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Les frais encourus par un travailleur lors d'un déplacement en Belgique, en mission pour son employeur, peuvent être indemnisés de manière forfaitaire. À compter du 1er octobre 2018, les montants fiscaux sont indexés.
Montant à partir du 1er octobre 2018 :
- indemnité journalière : 17,06 EUR / jour
- frais de logement : 128,01 EUR / jour
Si l’employeur respecte ces montants et les conditions en vigueur, ces indemnités seront considérées comme des frais propres à l’employeur. Elles constitueront alors un avantage non imposable pour le travailleur et des frais professionnels déductibles pour l’employeur.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Pour autant que toutes les conditions soient remplies, vous pouvez, à partir du 1er octobre 2018, octroyer à votre travailleur un montant forfaitaire plus élevé à titre de remboursement des frais encourus lors de voyages de service intérieurs.
Sommaire
1. Aspects fiscaux
Tant les fonctionnaires que les travailleurs du secteur privé qui effectuent un voyage de service en Belgique en mission pour leur employeur, peuvent bénéficier d'un remboursement forfaitaire des frais.
Les forfaits applicables sont adaptés au coût de la vie sur la base d’une indexation automatique.
Si l'employeur accepte les conditions et montants définis, ces indemnités seront considérées comme un remboursement de frais propres à l'employeur. L'indemnité sera alors considérée comme un avantage non imposable pour le travailleur et comme des frais professionnels déductibles pour l’employeur.
Si les conditions ne sont pas remplies ou si l'employeur octroie quand même des indemnités forfaitaires plus élevées, ces indemnités seront considérées comme des rémunérations imposables, sauf si l'employeur prouve que :
l'indemnité est destinée à couvrir les frais qui lui sont propres,
cette indemnité a effectivement été consacrée à ces frais.
Par ailleurs, il faut veiller à ce que les frais couverts par le forfait ne soient plus prix en charge par l'employeur sur la base de justificatifs de frais réels.
1.1 Montants
À partir du 1er octobre 2018, les forfaits maximaux suivants s'appliquent :
| Indemnité repas ou indemnité journalière | Indemnité forfaitaire mensuelle | Frais de logement | |
| Montant de base | 10 EUR / jour | Max. 16 x 10 EUR / mois (en cas d'occupation à temps plein) | 75 EUR / nuit |
| Montant indexé à partir du 1er octobre 2018 | 17,06 EUR / jour | Max. 16 x 17,06 EUR / mois (en cas d'occupation à temps plein) | 128,01 EUR / nuit |
1.2. Conditions
1.2.1. Indemnité repas ou indemnité journalière
Le montant de l'indemnité repas ou indemnité journalière se chiffre à 17,06 EUR (10,00 EUR sans l'indexation). Cette indemnité couvre tous les frais de repas encourus par le travailleur pendant le déplacement de service.
Certaines conditions y sont toutefois liées :
- il s'agit d'un déplacement en mission pour l'employeur et qui dure au minimum 6 heures.
- l'employeur ou un tiers ne peut indemniser d'aucune manière les frais de repas du travailleur (le travailleur n'a pas accès à un restaurant d'entreprise, le travailleur ne reçoit pas de repas gratuit de la part d'un tiers, ...). Lorsque l'employeur octroie un chèque-repas pour la même période, la quote-part patronale doit être déduite de l'indemnité journalière.
Pour les fonctionnaires fédéraux, une condition supplémentaire doit être respectée. La distance de leur déplacement doit être de plus de 25 kilomètres en dehors de l’agglomération de la résidence administrative. Cette condition ne s'applique pas aux travailleurs du secteur privé.
1.2.2. Indemnité forfaitaire mensuelle
Pour les travailleurs qui ont une fonction itinérante, une fonction dont la nature exige des déplacements de service réguliers, il est également possible de recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle. Dans ce cadre, la condition de durée et de distance minimales ne s’applique pas.
Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (17,06 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois.
Pour les prestations à temps partiel, il convient d'appliquer un pro rata sur la base du taux d'occupation.
L'indemnité peut être octroyée quel que soit le nombre exact de voyages de service. Le forfait est alors associé à une fonction définie (qui implique des voyages de service réguliers) à pas à un nombre défini de voyages de service. Donc, si le travailleur ne voyage que 14 fois au cours d'un mois, cela n'affecte pas l'indemnité.
L'interdiction de cumul reste d'application, l'employeur ou un tiers ne peut en aucun cas indemniser les frais de repas d'une autre manière.
Si l'on n'opte pas pour une indemnité forfaitaire mensuelle et que le travailleur effectue plus de 16 voyages de service par mois, il est toutefois autorisé d'octroyer un nombre supérieur d'indemnités journalières. Il faudra alors démontrer le nombre exact de voyages de service.
1.2.3. Indemnité de logement
Il arrive qu’un travailleur (ou un dirigeant d'entreprise ) doive rester loger quelque part dans le cadre du voyage de service. Ces frais peuvent également faire l’objet d’une indemnité forfaitaire par l’employeur, à concurrence de 128,01 EUR par nuit (75 EUR sans l'indexation).
Dans ce cas, l’employeur ou un tiers ne peut pas prendre à sa charge ces frais de logement ni les couvrir via un autre avantage. Par exemple, lorsqu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) dispose d’un logement gratuit sur place, l’indemnité complémentaire pour les frais de séjour ne peut pas être octroyée.
2. Qu’en est-il de l’ONSS ?
L’Office National de Sécurité Sociale applique ses propres principes concernant le remboursement des frais pour les déplacements de service nationaux. À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités de déplacement.
L’ONSS et le fisc ne sont donc malheureusement pas alignés en ce qui concerne les montants et la durée minimale du déplacement.
Les montants applicables à l'heure actuelle sont les suivants :
| Frais de déplacement pour les travailleurs non sédentaires : absence de facilités | 10,00 EUR/jour | - - non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant la journée de travail durant au moins 4 heures consécutives, et qu’il ne peut utiliser les sanitaires, ni les autres facilités qui sont disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers. |
| Frais de déplacement pour les travailleurs non sédentaires : repas | 7,00 EUR/jour | - non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail (un minimum de 4 heures consécutives). - le montant de l'indemnité repas ne sera accepté que si le travailleur n'a pas d'autre choix que de consommer un repas à l'extérieur. |
| Frais de séjour en Belgique | 35,00 EUR/nuit | - si le travailleur ne peut rentrer chez lui pour la nuit parce que le lieu de son travail est trop éloigné. - couvre les frais de repas du soir, de logement et de petit-déjeuner. |
Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul. En effet, l’ONSS aussi considère que :
- l’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels.
Il s’agit donc de choisir l’un des deux systèmes et de l’appliquer avec cohérence. - l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité repas de 7 EUR lorsque le travailleur reçoit également un chèque-repas pour cette journée à l’extérieur.
