Sommaire

1. Définition

Le budget mobilité est le montant que l’employeur met à disposition du travailleur en compensation de la renonciation à la voiture de société dont il dispose ou à laquelle il peut prétendre.

Ce montant est soumis à des règles spécifiques en matière de droit du travail, de sécurité sociale et de fiscalité. Ces règles diffèrent en fonction de la façon dont le travailleur utilise ce montant.

2. Instauration : double liberté de choix

L’instauration du budget mobilité repose sur une double liberté de choix. 

2.1. Initiative de l’employeur

L’initiative émane de l’employeur.

C’est lui qui décide s’il offre à ses travailleurs la possibilité de convertir leur (droit à une) voiture de société en un budget mobilité.

L’employeur peut y associer des conditions et décider quels travailleurs et quelles voitures entrent en ligne de compte pour la conversion et quand.

Il va de soi que toute distinction éventuelle entre les travailleurs doit être autorisée.

L’employeur doit communiquer ces conditions à tous les travailleurs au plus tard au moment de l’instauration du système.

2.2. Libre choix du travailleur

Le travailleur est libre d’accepter ou de refuser cette offre de l’employeur.

2.3. Formalités

Si le travailleur veut adhérer au système, il en fait la demande par écrit (par courriel ou par lettre) à son employeur.

L’employeur communique le mode de calcul et le montant du budget mobilité au travailleur à l’avance.

« À l’avance » signifie après la demande du travailleur et avant la décision de l’employeur. Le travailleur doit en effet encore avoir la possibilité de retirer sa demande.

La demande formelle du travailleur et la décision positive de l’employeur constituent conjointement une convention qui fait partie intégrante du contrat de travail entre les deux parties.

Cette convention sera conclue avant le premier octroi du budget mobilité et contiendra plusieurs mentions obligatoires (comme le mode de calcul et le montant initial du budget mobilité).

3. Champ d’application

Le budget mobilité s’applique aux employeurs et aux travailleurs.

Les personnes qui travaillent dans un lien de subordination, sans être liées formellement par un contrat de travail, sont expressément assimilées aux travailleurs.

Par conséquent, le budget mobilité est également applicable au secteur public et ce, tant pour les membres du personnel statutaires que pour les membres du personnel contractuels.

Les dirigeants d’entreprise indépendants ne peuvent pas adhérer au système.
Cette règle connaît une exception : un dirigeant d’entreprise qui est lié à l’entreprise en tant que travailleur et qui y exerce en même temps un mandat de dirigeant d’entreprise est éligible.

3.1. Disposer d’une voiture de société ou y avoir droit

L’employeur peut uniquement octroyer un budget mobilité aux travailleurs qui disposent effectivement d’une voiture de société ou qui y ont droit.

Ont droit à une voiture de société : les travailleurs qui font partie d’une catégorie de fonction pour laquelle la politique de l’employeur en la matière prévoit une voiture de société.

La politique en matière de voitures de société est définie comme l’ensemble des prescriptions fixées par l’employeur relatives aux conditions d’octroi et d’utilisation de la voiture de société. Il peut par exemple s’agir de la car policy.

Une voiture de société octroyée sur la base de critères individuels (p. ex. ancienneté) n’entre pas en considération pour une conversion en budget mobilité.

3.2. Périodes d’attente

Tous les employeurs et travailleurs n’entrent pas en considération pour le budget mobilité. En imposant une période d’attente aux deux, le gouvernement espère éviter les abus.

3.2.1. Employeur : voiture(s) de société depuis au moins trois ans

Principe

L’employeur ne peut instaurer le budget mobilité que s’il a mis une ou plusieurs voitures à la disposition d’un ou de plusieurs travailleurs pendant une période ininterrompue de 36 mois précédant immédiatement l’instauration du budget mobilité.

Débutants

Ce délai minimal de 36 mois ne s’applique pas aux employeurs débutants (actifs depuis moins de 36 mois).

Il est toutefois important que l’employeur débutant mette une ou plusieurs voitures de société à disposition d’un ou de plusieurs travailleurs au moment de l’instauration du budget mobilité.

3.2.2. Travailleurs : (droit à) une voiture de société pendant 12 mois

Disposer de ou avoir droit à une voiture de société

Un travailleur qui dispose d’une voiture de société ou qui y a droit peut uniquement introduire une demande de budget mobilité :

• s’il dispose ou a disposé d’une voiture de société (ou y a eu droit) auprès de son employeur actuel pendant au moins 12 mois au cours des 36 mois précédant la demande ; ET
• si, au moment de la demande, il dispose d’une voiture de société (ou y a droit) depuis au moins 3 mois sans interruption auprès de son employeur actuel.

La période de 36 mois n’est pas d’application si le travailleur entre au service d’un employeur débutant.

Nouvelle embauche

Ces périodes minimales ne s’appliquent jamais en cas d’embauche d’un nouveau travailleur.

Par conséquent, les nouveaux travailleurs qui entrent en service à partir du 1er mars 2019 peuvent immédiatement adhérer au système du budget mobilité,
bien sûr à condition :

• que le travailleur relève d’une catégorie de fonction qui lui donne droit à une voiture de société ; et
• que l’employeur ait déjà instauré le système du budget mobilité.

Changement de fonction et promotion

Ces périodes minimales ne s’appliquent pas non plus aux travailleurs qui, à la suite d’un changement de fonction ou d’une promotion ayant eu lieu avant le 1er mars 2019, relèvent désormais d’une catégorie de fonction qui donne droit à une voiture de société.

En cas de promotion ou de changement de fonction à partir du 1er mars 2019, ces travailleurs devront passer par ces périodes d’attente. 

4. Combien rapporte le budget mobilité ?

4.1. Principe : coût annuel réel pour l’employeur

Le coût réel annuel pour l’employeur de la voiture de société à laquelle on renonce ou pour laquelle on entre en considération détermine l’importance du budget mobilité.

Ce qu’on appelle le Total Cost of Ownership ou TCO couvre les frais de financement de la voiture, ainsi que tous les frais connexes pour le carburant, les assurances, l’entretien, la cotisation de solidarité CO2, l’impôt des sociétés dû sur la TVA non déductible, les frais automobiles non déductibles…

4.2. Cas particuliers

Propriété

Les employeurs qui ne prennent pas la voiture de société en leasing mais qui en sont propriétaires remplacent les frais de financement par un amortissement annuel de 20 %.

Contribution personnelle

Lorsque le travailleur paie une contribution personnelle pour l’usage privé de la voiture de société, l’employeur déduit cette contribution personnelle du TCO.

4.3. Aucune obligation d’indexation

Le budget mobilité n’est pas soumis à une indexation obligatoire.

Les obligations imposées à l’employeur en vue d’adapter le salaire au coût de la vie ne s’appliquent donc pas au budget mobilité.

L’employeur peut toutefois instaurer son propre mécanisme d’indexation. Le résultat de ce type d’adaptation propre à l’entreprise ne peut jamais être supérieur à l’adaptation du budget mobilité conformément à l’indice salarial sectoriel.

Lorsque l’employeur instaure un mécanisme d’indexation propre à l’entreprise, il doit l’appliquer uniformément à tous les travailleurs qui ont adhéré au système du budget mobilité.

4.4. Évolution du coût salarial

Tout comme la voiture de société, le budget mobilité est inclus dans le calcul de la marge maximale de l’évolution du coût salarial.

4.5. Pas une donnée statique

Le budget mobilité ne constitue pas une donnée statique.

Une promotion ou une rétrogradation, qui place le travailleur dans une catégorie de fonction qui donne droit à une voiture de catégorie plus ou moins élevée, a un impact positif ou négatif sur le montant du budget.

Ceci s’applique également en cas de changement de fonction.

4.6. Voiture fictive et TCO

Il convient de se demander ce qu’un travailleur qui a droit à une voiture de société échangera contre un budget mobilité.

Plusieurs pistes sont envisageables :

• soit le travailleur reçoit un certain budget ;
• soit le travailleur peut choisir parmi plusieurs types de voitures dans une liste établie par l’employeur. 

Dans tous ces cas, le budget mobilité est déterminé sur la base de la voiture de société que le travailleur aurait choisie.

En d’autres termes, il doit choisir une voiture de société fictive à laquelle l’employeur attribue alors un TCO fictif.

Un problème similaire se pose en cas de changement de fonction ou de promotion. Si cela donnerait droit à une voiture d’une catégorie inférieure ou supérieure, le montant du budget mobilité est adapté sur la base de la voiture fictive correspondante.

5. À quoi le consacrer ?

Le budget mobilité porte sur une combinaison de moyens de transport.

Les travailleurs peuvent affecter le budget mobilité à trois piliers bénéficiant chacun d’un traitement social et fiscal propre.

5.1. Pilier 1 : voiture de société écologique

La voiture de société peut continuer à faire partie du budget mobilité, mais toutes les voitures ne sont pas visées par ce système.

La voiture choisie dans ce pilier doit être écologique.

Les voitures écologiques sont :

• les voitures électriques ; OU
• les voitures répondant simultanément aux conditions suivantes :
• être au moins aussi écologiques que la voiture prévue par le budget mobilité
• avoir une émission de CO2 maximale de 95 g/km.
  Cette limite maximale ne s’appliquera qu’aux travailleurs qui adhèrent au budget mobilité à partir de 2021.
  Des normes moins strictes sont mises en place pendant la période transitoire, à savoir : 
• 105 g/km pour les travailleurs qui adhèrent au système en 2019 ;
• 100 g/km pour les travailleurs qui adhèrent au système en 2020.
• la norme d’émission pour les polluants atmosphériques doit au moins correspondre à la norme en vigueur pour les nouvelles voitures (voir www.ecoscore.be).
  Les voitures de fin de série constituent une exception. Ces voitures ne sont plus fabriquées mais restent en stock chez le fabricant ou le concessionnaire.
• dans le cas d’une voiture hybride rechargeable, la capacité de la batterie électrique doit être au moins équivalente à 0,5 kWh par 100 kg du poids de la voiture.

La voiture choisie dans ce pilier est soumise au même traitement social et fiscal que la voiture de société « classique » : cotisation de solidarité CO2, avantage de toute nature imposable dans le chef de l’employeur, dépenses rejetées et limitations des déductions dans le cadre de l’impôt des sociétés, etc.

5.2. Mobilité durable

Le budget mobilité vise à diminuer l’utilisation de la voiture de société en faveur d’autres formes de mobilité durables.

Statut social et fiscal

Chaque dépense engagée par le travailleur dans ce pilier est donc intégralement exonérée des cotisations de sécurité sociale et du précompte professionnel. Pour l’employeur, le montant total dépensé dans ce cadre constitue des frais professionnels déductibles.

Offre

Un employeur n’est pas obligé de proposer toutes les options possibles de ce pilier. Il peut effectuer une sélection lui-même, en tenant compte de sa politique mobilité, des besoins en matière de mobilité de son personnel et de la gestion administrative de l’ensemble.

L’employeur doit communiquer les possibilités d’affectation à tous les travailleurs.

Libre choix du travailleur
Un travailleur n’est pas obligé de dépenser son budget mobilité dans les trois piliers.

Il peut donc librement choisir dans quel(s) pilier(s) il souhaite dépenser son budget mobilité dans le cadre de l’offre de l’employeur.

5.2.1. Mobilité douce

Comprend l’achat, la location, le leasing (y compris private lease) et l’entretien :

• des moyens de transport suivants (fonctionnant ou non à l’électricité) avec une vitesse maximale de 45 km/h :
• les vélos : indépendamment du modèle, donc un vélo de ville classique, un vélo électrique, un Speed Pedelec, un triporteur, un VTT, etc. ;
• les engins de déplacement : monocycle, hoverboard, trottinette électrique, etc. ;
• les vélomoteurs ;
• les motos fonctionnant uniquement à l’électricité ;
• ainsi que de l’équipement obligatoire tant pour le véhicule que pour le conducteur (p. ex., le casque).

5.2.2. Transport public

Fournisseurs officiels et privés

Les transports publics sont définis au sens large. Il s’agit de « services de transport de personnes d’intérêt économique général proposés de façon permanente et non discriminatoire au public ».

Ce sont donc non seulement des fournisseurs officiels de transports publics (SNCB, De Lijn, etc.) mais également d’autres initiatives, comme le bus fluvial à Anvers et à Bruxelles.

Grâce au budget mobilité, le travailleur peut financer des abonnements ou des billets individuels.

Abonnements

Les abonnements doivent être au nom du travailleur et couvrir son trajet domicile - lieu de travail.

Un abonnement au nom d’un des enfants du travailleur pour se rendre à l’école n’entre donc pas dans le champ d’application.

Billets individuels

Des billets individuels pour les transports publics peuvent être utilisés à des fins strictement privées par le travailleur et sa famille et ce, non seulement pour des voyages en Belgique mais également dans tout l’Espace Économique Européen.

5.2.3. Transport collectif organisé

Le transport collectif organisé n’est pas nécessairement pris en charge par l’employeur. Il peut aussi s’agir d’un groupe d’employeurs ou de tiers.

Ainsi, le travailleur peut également financer des déplacements avec le bus de bureau grâce à son budget mobilité.

5.2.4. Transport partagé

Cette rubrique concerne toutes les formes possibles de transport partagé, comme des vélos, des voitures, des vélomoteurs, des trottinettes… Que ces véhicules appartiennent ou non à une flotte ou à un particulier n’a pas d’importance.

L’utilisation d’un taxi ou la location de voiture avec chauffeur (Uber) constitue également une forme de transport partagé, à condition d’être conforme à la réglementation applicable en la matière.

La location d’un véhicule sans chauffeur (private lease) pour 30 jours calendrier maximum entre aussi dans le champ d’application du financement via le budget mobilité.
Cela offre au travailleur la possibilité de partir en vacances avec sa famille en voiture de manière confortable.

5.2.5. Services de mobilité combinés

5.2.6. Frais de logement

Habiter près de son lieu de travail est considéré comme une solution de mobilité durable.

Toute personne habitant dans un rayon de 5 km à vol d’oiseau de son lieu d’emploi habituel pourra financer les frais de logement ci-après grâce au budget mobilité :

• les loyers ;
• les intérêts du prêt hypothécaire.

Les frais de déménagement pour venir habiter plus près du lieu d’emploi n’entrent pas en considération.

5.2.7. Vélo d’entreprise et indemnité vélo

Les employeurs qui n’ont pas encore mis de vélo à disposition et/ou qui n’octroient pas encore d’indemnité vélo aux navetteurs cyclistes peuvent mettre en place ces systèmes et les intégrer au budget mobilité.

Remarquons que ces applications nécessitent un lien avec le déplacement domicile-lieu de travail. Ces vélos et ces indemnités vélo sont en effet exonérés. Ces formules sont intégralement exonérées si et seulement si :

• le vélo est effectivement utilisé dans le cadre des déplacements domicile-lieu de travail ;

• l’indemnité vélo s’élève à 0,24 EUR maximum par kilomètre effectivement parcouru entre le domicile et le lieu de travail.

5.3. Pilier 3 : Espèces

Un décompte est effectué au terme de chaque année civile.

La partie du budget mobilité que le travailleur n’a pas utilisée pour le financement d’une voiture de société écologique et/ou d’un moyen de mobilité durable lui sera versée une fois par an en espèces,

au plus tard en même temps que le salaire du mois de janvier de l’année qui suit.

Sécurité sociale

La partie payée en espèces ne constitue pas une donnée nette au sens strict du terme. 

Celle-ci ne sera payée qu’après déduction de la cotisation de sécurité sociale de 38,07 % à charge du travailleur.

En compensation du « prix » élevé imputé au travailleur, le solde sera repris dans la base de calcul pour les allocations de chômage et comptera dans la constitution de pension.

Aspects fiscaux

Pour le travailleur, le solde payé en espèces est un avantage social exonéré.

Pour l’employeur, il s’agit de frais professionnels déductibles.

6. Gestion du budget mobilité

L’employeur doit créer un compte mobilité au nom du travailleur. Il gère le budget mobilité via ce compte.

6.1. Compte mobilité

6.1.1. Quoi ?

Le compte mobilité est une base de données dans laquelle l’employeur enregistre et gère le budget mobilité.

Il peut faire appel à un tiers pour garantir en tout ou en partie la création et la gestion du budget mobilité en son nom.

6.1.2. Vie privée

Dans le cadre de la protection des données à caractère personnel, l’employeur est également le responsable du traitement, qu’il fasse ou non appel à un tiers.

Il conclut une convention contraignante avec le sous-traitant/tiers qui détermine les points suivants :

• l’objet et la durée du traitement ;
• les catégories de données à caractère personnel ;
• les catégories de personnes concernées ;
• les droits et les obligations du responsable du traitement.

En tant que responsable du traitement, l’employeur prend les mesures nécessaires pour garantir les droits des travailleurs concernés.

6.1.3. Possibilités

Via le compte mobilité, l’employeur peut :

• octroyer et suivre le budget mobilité par travailleur bénéficiaire et enregistrer tous les coûts financés par le budget ;
• augmenter ou diminuer le budget mobilité en cas de promotion ou de changement de fonction du travailleur bénéficiaire ;
• bloquer l’accès au budget mobilité le jour où il met fin à l’accès au budget mobilité ;
• recalculer le budget mobilité pour exiger le remboursement de sommes indûment utilisées ;
• calculer le solde du budget mobilité que le travailleur n’a pas dépensé à la fin de chaque année civile, afin que ce solde puisse être versé en espèces après déduction de la cotisation du travailleur de 38,07 %.  

6.2. Budget mobilité

6.2.1. Montant virtuel

Le budget mobilité est l’ensemble du montant virtuel mis à la disposition du travailleur après imputation du TCO de la voiture écologique éventuellement choisie dans le pilier 1.

6.2.2. Formalités

L’employeur :

• informe les travailleurs des moyens de transport durables qu’ils peuvent financer avec le budget mobilité ;
• peut permettre aux travailleurs concernés d’utiliser une carte de paiement ou une appli, mais doit veiller à ce que ces moyens de paiement ne puissent être utilisés qu’aux fins du financement des moyens de transport durables qu’il autorise ;
• détermine les pièces justificatives à fournir par les travailleurs pour démontrer le financement de ces moyens de transport durables. 

Le travailleur peut accéder à tout moment aux informations essentielles relatives à l’état de son budget mobilité, dont :

• ses données d’identification (numéro NISS) ;
• la catégorie de fonction à laquelle il appartient ainsi que la date à partir de laquelle il en relève ;
• le montant que l’employeur lui octroie, déduction faite de la partie éventuellement consacrée au financement d’une voiture écologique dans le cadre du pilier 1 ;
• l’inventaire des moyens de transport durables qu’il a déjà financés ;
• les détails de l’attribution des dépenses pour les choix qu’il a effectués et la date de leur financement ;
• les frais de gestion du budget mobilité ;
• la durée de validité du budget mobilité ;
• le solde disponible ;
• des ajustements du montant en cas de changement de fonction ou de promotion. 

6.2.3. Surconsommation et utilisation abusive

Dans certains cas, une surconsommation du budget mobilité est possible. L’employeur doit alors pouvoir réclamer au travailleur le remboursement de toute somme utilisée indûment.

Cette situation peut se produire lorsque le travailleur :

• quitte l’entreprise avant la fin de la durée de validité du budget mobilité ;
• exerce une nouvelle fonction associée à une voiture de société plus petite conformément à la politique salariale en vigueur ;
• exerce une nouvelle fonction à laquelle aucune voiture de société n’est associée.

En cas de sortie de service anticipée, l’employeur détermine s’il y a eu surconsommation à la fin de la relation de travail.

Dans les autres situations, il effectue le constat au cours du mois auquel le travailleur change de fonction.

Lorsque l’employeur demande un remboursement, le travailleur doit y donner suite dans les 30 jours.

Lorsque le travailleur affecte le budget mobilité à des moyens de transport non autorisés, il devra également rembourser les sommes utilisées indûment dans les 30 jours qui suivent la date à laquelle l’employeur demande le remboursement.

En cas de surconsommation et/ou d’utilisation indue du budget mobilité, l’employeur fournit au travailleur un calcul détaillé des sommes à rembourser. 

6.2.4. Budget insuffisant

Lorsque le budget mobilité s’avère insuffisant en vue du financement intégral d’un moyen de transport durable, l’employeur ne rembourse le travailleur que dans la limite du budget encore disponible.

Si l’employeur devait malgré tout rembourser la totalité du montant au travailleur, la différence serait requalifiée d’avantage salarial et soumise aux cotisations de sécurité sociale et aux impôts.

En outre, en raison du décompte obligatoire à la fin de chaque année civile, il n’est pas possible d’économiser une partie du budget pour le reporter à une période ultérieure.

6.3. Conservation des données

Les données relatives au budget mobilité sont conservées dans le compte mobilité pendant 7 ans.

L’employeur peut conserver les pièces justificatives sous toute forme de reproduction, à condition qu’elles restent lisibles et puissent faire l’objet d’un contrôle efficace.
Ces pièces justificatives sont conservées pendant la même période de 7 ans.

7. Intervention patronale pour le trajet domicile - lieu de travail

7.1. À partir de l’octroi du budget mobilité

Toutes les obligations qui reposeraient sur l’employeur en matière d’intervention dans les frais liés aux déplacements domicile-lieu de travail disparaissent à partir du premier jour du mois durant lequel le travailleur reçoit le budget mobilité. Et ce, quel que soit le moyen de transport utilisé.

En outre, si l’employeur devait intervenir dans les frais liés à l’utilisation du transport public ou du covoiturage, mettre une bicyclette d’entreprise à disposition ou octroyer une indemnité vélo, ces indemnités et avantages seraient considérés comme des avantages salariaux et soumis à l’ONSS et au précompte professionnel.

En d’autres termes, ils perdraient leur traitement social et fiscal avantageux.

Remarque

Dès le premier jour du mois au cours duquel le budget mobilité prend fin, les obligations en matière d’intervention dans les frais liés aux trajets domicile - lieu de travail sont rétablies.

7.2. Exception pour ceux qui bénéficiaient déjà d’une indemnité de déplacement

La mise à disposition d’une voiture de société peut être combinée avec les avantages exonérés suivants :

• intervention patronale dans les frais de transport public ou de covoiturage ;
• indemnité vélo ; et/ou
• vélo mis à disposition par l’employeur (et que le travailleur utilise effectivement pour ses déplacements domicile-lieu de travail). 

La possibilité de cumuler la voiture de société avec de telles « indemnités de déplacement » exonérées est transférée au budget mobilité.

Toute personne qui cumulait (le droit à) la voiture de société avec une indemnité de déplacement exonérée depuis au moins 3 mois avant la demande du budget mobilité peut également continuer à combiner cette indemnité spécifique avec le budget mobilité.

Tant le budget mobilité que l’indemnité de déplacement déjà perçue conservent alors le traitement social et fiscal avantageux correspondant.

8. Arrêt du budget mobilité

L’octroi du budget mobilité prend fin au plus tard le premier jour du mois au cours duquel le travailleur :

• exerce une fonction qui ne donne pas droit à une voiture de société en vertu de la politique salariale de l’employeur ;
• dispose d’une allocation de mobilité de mobilité (régime cash for car) ;
• dispose à nouveau d’une autre voiture de société (qu’il peut également utiliser à des fins autres que professionnelles) que la voiture écologique choisie dans le premier pilier.

9. Dispositions anti-abus

Pas de « salary sacrifice »

Parfois, des voitures de société sont financées par le remplacement ou la conversion totale ou partielle du salaire ou d’avantages (salariaux) existants. Il est alors question d’un « salary sacrifice ».

Ces voitures n’entrent pas en compte pour une conversion en budget mobilité.

Pas en remplacement d’un avantage existant

Le budget mobilité en soi ne peut pas non plus résulter d’un remplacement ou d’une conversion totale ou partielle du salaire ou d’avantages (salariaux) existants.

Compensation ?

Les personnes qui avaient droit à une voiture de société mais qui n’ont pas exercé ce droit peuvent avoir reçu une compensation de la part de l’employeur.

Cette compensation ne constitue pas un obstacle à l’adhésion au budget mobilité.

Bien sûr, les conditions suivantes doivent être remplies :

• le travailleur doit satisfaire aux périodes d’attente de 3 mois et 12 mois sur une période de 36 mois ; et
• la compensation financière doit prendre fin dès l’octroi du budget mobilité.

10. À partir de quand ?

Le budget mobilité entre en vigueur à partir du 1er mars 2019.

Les règles relatives à la gestion du compte mobilité entrent en vigueur le 29 mars 2019.