ella
Landenlijst
Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, ontvangen zij een forfaitaire kostenvergoeding.
De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden. Ook dit jaar maakt de overheid hiervan gebruik. Op 6 juli 2018 verscheen een nieuwe lijst in het Belgische Staatsblad. Voor verschillende landen werden de bedragen aangepast ten opzichte van de vorige lijst. De nieuwe bedragen zijn van toepassing vanaf 6 juli 2018.
Opmerking
De forfaitaire dagvergoeding dekt de maaltijdkosten en kleine uitgaven ter plekke. Ook de verplaatsingskosten naar de bestemming en terug worden niet gedekt door de forfaitaire dagvergoeding, evenmin als de overnachtingskosten.
Ook voor privésector en "andere overheden"
Belangrijk is dat bedragen opgenomen in de landenlijst ook gebruik kunnen worden voor personen, tewerkgesteld in de privésector of bij andere overheden indien het personeelsstatuut dit niet belet, die voor een korte opdracht naar het buitenland moeten.
Kostenvergoeding
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire vergoedingen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Hierdoor zijn deze vergoedingen vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
Wat betekent dit voor de werkgever?
De forfaitaire verblijfsvergoedingen worden vastgelegd voor de ambtenaren van FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking, maar gelden tevens als norm in de privésector en bij andere overheden indien het personeelsstatuut dit niet belet.
Respecteert de werkgever de forfaits en grenzen dan worden deze vergoedingen beschouwd als kosten eigen aan de werkgever, en zijn deze vergoedingen als gevolg hiervan vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
De werkgever heeft de keuze tussen 2 forfaits. De werkgever kan opteren voor:
- een dagforfait van 37,18 EUR (ongeacht de bestemming), ofwel
- de bedragen vermeld op de landenlijst.
Het voor de werknemer meest voordelige forfait mag toegepast worden.
Hogervermelde bedragen zijn maximumrichtlijnen. Een werkgever mag deze hanteren, maar kan ook lagere bedragen toekennen als er in de onderneming andere afspraken over gemaakt werden.
De werkgever kan ook méér betalen dan de forfaits. In dat geval is er enkel een vrijstelling van belastingen en RSZ als het reële kostenkarakter aangetoond wordt.
Juridische inhoud
1. Forfaitaire vergoeding buitenlandse dienstreizen: landenlijst
Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor een officiële opdracht naar het buitenland moeten, ontvangen zij een forfaitaire vergoeding.
De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land, en kan variëren volgens het prijsniveau in de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden. Ook dit jaar maakt de overheid hiervan gebruik. Op 6 juli 2018 verscheen een nieuwe lijst in het Belgische Staatsblad.
Voor verschillende landen werden de bedragen aangepast ten opzichte van de vorige lijst. De nieuwe bedragen zijn van toepassing vanaf 6 juli 2018.
2. Ook voor werknemers privésector
2.1. Principe
Aan werknemers die voor het werk naar het buitenland moeten, kan een forfaitaire vergoeding voor "buitenlandse dienstreizen van korte duur" worden toegekend.
Een korte dienstreis naar het buitenland is een reis:
- van minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag);
- van maximum 30 kalenderdagen per reis;
- in effectieve dienst of opdracht van de werkgever.
De forfaitaire vergoedingen die de ambtenaren van FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking ontvangen wanneer zij zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, mogen ook gehanteerd worden in de privésector en bij andere overheden indien het personeelsstatuut dit niet belet, op voorwaarde dat zij een gelijkaardige job uitvoeren.
Aangezien enkel de ambtenaren met een sedentaire functie deze vergoeding kunnen krijgen, geldt dit ook enkel voor werknemers (en bedrijfsleiders) die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen, en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig voor het werk naar het buitenland gaan.
De regeling geldt m.a.w. niet voor werknemers/bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit.
Voor werknemers die op regelmatige en continue basis één of meer dagen op een vaste plaats in het buitenland werken, gelden andere regels. Ik verwijs hiervoor naar zie ook onze nieuwsbrief van 13 mei 2011.
Voor internationaal vervoer gelden er specifieke regels.
In de circulaire nr. Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) werd een regeling uitgewerkt voor de diverse forfaitaire vergoedingen die aan chauffeurs in internationaal goederenvervoer worden toegekend. De circulaire nr. Ci.RH.241/631.421 (AAFisc Nr. 3/2016) bespreekt het belastingstelsel van de diverse forfaitaire vergoedingen die in de autocarsector worden toegekend aan chauffeurs die internationale verplaatsingen maken.
2.2. Welke bedragen?
De belastingadministratie aanvaardt een bedrag van 37,18 EUR per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor dienstreizen in het buitenland en dit ongeacht de bestemming.
Een hoger forfait is toegelaten wanneer de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht vervuld wordt, dit rechtvaardigen.
Hiervoor wordt uitdrukkelijk verwezen naar de landenlijst die de overheid hanteert voor haar ambtenaren van FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (van categorie 1 - "carrière Hoofdbestuur").
In tegenstelling tot het bedrag van 37,18 EUR dat niet geïndexeerd wordt, kunnen de bedragen van de landenlijst jaarlijks aangepast worden.
De werkgever heeft de keuze. Hij mag de bedragen van de landenlijst hanteren wanneer deze hoger zijn dan het forfait van 37,18 EUR en omgekeerd.
2.3. Volledige of gedeeltelijke forfaits?
Volledige forfaits worden toegekend:
- per volledige dag afwezigheid (d.i. een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis);
- voor een reis met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met minstens 10 uur afwezigheid.
Indien de dienstreis langer is dan een etmaal, geldt op de dagen van vertrek en aankomst een vermindering van de forfaits met 50%.
2.4. Welke onkosten dekt het forfait?
De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen worden geacht de maaltijdkosten en de kleine uitgaven (transport ter plaatse, fooien,…) te dekken.
De forfaits dekken dus niet de verplaatsings- of reiskosten naar de bestemming en terug, evenmin de overnachtingskosten.
Voor de terugbetaling van dergelijke kosten zijn dus steeds bewijsstukken nodig.
2.5. Kosten eigen aan de werkgever
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
Deze vergoedingen zijn bijgevolg:
- niet belastbaar in hoofde van de werknemer;
- volledig aftrekbare beroepskosten voor de werkgever;
- niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.
Voor de RSZ-vrijstelling is wel vereist dat men het beroepsmatig karakter van de reis kan aantonen, alsook datum/plaats/reden van bezoek e.d.
2.5.1. Dienstreizen van zeer korte of lange duur
Wanneer de buitenlandse dienstreis niet beantwoordt aan de definitie vermeld onder punt 2.1, hanteren de RSZ en de fiscus niet steeds eenzelfde standpunt:
Situatie 1: de reis duurt minder dan 10 uur
De RSZ aanvaardt geen forfait: de werkgever moet de kosten kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken.
De fiscus aanvaardt de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen.
Situatie 2: de duur van de reis overschrijdt 30 dagen
RSZ en fiscus aanvaarden, onder bepaalde voorwaarden, dat de forfaitaire vergoedingen ook kunnen toegepast worden voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
Wanneer men de landenlijst hanteert, aanvaardt de administratie de forfaitaire vergoeding die maximaal gelijk is aan de forfaitaire dagvergoeding die de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking hanteert voor ambtenaren behorend tot "categorie 2" (= ambtenaren "op post" in het buitenland).
Voorwaarden zijn dat de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen:
- voor eenzelfde opdracht beperkt wordt tot maximum 24 maanden;
- onderbroken wordt in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland;
- enkel gebeurt wanneer het loon dat de werknemer voor die dagen ontvangt, onderworpen is aan Belgische belastingen (voorwaarde specifiek gesteld door RSZ).
Opmerking
Wanneer bij aanvang vaststaat dat een beroepsmatig verblijf in het buitenland meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, zijn vanaf de eerste dag de (lagere) bedragen van categorie 2 van toepassing.
Als het aanvankelijk de bedoeling is dat een dienstreis maximum 30 kalenderdagen zal duren, maar dat ze door onvoorziene omstandigheden moet verlengd worden en daardoor meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, aanvaardt men dat voor de eerste dagen de (hogere) bedragen van categorie 1 worden toegepast.
Van zodra vaststaat dat de termijn van 30 dagen overschreden zal worden, moeten de (lagere) bedragen van categorie 2 toegepast worden.
Het onvoorziene karakter van de verlenging van het verblijf in het buitenland moet kunnen aangetoond worden.
2.5.2. Wat bij terugbetaling maaltijdkosten?
Uit een interne richtlijn van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking blijkt dat de forfaitaire vergoedingen een verdere opdeling krijgen:
- 15% bestemd voor ontbijt;
- 35% bestemd voor middagmaal;
- 45% bestemd voor avondmaal;
- 5% bestemd voor kleine uitgaven.
Dit betekent dat voor ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking de dagvergoeding bijna volledig wegvalt als de maaltijdkosten niet ten laste van de ambtenaar vallen.
Wanneer bij een buitenlandse dienstreis de overnachtingskosten worden terugbetaald door de werkgever, en ze de uitgaven voor maaltijden of kleine uitgaven omvatten, geldt een vermindering van de forfaits met:
- 15 % indien het ontbijt is inbegrepen;
35 % indien het middagmaal is inbegrepen;
45 % indien het avondmaal is inbegrepen;
5 % indien de kleine uitgaven zijn inbegrepen.
