ella
De kosten die een werknemer maakt tijdens een verplaatsing binnen België, in opdracht van zijn werkgever, mogen op forfaitaire manier vergoed worden. Vanaf 1 oktober 2018 worden de fiscale bedragen verhoogd n.a.v. een indexaanpassing.
Bedragen vanaf 1 oktober 2018:
- dagvergoeding: 17,06 EUR / dag
- huisvestingskosten: 128,01 EUR / dag
Respecteert de werkgever deze bedragen en de geldende voorwaarden, dan worden deze vergoedingen beschouwd als een kost eigen aan de werkgever. De vergoedingen zijn dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en daarnaast een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Mits alle voorwaarden voldaan zijn, mag u uw werknemer vanaf 1 oktober 2018 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.
Juridische inhoud
1. Fiscaal
Zowel ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing in opdracht van hun werkgever maken binnen België, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.
De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.
Aanvaardt de werkgever de gestelde voorwaarden en bedragen dan zullen deze vergoedingen worden beschouwd als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever. De vergoeding wordt dan beschouwd als een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en daarnaast als een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.
Wanneer toch niet voldaan is aan de voorwaarden of de werkgever kent toch hogere forfaitaire vergoedingen toe, zullen deze vergoedingen beschouwd worden als belastbare bezoldigingen, tenzij de werkgever bewijst dat:
de vergoeding bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn,
die vergoeding ook daadwerkelijk aan die kosten is besteed.
Daarnaast dient men erover te waken dat de door het forfait gedekte kosten niet meer op basis van werkelijke bewijsstukken ten laste worden genomen door de werkgever.
1.1 Bedragen
Vanaf 1 oktober 2018 zijn volgende maximum forfaits van toepassing:
| Maaltijd- of dagvergoeding | Maandelijkse forfaitaire vergoeding | huisvestingskosten | |
| Basisbedrag | 10 EUR / dag | Max. 16 x 10 EUR / maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 75 EUR / nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 oktober 2018 | 17,06 EUR / dag | Max. 16 x 17,06 EUR / maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 128,01 EUR / nacht |
1.2. Voorwaarden
1.2.1. Maaltijd- of dagvergoeding
Het bedrag van de maaltijd- of dagvergoeding bedraagt 17,06 EUR (niet-geïndexeerd 10,00 EUR). Deze vergoeding dekt alle maaltijdkosten die de werknemer heeft tijdens de dienstverplaatsing.
Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden:
- het gaat om een verplaatsing in opdracht van de werkgever die minimum 6 uur duurt.
- de werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer (de werknemer heeft geen toegang tot een bedrijfsrestaurant, de werknemer ontvangt geen gratis maaltijd vanwege een derde, …). Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor dezelfde periode moet de werkgeversbijdrage in mindering gebracht worden van de dagvergoeding.
Voor de federale ambtenaren geldt een bijkomende voorwaarde. Hun verplaatsing moet verder zijn dan 25 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats. Voor werknemers tewerkgesteld in de privésector geldt deze voorwaarde niet.
1.2.2. Maandelijkse forfaitaire vergoeding
Voor werknemers die een reizende functie hebben, een functie waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt, kan men ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. Hierbij geldt de voorwaarde van minimale duurtijd en minimale afstand niet.
Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan "een" aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (17,06 EUR), met een absoluut maximum van 16 keer.
Voor deeltijdse prestaties moet men een pro rata toepassen op basis van het tewerkstellingspercentage.
De vergoeding mag toegekend worden ongeacht het exacte aantal dienstreizen. Het forfait is dan gekoppeld aan een bepaalde functie (die regelmatige dienstreizen meebrengt) en niet aan een bepaald aantal dienstreizen. Dus als de werknemer in een bepaalde maand maar 14 keer op pad gaat, brengt dat de vergoeding niet in het gedrang.
Het cumul verbod blijft wel van toepassing, de werkgever of een derde mag onder geen beding de maaltijdkosten op een andere manier vergoeden.
Wanneer men niet kiest voor een maandelijkse forfaitaire vergoeding kan men echter wel, indien men meer dan 16 dienstreizen per maand maakt een hoger aantal keer de dagvergoeding toekennen. Men zal dan het exact aantal dienstreizen moeten bewijzen.
1.2.3. Vergoeding voor huisvesting
Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren. Ook deze kost mag de werkgever forfaitair vergoeden a rato van 128,01 EUR per nacht (niet-geïndexeerd: 75 EUR).
De werkgever of een derde mag in dit geval deze huisvestingskost niet op zich nemen of via een ander voordeel dekken. Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag men de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen.
2. Wat met de RSZ?
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen. De RSZ spreekt in dit verband van baanvergoedingen.
Zowel wat de bedragen als wat de minimumduur van de verplaatsing betreft, zitten RSZ en fiscus dus jammer genoeg niet op dezelfde lijn.
De bedragen die vandaag van toepassing zijn:
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten | 10,00 EUR/dag | - niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die voorhanden zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd | 7,00 EUR/dag | - niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). - het bedrag van de maaltijdvergoeding wordt maar aanvaard als de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken. |
| Verblijfskosten in België | 35,00 EUR/nacht | - als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens. Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:
- de werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken terugbetalen.
Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen. - de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 EUR wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
