent une disposition spécifique à cet effet.
Dès l’année de revenus 2022, un employeur doit justifier toutes les indemnités variables qu’il octroie à ses travailleurs à titre de remboursement des frais propres réels de l’employeur par des fiches individuelles et un relevé récapitulatif.
Selon le fisc, cela signifierait concrètement ce qui suit :
| Revenus 2021 (3 lignes) | Revenus 2022 (3 lignes)
| |
Catégorie 1 :
Indemnités forfaitaires sur la base de normes sérieuses. |
Oui – normes sérieuses |
Montant |
Catégorie 2 :
Indemnités forfaitaires, pas sur la base de normes sérieuses |
Montant |
Montant |
Catégorie 3 :
Pièces justificatives |
Oui – pièces justificatives |
Montant
|
Sanctions
Si un employeur néglige de reprendre des remboursements forfaitaires des frais sur une fiche individuelle et un relevé récapitulatif, cela entraîne la non-déductibilité en tant que frais professionnels.
En revanche, l'absence de mention des remboursements des frais payés sur la base de pièces justificatives réelles ne serait sanctionnée que par une amende administrative. Il s’agit tout de même d’une différence de traitement essentielle.
Dirigeants d'entreprise
Le régime s’applique également aux dirigeants d’entreprise (fiche 281.20)
