Recent werden regels bekend die bedrijven moeten helpen om erkend te worden als gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst. Dit is belangrijk nieuws voor werkgevers omdat zij bepaalde elektronische sociale documenten (bv. de e-loonbrief) in principe bij een erkende archiveringsdienst moeten opslaan.
Digital Belgium en elektronische archivering
In 2015 creëerde de Belgische overheid Digital Belgium, een actieplan dat de positie van België op de digitale kaart moest versterken. Elektronische archivering was een van de speerpunten in dit project. Het moet bedrijven verlossen van hun papieren archief want het beheer ervan neemt veel tijd en ruimte in beslag.
Daarom werd de gekwalificeerde elektronische archiveringsdienst(qualified e-archiving of QEA-dienst) in het leven geroepen. Een QEA-dienst moet bijzondere veiligheids- en technische vereisten nakomen en erkend zijn door de overheid. Digitale bewaring bij een QEA-dienst biedt dezelfde garanties als de bewaring op papier.
In het arbeidsrecht
Een werkgever die bepaalde arbeidsrechtelijke documenten elektronisch opmaakt (loonbrief, vakantieattest,…) moet deze in principe opslaan bij een QEA-dienst. Omdat er nog altijd geen erkende dienstverleners zijn, kan een werkgever deze verplichting niet nakomen. Hier komt binnenkort misschien verandering in.
Weg naar erkenning
Maar de erkenning van de archiveringsdiensten verloopt stroef. In die mate dat tot op vandaag geen enkel bedrijf erkend is. Eén van de redenen is dat de vereisten om een erkenning te krijgen zwaar en ingewikkeld zijn. Een koninklijk besluit wil hieraan nu verhelpen en publiceert een lijst met technische (ISO)normen.
Door specifieke procedures en richtlijnen in die normen na te leven, kan een archiveringsdienst makkelijker aantonen dat hij aan de wettelijke eisen voldoet en vlotter een erkenning krijgen. Op deze manier hoopt de overheid dat er (eindelijk) beweging komt in de markt van de QEA.
Inwerkingtreding
Het KB trad in werking op 16 april 2019. Kandidaat QEA-dienstverleners kunnen aan de slag met de procedures en richtlijnen.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Een werkgever die bepaalde arbeidsrechtelijke documenten elektronisch opmaakt, moet deze opslagen bij een erkende elektronische archiveringsdienst. Momenteel zijn er nog geen erkenningen maar door de publicatie van procedures en richtlijnen, hoopt de overheid dit proces te versnellen.