Feedback
ella
Vergoeding binnenlandse dienstreizen: nieuwe fiscale maximumforfaits vanaf 1 juni 2022
Losse berichten
Gepubliceerd op 25/05/2022

Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten. De werkgever mag deze kosten voor een binnenlandse dienstreis forfaitair vergoeden. 

 

Vanaf 1 juni 2022 verhogen de fiscale forfaits naar aanleiding van een indexaanpassing.  We berekenden de nieuwe bedragen.

 

Volgende bedragen gelden vanaf 1 juni 2022:

  • dagvergoeding: 18,84 EUR per dag
  • huisvestingskosten: 141,33 EUR per dag

 

Respecteert de werkgever deze bedragen en de geldende voorwaarden, dan beschouwt de fiscus deze vergoedingen als een kost eigen aan de werkgever.

 

De vergoedingen zijn dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever. 

Wat betekent dit voor de werkgever?

Als alle voorwaarden voldaan zijn, mag u uw werknemer vanaf 1 juni 2022 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.  

Juridische inhoud

1. Fiscale spelregels

Zowel federale ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing binnen België maken in opdracht van hun werkgever, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.

 

De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.

 

Aan de toekenning van deze vergoeding zijn verschillende voorwaarden verbonden. Wanneer de werkgever deze respecteert, zal de fiscus de vergoedingen beschouwen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever.

De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.

 

Wanneer niet voldaan is aan de voorwaarden of wanneer de werkgever een hogere forfaitaire vergoeding toekent, zal men deze vergoeding beschouwen als belastbare bezoldiging.

De werkgever kan dit vermijden wanneer hij kan bewijzen dat de vergoeding: 

  • bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
  • én effectief aan die kosten is besteed. 

 

Daarnaast dient de werkgever er over te waken dat hij de kosten die het forfait dekt, niet nog eens ten laste neemt op basis van werkelijke bewijsstukken.

1.2 Voorwaarden

1.2.1 Forfaitaire maaltijd- of dagvergoeding

Bedrag

Vanaf 1 juni 2022 bedraagt de maaltijd- of dagvergoeding 18,84 EUR per dag (niet-geïndexeerd 10,00 EUR).

 

Deze vergoeding dekt alle maaltijdkosten van de werknemer tijdens de dienstverplaatsing. 

 

Voorwaarden

Hieraan zijn volgende voorwaarden verbonden:

 

  • de verplaatsing in opdracht van de werkgever duurt minimum 6 uur;
  • de werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer.
    De werknemer mag dus bijvoorbeeld geen toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant of geen gratis maaltijd ontvangen vanwege een derde.
    Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor diezelfde dag, moet hij de werkgeversbijdrage in die maaltijdcheque in mindering brengen van de dagvergoeding.

 

Voor de federale ambtenaren geldt een bijkomende voorwaarde. Hun verplaatsing moet verder zijn dan 25 kilometer buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats. Voor werknemers tewerkgesteld in de privésector geldt deze voorwaarde niet.

1.2.2 Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Voor werknemers die een reizende functie hebben, kan de werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding. 

Een reizende functie in dit verband, is een functie waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt.

 

Bedrag

Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan 'een' aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (18,84 EUR), met een absoluut maximum van 16 keer.

Voor deeltijdse prestaties moet men een pro rata toepassen op basis van het tewerkstellingspercentage.

 

De werkgever mag de vergoeding toekennen ongeacht het exacte aantal dienstreizen. Het forfait is dan gekoppeld aan een functie die regelmatige dienstreizen met zich meebrengt en niet aan een bepaald aantal dienstreizen.

 

Let wel!

Dit maandelijks bedrag is een maximum. De fiscus kan zich baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait wel beantwoordt aan de realiteit.

 

Voorwaarden

De voorwaarden van minimale duurtijd en minimale afstand gelden hier niet.

 

Het cumulverbod blijft wel van toepassing. De werkgever of een derde mag onder geen beding de maaltijdkosten op een andere manier vergoeden.

1.2.3 Huisvestingskosten

Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren. 

 

Ook deze kost mag de werkgever forfaitair vergoeden aan 141,33 EUR per nacht (niet-geïndexeerd: 75 EUR).

 

Ook hier is een cumulverbod van toepassing.

 

De werkgever of een derde mag deze huisvestingskosten op geen enkele andere manier vergoeden of via een ander voordeel dekken.

 

Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag de werkgever/onderneming de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen. 

2. Spelregels inzake RSZ

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen.

De RSZ spreekt in dit verband van vergoeding voor baankosten.

 

Zowel voor wat betreft de bedragen als de minimumduur van de verplaatsing, zitten RSZ en fiscus (voorlopig) jammer genoeg niet op dezelfde lijn.

 

Hierbij een overzicht van de bedragen die de RSZ toepast en de voorwaarden die eraan gekoppeld zijn:

 

Soort kostBedragVoorwaarden
Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten10,00 EUR/dag

 

Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven.

Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd7,00 EUR/dag

 

- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend).

- RSZ aanvaardt het bedrag van de maaltijdvergoeding enkel wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.

 

Verblijfskosten in België35,00 EUR/nacht

 

- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is.

- dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt.

Bron : Administratieve instructies 2022/1

 

Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens.

 

Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:

  • de werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken  terugbetalen.
    Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen.
  • de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 EUR wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.

 Bedragen

Door de hoge inflatie volgen indexatiemomenten elkaar in sneltempo op.

 

Hierbij een overzicht van alle maximumbedragen voor 2022 :

 

 Maaltijd- of dagvergoedingMaandelijkse forfaitaire vergoedingHuisvestingskosten
Basisbedrag (niet-geïndexeerd)10 EUR per dagMax. 16 x 10 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling)75 EUR per nacht

Geïndexeerd bedrag op

1 januari 2022

17,75 EUR per dagMax. 16 x 17,75 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling)133,18 EUR per nacht

Geïndexeerd bedrag vanaf

1 februari 2022

18,11 EUR per dagMax. 16 x 18,11 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling)135,85 EUR per nacht

Geïndexeerd bedrag vanaf

1 april 2022

18,47 EUR per dagMax. 16 x 18,47 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling)138,57 EUR per nacht

Geïndexeerd bedrag vanaf

1 juni 2022

18,84 EUR per dag

 

Max. 16 x 18,84 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling)141,33 EUR per nacht

Oeps,

Onze excuses, er is iets fout gelopen.

Probeert u het later eens opnieuw.

Was deze informatie nuttig voor u?

Ja Nee

Welke van de volgende beschrijft jouw feedback het best?






Jouw feedback

De versie van de browser die U gebruikt is niet optimaal voor deze website. De meeste functies zullen niet goed werken. De versie die u gebruikt wordt ook niet meer ondersteund door Microsoft en hierdoor loopt u security risico’s. Om de veiligheid en privacy van uw data te kunnen blijven garanderen, raden wij aan om zo snel mogelijk naar Internet Explorer 11 te upgraden of de laatste versie van een andere browser te gebruiken.