Feedback
ella
Werknemers die van thuis uit werken, maken kosten. Werkgevers die deze willen vergoeden, hebben daartoe verschillende mogelijkheden.
 
Eén daarvan is de forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand (bedrag geldig vanaf 1 april 2020).
 
Dit forfait is niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen, maar was niet automatisch vrij van belastingen.
Een werkgever die zekerheid over de vrijstelling wilde bekomen, moest hiervoor een ruling aanvragen bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB).
 
Dat behoort voortaan tot het verleden. Een fiscale circulaire legt de spelregels voor de toekenning van een forfaitaire thuiswerkvergoeding vast.
De fiscus liet zich inspireren door de vuistregels die de RSZ hanteert, al blijven er enkele verschilpunten.
 
De belangrijkste fiscale spelregels zijn: 
  • toekennen bij regelmatig en structureel thuiswerk (minstens 5 werkdagen per maand);
  • maximaal 129,48 EUR per maand;
  • dekken van bureaukosten in de verblijfplaats van de werknemer;
  • geen pro rata vereist bij deeltijdse prestaties;
  • geen onderscheid tussen verschillende functiecategorieën;
  • geen dubbel gebruik met andere vergoedingen die dezelfde kosten dekken.
 
Wanneer werkgever en werknemer zich hieraan houden, is een ruling niet langer nodig om deze thuiswerkvergoeding belastingvrij te kunnen toekennen.
 
Wanneer een werkgever hiervan wil afwijken - bijvoorbeeld door te willen differentiëren tussen verschillende functiecategorieën - kan hij niet automatisch van de vrijstelling genieten. Hij kan zich dan uiteraard altijd richten tot de DVB om hiervoor een ruling te sluiten. 
 
Vanaf wanneer
Hogervermelde spelregels gelden vanaf 1 maart 2020.
 
Wat betekent dit voor de publieke sector?
De regels zijn ook van toepassing op de ambtenaren van de diverse overheden.
Bron:
Circulaire 2020/C/100 over kosten eigen aan de werkgever voor thuiswerk
Werknemers die van thuis uit werken, maken daarbij kosten. Een werkgever die deze wil vergoeden, heeft daartoe verschillende mogelijkheden.
 
Eén daarvan is de forfaitaire bureauvergoeding van 129,48 EUR per maand. Om deze vrij te stellen van socialezekerheidsbijdragen, hanteert de RSZ enkele vuistregels.
 
Tot nog toe was deze vergoeding niet automatisch vrij van belastingen, maar daar komt nu verandering in.
 
Onder bepaalde voorwaarden kan een werkgever een forfaitaire thuiswerkvergoeding toekennen aan zijn werknemers die regelmatig en structureel thuiswerken.
 
Zoals de naam laat vermoeden, dekt dethuiswerkvergoeding de kosten die:
  • de werknemers in het kader van thuiswerk maken en
  • ten laste komen van de werkgever.
 
Opdat men een vergoeding beschouwt als een niet-belastbare terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, moet de werkgever in principe het dubbele bewijs leveren dat de vergoeding:
  • bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn;
  • ook daadwerkelijk aan dergelijke kosten is besteed.
 
De werkgever kan die vergoedingen forfaitair vaststellen, zonder dat ze de aard van werkelijke kosten verliezen. Daarbij is vereist de werkgever het bedrag overeenkomstig ernstige normen bepaalt. 
Deze moeten het resultaat zijn van herhaalde waarnemingen en steekproeven.
De fiscus publiceert nu een circulaire aan de hand waarvan een werkgever een belastingvrije kostenvergoeding kan toekennen aan zijn werknemers die van thuis uit werken.
 
Om van de vrijstelling te genieten, moet aan specifieke voorwaarden voldaan zijn. We zetten ze voor u op een rij:
 
  • enkel toekennen bij regelmatig en structureel thuiswerk;
    Hieraan is voldaan wanneer de werknemers minstens 5 werkdagen per maand van thuis uit werken.
  • maximaal 129,48 EUR per maand (bedrag geldig vanaf 1 april 2020);
    Voor de maand maart geldt het lagere grensbedrag van 126,94 EUR.
  • dekken van bureaukosten in de verblijfplaats van de werknemer;
    Deze kosten hebben betrekking op de inrichting en het gebruik (inclusief huur en eventuele afschrijvingen) van een bureau, printer- en computermateriaal, kantoorbenodigdheden, nutsvoorzieningen zoals water, elektriciteit en verwarming, onderhoud, verzekering, onroerende voorheffing,...
  • geen pro rata vereist bij deeltijdse prestaties
      
  • geen onderscheid tussen verschillende functiecategorieën;
    De werkgever moet aan alle werknemers die regelmatig en structureel van thuis uit werken eenzelfde vergoeding toekennen.
  • geen dubbel gebruik met andere vergoedingen die dezelfde kosten dekken.
Bovendien moeten werkgever en werknemer rekening houden met volgende modaliteiten om te kunnen genieten van de vrijstelling als kost eigen aan de werkgever:
 
  • werknemers die in de aangifte personenbelasting hun werkelijke beroepskosten bewijzen, moeten deze forfaitaire thuiswerkvergoeding in mindering brengen van de bewezen beroepskosten.
    Het spreekt voor zich dat dit enkel verplicht is wanneer die bewezen beroepskosten op het thuiswerk betrekking hebben.
  • om dubbele aftrek van eenzelfde kost te vermijden, mag de werkgever de kosten met betrekking tot het thuiswerk niet extra terugbetalen aan de hand van werkelijke bewijsstukken;
  • de werkgever houdt een nominatieve lijst ter beschikking met de werknemers die voor een bepaald aanslagjaar toepassing krijgen van de forfaitaire thuiswerkvergoeding;
  • de forfaitaire thuiswerkvergoeding die als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever wordt betaald, moet worden verantwoord door individuele fiches.
    Op de fiche 281.10, naast rubriek b) van vak 26 'diverse inlichtingen', moet de vermelding 'JA – ernstige normen' worden ingevuld.
    Deze forfaitaire kostenvergoeding is immers vastgesteld op basis van ernstige normen.
  • in geval van salary split moet de werkgever de vergoedingen die hij als terugbetaling van eigen kosten van de werkgever toekent aan de betrokken werknemers verminderen in verhouding tot de in België uitgeoefende activiteit;
  • de werkgever mag de forfaitaire thuiswerkvergoeding ook toekennen tijdens het normale vakantieverlof, maar moet het evenredig verminderen bij lange afwezigheid (andere dan jaarlijkse vakantie).
De RSZ hanteert al geruime tijd een forfaitaire bureauvergoeding die de kosten verbonden aan thuiswerk moet dekken.
 
De fiscus heeft zich hier duidelijk door laten inspireren, al zijn er toch nog enkele verschilpunten. We geven hierbij een overzicht van beide regelingen.
 
 
RSZ
Fiscus
 
Benaming
 
Bureauvergoeding
 
Thuiswerkvergoeding
 
 
Bedrag
 
 
129,48 EUR/maand
 
129,48 EUR/maand
 
Structureel en regelmatig thuiswerk
 
 
min. 8 uur per week
 
min. 5 werkdagen per maand
 
Pro rata voor deeltijders
 
neen
 
neen
 
 
Functiecategorieën
 
niet gespecifieerd
 
 
geen onderscheid toegelaten
 
Cumul met 2 x 20 EUR voor professioneel gebruik eigen PC en internet
 
toegelaten
 
niet expliciet vermeld maar naar onze mening toegelaten
Tijdens de corona-crisis had de dienst voorafgaande beslissingen (DVB) een snelprocedure uitgewerkt.
 
Werkgevers die dat wensten, konden via deze procedure snel rechtszekerheid bekomen over de vergoeding die zij in het kader van het thuiswerk wilden toekennen aan hun werknemers.
 
De werkgever moest de corona-thuiswerkvergoeding prorateren in functie van het tewerkstellingsregime van de betrokken werknemers.
 
Op zich logisch wanneer alle werknemers quasi volledig van thuis uit werken. Wanneer er echter opnieuw sprake is van een mengvorm, waarbij werknemers hun werktijd verdelen tussen thuis en op het werk, ontstaat een nieuwe situatie.
 
Wanneer zowel de voltijdse als deeltijdse werknemer 5 werkdagen thuis presteert, is het niet verantwoord om beide een andere vergoeding toe te kennen.
Bovendien hanteert de RSZ evenmin een pro rata voor deeltijdse tewerkstelling.
 
Door de pro rata in deze situatie achterwege te laten, aligneert de fiscus zich dus met het RSZ-standpunt.
Een werkgever die uitsluitend een forfaitaire thuiswerkvergoeding wil toekennen en zich houdt aan de voorwaarden van deze circulaire, hoeft geen ruling aan te gaan met de DVB.
 
Het is echter niet uitgesloten dat een werkgever:
  • nog andere kosten op forfaitaire wijze wil vergoeden; of
  • toch een onderscheid wil maken tussen functiecategorieën voor de vergoeding van de thuiswerkkosten; of
  • bepaalde bestanddelen die vervat zitten in de thuiswerkvergoeding (bijvoorbeeld een bureaustoel) ter beschikking wil stellen van zijn werknemers.
De werkgever kan zich dan niet beroepen op deze circulaire.
 
Wanneer hij hierover de nodige rechtszekerheid wenst, kan hij altijd een ruling aanvragen bij de DVB.
 
Onze collega's hebben de nodige kennis in huis om werkgevers hierin bij te staan. Zij zijn te contacteren via taxconsultancy@sdworx.com.

Oeps,

Onze excuses, er is iets fout gelopen.

Probeert u het later eens opnieuw.

Was deze informatie nuttig voor u?

Ja Nee

Welke van de volgende beschrijft jouw feedback het best?






Jouw feedback

De versie van de browser die U gebruikt is niet optimaal voor deze website. De meeste functies zullen niet goed werken. De versie die u gebruikt wordt ook niet meer ondersteund door Microsoft en hierdoor loopt u security risico’s. Om de veiligheid en privacy van uw data te kunnen blijven garanderen, raden wij aan om zo snel mogelijk naar Internet Explorer 11 te upgraden of de laatste versie van een andere browser te gebruiken.