ella
Een werknemer die zich in opdracht van zijn werkgever verplaatst binnen België, maakt daarbij kosten. De werkgever mag deze kosten voor een binnenlandse dienstreis forfaitair vergoeden. Vanaf 1 oktober 2021 verhogen de fiscale forfaits naar aanleiding van een indexaanpassing.
Bedragen vanaf 1 oktober 2021:
- dagvergoeding: 17,75 EUR per dag
- huisvestingskosten: 133,18 EUR per dag
Respecteert de werkgever deze bedragen en de geldende voorwaarden, dan beschouwt de fiscus deze vergoedingen als een kost eigen aan de werkgever.
De vergoedingen zijn dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.
De fiscus zal deze nieuwe maximumforfaits eerstdaags bevestigen in een circulaire.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Mits aan alle voorwaarden voldaan is, mag u uw werknemer vanaf 1 oktober 2021 een hoger forfaitair bedrag toekennen als terugbetaling van kosten gemaakt tijdens binnenlandse dienstreizen.
Juridische inhoud
1. Fiscale spelregels
Zowel federale ambtenaren als werknemers uit de privésector die een dienstreis of verplaatsing in opdracht van hun werkgever maken binnen België, kunnen daarvoor een forfaitaire kostenvergoeding ontvangen.
De toepasselijke forfaits worden aangepast aan de levensduurte op basis van een automatische indexkoppeling.
Aan de toekenning van deze vergoeding zijn verschillende voorwaarden verbonden. Wanneer de werkgever deze respecteert, zal de fiscus deze vergoedingen beschouwen als een terugbetaling van een kost eigen aan de werkgever.
De vergoeding vormt dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever.
Wanneer niet voldaan is aan de voorwaarden of wanneer de werkgever een hogere forfaitaire vergoeding toekent, zal men deze vergoeding beschouwen als belastbare bezoldiging, tenzij de werkgever bewijst dat de vergoeding:
bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn, en
daadwerkelijk aan die kosten is besteed.
Daarnaast dient de werkgever er over te waken dat hij de kosten die het forfait dekt, niet nog eens ten laste neemt op basis van werkelijke bewijsstukken.
1.1. Bedragen
Vanaf 1 oktober 2021 zijn volgende maximum forfaits van toepassing:
| Maaltijd- of dagvergoeding | Maandelijkse forfaitaire vergoeding | Huisvestingskosten | |
| Basisbedrag | 10 EUR per dag | Max. 16 x 10 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 75 EUR per nacht |
| Geïndexeerd bedrag vanaf 1 oktober 2021 | 17,75 EUR per dag | Max.16 x 17,75 EUR per maand (bij voltijdse tewerkstelling) | 133,18 EUR per nacht |
1.2. Voorwaarden
1.2.1. Forfaitaire maaltijd- of dagvergoeding
Bedrag
Vanaf 1 oktober 2021 bedraagt de maaltijd- of dagvergoeding 17,75 EUR per dag (niet-geïndexeerd 10,00 EUR).
Deze vergoeding dekt alle maaltijdkosten van de werknemer tijdens de dienstverplaatsing.
Voorwaarden
Hieraan zijn wel voorwaarden verbonden:
- de verplaatsing in opdracht van de werkgever duurt minimum 6 uur duurt;
- de werkgever of een derde vergoedt op geen enkele manier de maaltijdkosten van de werknemer.
De werknemer mag dus bijvoorbeeld geen toegang hebben tot een bedrijfsrestaurant of geen gratis maaltijd ontvangen vanwege een derde.
Wanneer de werkgever een maaltijdcheque toekent voor diezelfde dag, moet hij de werkgeversbijdrage in die maaltijdcheque in mindering brengen van de dagvergoeding.
Voor de federale ambtenaren geldt een bijkomende voorwaarde.
Hun verplaatsing moet verder zijn dan 25 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats.
Voor werknemers tewerkgesteld in de privésector geldt deze voorwaarde niet.
1.2.2. Maandelijkse forfaitaire vergoeding
Voor werknemers die een reizende functie hebben, kan de werkgever ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding.
Een reizende functie in dit verband, is een functie waarvan de aard regelmatige dienstverplaatsingen inhoudt.
Bedrag
Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan 'een' aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (17,75 EUR), met een absoluut maximum van 16 keer.
Voor deeltijdse prestaties moet men een pro rata toepassen op basis van het tewerkstellingspercentage.
De werkgever mag de vergoeding toekennen ongeacht het exacte aantal dienstreizen. Het forfait is dan gekoppeld aan een functie die regelmatige dienstreizen met zich meebrengt en niet aan een bepaald aantal dienstreizen.
Let wel!
Dit maandelijks bedrag is een maximum. De fiscus kan zich baseren op de gemaakte dienstreizen van het voorgaande jaar om te oordelen of het toegekende maandelijkse forfait wel beantwoordt aan de realiteit.
Voorwaarden
De voorwaarden van minimale duurtijd en minimale afstand gelden hier niet.
Het cumulverbod blijft wel van toepassing. De werkgever of een derde mag onder geen beding de maaltijdkosten op een andere manier vergoeden.
1.2.3. Huisvesting
Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren.
Ook deze kost mag de werkgever forfaitair vergoeden aan 133,18 EUR per nacht (niet-geïndexeerd: 75 EUR).
Ook hier is een cumulverbod van toepassing.
De werkgever of een derde mag deze huisvestingskosten op geen enkele andere manier vergoeden of via een ander voordeel dekken.
Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag de werkgever/onderneming de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen.
2. Spelregels inzake RSZ
De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid (RSZ) hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor binnenlandse dienstverplaatsingen.
De RSZ spreekt in dit verband van vergoeding voor baankosten.
Zowel voor wat betreft de bedragen als de minimumduur van de verplaatsing, zitten RSZ en fiscus jammer genoeg niet op dezelfde lijn.
Hierbij een overzicht van de bedragen die de RSZ toepast en de voorwaarden die eraan gekoppeld zijn:
| Soort kost | Bedrag | Voorwaarden |
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: afwezigheid van faciliteiten | 10,00 EUR/dag |
Niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend) en geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven. |
| Baankosten voor niet-sedentaire werknemers: maaltijd | 7,00 EUR/dag |
- niet-sedentair betekent dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen (minimum 4 uur opeenvolgend). - RSZ aanvaardt het bedrag van de maaltijdvergoeding enkel wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te gebruiken.
|
| Verblijfskosten in België | 35,00 EUR/nacht |
- als de werknemer voor de nacht niet naar huis kan komen omdat de werkplaats te ver verwijderd is. - dekt de kosten van avondmaal, logies en ontbijt. |
Bron : Administratieve instructies 2021/3
Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens.
Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:
- de werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken terugbetalen.
Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen. - de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 EUR wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.
3. Onder voorbehoud
De fiscus moet de nieuwe fiscale maximumbedragen nog bevestigen in een circulaire.
Ze gelden dan ook onder voorbehoud van deze publicatie.
