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Liste des pays : nouveaux forfaits de frais
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement se rendent à l’étranger pour une mission officielle, ils reçoivent une indemnité pour frais de séjour.
Cette indemnité se compose :
- d’une indemnité journalière forfaitaire ; et
- d’une indemnité maximale de logement (le cas échéant).
Les autorités reprennent ces indemnités dans la « liste des pays », le montant du remboursement des frais différant d’un pays à l’autre.
Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Les dernières adaptations dataient de 2018.
Une nouvelle liste des pays avec des montants adaptés a été publiée au Moniteur Belge le 15 février 2023.
La nouveauté est que les frais du petit-déjeuner ne sont plus compris dans l’indemnité journalière forfaitaire. Ils sont désormais repris dans l’indemnité de logement.
Indemnité journalière
L’indemnité journalière forfaitaire couvre les frais de repas (à l’exception donc du petit-déjeuner) et les petites dépenses sur place.
Tant l’administration fiscale que l’ONSS considèrent ces remboursements forfaitaires comme un remboursement de frais propres à l’employeur. En conséquence, ces indemnités sont exonérées d’impôts et de cotisations de sécurité sociale.
Lorsque l’employeur prend directement à charge les frais de repas, il faut déduire de l’indemnité journalière :
- 35 % pour le repas du midi ; et
- 45 % pour le repas du soir.
Jusqu’à récemment, les frais du petit-déjeuner faisaient l’objet d’une réduction de 15 %. Celle-ci disparaît, puisque ces frais sont désormais repris dans l’indemnité de logement.
Nous nous attendons à ce que l’ONSS et le fisc appliquent également cette modification. Pour en avoir la confirmation définitive, il faudra attendre la modification des instructions administratives et de la circulaire.
Indemnité maximale de logement
Les frais d’hôtel (nuitée et petit-déjeuner) ne sont pas compris dans l’indemnité journalière forfaitaire.
L’employeur peut rembourser ces frais par nuit, sur la base de pièces justificatives (frais réels).
Le remboursement est toutefois plafonné à concurrence de l’indemnité maximale de logement fixée par pays.
Frais de parcours
Les frais de déplacement encourus pour atteindre le lieu de destination et en revenir ne sont pas compris dans l’indemnité pour frais de séjour.
Champ d’application
Les montants de la liste des pays s’appliquent également :
- aux travailleurs du secteur privé qui doivent se rendre à l’étranger pour une mission de courte durée ; et
- aux membres du personnel d’autres administrations, pour autant que le statut du personnel le permette.
À partir de quand ?
L’arrêté entre en vigueur le 15 février 2023.
Les montants de la nouvelle liste des pays s’appliquent aussi aux séjours qui avaient déjà été autorisés, mais qui n’ont pas encore eu lieu, à condition que ces montants soient plus avantageux pour le travailleur concerné.
Qu'est-ce que cela signifie pour l'employeur?
Les indemnités de séjour forfaitaires sont fixées pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement.
Elles ont toutefois aussi valeur de norme dans le secteur privé et auprès d’autres administrations, pour autant que le statut du personnel le permette.
Si l’employeur respecte les forfaits et les plafonds de la liste des pays, ces indemnités constituent un coût propre à l’employeur. Elles ne sont par conséquent pas soumises à l’impôt, ni aux cotisations de sécurité sociale.
L’employeur a le choix entre les forfaits suivants :
- un forfait journalier de 37,18 EUR (quelle que soit la destination) ; ou
- les montants de la liste des pays.
L’employeur peut appliquer le forfait le plus avantageux pour le travailleur.
Les montants susmentionnés sont des montants maximum. Un employeur peut les utiliser, mais il peut aussi octroyer des montants inférieurs.
L’employeur peut également payer plus que les forfaits. Dans ce cas, il n’y a exonération d’impôts et de sécurité sociale que si l’employeur est en mesure de démontrer le caractère de frais réels.
Contexte
Lorsque des fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement se rendent à l’étranger pour une mission officielle, ils reçoivent une indemnité pour frais de séjour.
Cette indemnité se compose :
- d’une indemnité journalière forfaitaire ; et
- d’une indemnité maximale de logement (le cas échéant).
Les autorités reprennent ces indemnités dans la « liste des pays », le montant du remboursement des frais différant d’un pays à l’autre.
Les montants repris sur cette liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Les dernières adaptations dataient de 2018.
Une nouvelle liste des pays avec des montants adaptés a été publiée au Moniteur Belge le 15 février 2023.
La nouveauté est que les frais du petit-déjeuner ne sont plus compris dans l’indemnité journalière forfaitaire, mais sont désormais repris dans l’indemnité de logement.
Sommaire
1. Principes
1.1. Voyage de service de courte durée à l’étranger
Les personnes qui effectuent des voyages à l’étranger dans le cadre de leur travail peuvent bénéficier d’une indemnité forfaitaire pour « voyages de service de courte durée à l’étranger ».
Un voyage de service de courte durée à l’étranger est un voyage :
- d’au moins 10 heures (départ et arrivée le même jour) ;
- de maximum 30 jours calendrier par voyage ;
- au service effectif de l’employeur ou pour le compte de celui-ci.
1.2. Qui est concerné ?
Les indemnités forfaitaires que les fonctionnaires reçoivent pour une mission officielle à l’étranger s’appliquent également dans le secteur privé et dans d’autres administrations.
Attention !
Les travailleurs (et les dirigeants d’entreprise) concernés doivent principalement exercer une activité professionnelle sédentaire.
S’ils se rendent une fois, occasionnellement, voire régulièrement à l’étranger dans ce cadre, ils entrent en ligne de compte pour le remboursement des frais forfaitaire.
Le régime ne vaut donc pas pour les travailleurs/dirigeants d’entreprises pour lesquels des déplacements de et vers l’étranger font partie de l’activité professionnelle journalière normale.
Pour le transport international, des règles spécifiques doivent être respectées.
2. Deux forfaits
Forfait de 37,18 EUR
L’administration fiscale accepte un montant de 37,18 EUR par jour à titre de défraiement forfaitaire pour les voyages de service à l’étranger, et ce, quelle que soit la destination.
Liste des pays
Un forfait supérieur est autorisé lorsque les circonstances propres au pays où la mission est remplie le justifient.
Pour ce faire, il est expressément fait référence à la liste des pays que les autorités utilisent pour les fonctionnaires du SPF Affaires étrangères, Commerce extérieur et Coopération au Développement (de la catégorie 1 – « administration centrale »).
Adaptations
Le forfait général de 37,18 EUR n’est pas indexé.
Les montants de la liste des pays peuvent être adaptés chaque année. Les dernières adaptations dataient de 2018.
Le 15 février 2023, une nouvelle liste des pays avec des montants adaptés a été publiée.
Choix
L’employeur a le choix entre le forfait général et le forfait de la liste des pays.
Il peut utiliser les montants de la liste des pays lorsque ceux-ci sont supérieurs au forfait général de 37,18 EUR et inversement.
Forfait complet ou partiel ?
Un forfait complet s’applique :
- par jour d’absence complet (c.-à-d. un jour entre deux nuitées en voyage de service) ; et
- pour un voyage avec départ et retour le même jour calendrier impliquant une absence d’au moins 10 heures.
Si le voyage de service dure plus de 24 heures, une réduction des forfaits de 50 % s’applique les jours de départ et d’arrivée.
3. Voyage de service de très courte ou de longue durée
Lorsque le voyage de service à l’étranger ne correspond pas à la définition mentionnée au point 1.1, l’ONSS et le fisc n’appliquent pas toujours le même point de vue.
Voyage de service de très courte durée : moins de 10 heures
L’ONSS n’accepte pas de forfait : l’employeur peut indemniser les frais, mais doit pouvoir les démontrer à l’aide de pièces justificatives.
Le fisc accepte les forfaits appliqués aux voyages de service en Belgique.
Voyage de service de longue durée : plus de 30 jours consécutifs
L’ONSS et le fisc acceptent aussi, sous certaines conditions, une indemnité forfaitaire pour les voyages de service à l’étranger de plus de 30 jours calendrier consécutifs.
Plus précisément, l’indemnité journalière forfaitaire reprise sous la « catégorie 2 » (fonctionnaires « en poste » à l’étranger) de la liste des pays.
Ces forfaits inférieurs s’appliquent à condition que l’employeur :
- paie ou octroie ces indemnités forfaitaires uniquement pour une même mission pouvant durer au maximum 24 mois ;
- cesse de payer ou d’octroyer ces indemnités forfaitaires en cas d’établissement définitif du travailleur (ou dirigeant d’entreprise) à l’étranger ;
- n’octroie ces indemnités forfaitaires que si la rémunération que le travailleur perçoit pour ces jours est soumise à l’impôt belge (condition spécifique pour l’ONSS).
Attention !
S’il est établi au début qu’un séjour professionnel à l’étranger durera plus de 30 jours calendrier consécutifs, les montants (inférieurs) de la catégorie 2 s’appliquent dès le premier jour.
4. Indemnité pour frais de séjour
L’indemnité pour frais de séjour se compose :
- d’une indemnité journalière forfaitaire ; et
- d’une indemnité maximale de logement (le cas échéant).
4.1. Indemnité journalière forfaitaire
L’indemnité journalière forfaitaire couvre :
- les frais de repas du midi et du soir ;
- les frais de boissons et de collations ;
- les frais de transport sur place ;
- les frais de communications téléphoniques ; et
- les frais relatifs aux autres menues dépenses.
Tant l’administration fiscale que l’ONSS considèrent ces indemnités journalières forfaitaires comme un remboursement d’un coût propre à l’employeur.
Ces indemnités sont par conséquent :
- non imposables dans le chef du travailleur ;
- entièrement déductibles au titre de frais professionnels pour l’employeur ; et
- non soumises aux cotisations de sécurité sociale.
Pour l’exonération d’ONSS, il est en outre notamment requis que l’employeur puisse démontrer le caractère professionnel du voyage ainsi que la date, le lieu et le motif de la visite.
4.2. Indemnité maximale de logement
Les frais d’hôtel (nuitée et petit-déjeuner) ne sont pas compris dans l’indemnité journalière forfaitaire.
L’employeur peut rembourser ces frais par nuit, sur la base de pièces justificatives (frais réels).
Le remboursement est toutefois plafonné à concurrence de l’indemnité maximale de logement fixée par pays.
4.3. Frais de parcours
Les frais de déplacement encourus pour atteindre le lieu de destination et en revenir ne sont pas compris dans l’indemnité pour frais de séjour.
Pour le remboursement de ces frais, des pièces justificatives sont toujours nécessaires.
5. Réduction en cas de remboursement des frais de repas
Lorsque l’employeur prend directement à charge les frais de repas, il faut déduire de l’indemnité journalière :
- 35 % pour le repas du midi ; et
- 45 % pour le repas du soir.
Jusqu’à récemment, une réduction de 15 % s’appliquait aux frais du petit-déjeuner. Celle-ci disparaît, puisque ces frais sont désormais intégrés à l’indemnité de logement.
Nous nous attendons à ce que l’ONSS et le fisc appliquent également cette modification. Pour en avoir la confirmation définitive, il faudra attendre l’adaptation des instructions administratives et de la circulaire.
