ella
Elektronisch ondertekenen arbeidsovereenkomst: meer opties
Werkgevers en werknemers kunnen enkel door gebruik van een e-ID geldig een elektronische arbeidsovereenkomst ondertekenen. Sinds 1 juli 2016 kan dit ook door het gebruik van eender welke gekwalificeerde e-handtekening.
De wetgever verruimt de mogelijkheden om een e-arbeidsovereenkomst af te sluiten. Het zal ook kunnen met een e-handtekening die de instemming van de partijen met de overeenkomst, hun identiteit en de integriteit van de overeenkomst garandeert.
Elektronische archivering
E-arbeidsovereenkomsten en sommige andere elektronisch aangemaakte sociale documenten (de individuele rekening, de loonbrief, het tewerkstellingsattest,…) moeten verplicht opgeslagen worden bij een elektronische archiveringsdienst.
Nu kan een werkgever deze niet zelf e-archiveren. Hij moet verplicht een beroep doen op een derde. In de toekomst zal de werkgever de mogelijkheid hebben om zijn digitale documenten zelf te archiveren. De werkgever zal dan wel moeten voldoen aan strenge vereisten.
Wat betekent dit voor de werkgever?
Er komen meer mogelijkheden om een elektronische arbeidsovereenkomst af te sluiten.
Werkgevers zullen zelf ook elektronische documenten mogen archiveren maar moeten dan voldoen aan strenge vereisten.
De regels zullen pas in werking treden op het moment dat er een voldoende aanbod van e-archiveringsdiensten is op de markt. Momenteel wijzigt er dus niets.
Wat betekent dit voor de publieke sector?
Deze mogelijkheid staat ook open voor publiekrechtelijke werkgevers.
Juridische inhoud
1. Elektronische handtekening
1.1. Aanpassing Belgische wetgeving aan Europees kader
Aanvankelijk konden werkgever en werknemer een elektronische arbeidsovereenkomst enkel ondertekenen door gebruik te maken van de (Belgische) e-ID. Alleen een e-arbeidsovereenkomst die op die manier wordt ondertekend, wordt gelijkgesteld met een papieren arbeidsovereenkomst.
Sedert 1 juli 2016 bepaalde de Europese eIDAS-Verordening al dat een gekwalificeerde e-handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een handgeschreven handtekening. Dit is een handtekening die voldoet aan strenge (Europese) vereisten. De controle gebeurt door de diensten van de FOD Economie. De handtekening gecreëerd door de e-ID is een voorbeeld van een gekwalificeerde e-handtekening. Maar ook met andere gekwalificeerde e-handtekeningen kan dus geldig een e-arbeidsovereenkomst worden afgesloten.
gelijkgesteld
1.2. Ook andere e-handtekeningen
Bovendien zal het ook mogelijk worden om een niet-gekwalificeerde e-handtekening te gebruiken. De e-arbeidsovereenkomst zal dan wel pas gelijkgesteld worden met een papieren arbeidsovereenkomst indien de e-handtekening:
- de identiteit van de partijen verzekert,
- hun instemming met de inhoud van de overeenkomst verzekert en
- de integriteit van de overeenkomst verzekert (dit wil zeggen: garanderen dat de inhoud niet meer kan worden gewijzigd na ondertekening).
De werkgever moet bij betwisting aantonen dat de handtekening deze functies verzekert.
Merk op dat in de uitzendarbeidsector deze mogelijkheid al sinds 1 oktober 2016 bestaat. Interimarbeiders kunnen nu al met behulp van een pincode een e-arbeidsovereenkomst ondertekenen met hun smartphone of tablet.
2. Elektronische archivering van sociale documenten
2.1. Zelf of een derde
De werkgever moet de e-arbeidsovereenkomst bezorgen aan een elektronische archiveringsdienst. Hetzelfde geldt voor bepaalde documenten in de arbeidsrelatie die de werkgever elektronisch kan bezorgen aan de werknemer (o.a. de individuele rekening, de loonbrief, het tewerkstellingsattest, het vakantie-attest,…). Dit moet verplicht een gekwalificeerde e-archiveringsdienst zijn, die voldoet aan strenge vereisten.
De werkgever zal in de toekomst voortaan deze documenten zelf digitaal mogen archiveren. Hij moet dan ook voldoen aan strenge vereisten.
De e-archiveringsdienst (of de werkgever) bewaart de documenten tot vijf jaar na het einde van de arbeidsovereenkomst. Hierna worden ze bezorgd aan de vzw SIGeDIS (die dan verder zal optreden als e-archiveringsdienst).
2.2. Arbeidsreglement
3. Inwerkingtreding
Deze regels zullen pas in werking treden op het moment dat er voldoende aanbod is van e-archiveringsdiensten op de markt. Dit moet redelijke prijzen garanderen.
Het is op dit moment nog niet mogelijk om zo een dienst aan te bieden. Een KB dat de technische vereisten beschrijft waaraan een dienstverlener moet voldoen, ontbreekt nog. Het is niet duidelijk wanneer dit er zal komen.
Momenteel wijzigt er dus niets.
