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Indemnité pour les déplacements de service intérieurs : nouveaux forfaits fiscaux maximum à partir du 1er octobre 2021
Nouvelles en vrac
Publié le 04/10/2021
Un travailleur qui se déplace en Belgique pour le compte de son employeur encourt des frais. L’employeur peut indemniser forfaitairement ces frais de déplacement de service intérieur. À partir du 1er octobre 2021, les forfaits fiscaux augmenteront à la suite d’une indexation.
Montants à partir du 1er octobre 2021 :
- indemnité journalière : 17,75 EUR par jour
- frais de logement : 133,18 EUR par jour
Si l’employeur respecte ces montants et les conditions en vigueur, le fisc considérera ces indemnités comme des frais propres à l’employeur.
Elles constitueront alors un avantage non imposable pour le travailleur et des frais professionnels déductibles pour l’employeur.
Le fisc confirmera prochainement ces nouveaux forfaits maximum dans une circulaire.
Conséquences pour l'employeur
Pour autant que toutes les conditions soient remplies, vous pouvez, à partir du 1er octobre 2021, octroyer à votre travailleur un montant forfaitaire plus élevé à titre de remboursement de frais encourus lors de voyages de service intérieurs.
Source:
Tant les fonctionnaires fédéraux que les travailleurs du secteur privé qui effectuent un voyage ou un déplacement de service en Belgique en mission pour leur employeur peuvent bénéficier d’un remboursement forfaitaire des frais.
Les forfaits applicables sont adaptés au coût de la vie sur la base d’une indexation automatique.
L’octroi de cette indemnité est soumis à différentes conditions. Si l’employeur les respecte, le fisc considérera ces indemnités comme un remboursement de frais propres à l’employeur.
L’indemnité constitue alors un avantage non imposable pour le travailleur et est considérée comme des frais professionnels déductibles pour l’employeur.
Si les conditions ne sont pas remplies ou si l’employeur octroie quand même une indemnité forfaitaire plus élevée, cette indemnité sera considérée comme une rémunération imposable, sauf si l’employeur prouve que l’indemnité :
- est destinée à couvrir les frais qui lui sont propres, et
- a effectivement été consacrée à ces frais.
En outre, l’employeur doit veiller à ne pas à nouveau prendre en charge les frais couverts par le forfait sur la base de pièces justificatives réelles.
À partir du 1er octobre 2021, les forfaits maximum suivants seront d’application :
Indemnité repas ou indemnité journalière | Indemnité forfaitaire mensuelle | Frais de logement | |
Montant de base | 10 EUR par jour | Max. 16 x 10 EUR/mois (en cas d’occupation à temps plein) | 75 EUR par nuit |
Montant indexé à partir du 1er octobre 2021 | 17,75 EUR par jour | Max.16 x 17,75 EUR par mois (en cas d’occupation à temps plein) | 133,18 EUR par nuit |
Montant
À partir du 1er octobre 2021, l’indemnité repas ou journalière s’élève à 17,75 EUR par jour (10,00 EUR non indexés).
Cette indemnité couvre tous les frais de repas du travailleur pendant le déplacement de service.
Conditions
Certaines conditions y sont toutefois liées :
- le déplacement pour le compte de l’employeur dure au moins 6 heures ;
- l’employeur ou un tiers ne rembourse en aucune manière les frais de repas du travailleur.
Par exemple, le travailleur ne peut donc pas avoir accès à un restaurant d’entreprise ou ne peut pas recevoir de repas gratuit de la part d’un tiers.
Lorsque l’employeur octroie un chèque-repas pour le même jour, il doit déduire la contribution patronale dans ce chèque-repas de l’indemnité journalière.
Pour les fonctionnaires fédéraux, une condition supplémentaire doit être respectée.
La distance de leur déplacement doit être de plus de25 kilomètres en dehors de l’agglomération de la résidence administrative.
Cette condition ne s’applique pas aux travailleurs du secteur privé.
Pour les travailleurs qui ont une fonction itinérante, l’employeur peut également recourir à une indemnité forfaitaire mensuelle.
Dans ce contexte, une fonction itinérante est une fonction dont la nature implique des déplacements de service réguliers.
Montant
Pour un travailleur à temps plein, l’indemnité mensuelle est égale à « un certain nombre de fois » le montant de l’indemnité journalière (17,75 EUR), avec un maximum absolu de 16 fois.
Pour les prestations à temps partiel, il convient d’appliquer un pro rata sur la base du taux d’occupation.
L’employeur peut octroyer l’indemnité quel que soit le nombre exact de voyages de service. Le forfait est alors associé à une fonction qui implique des voyages de service réguliers et non pas à un nombre défini de voyages de service.
Attention !
Ce montant mensuel est un maximum. Le fisc peut se baser sur les voyages de service effectués l’année précédente pour juger si le forfait mensuel octroyé correspond bien à la réalité.
Conditions
Les conditions de durée minimale et de distance minimale ne s’appliquent pas ici.
L’interdiction de cumul reste toutefois d’application. L’employeur ou un tiers ne peut en aucun cas indemniser les frais de repas d’une autre manière.
Il arrive qu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) doive rester loger quelque part dans le cadre du voyage de service.
Ces frais peuvent également faire l’objet d’une indemnité forfaitaire par l’employeur, à concurrence de 133,18 EUR par nuit (75 EUR sans indexation).
Ici aussi, une interdiction de cumul est d’application.
L’employeur ou un tiers ne peut indemniser ces frais de logement d’aucune autre manière, ni les couvrir via un autre avantage.
Par exemple, lorsqu’un travailleur (ou un dirigeant d’entreprise) dispose d’un logement gratuit sur place, l’employeur/l’entreprise ne peut pas octroyer l’indemnité complémentaire pour les frais de séjour.
L’Office National de Sécurité Sociale applique ses propres principes à l’égard des remboursements des frais pour les déplacements de service intérieurs.
À cet égard, l’ONSS parle d’indemnités pour frais de route.
Tant en ce qui concerne les montants que la durée minimale du déplacement, l’ONSS et le fisc ne sont malheureusement pas unanimes.
Voici un aperçu des montants appliqués par l’ONSS et des conditions qui y sont liées :
Type de coûts | Montant | Conditions |
Frais de route des travailleurs non sédentaires : absence de facilités | 10,00 EUR/jour | Non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail durant au moins 4 heures consécutives et qu’il ne peut utiliser les sanitaires, ni les autres facilités qui sont disponibles dans une entreprise, dans une succursale ou sur la plupart des chantiers. |
Frais de route des travailleurs non sédentaires : repas | 7,00 EUR/jour | - non sédentaire signifie que le travailleur est tenu de se déplacer pendant sa journée de travail (un minimum de 4 heures consécutives). - l’ONSS n’acceptera le montant de l’indemnité repas qu’à condition que le travailleur n’ait pas d’autre solution que de consommer un repas à l’extérieur. |
Frais de séjour en Belgique | 35,00 EUR/nuit | - si le travailleur ne peut rentrer chez lui pour la nuit parce que le lieu de son travail est trop éloigné. - couvre les frais de repas du soir, de logement et de petit déjeuner. |
Source : Instructions administratives 2021/3
Les deux instances s’accordent cependant sur l’interdiction de cumul.
En effet, l’ONSS aussi considère que :
- l’employeur ne peut pas rembourser les frais à la fois de manière forfaitaire et sur la base de justificatifs réels.
Il s’agit donc de choisir l’un des deux systèmes et de l’appliquer avec cohérence. - l’intervention patronale dans le chèque-repas doit être déduite de l’indemnité repas de 7 EUR lorsque le travailleur reçoit également un chèque-repas pour cette journée à l’extérieur.
Le fisc doit encore confirmer les nouveaux montants maximum fiscaux dans une circulaire.
Ils sont dès lors valables sous réserve de cette publication.
