Wie van thuis uit werkt, maakt extra kosten. Denk maar aan verwarming, elektriciteit, water, klein bureaumateriaal, eigen drank, …

 

Bij occasioneel telewerk is de werkgever niet verplicht om een kostenvergoeding te betalen. We raden altijd aan om hierover duidelijke afspraken te maken met de betrokken werknemers.

Uiteraard kunnen werkgevers op eigen initiatief toch een vergoeding betalen voor de bijkomende kosten waarmee telewerkers zich nu geconfronteerd zien.

Ze hebben daarbij verschillende opties.

 

Forfait telewerk: 2 x 20 EUR

Werkgevers kunnen gebruik maken van het forfait van maximaal 40 EUR per maand, zijnde:

• 20 EUR voor het professioneel gebruik van het eigen internet en

• 20 EUR voor het professioneel gebruik van de eigen computerinstallatie (PC/laptop, randapparatuur, …).

 

Deze forfaits zijn niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

 

Bureauvergoeding

Een bureauvergoeding is in principe enkel van toepassing voor werknemers die structureel en op regelmatige basis een gedeelte van hun arbeidstijd thuis presteren.

Deze werknemers moeten immers in hun woning een ruimte inrichten waar zij dat werk kunnen uitvoeren.

 

Indien voldaan is aan bepaalde voorwaarden, is ook deze bureauvergoeding vrijgesteld van socialezekerheidsbijdragen en belastingen.

 

Principe

De RSZ aanvaardt momenteel een forfaitair bedrag van 126,94 EUR per maand. Dit bedrag dekt onder meer de kosten voor verwarming, elektriciteit, telefoon, klein bureaumateriaal en de inrichting van het thuiskantoor.

 

Voor werknemers die bij hun werkgever een werkplaats hebben, aanvaardt de RSZ dit forfait alleen als uit hun functie duidelijk blijkt dat zij op regelmatige basis thuis werken.

 

Op fiscaal vlak vraagt een werkgever vaak een ruling aan bij de Dienst Voorafgaande Beslissingen (DVB) om de bureauvergoeding (die vaak deel uit maakte van een ruimere kostenvergoeding) als kost eigen aan de werkgever en dus vrij van belastingen te kunnen toekennen.

 

Ook de DVB verwacht dat de betrokken werknemers op structurele wijze van thuis uit werken. De vergoeding varieert al naargelang de functie van de medewerker en zijn tewerkstellingsgraad.

 

Corona - DVB

In het kader van de strijd tegen de verdere verspreiding van het coronoa-virus, lanceert de DVB nu een snelprocedure voor werkgevers die tijdelijk de bureauvergoeding van 126,94 EUR per maand willen toekennen.

 

Belangrijk daarbij is dat de toekenning van deze vergoeding tijdelijk is en gelijk is voor alle medewerkers (dus zonder onderscheid volgens functiecategorie).

 

Sommige werkgevers hebben al een bestaande kostenvergoeding, waarin vaak kosten voor thuiswerk vervat zitten.

Om dubbel gebruik te vermijden is het dan ook belangrijk dat de werknemers tijdelijk afstand doen van de bestaande 'vergoeding voor bureaukosten'.

 

Zolang de corona-maatregelen van kracht blijven, vervangt het maandforfait van maximaal 126,94 EUR de bestaande vergoeding voor thuiswerk

 

Maximaal, want ook in deze bijzondere omstandigheden wordt dit forfait voor deeltijdse werknemers pro rata toegekend volgens hun tewerkstellingsgraad.

 

De DVB stelt een ontwerp-aanvraag ter beschikking via de website van de FOD Financiën.

Dit ontwerp kan door alle werkgevers gebruikt worden, ongeacht of zij al een ruling een kostenvergoedingen hebben.

 

Corona - RSZ

Van de RSZ ontvingen we nog geen bevestiging.

 

Momenteel neemt onze overheid tal van initiatieven die er onder meer voor moeten zorgen dat werkgevers en werknemers het hoofd boven water kunnen houden.

 

Het lijkt ons meer dan waarschijnlijk dat ook de RSZ-administratie voor deze uitzonderlijke periode van thuiswerk het maximumforfait van 126,94 EUR zal aanvaarden.

Wat betekent dit voor de werkgever?

Werkgevers die een extra tegemoetkoming willen voorzien voor werknemers die door het verplichte werken van thuis uit extra kosten maken, kunnen gebruik maken van de (para)fiscaal vrijgestelde bureauvergoeding van maximaal 126,94 EUR.

 

Zij kunnen hiervoor een aanvraag tot ruling richten aan dvbsda@minfin.fed.be .

De DVB stelt een ontwerp-aanvraag ter beschikking via de website van de FOD Financiën.

 

Het is te verwachten dat ook de RSZ-administratie in deze uitzonderlijke omstandigheden eenzelfde forfait zullen aanvaarden.