Juridische inhoud

1. Thuiswerkalarm - wat is het?

In de winter van 2018 werd het thuiswerkalarm voor het eerst gelanceerd als een gezamelijk initiatief van Minister Kris Peeters en de weerkundige diensten.

Om verkeershinder door gladde wegen zoveel mogelijk te beperken, werd het waarschuwingssysteem van het KMI gekoppeld aan een thuiswerkalarm. Dit is bedoeld om werkgever en werknemer te informeren, opdat zij de nodige voorzorgsmaatregelen kunnen nemen. Eén van die maatregelen kan telewerk zijn.

Het thuiswerkalarm wordt ingeschakeld wanneer het KMI code oranje of rood bij winterse omstandigheden afkondigt. Dit kan voor het ganse land of voor één of enkele provincies of regio’s.

Via de sociale media- en communicatiekanalen van de overheid zal het thuiswerkalarm verspreid worden. Het KMI verspreidt zelf ook de informatie over de weersomstandigheden via eigen kanalen, zoals haar website en de KMI-app.

De procedure rond thuiswerkalarm, indien voorzien binnen de onderneming, kan automatisch opgestart worden.

Wat moet u als werkgever doen bij een thuiswerkalarm?

2. Telewerk - mits akkoord van de werkgever

Het staat buiten kijf dat het telewerk een oplossing kan zijn voor overmachtsituaties die het woon-werkverkeer bemoeilijken of zelfs onmogelijk maken.

Toch is een werkgever niet verplicht om op dit thuiswerkalarm in te gaan.

2.1. Vrijwilligheid troef

Het telewerk is gestoeld op vrijwilligheid, zowel voor de werkgever als voor de werknemer. De werknemer kan dus niet verplicht worden om thuis te werken. De werkgever is niet verplicht om dit steeds toe te staan.

2.2. Telewerk voor iedereen?

Telewerk betekent dat de organisatie en/of uitvoering van het werk in het kader van een arbeidsovereenkomst gebeurt:

• buiten de bedrijfslocatie op een door de werknemer gekozen werkplek;
• mét gebruik van informatietechnologie.

Ontbreekt één van deze kenmerken, dan spreken we niet van van telewerk.

Bijgevolg kan telewerk maar gevraagd worden, indien de functie en/of de activiteit buiten de bedrijfslocatie kan worden uitgevoerd én dit met gebruik van informatietechnologie.

Is dit niet mogelijk, dan kan de werknemer niet telewerken, zelfs niet in overmachtsituaties.

Zo zullen werknemers in een productieproces dikwijls toch de sneeuw moeten trotseren. Dit is ook zo voor werknemers die een functie uitoefenen die een permanente aanwezigheid van de werknemer in de kantoor- en/of klantomgeving vragen.

Indien de werknemer thuis niet over een computer beschikt (al dan niet van de werkgever) of over de nodige verbindingen, is telewerk ook niet mogelijk. De werkgever is immers niet verplicht om deze investering te doen.

Als telewerk geen optie is, zullen deze werknemers andere alternatieven moeten zoeken om toch op het werk te geraken. Lukt dit niet, kan een dag verlof, al dan niet betaald, soelaas bieden.

3. Organiseer uw onderneming op telewerken

Als telewerk reeds is ingeburgerd in uw onderneming, is dit een evident alternatief wanneer guur winterweer het woon-werkverkeer bemoeilijkt of zelfs onmogelijk maakt.

In de andere gevallen kan een werknemer aanspraak maken op occasioneel telewerk. Dit is geen absoluut recht, maar geeft de werknemer de optie om telewerk aan te vragen bij overmachtsituatie zoals bijvoorbeeld zware hinder op woon-werktraject door hevige sneeuwval

Het is aan te raden een aantal spelregels uit te tekenen, zonder de aanspraak van de werknemer op occasioneel telewerk te beperken.

Het wettelijk kader van occasioneel telewerk legt weinig formaliteiten op. Het voorziet enkel minimale afspraken over bereikbaarheid, kostenvergoeding en terbeschikkingstelling van de nodige werkmiddelen. Toch raden wij aan om op ondernemingsniveau duidelijke richtlijnen te voorzien.

De wet raadt aan om de voorwaarden en spelregels van het occasioneel telewerk op ondernemingsniveau vast te leggen in een cao of het arbeidsreglement. Dit is geen verplichting, een policy is ook mogelijk. Daardoor kan u al sneller een aantal spelregels voorzien.

Enkele tips:

• omschrijf de functies en/of activiteiten die in aanmerking komen voor telewerk, of net niet;
• omschrijf zo concreet mogelijk de verschillende situaties waarvoor een werknemer occasioneel telewerk kan aanvragen;
• voorzie een aanvraag- en goedkeuringsprocedure. (Liefst schriftelijk, kan ook elektronisch);
• voorzie objectieve redenen/motieven die je kan aanwenden bij weigering (impact op arbeidsorganisatie of bij misbruik);
• maak duidelijke afspraken rond bereikbaarheid en beschikbaarheid van de telewerker, de eventuele kostenvergoedingen, de eventuele terbeschikkingstelling van apparatuur en bijhorende (technische) ondersteuning.

Wanneer in de onderneming telewerk reeds ingeburgerd is, zullen de bestaande richtlijnen ook op de occasionele telewerkers toegepast kunnen worden. Vergeet dan niet de verschillende situaties te omschrijven waarvoor een werknemer occasioneel telewerk kan aanvragen.