ella
Elektronisch ondertekenen arbeidsovereenkomst: meer opties
Op dit moment kunnen werkgevers en werknemers enkel en alleen via een e-ID geldig een elektronische arbeidsovereenkomst afsluiten.
Een voorontwerp van wet verruimt de mogelijkheden om een e-arbeidsovereenkomst af te sluiten. Het zal binnenkort ook kunnen met:
- eender welke gekwalificeerde e-handtekening of
- een e-handtekening die de instemming van de partijen met de overeenkomst, hun identiteit en de integriteit van de overeenkomst garandeert.
Elektronische archivering
E-arbeidsovereenkomsten en sommige andere elektronische sociale documenten (de individuele rekening, de loonbrief, het tewerkstellingsattest,…) moeten verplicht opgeslagen worden bij een elektronische archiveringsdienst.
Nu kan een werkgever deze niet zelf e-archiveren. Hij moet verplicht een beroep doen op een derde. Het voorontwerp van wet creëert de mogelijkheid voor de werkgever om zijn digitale documenten zelf te archiveren. De werkgever zal dan wel moeten voldoen aan strenge vereisten.
Opgelet!
Wat betekent dit voor de werkgever?
Binnenkort zullen er meer mogelijkheden zijn om een elektronische arbeidsovereenkomst te sluiten.
Werkgevers zullen zelf ook elektronische documenten mogen archiveren maar moeten dan voldoen aan strenge vereisten.
De regels zullen pas in werking treden op het moment dat er een voldoende aanbod van e-archiveringsdiensten is op de markt.
Wat betekent dit voor de publieke sector?
Deze mogelijkheid staat ook open voor publiekrechtelijke werkgevers.
Juridische inhoud
1. Elektronische handtekening
1.1. Aanpassing Belgische wetgeving aan Europees kader
Momenteel kunnen werkgever en werknemer een elektronische arbeidsovereenkomst enkel afsluiten door gebruik te maken van de (Belgische) e-ID. Alleen een e-arbeidsovereenkomst die op die manier wordt ondertekend, wordt gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst.
Sedert 1 juli 2016 bepaalt een Europese Verordening (de eIDAS-Verordening van 23 juli 2014) dat een gekwalificeerde e-handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een handgeschreven handtekening. Dit is een handtekening die voldoet aan strenge (Europese) vereisten. De controle gebeurt door de diensten van de FOD Economie. De handtekening gecreëerd door de e-ID is een voorbeeld van een gekwalificeerde e-handtekening.
Een voorontwerp van wet past de Belgische regelgeving nu in deze zin aan. Een e-arbeidsovereenkomst ondertekend met eender welke gekwalificeerde e-handtekening wordt gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst. En dus niet meer enkel de arbeidsovereenkomst die is ondertekend met de e-ID.
Aanbieders van een gekwalificeerde elektronische handtekening komen terecht op een lijst die bekend wordt gemaakt op de website van de FOD Economie.
1.2. Ook andere e-handtekeningen
Bovendien zal het binnenkort ook mogelijk zijn om een niet-gekwalificeerde e-handtekening te gebruiken. De e-arbeidsovereenkomst zal dan wel pas gelijkgesteld worden met een papieren arbeidsovereenkomst indien de e-handtekening:
- de identiteit van de partijen verzekert,
- hun instemming met de inhoud van de overeenkomst verzekert en
- de integriteit van de overeenkomst verzekert (dit wil zeggen: garanderen dat de inhoud niet meer kan worden gewijzigd na ondertekening).
De werkgever moet bij betwisting aantonen dat de handtekening deze functies verzekert.
Merk op dat in de uitzendarbeidsector deze mogelijkheid al sinds 1 oktober 2016 bestaat. Interimarbeiders kunnen nu al met behulp van een pincode een e-arbeidsovereenkomst ondertekenen met hun smartphone of tablet.
2. Elektronische archivering van sociale documenten
2.1. Zelf of een derde
De werkgever moet de e-arbeidsovereenkomst bezorgen aan een elektronische archiveringsdienst. Hetzelfde geldt voor bepaalde documenten in de arbeidsrelatie die de werkgever elektronisch kan bezorgen aan de werknemer (o.a. de individuele rekening, de loonbrief, het tewerkstellingsattest, het vakantie-attest,…). Dit moet verplicht een gekwalificeerde e-archiveringsdienst zijn, die voldoet aan strenge vereisten.
Het voorontwerp voorziet dat de werkgever voortaan deze documenten ook zelf digitaal kan archiveren. Hij moet dan ook voldoen aan strenge vereisten.
De e-archiveringsdienst (of de werkgever) bewaart de documenten tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Hierna worden ze bezorgd aan de vzw SIGeDIS (die dan verder zal optreden als e-archiveringsdienst).
2.2. Arbeidsreglement
Het arbeidsreglement moet vermelden wie er verantwoordelijk is voor de archivering van de digitale documenten. Anders riskeert de werkgever een administratieve geldboete.
3. Inwerkingtreding
Deze regels zullen pas in werking treden op het moment dat er voldoende aanbod is van e-archiveringsdiensten op de markt . Dit moet redelijke prijzen garanderen.
Het is op dit moment nog niet mogelijk om zo een dienst aan te bieden. Een KB dat de technische vereisten beschrijft waaraan een dienstverlener moet voldoen, ontbreekt nog. De Minister van Digitale Agenda, Alexander de Croo, voorziet een ontwikkeling van de markt voor deze dienst in 2018.
