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Liste des pays
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement doivent se rendre en mission officielle à l'étranger, ils reçoivent un remboursement forfaitaire des frais.
L'administration utilise pour ce faire ce que l'on appelle la liste des pays, qui fait mention du montant du remboursement qui s'applique à chaque pays.
Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Une nouvelle fois, les autorités recourent cette année à cette possibilité. Une nouvelle liste a été publiée au Moniteur Belge le 6 juillet 2018. Pour plusieurs pays, les montants ont été adaptés par rapport à la liste précédente. Les nouveaux montants entrent en vigueur à partir du 6 juillet 2018.
Remarque
Les indemnités journalières forfaitaires couvrent les frais de repas et les petites dépenses sur place. Les frais de déplacement ou de voyage aller et retour ne sont pas couverts par l'indemnité journalière forfaitaire, ni les frais de nuitée.
Également pour le secteur privé et pour les « autres administrations »
Un aspect important réside dans le fait que les montants figurant dans la liste des pays peuvent également, si le statut du personnel ne s'y oppose pas, être appliqués pour les personnes employées dans le secteur privé ou auprès d'autres administrations qui doivent se rendre à l'étranger pour une mission de courte durée.
Remboursement des frais
Tant l'administration fiscale que l'ONSS considèrent ces remboursements forfaitaires comme un remboursement de frais propres à l'employeur. En conséquence, ces indemnités sont exonérées d'impôts et de cotisations de sécurité sociale.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Les indemnités de séjour forfaitaires sont établies pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, mais ont également valeur de norme dans le secteur privé et auprès des autres administrations si le statut du personnel ne s'y oppose pas.
Si l'employeur respecte les forfaits et les plafonds, ces indemnités sont considérées comme des frais propres à l'employeur et sont dès lors exonérées d'impôts et de cotisations de sécurité sociale.
L'employeur a le choix entre 2 forfaits. L'employeur peut opter pour :
- un forfait journalier de 37,18 EUR (quelle que soit la destination), ou
- les montants mentionnés sur la liste des pays.
Le forfait le plus avantageux pour le travailleur peut être appliqué.
Les montants susmentionnés constituent des directives maximales. Un employeur peut les utiliser, mais il peut aussi octroyer des montants inférieurs si d'autres accords ont été conclus en la matière dans l'entreprise.
L'employeur peut également payer plus que les forfaits. Dans ce cas, il n'y a exonération d'impôts et d'ONSS que si le caractère de frais réels est démontré.
Sommaire
1. Indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l'étranger : liste des pays
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement doivent se rendre en mission officielle à l'étranger, ils reçoivent une indemnité forfaitaire.
Les autorités utilisent pour ce faire la « liste des pays », dans le cadre de laquelle le montant de l'indemnité diffère d'un pays à l'autre et peut varier en fonction du niveau de prix dans la capitale, d'autres villes importantes et le reste de chaque pays.
Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Une nouvelle fois, les autorités recourent cette année à cette possibilité. Une nouvelle liste a été publiée au Moniteur Belge le 6 juillet 2018.
Pour plusieurs pays, les montants ont été adaptés par rapport à la liste précédente. Les nouveaux montants entrent en vigueur à partir du 6 juillet 2018.
2. Également pour les travailleurs du secteur privé
2.1. Principe
Les travailleurs qui effectuent des voyages à l'étranger dans le cadre de leur travail peuvent bénéficier d'une indemnité forfaitaire pour « voyage de service de courte durée à l'étranger ».
Un voyage de service de courte durée à l'étranger est un voyage :
- d'au moins 10 heures (départ et arrivée le même jour) ;
- de maximum 30 jours calendrier par voyage ;
- au service effectif de l'employeur ou pour le compte de celui-ci.
Les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement reçoivent lorsqu’ils sont chargés d’une mission officielle à l’étranger peuvent également être appliquées dans le secteur privé et auprès des autres administrations, si le statut du personnel ne s'y oppose pas et à condition que les travailleurs concernés exercent une fonction similaire.
Étant donné que seuls les fonctionnaires exerçant une fonction sédentaire peuvent bénéficier de cette indemnité, ce principe vaut uniquement pour les travailleurs (et dirigeants d'entreprise) qui exercent principalement une activité professionnelle sédentaire et partent une fois, occasionnellement, voire régulièrement en voyage de service à l'étranger dans ce contexte.
Le régime ne vaut donc pas pour les travailleurs/dirigeants d'entreprise pour lesquels des déplacements au départ et à destination de l'étranger font partie de leur activité professionnelle journalière normale.
Les travailleurs actifs de façon régulière et continue un ou plusieurs jours à un endroit fixe à l'étranger font l'objet de règles différentes. Consultez à ce sujet voir aussi notre bulletin d’information du 13 mai 2011.
Pour le transport international, des règles spécifiques doivent être respectées.
La circulaire n° Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) a mis au point un régime pour les différentes indemnités forfaitaires octroyées aux chauffeurs dans le secteur du transport international de marchandises. La circulaire n° Ci.RH.241/631.421 (AAFisc 3/2016) a trait au régime fiscal des différentes indemnités forfaitaires octroyées dans le secteur de l'autocar aux chauffeurs effectuant des déplacements internationaux.
2.2. Quels montants ?
L'administration fiscale accepte un montant de 37,18 EUR par jour à titre de défraiement forfaitaire des frais pour les voyages de service à l'étranger, et ce, quelle que soit la destination.
Un forfait supérieur est autorisé lorsque les circonstances propres au pays où la mission est remplie le justifient.
Pour ce faire, il est expressément fait référence à la liste des pays que les autorités utilisent pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (de la catégorie 1 – « administration centrale »).
Contrairement au montant de 37,18 EUR, qui n'est pas indexé, les montants de la liste des pays peuvent être adaptés chaque année.
L'employeur a le choix. Il peut utiliser les montants de la liste des pays lorsque ceux-ci sont supérieurs au forfait de 37,18 EUR, et inversement.
2.3. Forfaits complets ou partiels ?
Les forfaits suivants sont octroyés :
- par jour d'absence complet (c.-à-d. un jour entre 2 nuitées en voyage de service) ;
- pour un voyage avec départ et retour le même jour calendrier impliquant une absence d'au moins 10 heures.
Si le voyage de service dure plus de 24 heures, une réduction des forfaits de 50 % s’applique les jours de départ et d’arrivée.
2.4. Quels sont les frais couverts par le forfait ?
Les montants des indemnités forfaitaires journalières sont présumés couvrir les frais de repas et les petites dépenses (transport sur place, pourboires…).
Les forfaits ne couvrent donc pas les frais de déplacement ou de voyage aller et retour, ni les frais de nuitée.
Pour le remboursement de ces frais, des pièces justificatives s'avèrent donc toujours nécessaires.
2.5. Frais propres à l’employeur
Tant l'administration fiscale que l'ONSS considèrent ces indemnités forfaitaires journalières comme un remboursement de frais propres à l'employeur.
Ces indemnités sont par conséquent :
- non imposables dans le chef du travailleur ;
- des frais professionnels complètement déductibles pour l'employeur ;
- non soumises aux cotisations de sécurité sociale.
Pour l'exonération d'ONSS, il est requis de pouvoir démontrer le caractère professionnel du voyage ainsi que la date/le lieu/le motif de la visite, etc.
2.5.1. Voyages de service de très courte ou de longue durée
Lorsque le voyage de service à l'étranger ne correspond pas à la définition mentionnée au point 2.1, l'ONSS et le fisc appliquent différents points de vue :
Situation 1 : le voyage dure moins de 10 heures
L'ONSS n'accepte pas de forfait : l’employeur doit pouvoir démontrer les coûts à l'aide de pièces justificatives.
Le fisc accepte les forfaits appliqués aux voyages de service en Belgique.
Situation 2 : la durée du voyage dépasse 30 jours
L’ONSS et le fisc acceptent, sous certaines conditions, que les indemnités forfaitaires puissent également être octroyées pour les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs.
Si on utilise la liste des pays, l’administration accepte l’indemnité forfaitaire qui est au maximum égale à l’indemnité forfaitaire journalière que le SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement utilise pour les fonctionnaires appartenant à la « catégorie 2 » (= fonctionnaires « en poste » à l’étranger).
Les conditions sont que l’octroi ou le paiement de ces indemnités forfaitaires :
- soit limité à maximum 24 mois pour une même mission ;
- soit interrompu en cas d’établissement définitif du travailleur (ou dirigeant d’entreprise) à l’étranger ;
- ne soit effectué que si la rémunération que le travailleur perçoit pour ces jours est soumise à l’impôt belge (condition spécifique posée par l’ONSS).
Remarque
S’il est établi au début qu’un séjour professionnel à l’étranger durera plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants (inférieurs) de la catégorie 2 s’appliquent dès le premier jour.
S’il est au départ prévu qu’un voyage de service dure au maximum 30 jours calendrier, mais qu’il doit être prolongé en raison de circonstances imprévues et durera dès lors plus de 30 jours calendrier consécutifs, on accepte que les montants (supérieurs) de la catégorie 1 soient appliqués pour les premiers jours.
Dès qu’il est établi que le délai de 30 jours va être dépassé, les montants (inférieurs) de la catégorie 2 doivent être appliqués.
Le caractère imprévu de la prolongation du séjour à l’étranger doit pouvoir être démontré.
2.5.2. Quid dans le cas du remboursement des frais de repas ?
Il ressort d'une directive interne du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement que les indemnités forfaitaires font l'objet d'une nouvelle répartition :
- 15 % destinés au petit-déjeuner ;
- 35 % destinés au repas de midi ;
- 45 % destinés au repas du soir ;
- 5 % destinés aux petites dépenses.
Cela signifie que pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement, l'indemnité journalière est presque complètement supprimée si les frais de repas ne sont pas à charge du fonctionnaire.
Lorsqu'en cas de voyage de service à l'étranger, les frais de nuitée sont remboursés par l'employeur et qu'ils comprennent les dépenses pour repas ou petites dépenses, une réduction des forfaits s'applique :
- de 15 % si le petit-déjeuner est compris ;
de 35 % si le repas de midi est compris ;
de 45 % si le repas du soir est compris ;
de 5 % si les petites dépenses sont comprises.
