ella
Landenlijst: nieuwe kostenforfaits
Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking naar het buitenland gaan voor een officiële opdracht, ontvangen zij een verblijfskostenvergoeding.
Deze vergoeding bestaat uit:
- een forfaitaire dagvergoeding; en
- een maximale logementsvergoeding (indien van toepassing).
De overheid neemt deze vergoedingen op in de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de kostenvergoeding verschillend is van land tot land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden. De laatste aanpassingen dateerden van 2018.
Een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen werd op 15 februari 2023 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Nieuw is dat ontbijtkosten niet meer vervat zitten in de forfaitaire dagvergoeding. Ze zijn voortaan opgenomen in de logementsvergoeding.
Dagvergoeding
De forfaitaire dagvergoeding dekt de maaltijdkosten (met uitzondering dus van het ontbijt) en kleine uitgaven ter plaatse.
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire vergoedingen als een terugbetaling van kosten eigen aan de werkgever. Hierdoor zijn deze vergoedingen vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
Wanneer de werkgever maaltijdkosten rechtstreeks ten laste neemt, moeten we de dagvergoeding verminderen met:
- 35% voor de lunch; en
- 45% voor het diner.
Tot voor kort was er voor de ontbijtkosten een vermindering met 15% van toepassing. Dit valt weg, vermits deze kosten voortaan zijn opgenomen in de logementsvergoeding.
We verwachten dat RSZ en fiscus dit ook zullen toepassen. Voor een definitieve bevestiging moeten we een wijziging van de administratieve instructies en circulaire afwachten.
Maximale logementsvergoeding
De hotelkosten (overnachting en ontbijt) zitten niet vervat in de forfaitaire dagvergoeding.
De werkgever mag deze kosten per nacht terugbetalen op basis van bewijsstukken (werkelijke kosten).
De terugbetaling is echter begrensd tot de maximale logementsvergoeding die per land is vastgelegd.
Reiskosten
De verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken en terug, zitten niet vervat in de verblijfskostenvergoeding.
Toepassingsgebied
De bedragen van de landenlijst gelden ook voor:
- werknemers van de privésector die voor een korte opdracht naar het buitenland moeten; en
- personeelsleden van andere overheden, voor zover het personeelsstatuut dat toelaat.
Vanaf wanneer?
Het besluit treedt in werking op 15 februari 2023.
Voor verblijven die al werden goedgekeurd, maar nog niet hebben plaatsgevonden, zijn de bedragen van de nieuwe landenlijst van toepassing, op voorwaarde dat deze voordeliger zijn voor de betrokken werknemer.
Wat betekent dit voor de werkgever?
De forfaitaire verblijfsvergoedingen worden vastgelegd voor de ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking.
Ze gelden echter ook als norm in de privésector en bij andere overheden, voor zover het personeelsstatuut dit toelaat.
Wanneer de werkgever de forfaits en grenzen van de landenlijst respecteert, vormen deze vergoedingen een kost eigen aan de werkgever. Bijgevolg zijn ze niet onderworpen aan belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
De werkgever heeft de keuze tussen volgende forfaits:
- een dagforfait van 37,18 EUR (ongeacht de bestemming); of
- de bedragen van de landenlijst.
De werkgever mag het forfait toepassen dat het voordeligst is voor de werknemer.
Hogervermelde bedragen zijn maximumbedragen. Een werkgever mag deze hanteren, maar kan ook lagere bedragen toekennen.
De werkgever kan ook méér betalen dan de forfaits. In dat geval is er enkel een vrijstelling van belastingen en sociale zekerheid wanneer de werkgever het reële kostenkarakter kan aantonen.
Context
Wanneer ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking naar het buitenland gaan voor een officiële opdracht, ontvangen zij een verblijfskostenvergoeding.
Deze vergoeding bestaat uit:
- een forfaitaire dagvergoeding; en
- een maximale logementsvergoeding (indien van toepassing).
De overheid neemt deze vergoedingen op in de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de kostenvergoeding verschillend is van land tot land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden. De laatste aanpassingen dateerden van 2018.
Een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen werd op 15 februari 2023 gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Nieuw is dat ontbijtkosten niet meer vervat zitten in de forfaitaire dagvergoeding, maar voortaan opgenomen worden in de logementsvergoeding.
Juridische inhoud
1. Principes
1.1. Buitenlandse dienstreis van korte duur
Wie voor het werk naar het buitenland moet, kan een forfaitaire vergoeding voor 'dienstreizen van korte duur in het buitenland' ontvangen.
Een korte dienstreis naar het buitenland is een reis:
- van minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag);
- van maximum 30 kalenderdagen per reis;
- in effectieve dienst of in opdracht van de werkgever.
1.2. Voor wie?
De forfaitaire vergoedingen die de ambtenaren voor een officiële opdracht naar het buitenland ontvangen, gelden ook in de privésector en bij andere overheden.
Let wel!
De betrokken werknemers (en bedrijfsleiders) moeten hoofdzakelijk een sedentaire beroepsactiviteit uitoefenen.
Wanneer zij in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig voor het werk naar het buitenland gaan, komen zij in aanmerking voor de forfaitaire kostenvergoeding.
De regeling geldt dus niet voor werknemers/bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland, deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit.
Voor internationaal vervoer gelden er specifieke regels.
2. Twee forfaits
Forfait van 37,18 EUR
De belastingadministratie aanvaardt een bedrag van 37,18 EUR per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor dienstreizen in het buitenland en dit ongeacht de bestemming.
Landenlijst
Een hoger forfait is toegelaten wanneer de omstandigheden, eigen aan het land waar men de opdracht vervult, dit rechtvaardigen.
Hiervoor verwijst men uitdrukkelijk naar de landenlijst die de overheid hanteert voor haar ambtenaren van de FOD Buitenlandse Zaken, Buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking (categorie 1 - 'carrière Hoofdbestuur').
Aanpassingen
Het algemeen forfait van 37,18 EUR indexeert niet.
De bedragen van de landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden. De laatste aanpassingen dateerden van 2018.
Op 15 februari 2023 werd een nieuwe landenlijst met aangepaste bedragen gepubliceerd.
Keuze
De werkgever heeft de keuze tussen het algemene forfait en het forfait van de landenlijst.
Hij mag de bedragen van de landenlijst hanteren wanneer deze hoger zijn dan het algemene forfait van 37,18 EUR en omgekeerd.
Volledig of gedeeltelijk forfait?
Een volledig forfait geldt:
- per volledige dag afwezigheid (dit is een dag tussen twee overnachtingen op dienstreis); en
- voor een reis met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met minstens 10 uur afwezigheid.
Duurt de dienstreis langer dan een etmaal, dan geldt op de dagen van vertrek en aankomst een vermindering van de forfaits met 50%.
3. Dienstreis van zeer korte of lange duur
Wanneer de buitenlandse dienstreis niet beantwoordt aan de definitie vermeld onder punt 1.1, hanteren de RSZ en de fiscus niet steeds hetzelfde standpunt.
Dienstreis van zeer korte duur: minder dan 10 uur
De RSZ aanvaardt geen forfait: de werkgever mag de kosten vergoeden, maar moet deze kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken.
De fiscus aanvaardt de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen.
Dienstreis van lange duur: meer dan 30 opeenvolgende dagen
RSZ en fiscus aanvaarden, onder bepaalde voorwaarden, ook een forfaitaire vergoeding voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
Meer bepaald de forfaitaire dagvergoeding opgenomen onder 'categorie 2' ( categorie voor ambtenaren 'op post' in het buitenland) van de landenlijst.
Deze lagere forfaits zijn van toepassing, op voorwaarde dat de werkgever deze vergoeding:
- enkel betaalt of toekent voor eenzelfde opdracht die beperkt blijft tot maximum 24 maanden;
- stopzet in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland;
- enkel toekent wanneer het loon dat de werknemer voor die dagen ontvangt, onderworpen is aan Belgische belastingen (voorwaarde specifiek voor RSZ).
Let op!
Wanneer bij aanvang vaststaat dat een beroepsmatig verblijf in het buitenland meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, zijn vanaf de eerste dag de (lagere) bedragen van categorie 2 van toepassing.
4. Verblijfskostenvergoeding
De verblijfskostenvergoeding bestaat uit:
- een forfaitaire dagvergoeding; en
- een maximale logementsvergoeding (indien van toepassing).
4.1. Forfaitaire dagvergoeding
De forfaitaire dagvergoeding dekt:
- de lunch- en dinerkosten;
- de drank- en snackkosten;
- de plaatselijk vervoerkosten;
- de telefonische communicatiekosten; en
- de kosten in verband met andere contante uitgaven.
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever.
Deze vergoedingen zijn bijgevolg:
- niet belastbaar bij de werknemer;
- volledig aftrekbaar als beroepskost voor de werkgever; en
- niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.
Voor de RSZ-vrijstelling is bijkomend onder meer vereist dat de werkgever het beroepsmatig karakter van de reis kan aantonen, maar ook de datum, plaats en reden van bezoek.
4.2. Maximale logementsvergoeding
De hotelkosten (overnachting en ontbijt) zitten niet vervat in de forfaitaire dagvergoeding.
De werkgever mag deze kosten per nacht terugbetalen op basis van bewijsstukken (werkelijke kosten).
De terugbetaling is echter begrensd tot de maximale logementsvergoeding die per land is vastgelegd.
4.3. Reiskosten
De verplaatsingskosten om de plaats van bestemming te bereiken en terug, zitten niet vervat in de verblijfskostenvergoeding.
Voor de terugbetaling van deze kosten, zijn er altijd bewijsstukken nodig.
5. Vermindering bij terugbetaling maaltijdkosten
Wanneer de werkgever maaltijdkosten rechtstreeks ten laste neemt, moeten we de dagvergoeding verminderen met:
- 35% voor de lunch; en
- 45% voor het diner.
Tot voor kort was een vermindering van 15% van toepassing voor de ontbijtkosten. Dat valt nu weg, omdat deze kosten voortaan geïntegreerd zijn in de logementsvergoeding.
We verwachten dat RSZ en fiscus dit ook zullen toepassen. Voor een definitieve bevestiging hiervan, moeten we de aanpassing van de administratieve instructies en circulaire afwachten.
