Juridische inhoud

1. Wat wordt er verstaan onder 'occasioneel telewerk'?

Occasioneel telewerk wordt gedefinieerd als een vorm van organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van een arbeidsovereenkomst waarbij, met gebruikmaking van informatietechnologie, werkzaamheden die ook op de bedrijfslocatie van de werkgever zouden kunnen worden uitgevoerd, incidenteel en niet op regelmatige basis buiten de bedrijfslocatie worden uitgevoerd.

Dit betekent dat de werknemer zowel van thuis uit kan werken, als op elke andere door hem gekozen plaats, zonder verdere beperkingen (dus ook voor mobiele werknemers).

Dat de werkgever ook bij occasioneel telewerk geen rechtstreeks gezag kan uitoefenen, spreekt voor zich.

Uiteraard is het een basisvereiste dat het door de werknemer uitgevoerde werk of functie van dien aard is dat het verzoenbaar is met telewerk.

2. Wanneer kan men occasioneel telewerken?

Het voorontwerp voorziet een recht op telewerk voor de werknemer in situaties van overmacht of om persoonlijke redenen.

'Persoonlijke redenen' is een ruim begrip. Dit kunnen uiteenlopende redenen zijn die men eventueel op ondernemingsniveau kan bepalen. Denk maar aan een bezoek van een technicus van nutsvoorzieningen, het vervullen van administratieve formaliteiten, een dokters- of tandartsbezoek dat moeilijk gepland kan worden buiten de kantooruren, …

Situaties van overmacht zijn die situaties waarbij de werknemer omwille van onvoorziene omstandigheden en onafhankelijk van zijn wil zijn prestaties niet kan verrichten op de normale arbeidsplaats. Het wetsontwerp geeft als voorbeelden autopech of een onverwachte treinstaking.

Het verbod op telewerk bij een staking in de onderneming dat in een eerdere versie van het wetsontwerp was opgenomen, werd gelukkig geschrapt.

Aangezien het initiatief om occasioneel telewerk aan te vragen bij de werknemer ligt, lijkt het ons te moeten gaan om overmachtssituaties in hoofde van de werknemer.

Indien een werkgever wordt geconfronteerd met een moeilijk bereikbare arbeidsplaats omwille van bijvoorbeeld terreurdreiging of ingrijpende wegenwerken, zal het occasioneel telewerk hem niet uit de nood kunnen helpen. Tenzij een werknemer dit zelf vraagt.

3. Welke arbeidsvoorwaarden zijn van toepassing?

De occasionele telewerker geniet dezelfde rechten inzake arbeidsvoorwaarden, werkbelasting, arbeidsduur en prestatienormen als vergelijkbare werknemers die vanuit de bedrijfslocatie van de werkgever werken.

Het voorontwerp legt hier geen extra voorwaarden op, aangezien het telewerk slechts een modaliteit van de arbeidsorganisatie betreft en dus in principe niet raakt aan de arbeidsvoorwaarden.

De occasionele telewerker wordt niet uitgesloten uit de arbeidsduurreglementering en moet zich in principe dus houden aan de uurroosters en de gekende arbeidsduurgrenzen.

Bij telewerk is echter geen rechtstreekse controle door de werkgever mogelijk. Het voorontwerp voorziet dat een occasioneel telewerker zijn werk thuis moet organiseren binnen het kader van de in de onderneming geldende arbeidsduur. Met andere woorden, de werknemer zal dus het aantal uren voorzien in zijn werkrooster moeten presteren, zonder hierbij zijn werkrooster strikt te moeten naleven. De tijd besteed aan een bezoek aan de tandarts tijdens de kantooruren, zal de werknemer op een ander moment die dag moeten presteren.

Een zelfde invulling van meer autonomie voor de werknemer vind je ook terug in het wettelijk kader voor glijdende uurroosters.

4. Wat zijn de modaliteiten van occasioneel telewerk?

De werknemer moet occasioneel telewerk vooraf en binnen een redelijke termijn aanvragen bij zijn werkgever. In gevallen van overmacht kan deze termijn zeer kort zijn en kan de werknemer de werkgever bijvoorbeeld verwittigen via mail of telefoon.

De werkgever kan de aanvraag weigeren indien hij hiervoor gegronde redenen heeft. Dikwijls zijn dit arbeidsorganisatorische redenen, maar een werkgever kan ook weigeren bij buitensporige aanvragen waardoor het telewerken bij die werknemer eerder structureel wordt.

Het wetsontwerp bepaalt dat de werkgever en de werknemer minstens afspraken, al dan niet schriftelijk, moeten maken over:

• het eventueel gebruik van apparatuur van de werkgever,

• een eventuele kostenvergoeding,

• de bereikbaarheid van de werknemer.

Tenslotte raadt het ontwerp aan om de voorwaarden en spelregels van het occasioneel telewerk op ondernemingsniveau vast te leggen in een cao of het arbeidsreglement. Dit is geen verplichting, een policy is ons inziens ook mogelijk.

Volgende elementen moeten dan minstens geregeld worden:

• de functies en/of activiteiten die in aanmerking komen;

• de aanvraagprocedure;

• de eventuele terbeschikkingstelling van de nodige apparatuur en technische ondersteuning;

• de bereikbaarheid van de werknemer;

• een kostenregeling.

5. Wat betekent dit voor de werkgever?

Als werkgever kan je de spelregels voor het occasioneel telewerk uittekenen, zonder dit recht op occasioneel telewerk te mogen beperken. Dit betekent dat je niet per werknemer een krediet aan dagen "occasioneel telewerk" kan voorzien, want dan beperk je het recht van de werknemer.

Hoewel het wettelijk kader momenteel weinig formaliteiten oplegt, behalve dan minimale afspraken in onderling akkoord over de bereikbaarheid, kostenvergoeding en terbeschikkingstelling van de nodige werkmiddelen, raden wij aan om op ondernemingsniveau duidelijke richtlijnen te voorzien voor het occasioneel telewerk.

Enkele tips:

- omschrijf de functies en/of activiteiten die in aanmerking komen voor telewerk (of net niet);

- omschrijf zo concreet mogelijk de verschillende situaties waarvoor een werknemer occasioneel telewerk kan aanvragen (eventueel te bewijzen met attesten);

- voorzie een aanvraag- en goedkeuringsprocedure (liefst schriftelijk, kan ook elektronisch);

- voorzie objectieve redenen/motieven die je kan aanwenden bij weigering (impact op arbeidsorganisatie of wanneer wordt misbruik vermoed?);

- maak duidelijke afspraken rond bereikbaarheid/beschikbaarheid van de telewerker, de eventuele kostenvergoedingen, de eventuele terbeschikkingstelling van apparatuur en bijhorende (technische) ondersteuning.

Wanneer in de onderneming telewerk reeds ingeburgerd is, zullen de bestaande richtlijnen ook op de occasionele telewerkers toegepast kunnen worden. Vergeet in voorkomend geval niet de verschillende situaties waarvoor een werknemer occasioneel telewerk kan aanvragen te omschrijven.

Organiseer je onderneming op telewerk: werken op afstand vereist meer dan een policy!

Onze HR en Legal consultants beschikken over de nodige ervaring en tools om het plaatsonafhankelijk werken succesvol in uw onderneming te lanceren. U kan hiervoor met hen contact opnemen via legalconsulting@sdworx.com.

6. Inwerkingtreding?

Dit wettelijk kader zal slechts uitwerking hebben vanaf 1 januari 2017, als de sociale partners in de Nationale Arbeidsraad er niet in slagen zelf een cao voor het occasioneel telewerk uit te werken voor die datum.