Sommaire

1.  Obligation d’information individuelle

À partir du 10 novembre 2022, la nouvelle législation oblige l’employeur à fournir au moins des informations sur les aspects suivants à un travailleur :

• Identité des parties ;
• Date de début et durée (attendue) de la relation de travail ;
• Lieu de travail ;
• Siège ou domicile de l’employeur ;
• Fonction du travailleur et son titre ou rang, nécessaires pour déterminer les conditions salariales et de travail ;
• Salaire du travailleur et modalités et fréquence de paiement de celui-ci ;
• Horaire du travailleur et règles relatives à la prestation d’heures supplémentaires et complémentaires ; Si l’horaire est variable, des informations sur les jours et les heures où des prestations peuvent être fixées et sur la manière dont le travailleur prendra connaissance d’un nouvel horaire ;
• Règles relatives à une éventuelle période d’essai, aux changements de service et au début du cycle de travail du travailleur.

Pour certains éléments, l’employeur peut renvoyer aux dispositions légales, p. ex. pour les règles relatives à la prestation d’heures supplémentaires et d’heures complémentaires, ou au règlement de travail, p. ex. pour l’horaire.

L’employeur remet les informations par écrit et individuellement à chaque nouveau travailleur au plus tard au moment de l’entrée en service.

Nous renvoyons à notre bulletin d’information du 8 octobre 2022 pour une description détaillée des éléments d'information.

Action

Les employeurs doivent au moins communiquer par écrit les éléments d’information susmentionnés aux travailleurs qui entrent en service à partir du 10 novembre 2022.

Les travailleurs doivent disposer de ces informations au plus tard le premier jour de l’entrée en service (prévue). Si un travailleur est p. ex. malade le jour où il devrait commencer, l’employeur doit tout de même veiller à ce que le travailleur dispose des informations.

L’employeur ne remet les informations aux travailleurs qui étaient déjà en service le 10 novembre 2022 que s’ils le demandent expressément eux-mêmes.

Contrat de travail ou autre document

L’employeur choisit lui-même comment il informe le travailleur. Il peut le faire par l'intermédiaire du contrat de travail, d'un autre document écrit ou même d'une application électronique sur l’intranet de l’entreprise. Il peut également combiner ces moyens. La condition veut toutefois que les informations nécessaires soient disponibles individuellement. 

Quoi qu’il en soit, l’employeur doit fournir les informations en temps voulu au travailleur, en conservant une preuve de transfert ou de réception, de préférence tant que le travailleur est en service. Pour éviter les problèmes de preuve, l’employeur fait signer un accusé de réception au travailleur.

L’employeur peut donc également décider de fournir les informations par voie électronique au travailleur, p. ex. par e-mail ou par l'intermédiaire d’une application électronique sur l’intranet de l’entreprise à laquelle le travailleur a accès. Dans ce cas, le travailleur doit avoir la possibilité d’enregistrer et d’imprimer les informations électroniques. Dans ce cas également, l’employeur demande au travailleur de confirmer expressément la réception ou la prise de connaissance des informations.

L’employeur doit communiquer toute modification éventuelle des informations au plus tard au moment où la modification entre en vigueur. L’employeur reçoit également la preuve de la réception ou de la prise de connaissance par le travailleur des informations modifiées et la conserve tant que le travailleur est en service.

Attention : le document d’information (ou une modification ultérieure) ne peut jamais servir de preuve de l’existence d’autres conditions de travail que celles qui figurent dans le contrat de travail.

SD Worx prévoit pour les clients un modèle de document qu’ils peuvent utiliser afin de satisfaire à cette obligation d’information.

Contrat de travail obligatoirement par écrit

Il convient de souligner que l’employeur et le travailleur reprennent généralement bon nombre des informations susmentionnées dans le contrat de travail écrit. De cette manière, l’employeur satisfait également à l’obligation d’information. Dans ce cas, il ne doit plus fournir les mêmes informations dans un document distinct ou à un autre endroit.

Si l’employeur opte pour le contrat de travail, il doit tenir compte des éléments suivants :

• Il doit rédiger par écrit le contrat de travail avec tous les éléments d’information.
• L’employeur doit établir le contrat de travail, y compris les informations nécessaires, le remettre au travailleur et le faire signer pour réception au plus tard le premier jour de la date de début prévue du contrat.
• Il doit obtenir un accusé de réception du contrat de travail par le travailleur et le conserver, de préférence tant que le travailleur est en service. Cela suppose donc une conservation obligatoire du contrat de travail.
• Si l’un des éléments d’information change, l’employeur et le travailleur doivent modifier le contrat de travail. Cela doit se faire au plus tard le jour de l'entrée en vigueur de la modification. L’employeur devra à nouveau conserver une preuve de réception du contrat de travail/des informations modifié(e)(s).

2.  Obligation d’information collective

Le règlement de travail est le règlement d’ordre intérieur de l’entreprise. Il stipule les conditions salariales et de travail en vigueur au sein d’une entreprise donnée. Chaque nouveau travailleur doit recevoir un exemplaire au moment de son entrée en service. Chaque travailleur doit pouvoir consulter à tout moment le règlement définitif et ses modifications dans un endroit facilement accessible. 

La nouvelle législation oblige les employeurs à communiquer des informations supplémentaires via le règlement de travail :

• la procédure, y compris les délais de préavis, que l’employeur et le travailleur doivent suivre en cas de résiliation du contrat de travail. L’employeur peut également renvoyer à la législation régissant cette matière ;
• la commission paritaire dans laquelle des CCT applicables dans l’entreprise ont été conclues ;
• les formations proposées par l’employeur. L’employeur peut également renvoyer à la législation ou à la CCT régissant cette matière ;
• l’organisme de sécurité sociale qui reçoit les cotisations que l’employeur perçoit pour les travailleurs.

Action

À partir du 10 novembre 2022, le règlement de travail doit contenir les informations susmentionnées. Les employeurs doivent adapter leur règlement de travail et reprendre ces nouvelles informations si ce n’était pas encore le cas.

La législation ne prévoit pas de disposition transitoire. Les employeurs doivent le faire le plus rapidement possible.

Procédure de modification du règlement de travail

La procédure normale de modification du règlement de travail doit être suivie pour l'insertion :

• des informations sur les formations proposées par l’employeur ; 
• de l’organisme de sécurité sociale compétent.

Cette procédure suppose la consultation des travailleursou du conseil d’entreprise.

Cette procédure ne doit pas être suivie pour l'insertion :

• des informations sur la procédure en cas de fin de la relation de travail ;
• de la commission paritaire compétente.

L’employeur peut reprendre ces informations dans le règlement de travail sans suivre la procédure de modification, mais doit informer les travailleurs des modifications apportées au règlement de travail.

3.  Sanctions

Si l’employeur ne respecte pas son obligation d’information, individuelle ou collective, il risque des sanctions. Celles-ci vont d’une amende administrative de 200,00 EUR à une amende pénale de 8.000,00 EUR.