Juridische inhoud

1.  Individuele informatieverplichting

De nieuwe wetgeving verplicht de werkgever vanaf 10 november 2022 minstens informatie over volgende aspecten te bezorgen aan een werknemer:

• Identiteit van de partijen ;
• Aanvangsdatum en (verwachte) duur van de arbeidsrelatie;
• Plaats van het werk;
• De zetel of woonplaats van de werkgever;
• De functie van de werknemer en diens titel of rang, nodig om de loon- en arbeidsvoorwaarden te bepalen;
• Het loon van de werknemer en de wijze en frequentie van betaling ervan
• Het uurrooster van de werknemer en de regels over het presteren van meer- en overuren. Als het rooster variabel is, informatie over de dagen en uren waarop prestaties kunnen vastgesteld worden en de manier waarop de werknemer kennis zal krijgen van een nieuw rooster;
• Regels over een eventuele proeftijd, dienstwisselingen en het begin van de cyclus waarin de werknemer werkt.

Voor sommige zaken mag de werkgever verwijzen naar de wettelijke bepalingen, bv. voor de regels over het presteren van over- en meeruren, of naar het arbeidsreglement, bv. voor het uurrooster.

De werkgever bezorgt de informatie schriftelijk en individueel aan iedere nieuwe werknemer uiterlijk op het moment van de indiensttreding.

Voor een uitgebreide beschrijving van de informatie-elementen verwijzen we naar onze nieuwsbrief van 8 oktober 2022.

Actie

Werkgevers moeten minstens de bovenstaande informatie-elementen schriftelijk meedelen aan werknemers die in dienst treden vanaf 10 november 2022.

De werknemers moeten over deze informatie beschikken uiterlijk op eerste dag van de (voorziene) indiensttreding. Als een werknemer bv. ziek is op de dag waarop deze zou moeten starten, moet de werkgever er toch voor zorgen dat de werknemer over de informatie beschikt.

De werkgever bezorgt de informatie aan werknemers die al in dienst waren op 10 november 2022 enkel wanneer zij hier zelf uitdrukkelijk om vragen.

Arbeidsovereenkomst of ander document

De werkgever kiest zelf hoe hij de werknemer inlicht. Dat kan via de arbeidsovereenkomst, een ander schriftelijk document of zelfs via een elektronische toepassing op het intranet van de onderneming.  Of een combinatie hiervan. Voorwaarde is wel dat de nodige info individueel beschikbaar is. 

Alleszins moet de werkgever de informatie tijdig bezorgen aan de werknemer, waarbij hij een bewijs van overdracht of ontvangst bewaart, best zolang de werknemer in dienst is. Om bewijsproblemen te voorkomen laat de werkgever de werknemer een bewijs van ontvangst tekenen.

De werkgever kan er dus ook voor kiezen om de informatie elektronisch te bezorgen aan de werknemer, bv. via e-mail of via een elektronische toepassing op het intranet van de onderneming waar de werknemer toegang toe heeft. In dat geval moet de werknemer de mogelijkheid hebben om de elektronische informatie op te slaan en af te drukken. En ook dan vraagt de werkgever aan de werknemer om de ontvangst of kennisname van de informatie uitdrukkelijk te bevestigen.

Een eventuele wijziging van informatie moet de werkgever meedelen uiterlijk op het moment waarop de wijziging van kracht wordt. De werkgever bekomt ook dan het bewijs van ontvangst of kennisname door de werknemer van de gewijzigde informatie en  bewaart dit zolang de werknemer in dienst is.

Merk op: het informatiedocument (of een latere wijziging) kan nooit dienen als bewijs voor het bestaan van andere arbeidsvoorwaarden dan die welke in de arbeidsovereenkomst staan.

SD Worx voorziet voor klanten een modeldocument dat zij kunnen gebruiken om tegemoet te komen aan deze informatieverplichting.

Arbeidsovereenkomst verplicht schriftelijk

Het valt op dat werkgever en werknemer heel wat van bovenstaande informatie doorgaans opnemen in de schriftelijke arbeidsovereenkomst. Op deze manier komt de werkgever ook tegemoet aan de informatieplicht. Hij moet dan niet nogmaals, in een apart document of op een andere locatie, dezelfde informatie verstrekken.

Als de werkgever voor de arbeidsovereenkomst kiest, moet hij volgende zaken in het oog houden:

• Hij moet de arbeidsovereenkomst met alle informatie-elementen schriftelijk opstellen.
• De werkgever moet de arbeidsovereenkomst, inclusief de nodige informatie, opstellen en aan de werknemer bezorgen en voor ontvangst laten tekenen uiterlijk op de eerste dag van de voorziene startdatum van de overeenkomst.
• Hij moet een bewijs van ontvangst door de werknemer van de arbeidsovereenkomst bekomen en dit bewaren, best zolang de werknemer in dienst is. Dit veronderstelt dus een verplichte bewaring van de arbeidsovereenkomst.
• Als een van de informatie-elementen zou wijzigen, moeten werkgever en werknemer de arbeidsovereenkomst wijzigen. Dit moet gebeuren  uiterlijk op de dag waarop de wijziging van kracht wordt. De werkgever zal opnieuw een bewijs van ontvangst van de gewijzigde arbeidsovereenkomst/informatie moeten bewaren.

2.  Collectieve informatieverplichting

Een arbeidsreglement is het huishoudelijk reglement van de onderneming. Het bevat de loon- en arbeidsvoorwaarden die in een bepaalde onderneming gelden. Elke nieuwe werknemer moet op het moment van indiensttreding een exemplaar ontvangen. Iedere werknemer moet op elk ogenblik het definitieve reglement en de wijzigingen eraan kunnen inzien in een gemakkelijk toegankelijke plaats. 

De nieuwe wetgeving verplicht werkgevers extra informatie mee te delen via het arbeidsreglement:

• de procedure, inclusief opzegtermijnen, die werkgever en werknemer moeten volgen in geval van beëindiging van de arbeidsovereenkomst. De werkgever mag ook verwijzen naar de wetgeving die dit regelt;
• het paritair comité waarin cao’s zijn gesloten die gelden in de onderneming;
• de opleidingen die de werkgever aanbiedt. De werkgever mag ook verwijzen naar de wetgeving of cao die dit regelt;
• de sociale zekerheidsinstelling die de bijdragen ontvangt die de werkgever int voor de werknemers.

Actie

Vanaf 10 november 2022 moet het arbeidsreglement bovenstaande informatie bevatten. Werkgevers moeten hun arbeidsreglement aanpassen en deze nieuwe informatie erin opnemen als dat nog niet het geval was.

De wetgeving voorziet niet in een overgangsbepaling. Werkgevers moeten dit zo snel mogelijk doen.

Procedure wijziging arbeidsreglement

De normale procedure tot wijziging van het arbeidsreglement moet gevolgd worden voor de opname van:

• de informatie over de opleidingen die de werkgever aanbiedt 
• de bevoegde sociale zekerheidinstelling.

Deze procedure veronderstelt de raadpleging van de werknemers  of de ondernemingsraad.

Deze procedure moet niet gevolgd worden voor de opname van:

• de informatie over de procedure in geval van de beëindiging van de arbeidsrelatie
• het bevoegde paritair comité.

De werkgever mag deze informatie opnemen in het arbeidsreglement zonder de wijzigingsprocedure te volgen maar moet de werknemers wel informeren over de wijzigingen aan het arbeidsreglement.

3.  Sancties

Als de werkgever zijn, individuele of collectieve, informatieverplichting niet nakomt riskeert hij sancties. Deze variëren van een administratieve geldboete van 200,00 EUR tot een strafrechtelijke geldboete van 8.000,00 EUR.