Feedback
ella
Vergoeding binnenlandse dienstreizen privésector: fiscus schenkt 'klare' wijn
Interpretaties van de overheid 23/01/2018
Gepubliceerd op 01/02/2018

Situering

 

Voor de federale ambtenaren wijzigden de bedragen en voorwaarden voor de forfaitaire verblijfskosten bij binnenlandse dienstreizen grondig vanaf 1 september 2017.  

 

Het was al duidelijk dat werkgevers in de privésector deze nieuwe forfaitaire bedragen ook als een ernstige norm kunnen hanteren om deze kosten belastingvrij te vergoeden.

 

Vraag was of ook de nieuwe voorwaarden van toepassing zouden zijn voor de privésector.

 

Nieuwe voorwaarden: ook voor privésector

 

De circulaire die de fiscus op 23 januari publiceerde, geeft hierover uitsluitsel.

 

Ook de nieuwe voorwaarden zullen grotendeels gelden voor de privésector. Enkel de voorwaarde met betrekking tot de minimaal af te leggen afstanden wordt niet doorgetrokken.   

 

De forfaitaire verblijfskosten bestaan uit maaltijd- en huisvestingskosten. We zetten de bedragen en te respecteren voorwaarden even op een rij.

 

Forfaitaire vergoeding voor maaltijdkosten.

 

De vergoeding bedraagt 16,73 EUR per dag en wordt toegekend in functie van het aantal effectieve verplaatsingen.

De verplaatsing zelf duurt minimaal 6 uur.

De werkgever of een derde mogen de maaltijdkosten niet vergoeden of via een ander voordeel (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant) dekken.

 

Forfaitaire vergoeding voor huisvestingskosten.

 

De vergoeding bedraagt 125,50 EUR per nacht.

 

De werkgever of een derde mag de kost van de huisvesting niet op zich nemen of via een ander voordeel (bijvoorbeeld gratis huisvesting) dekken.

 

Opletten voor cumul

 

Als de werknemer een forfaitaire vergoeding krijgt, mag de werkgever diezelfde kost niet nog eens terugbetalen op basis van werkelijke bewijsstukken.

 

Wanneer een werknemer ook maaltijdcheques krijgt, moet het bedrag van de dagvergoeding verminderd worden met de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Respecteert de werkgever de bedragen en voorwaarden, dan beschouwt de fiscus deze forfaitaire vergoedingen als kost eigen aan de werkgever. Zij vormen dan een niet-belastbaar voordeel voor de werknemer en een aftrekbare beroepskost voor de werkgever. 

Bron:
Circulaire 2018/C/8 betreffende de vergoedingen van de personeelsleden van het federaal openbaar ambt - KB 13.07.2017 - impact op de privésector

Juridische inhoud

1. Vergoedingen voor dienstreizen in België

Werknemers die zich voor het werk moeten verplaatsen, maken onderweg kosten om te kunnen eten en drinken.

 

De werkgever kan deze kosten terugbetalen aan de hand van reële bewijsstukken, maar hij mag deze ook forfaitair vergoeden.

 

Hij kan daarbij gebruik maken van de forfaitaire verblijfskosten die vanaf 1 september 2017 gelden voor federale ambtenaren die een binnenlandse dienstreis ondernemen.

In de privésector gelden deze als een ernstige norm.

 

De verblijfskosten bestaan uit maaltijd- en huisvestingskosten.

 

Aan de vergoeding van beide soorten kosten zijn specifieke voorwaarden verbonden. Mits daaraan voldaan is, kan de werkgever deze vergoedingen belastingvrij toekennen. 

 

We zetten deze voorwaarden voor u op een rij.

1.1. Maaltijd- of dagvergoeding

Het bedrag van de dagelijkse vergoeding voor verblijfskosten, ook wel maaltijd- of dagvergoeding genoemd, bedraagt 16,73 EUR (niet-geïndexeerd 10,00 EUR) voor een verplaatsing die minimum 6 uur duurt.

 

Voor de federale ambtenaren geldt nog een bijkomende voorwaarde. Hun verplaatsing moet verder zijn dan 25 km buiten de agglomeratie van de administratieve standplaats.

Deze voorwaarde m.b.t. afstand trekt men NIET door naar de privésector.

 

Bijkomend mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier vergoeden of deze via een ander voordeel dekken.

 

1.1.1. Mimimumduur van 6 uur

De dagvergoeding is enkel toegelaten voor een verplaatsing die minimum 6 uur duurt.

 

Men berekent de duur van de dienstreis in principe vanaf het vertrek op de plaats van tewerkstelling tot de terugkeer aldaar.

Dit geldt niet wanneer men rechtstreeks vanuit de woonplaats op dienstreis vertrekt en daar ook rechtstreeks naar terugkeert. In dat geval neemt men deze duurtijd in acht. 

1.1.2. Geen extra vergoeding maaltijdkosten

Als bijkomende voorwaarde geldt dat de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier mag vergoeden of dekken.

 

Bij wijze van voorbeeld maakt een werknemer (of bedrijfsleider) in volgende situaties geen aanspraak op de dagvergoeding:

  • wanneer een klant of leverancier een gratis maaltijd aanbiedt in het kader van een dienstopdracht;
  • wanneer de werknemer (of bedrijfsleider) tijdens zijn arbeidstijd buiten zijn woonplaats of plaats van tewerkstelling een cursus, seminarie, werkgroep, enz. moet volgen, waarbij:
    • de prijs van de maaltijd inbegrepen is in het inschrijvingsgeld, betaald door de werkgever (of vennootschap);
    • de inrichter van het evenement een gratis maaltijd aanbiedt;
  • wanneer de werknemer (of bedrijfsleider) toegang heeft tot een bedrijfsrestaurant van zijn werkgever (of vennootschap) op de plaats waar hij de dienstopdracht uitvoert.

 

1.2. Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Voor werknemers die zich vanuit de aard van hun functie regelmatig beroepshalve moeten verplaatsen, kan men ook gebruik maken van een maandelijkse forfaitaire vergoeding.

 

Daarbij geldt de voorwaarde van minimale duurtijd per dienstreis niet.

 

Ook bij toepassing van het maandelijks forfait mag de werkgever of een derde de maaltijdkosten niet op een andere manier mag vergoeden.  Deze voorwaarde blijft dus wel overeind.

1.2.1. Bedrag

Voor een werknemer met voltijdse prestaties is de maandelijkse vergoeding gelijk aan "een" aantal keren het bedrag van de dagvergoeding (16,73 EUR), met een absoluut maximum van 16 keer.

 

Voor deeltijdse prestaties past men een pro rata toe.

 

Over de manier waarop men dat "aantal keren" moet bepalen, schenkt de fiscus iets minder klare wijn, althans voor wat de privésector betreft.

 

Voor de federale overheid geldt volgende werkwijze.

Men stelt het aantal jaarlijks vast op basis van het gemiddelde van de voltijdse prestaties tijdens het vorige jaar van alle personeelsleden van een specifieke dienst die dezelfde functie uitoefenen.

De leidend ambtenaar past dat aantal jaarlijks aan.

 

We weten voorlopig nog niet hoe we dit principe precies naar de privésector kunnen vertalen.

 

We proberen hierover duidelijkheid te bekomen. In afwachting daarvan raden we aan om dit maandelijks forfait voorlopig niet te gebruiken en dus enkel een dagvergoeding toe te kennen voor het reële aantal verplaatsingen.

1.2.2. Vergoeding voor internet en telefoon

Voor ambtenaren met de eigen woonplaats als administratieve standplaats kent de administratie nog een extra vergoeding toe, bovenop het maandelijks forfait.

 

Zij krijgen een aanvullende maandelijkse vergoeding van maximaal 60 EUR voor de kosten verbonden aan internettoegang en het gebruik van de telefoon.

 

In de privésector mag de werkgever deze aanvullende vergoeding ook toekennen voor werknemers die:

  • de maandelijkse forfaitaire vergoeding ontvangen (maximaal 16 keer 16,73 EUR); en

  • hun beroepswerkzaamheden "in vergelijkbare omstandigheden uitoefen als de personeelsleden van de federale overheid" die aanspraak maken op deze vergoedingen.
    Werknemers dus met:
    • doorgaans een reizende functie; en
    • met het thuisadres als vaste plaats van tewerkstelling.

 

Toch is hier enige voorzichtigheid geboden.

 

Voor het professioneel gebruik van het eigen internet en de eigen computer(installatie), aanvaarden RSZ en fiscus onder welbepaalde voorwaarden een forfaitaire vergoeding van 20 EUR per maand per voordeel.

 

Voor het professionele gebruik van de eigen telefoon hebben we voorlopig geen weet van een door de RSZ aanvaard forfait.

 

We leggen de vraag voor bij de RSZ en komen er zo snel als mogelijk op terug.

 

In afwachting daarvan raden we af om dit forfait van 60 EUR zonder meer toe te passen ter dekking van deze kosten.

Aan te raden valt om zich te beperken tot de gekende 40 EUR voor het professioneel gebruik van het eigen internet en de eigen computer(installatie).

1.3. Huisvesting

Soms moet een werknemer (of bedrijfsleider) naar aanleiding van de dienstreis ergens blijven logeren. 

 

Ook deze kost mag de werkgever forfaitair vergoeden a rato van 125,50 EUR per nacht (niet-geïndexeerd: 75 EUR).

 

De werkgever of een derde mag in dit geval deze huisvestingskost niet op zich nemen of via een ander voordeel dekken.

 

Wanneer een werknemer (of bedrijfsleider) bijvoorbeeld ter plaatse over gratis huisvesting beschikt, mag men de aanvullende vergoeding voor verblijfskosten niet toekennen. 

2. Opletten voor cumul

Als de werknemer (of bedrijfsleider) een forfaitaire vergoeding krijgt, mag de werkgever (of vennootschap) diezelfde kost niet nog eens terugbetalen op basis van bewijsstukken.

 

Stel dat een bedrijfsleider een mandaat heeft in 2 verschillende vennootschappen X en Y en voor beide vennootschappen een gecombineerde dienstverplaatsing uitvoert.

 

Men aanvaardt niet dat zowel de toekenning van de forfaitaire verblijfsvergoeding door vennootschap X als de terugbetaling van de werkelijke maaltijd- en huisvestingskosten door vennootschap Y bij de betrokken bedrijfsleider worden beschouwd als een niet-belastbare terugbetaling van de eigen kosten van elke vennootschap.
Eén van beide vennootschappen dient de vergoeding te herkwalificeren als belastbare vergoeding.

 

Ook wanneer beide vennootschappen voor de gecombineerde dienstverplaatsing de forfaitaire verblijfsvergoeding zouden toekennen, dient men één van beide vergoedingen te herkwalificeren als belastbare vergoeding voor de betrokken bedrijfsleider.

 

Wanneer een werknemer ook maaltijdcheques krijgt, moet men het bedrag van de dagvergoeding verminderen met de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque.

3. Wat als voorwaarden niet gerespecteerd worden?

Wanneer de vergoedingen de maximumbedragen overschrijden, vormen zij in principe belastbare bezoldigingen.

 

Dit is ook het geval wanneer de dienstverplaatsing niet beantwoordt aan de minimumduur.

 

Toch kan de werkgever hogere vergoedingen en vergoedingen voor dienstreizen die minder dan de vooropgestelde 6 uur duren, toekennen zonder deze te moeten belasten.

 

Daartoe moet de werkgever (of vennootschap) het dubbele bewijs leveren dat de vergoeding:

  • bestemd is tot het dekken van kosten die hem eigen zijn; en
  • ook effectief aan dergelijke kosten is besteed.

4. Vanaf wanneer?

De nieuwe regels met betrekking tot de forfaitaire verblijfsvergoedingen voor binnenlandse dienstreizen, gelden vanaf 1 september 2017.

 

De regels met betrekking tot de maandelijkse forfaitaire vergoeding gelden vanaf 1 juli 2017. Zoals gezegd raden we de toepassing daarvan voorlopig af, omdat het nog onduidelijk is hoe we dit precies naar de privésector toe kunnen vertalen.

5. En wat met de RSZ?

De Rijksdienst voor Sociale Zekerheid hanteert eigen principes met betrekking tot kostenvergoedingen voor niet-sedentaire werknemers.

De RSZ spreekt in dit verband van baanvergoedingen.

 

Niet-sedentair betekent voor de RSZ dat de werknemer verplicht is zich tijdens de werkdag te verplaatsen  en dit gedurende minimum 4 uur opeenvolgend.

 

Wanneer betrokkene tijdens die verplaatsingen geen gebruik kan maken van de sanitaire en andere faciliteiten die aanwezig zijn in een onderneming, een bijkantoor of op de meeste werven, kan de werkgever daarvoor een forfaitaire vergoeding toekennen van 10 EUR per dag.

 

Wanneer de werknemer niet anders kan dan een maaltijd buitenshuis te nuttigen, aanvaardt de RSZ daar bovenop nog een forfaitaire vergoeding van 7 EUR.

 

Zowel wat de bedragen als wat de minimumduur van de verplaatsing betreft, zitten RSZ en fiscus dus jammer genoeg niet op dezelfde lijn.

 

Over het cumulverbod zijn beide instanties het wel eens. Ook voor de RSZ geldt namelijk dat:

  • de werkgever de kost niet én op forfaitaire wijze kan vergoeden én op basis van reële bewijsstukken  terugbetalen.
    Men moet dus één van beide systemen kiezen en dit consequent toepassen.
  • de werkgeverstussenkomst in de maaltijdcheque in mindering moet komen van de maaltijdvergoeding van 7 EUR wanneer de werknemer voor deze dag buitenshuis ook een maaltijdcheque ontvangt.

Oeps,

Onze excuses, er is iets fout gelopen.

Probeert u het later eens opnieuw.

Was deze informatie nuttig voor u?

Ja Nee

Welke van de volgende beschrijft jouw feedback het best?






Jouw feedback

De versie van de browser die U gebruikt is niet optimaal voor deze website. De meeste functies zullen niet goed werken. De versie die u gebruikt wordt ook niet meer ondersteund door Microsoft en hierdoor loopt u security risico’s. Om de veiligheid en privacy van uw data te kunnen blijven garanderen, raden wij aan om zo snel mogelijk naar Internet Explorer 11 te upgraden of de laatste versie van een andere browser te gebruiken.