Payroll

Dimona-aangifte voor flexi-jobwerknemers

Dimona-aangifte voor flexi-jobwerknemers

 Vorige topic Volgende topic  

Dimona-aangifte voor flexi-jobwerknemers

 Vorige topic Volgende topic JavaScript is required for the print function  

Je bent verplicht om bij elk contract van een flexi-jobwerknemer een Dimona-aangifte te doen.

De Dimona-aangifte voor een flexi-jobwerknemer krijgt het type FLX.
De Dimona FLX kan een Dimona dag zijn of een Dimona voor een bepaalde periode.

Indien voldaan aan bepaalde voorwaarden geniet je van de voordelen van het statuut flexiarbeid. Voor de werkgever betekent dit een verminderde patronale bijdragen, werknemers zijn vrijgesteld van RSZ-bijdrage en  bedrijfsvoorheffing.

Let op!
Het is belangrijk dat je tijdig de Dimona-aangifte doet. Bij een laattijdige aangifte kun je immers geen gebruik maken van het voordelige statuut. Het is daarom aangeraden de Dimona-aangifte te doen 24u vóór aanvang van prestaties.

Je kunt de Dimona FLX pas ten vroegste in de maand voorafgaand aan het kwartaal van de indienst ingeven.

Algemene informatie

Je bepaalt voor elk contract het type: een Dimona dag of een Dimona periode.

RSZ basis

De patronale RSZ bedraagt 25%.

Speciaal in de Dimona FLX

•Dimona dag: de datum in dienst is gelijk aan datum uit dienst en je bent verplicht om het begin- en het einduur in te vullen.
Voor flexi-jobwerknemers raden we het gebruik van dagcontracten aan.

•Dimona periode: de datum in dienst en de datum uit dienst moeten in hetzelfde kwartaal liggen.
Let op! Een flexi-jobarbeidsovereenkomst kan kwartaaloverschrijdend zijn, maar de Dimona-aangifte mag het kwartaal evenwel niet overschrijden.
Het contract moet opgeladen worden met een nieuw werknemernummer per kwartaal.

Een Dimona FLX mag overlappen met een andere Dimona-aangifte, zolang dat ook geen Dimona FLX is.

Dagregistratie via GKS of registratiestysteem van de RSZ of tijdsregistratie

Naast de Dimona periode moet je ook dagelijks het exacte start- en einduur van de flexi-jobwerknemer registreren. Dit kan via het Geregistreerd Kassasysteem (GKS) of het aparte systeem voor dagregistraties op de website van de RSZ. Vanaf 01/01/2018 mag hiervoor ook een systeem van tijdsopvolging gebruikt worden.

Opmerking: Je bent dit ook verplicht voor dagcontracten, maar de Dimona dag volstaat als registratie van de werktijd.

 

hmtoggle_plus1        Specifieke rubrieken voor een flexiarbeid?

Bij het aanmaken van een nieuw contract is de inhoud van onderstaande rubrieken bij de Vaste gegevens specifiek voor een flexi-job:

Groep (tabblad Contract)

Selecteer de groep van de flexi-jobwerknemers: flexijob arbeider of flexijob bediende.
Deze groepen zijn standaard niet beschikbaar. Contacteer jouw payrollconsulent, zodat deze groepen voor je kunnen klaargezet worden.

Soort contract (tabblad Contract)

Selecteer de waarde Flexi-job.

Einddatum contract (tabblad Contract)

Vul de einddatum van het contract in.
Bij een Dimona dag is deze datum gelijk aan de datum in dienst. In alle andere gevallen, vul de einddatum van het contract in.

Let op!
Deze datum kan nooit verder liggen dan de einddatum van het kwartaal van de datum in dienst (per kwartaal moet een Dimona-aangifte gebeuren en moet er dus een nieuw contract/werknemernummer in Payroll gemaakt worden.

Functieklasse (tabblad Contract)

Enkel van toepassing voor paritair comité 302 (horeca).
Selecteer Flexi-job - FLX.

Looncategorie (tabblad Contract)

Vanaf 01/01/2024:

•voor een werknemer in PC 302 (horecasector): selecteer Flexi-job;

•voor een werknemer in een andere sector dan de horeca: selecteer de looncategorie die van toepassing is.

Werkschema (tabblad Werkregime)

Volgende werkschema's worden automatisch voorgesteld:

•"dagcontract volgens x dagen per week" indien Dimona dag (begindatum = einddatum contract);

•"kort volgens x dagen per week" indien het om een contract van enkele dagen gaat (> 1 en < 6).

In alle andere gevallen, selecteer het werkschema zoals voorzien in de schriftelijke flexi-jobarbeidsovereenkomst.

Beginuur (tabblad Dimona)

Enkel van toepassing voor Dimona dag (begindatum = einddatum contract).
Vul het beginuur van het contract in.

Einduur (tabblad Dimona)

Enkel van toepassing voor Dimona dag (begindatum = einddatum contract).
Vul het einduur van het contract in.

hmtoggle_plus1        Waar kan ik een Dimona-aangifte voor flexi-jobwerknemers doen?

Je kunt op verschillende manieren een Dimona FLX naar de RSZ versturen. Het is belangrijk dat deze aangifte tijdig (dit wil zegggen vóór het beginuur van de tewerkstelling) bij de RSZ aangeboden wordt. Als de aangifte te laat gebeurt, kun je niet genieten van de voordelen van een flexi-jobwerknemer.

Waar kun je de Dimona-aangifte doen?

hmtoggle_plus1        De Dimona-aangifte gebeurt meer dan 24 uur voor de aanvang van het contract

Als de Dimona FLX voor een flexi-jobwerknemer meer dan 24 uur voor de aanvang van het contract gebeurt, kun je de aangifte doen:

•via Payroll. Bij het aanmaken van een nieuw contract of het toevoegen van een nieuwe werknemer in Payroll, worden de Dimonagegevens onmiddellijk (en automatisch) doorgestuurd naar de RSZ. Het contract wordt hiervoor niet geblokkeerd.

•via de Dimona-tool op de website van SD Worx.
Als je de gegevens doorgeeft via de Dimona-tool op de website van SD Worx, komen deze gegevens automatisch terecht in Payroll. De contracten kunnen, indien nodig, vervolledigd worden. Zie ook: Contract vervolledigen.

•via de Dimona-applicatie op de website van de RSZ (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/dimona_new/index.htm).
Je kunt dit doen met je PC, maar ook met je smartphone, tablet of GSM.
Deze gegevens automatisch terecht in Payroll. De contracten kunnen, indien nodig, vervolledigd worden. Zie ook: Contract vervolledigen.

•via de Dimonalijn van SD Worx voor werknemers in de horeca. Je kunt gebruik maken van het speciaal telefoonnummer 0903/36 405 (1,12 EUR/min).
Deze gegevens komen automatisch terecht in Payroll. De contracten kunnen, indien nodig, vervolledigd worden. Zie ook: Contract vervolledigen.

hmtoggle_plus1        De Dimona-aangifte gebeurt minder dan 24 uur voor de aanvang van het contract

Als de Dimona FLX voor een flexi-jobwerknemer gebeurt op de dag zelf dat de werknemer komt werken, kun je de aangifte doen:

•via de Dimona-applicatie op de website van de RSZ (https://www.socialsecurity.be/site_nl/employer/applics/dimona_new/index.htm).
Je kunt dit doen met je PC, maar ook met je smartphone, tablet of GSM.
Deze gegevens komen automatisch terecht in Payroll. De contracten kunnen, indien nodig, vervolledigd worden. Zie ook: Contract vervolledigen.

•via de Dimonalijn  van SD Worx voor werknemers in de horeca. Je kunt gebruik maken van het speciaal telefoonnummer 0903/36 405 (1,12 EUR/min).
Deze gegevens komen automatisch terecht in Payroll. De contracten kunnen, indien nodig, vervolledigd worden. Zie ook: Contract vervolledigen.

Belangrijk! Om van het flexi-jobstatuut gebruik te maken moet de aangifte vóór aanvang van prestaties gebeuren.

Opmerking

Als je als werkgever ervoor gekozen hebt om de Dimona-aangifte te laten gebeuren via SD Worx, wordt er voor elke Dimona-aangifte bij de RSZ een contractintentie aangemaakt in Payroll. Dit gebeurt ongeacht de wijze van aangifte bij de RSZ (via de website van de RSZ, de website van SD Worx, de Vocale Server, ....).
Voorbeeld: Firma Janssens heeft ervoor gekozen om de Dimona-aangifte te laten gebeuren via SD Worx. Op 10 augustus doet de werkgever een Dimona-aangifte voor Piet Segers rechtstreeks op de website van de RSZ. De gegevens van Piet worden door de RSZ doorgestuurd naar Payroll. In Payroll wordt een contractintentie aangemaakt.

hmtoggle_plus1        Antwoorden van de RSZ na het versturen van de Dimona-aangifte

Nadat je een nieuw contract aangemaakt hebt, wordt de Dimona FLX verstuurd. Je kunt voor een flexi-jobwerknemer drie mogelijke antwoorden krijgen van de RSZ.

RSZ geeft goedkeuring

De Dimona-aangifte is in orde. Eventueel moet het contract in Payroll nog vervolledigd worden.
Je kunt het contract doorsturen naar SD Worx.

RSZ geeft goedkeuring met waarschuwing

De Dimona-aangifte is in orde, maar het aangevraagde statuut mag niet gebruikt worden, omdat:

•de werknemer niet voldoet aan de voorwaarden voor flexiarbeid in kwartaal -3/ kwartaal -2 (gepensioneerden), en/of

•de Dimona-aangifte te laat was om de werknemer als flexi-jobwerknemer te registreren.
Zie ook: De Dimona-aangifte is te laat of niet correct.

Je krijgt volgende foutmelding: De Dimona-aangifte van dit contract is wel aanvaard door de RSZ, maar de RSZ heeft geen voordelig tarief voor sociale bijdragen toegestaan? Maak een contract voor een minder voordelig statuut, door dit contract te annuleren en een nieuw aan te maken.

Tip!
Dit kun je in Payroll zien via Werknemers - scherm Vaste gegevens - tabblad Dimona of via Onderneming - Overzicht afsluiting. Voor meer informatie, klik hier.

Via Werknemers - scherm Vaste gegevens - tabblad Dimona:

1.Klik in de bovenste werkbalk op de knop Layout-nieuw-1-export (Verzenden voor berekening).

2.Selecteer Loongegevens en correcties (enkel actieve contracten).

3.Klik onderaan op het scherm op de knop Verder.

4.Contracten die je niet kunt doorsturen, worden voorafgegaan met een uitroepteken oranje driehoek.
Klik op het vraagteken Vraagteken grijs voor meer informatie.
Klik op het informatieteken informatieteken grijs om te weten welke werknemer je kunt doorsturen voor de vermelde betaalperiode.

Via Onderneming - Overzicht afsluiting.

1.Controleer of er in de groepen van de flexi-jobwerknemers er contracten zijn die actie vereisen voordat ze doorgestuurd kunnen worden.

2.Indien ja, klik op x werknemers vereisen actie vooraleer ze doorgestuurd kunnen worden.

3.Kijk of je de melding krijgt.

De werknemer mag dan niet langer tot de groep van de flexi-jobwerknemers behoren.

1.Ga naar de Vaste gegevens van het contract.

2.Verwijder het contract via de knop Contract verwijderen. Raadpleeg jouw payrollconsulent indien de knop niet verschijnt.

3.Maak een nieuw contract aan voor een gewone werknemer.

RSZ geeft foutmelding

De Dimona-aangifte is afgekeurd. Verwijder het contract. Maak een nieuw contract aan en verstuur een nieuwe Dimona-aangifte.

Voorbeeld: Er bestaat reeds een Dimona FLX voor de betrokken periode.

hmtoggle_plus1        Welke actie onderneem je als het contract wijzigt?

Let op!

Wijzigingen aan contracten moeten steeds via Payroll gebeuren. Wijzigingen die via andere kanalen worden ingegeven zijn niet geldig.
Enkel zolang het contract als contractintentie staat in Payroll worden wijzigingen via andere kanalen wel overgenomen.

Denk erom dat een wijziging van het beginuur, een nieuwe Dimona-aangifte veroorzaakt. Deze Dimona-aangifte moet vanuit Payroll naar de RSZ verzonden worden en kan op drukke dagen enkele uren duren! Als de aangifte niet vóór het beginuur van de tewerkstelling bij de RSZ aangeboden wordt, beschouwt de RSZ de aangifte als laattijdig. Je kunt niet langer van een verminderde RSZ-bijdrage genieten!

hmtoggle_plus1        Welke actie onderneem je als voor de flexi-jobwerknemer met dagcontract het beginuur wijzigt?

Als een flexi-jobwerknemer vroeger komt werken dan oorspronkelijk meegegeven was in de Dimona FLX, moet je het effectief beginuur elektronisch melden aan de RSZ vóór de aanvang van het contract.
Voor flexi-jobwerknemers met een Dimona periode moet steeds het juiste uur opgenomen worden in de dagregistratie via GKS of de website van de RSZ of het tijdsregistratiesysteem.

Hoe wijzig je het begin- en/of einduur?

1.Ga naar de Vaste gegevens van het contract.

2.Selecteer het tabblad Dimona.

3.Wijzig het begin- en /of einduur.

4.Klik op Opslaan.

 
Zie ook: Mag je de datum in dienst met één dag vervroegen?

hmtoggle_plus1        Welke actie onderneem je als voor de flexi-jobwerknemer met dagcontract het einduur wijzigt?  

Als een flexi-jobwerknemer langer werkt, heeft de werkgever 8 uur de tijd om het einduur aan te passen via Dimona. Indien het oorspronkelijke einduur tussen 20:00 en 24:00 was en de werknemer werkt langer, heeft de werkgever echter tot 8:00 's morgens de tijd om het correcte einduur elektronisch te melden aan de RSZ. Als het einduur 24:00 is en de werknemer stopt vroeger dan middernacht, heeft de werkgever tussen het effectieve einduur en middernacht om het correcte einduur elektronisch te melden aan de RSZ.
Voor flexi-jobwerknemers met een Dimona periode moet steeds het juiste uur opgenomen worden in de dagregistratie via GKS of de website van de RSZ of het tijdsregistratiesysteem.
Hoe wijzig je het begin- en/of einduur?

1.Ga naar de Vaste gegevens van het contract.

2.Selecteer het tabblad Dimona.

3.Wijzig het begin- en /of einduur.

4.Klik op Opslaan.

hmtoggle_plus1        Welke actie onderneem je als de flexi-jobwerknemer niet komt werken?

Als een flexi-jobwerknemer niet komt werken, moet je de annulatie van de Dimona-aangifte elektronisch melden aan de RSZ vóór middernacht van de datum in dienst.

Als de aangifte over 2 dagen loopt (bijvoorbeeld beginuur is 22 uur en einduur is 6 uur) is de datum in dienst toch gelijk aan de datum uit dienst. De annulatie moet gebeuren voor het einde van de eerste dag!

Hoe annuleer je de aangifte?

1.Ga naar de Vaste gegevens van het contract.

2.Verwijder het contract via de knop Contract verwijderen. Raadpleeg jouw payrollconsulent indien de knop niet verschijnt.

3.Maak indien nodig een nieuw contract aan voor een gewone werknemer.

hmtoggle_plus1        Mag je de datum in dienst met één dag vervroegen?

Neen, je moet een nieuw contract  voor één dag aanmaken.

hmtoggle_plus1        Mag je een dagcontract vervroegen of verlengen?

Neen, je moet een nieuw contract aanmaken.

hmtoggle_plus1        De Dimona-aangifte is te laat of niet correct

Je kunt enkel genieten van de voordelen van flexi-job als de Dimona FLX JUIST en TIJDIG (dit is vóór het beginuur van de tewerkstelling) gebeurd is!

Als de Dimona-aangifte te laat of foutief aangegeven wordt, kan de werknemer niet aangegeven worden als een flexi-jobwerknemer.

Hoe annuleer je de aangifte?

1.Ga naar de Vaste gegevens van het contract.

2.Verwijder het contract via de knop Contract verwijderen. Raadpleeg jouw payrollconsulent indien de knop niet verschijnt.

3.Maak indien nodig een nieuw contract aan voor een gewone werknemer.

Was deze informatie nuttig? ja | neen