Vous êtes obligé de faire une déclaration Dimona pour chaque contrat d’un travailleur en flexi-job.
La déclaration Dimona pour un travailleur en flexi-job dans l’horeca reçoit le type FLX.
La Dimona FLX peut être une Dimona journalière ou une dimona périodique, pour une période déterminée.
S’il est satisfait à certaines conditions, vous bénéficierez des avantages flexi-job. Pour l'employeur cela veut dire des cotisations ONSS réduites et le travailleur ne paie aucunes cotisations sociales ni aucun précompte
Attention!
Il est important de respecter les délais. Si votre déclaration Dimona est faite tardivement, vous ne pourrez pas recourir au statut avantageux et payerez, vous-même et votre travailleur, les cotisations et les impôts au taux plein !
Vous ne pouvez introduire la Dimona FLX qu’au cours du mois qui précède le trimestre de l'entrée en service.
Information générale
Vous devez déterminer le type pour chaque contrat : Dimona journalière ou Dimona périodique.
Base ONSS
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Les cotisations sociales patronales s’élèvent à 25 %.
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Spécial dans la déclaration Dimona FLX
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•Dimona journalière : la date d’entrée en service est la même que la date de sortie de service et vous êtes obligé de remplir l’heure de début et l’heure de fin.
Pour les travailleurs en flexi-job, nous conseillons d’utiliser des contrats journaliers. •Dimona périodique : la date d’entrée en service et la date de sortie de service doivent se situer dans le même trimestre.
Attention ! Un contrat flexi-job peut dépasser le trimestre, mais la déclaration Dimona ne peut pas dépasser le trimestre.
Le contrat doit être chargé avec un nouveau numéro de travailleur par trimestre. Une Dimona FLX peut chevaucher une autre déclaration Dimona, aussi longtemps qu’il ne s’agit pas d’une Dimona FLX.
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Registre journalier via RCR ou le système de registration de l'ONSS ou système d'enregistrement du temps de travail
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A part de la Dimona par périodique, vous êtes obligé d’enregistrer tous les jours les heures de début et de fin exactes d'un travailleur en flexi-job. À partir de 2018, un système de suivi des temps pourra également être utilisé.
Remarque : Vous êtes aussi obligé de le faire pour les contrats journaliers mais la déclaration Dimona journalière suffit comme enregistrement du temps de travail.
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Champs spécifiques pour un flexi-job ?
Lors de l'établissement d'un nouveau contrat dans Payroll, le contenu des champs suivants sous Données fixes est spécifique à un flexi-job :
Groupe (onglet Contrat)
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Sélectionnez le groupe des travailleurs en flexi-job : flexijob ouvriers ou flexijob employés.
Ces groupes ne sont pas disponibles de manière standard. Contactez votre gestionnaire payroll afin que nous puissions préparer ces groupes pour vous.
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Type de contrat (onglet Contrat)
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Sélectionnez la valeur Flexi-job.
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Date de fin du contrat (onglet Contrat)
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Indiquez la date de fin du contrat.
Dans le cas d'une Dimona journalière, cette date est égale à la date d’entrée en service.Dans tous les autres cas, indiquez la date de fin du contrat.
Attention !
Cette date ne peut jamais être postérieure à la date de fin du trimestre d'entrée en service (il faut introduire une déclaration Dimona par trimestre et donc créer un nouveau contrat/numéro de travailleur dans Payroll par trimestre).
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Classification (onglet Contrat)
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Uniquement d'application pour la commission paritaire 302 (horeca).
Sélectionnez Flexi-job - FLX.
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Catégorie salariale (onglet Contrat)
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À partir du 01/01/2024 :
•pour un travailleur de la CP 302 (secteur horeca) : sélectionnez Flexi-job ; •pour un travailleur dans un autre secteur que l’horeca : sélectionnez la catégorie salariale qui s’applique. |
Horaire de travail (onglet Contrat)
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Les horaires de travail suivants seront proposés automatiquement :
•"contrat journalier selon x jours par semaine" dans le cas d'une Dimona journalière (date de début = date de fin du contrat); •"court selon x jours par semaine" dans le cas d'un contrat de quelques jours (> 1 et < 6). Dans tous les autres cas, sélectionnez l'horaire prévu dans le contrat de travail flexi-job écrit.
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Heure de début (onglet Dimona)
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Uniquement d'application pour les Dimona journalières (date de début = date de fin du contrat).
Saisissez l’heure de début du contrat.
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Heure de fin (onglet Dimona)
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Uniquement d'application pour les Dimona journalières (date de début = date de fin du contrat).
Saisissez l’heure de fin du contrat.
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Où puis-je remplir une Dimona pour flexi-jobs ?
Vous pouvez envoyer une Dimona à l’ONSS de plusieurs manières. Il est important que cette Dimona FLX parvienne à temps (c.-à-d. avant l’heure de début de l’occupation) à l’ONSS. Si la déclaration arrive trop tard, vous ne pourrez pas bénéficier d’une réduction de la cotisation ONSS.
Où pouvez-vous remplir la déclaration Dimona ?
La déclaration Dimona est remplie plus de 24 heures avant le début des prestations
Si la déclaration Dimona FLX pour un travailleur en flexi-job est remplie plus de 24 heures avant le début du contrat, cela peut se faire :
•via Payroll. Lors de l’établissement d’un nouveau contrat ou de l’ajout d’un nouveau travailleur dans Payroll, les données Dimona sont envoyées immédiatement (et automatiquement) à l’ONSS. Le contrat n’est pas bloqué à cette fin. •via l’outil Dimona sur le site internet de SD Worx.
Si vous transmettez les données via l’outil Dimona sur le site Internet de SD Worx, ces données aboutiront automatiquement dans Payroll. Les contrats pourront – si nécessaire – être complétés. Voir aussi : Compléter un contrat. •via l’application Dimona sur le site Web de l’ONSS (}https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/dimona_new/index.htm).
Pour ce faire, vous pouvez utiliser votre PC, mais aussi votre smartphone, votre tablette ou votre GSM. Ces données aboutissent automatiquement dans Payroll. Les contrats pourront – si nécessaire – être complétés. Voir aussi : Compléter un contrat. •via la ligne Dimona de SD Worx pour les travailleurs dans l'horeca. Vous pouvez appeler au numéro spécial 0903/36 405 (1,12 EUR/min).
Ces données aboutissent automatiquement dans Payroll. Les contrats pourront – si nécessaire – être complétés. Voir aussi : Compléter un contrat. |
Si la déclaration Dimona FLX pour un travailleur en flexi-job est remplie le jour où le travailleur vient travailler, cela peut se faire :
•via l’application Dimona sur le site Web de l’ONSS (https://www.socialsecurity.be/site_fr/employer/applics/dimona_new/index.htm).
Pour ce faire, vous pouvez utiliser votre PC, mais aussi votre smartphone, votre tablette ou votre GSM. •via la ligne Dimona de SD Worx pour les travailleurs dans l'horeca. Vous pouvez appeler au numéro spécial 0903/36 405 (1,12 EUR/min).
Ces données aboutissent automatiquement dans Payroll. Les contrats pourront – si nécessaire – être complétés. Voir aussi : Compléter un contrat. Important ! Afin de pouvoir utiliser le statut felxi-job, la déclaration doit être faite avant le début des prestations.
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Remarque
Si, en tant qu’employeur, vous choisissez de faire remplir vos déclarations Dimona par SD Worx, une intention de contrat est créée dans Payroll pour chaque Dimona envoyée à l’ONSS. Cela se fait quel que soit le mode d’envoi de la déclaration à l’ONSS (via le site internet de l’ONSS, celui de SD Worx, le serveur vocal...).
Exemple : La société Janssens a choisi de faire remplir la Dimona par SD Worx. Le 10 août, l’employeur remplit une Dimona pour Piet Segers directement sur le site internet de l’ONSS. Les données de Piet sont transmises à Payroll par l’ONSS. Une intention de contrat est ensuite créée dans Payroll.
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Réponses de l’ONSS après envoi de la déclaration Dimona
Après que vous avez établi un nouveau contrat, la Dimona est envoyée. Vous pouvez recevoir pour un extra trois réponses possibles de l’ONSS.
L’ONSS donne son accord
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La déclaration Dimona est en règle. Éventuellement, le contrat doit encore être complété dans Payroll.
Vous pouvez transmettre le contrat à SD Worx.
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L’ONSS donne son accord avec avertissement
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La déclaration Dimona est en règle, mais vous ne pouvez pas encore envoyer le contrat à SD Worx.
Le statut demandé ne peut pas être utilisé car :
•le travailleur ne satisfait pas aux conditions d’un flexi-job dans le trimestre -3 (/ trimestre -2 pour les pensionnés) et/ou •la Dimona est parvenue trop tard pour l’enregistrement du travailleur comme extra avec cotisation ONSS réduite.
Voir aussi : La déclaration Dimona est en retard ou n’est pas correcte. Vous obtenez ce message : La déclaration Dimona de ce contrat est acceptée par l'ONSS mais l'ONSS n'a pas autorisé de tarif avantageux pour les cotisations sociales. Faites un contrat pour un statut moins avantageux : annulez ce contrat et créez-en un nouveau.
Astuce !
Vous pouvez le voir dans Payroll via Travailleurs - écran Données fixes - onglet Dimona ou via Entreprise - Aperçu des données à envoyer. Pour plus des informations, cliquez ici.
Via Employés – écran Donnée fixes - onglet Dimona :
1.Cliquez dans la barre d’outils du haut sur le bouton Envoyer pour calcul ( ). 2.Sélectionnez Données salariales et corrections (uniquement contrats actifs). 3.Cliquez sur le bouton Continuer dans le bas de l’écran. 4.Les contrats que vous ne pouvez pas envoyer sont précédés d’un  .
Cliquez sur le point d’interrogation  pour de plus amples informations.
Cliquez sur le symbole d’information pour savoir quel travailleur vous pouvez envoyer pour la période de paie mentionnée.
Via Entreprise - Aperçu des données à envoyer
1.Vérifiez si des travailleurs requièrent une action avant de pouvoir être envoyés dans les groupes des flexi-jobs. 2.Si oui, cliquez sur x travailleurs requièrent une action avant de pouvoir être envoyés. 3.Voyez si le message s'affiche. |
Le travailleur ne peut plus appartenir au groupe des travailleurs en flexi-job.
1.Allez dans les Données fixes du contrat. 2.Supprimez le contrat via le bouton Supprimer contrat. Contactez votre gestionnaire payroll si le bouton n'apparaît pas. 3.Créez ensuite un nouveau contrat comme vous le faites normalement pour un travailleur ordinaire. |
L’ONSS signale une erreur
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La déclaration Dimona a été refusée. Supprimez le contrat. Établissez un nouveau contrat et envoyez une nouvelle déclaration Dimona.
Exemple : Il existe déjà une Dimona FLX sur la période concernée.
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Quelle mesure faut-il prendre si vous modifiez le contrat ?
Attention !
Les modifications de contrats doivent toujours se faire via Payroll. Les modifications opérées via d’autres canaux ne sont pas valables.
Les changements via d’autres canaux sont repris uniquement tant que le contrat figure dans Payroll comme intention de contrat.
N’oubliez dès lors pas qu’une modification de l’heure de début génère une nouvelle déclaration Dimona. Cette déclaration Dimona doit être envoyée depuis Payroll à l’ONSS et peut, les jours intenses, durer plusieurs heures ! Si la déclaration n’est pas parvenue à l’ONSS avant l’heure de début de l’emploi, l’ONSS considère la déclaration comme tardive. Vous ne pourrez plus profiter d’une cotisation ONSS réduite !
Quelle mesure devez-vous prendre si pour travailleur en flexi-job avec contrat journalier l'heure de début change ?
Si un travailleur en flexi-job vient travailler plus tôt qu’annoncé initialement dans la Dimona FLX, vous devez communiquer électroniquement l’heure de début effective à l’ONSS avant le début du contrat.
Pour des travailleurs en flexi-job avec une Dimona période l'heure exacte doit être rerpise dans le registre journalier via RCR ou le site web de l'ONSS ou le système d'enregistrement du temps de travail.
Comment modifier l'heure de début et/ou de fin ?
1.Allez dans les Données fixes du contrat. 2.Sélectionnez l'onglet Dimona. 3.Modifiez l'heure de début et/ou de fin. 4.Cliquez sur Enregistrer. |
Quelle action entreprendre si pour travailleur en flexi-job avec contrat journalier l'heure de fin change?
Si un travailleur en flexi-job travaille plus longtemps, l'employeur a 8 heures afin de faire la modification de l'heure de fin.
Si l'heure de fin était initiallement entre 20:00 et 24:00, l'employeur peut communiquer l'heure de fin effective à l'ONSS jusqu'au 8:00 du matin.
Si le travailleur arrête de travaillerplus tôt, l'employeur doit communiquer l'heure de fin effective à l'ONSS avant minuit (= entre l'heure de fin effective et minuit).
Pour des travailleurs en flexi-job avec une Dimona période l'heure exacte doit être rerpise dans le registre journalier via RCR ou le site web de l'ONSS ou le système d'enregistrement du temps de travail.
Comment modifier l'heure de début et/ou de fin ?
1.Allez dans les Données fixes du contrat. 2.Sélectionnez l'onglet Dimona. 3.Modifiez l'heure de début et/ou de fin. 4.Cliquez sur Enregistrer. |
Quelle mesure devez-vous prendre si le travailleur flexi-job ne vient pas travailler ?
Si le travailleur en flexi-job ne vient pas travailler, vous devez communiquer électroniquement l’annulation de la déclaration Dimona à l’ONSS avant minuit de la date d’entrée en service.
Si la déclaration concerne 2 jours (ex. heure de début 22 h et heure de fin 6 h), la date d’entrée en service est la même que la date de sortie de service. L’annulation doit intervenir avant la fin du premier jour !
Comment annuler la déclaration ?
1.Allez dans les Données fixes du contrat. 2.Supprimez le contrat via le bouton Supprimer contrat. Contactez votre gestionnaire payroll si le bouton n'apparaît pas. 3.Le cas échéant, créez ensuite un nouveau contrat comme vous le faites normalement pour un travailleur ordinaire. |
Peut-on avancer la date d'entrée en service d'un jour ?
Non, vous devez créer un nouveau contrat pour un jour.
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Peut-on avancer ou prolonger un contrat journalier ?
Non, vous devez créer un nouveau contrat.
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La déclaration Dimona est en retard ou n’est pas correcte.
Vous avez droit à une cotisation ONSS réduite seulement si la déclaration Dimona FLX est remplie CORRECTEMENT et À TEMPS (c.-à-d. avant l’heure de début de l’occupation) !
Si la déclaration Dimona est envoyée erronément ou tardivement, le travailleur ne peut pas être déclaré comme un travailleur en flexi-job.
Comment annuler la déclaration ?
1.Allez dans les Données fixes du contrat. 2.Supprimez le contrat via le bouton Supprimer contrat. Contactez votre gestionnaire payroll si le bouton n'apparaît pas. 3.Le cas échéant, créez ensuite un nouveau contrat comme vous le faites normalement pour un travailleur ordinaire. |
Ces informations vous ont-elles été utiles ?
Oui |
Non
