Juridische inhoud

1. Forfaitaire waardering IT-apparaten

Heel wat werkgevers stellen gratis een PC of laptop, een tablet, een GSM of smartphone of internet ter beschikking van hun werknemers.

Wanneer de werknemer deze apparaten/aansluitingen ook privé mag gebruiken, ontstaat er een loonvoordeel waarop socialezekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing verschuldigd zijn.

De waarde van deze voordelen wordt forfaitair bepaald. Vanaf 1 januari 2018 gelden nieuwe forfaits, die voortaan ook gelijk zijn voor RSZ en fiscus.

Een overzicht:

2. In navolging van fiscus verduidelijkt ook RSZ de regels

Omdat de nieuwe regeling nogal wat vragen opriep, publiceerde de fiscus in mei 2018 een circulaire.

Aan de hand van enkele voorbeelden verschafte de fiscus zo meer informatie over :

• de split-bill regeling bij GSM/smartphone waarbij het privégebruik afzonderlijk en rechtstreeks door de provider gefactureerd wordt aan de werknemer;

• de eigen bijdrage die in mindering mag gebracht worden van het voordeel van alle aard;

• de pro rata regeling wanneer de terbeschikkingstelling slechts betrekking heeft op een gedeelte van het belastbaar tijdperk;

• een telefoonabonnement met meerdere simkaarten;

• het occasioneel privégebruik.

Voor een bespreking daarvan verwijs ik u naar onze nieuwsbrief JA4982 van 29 mei 2018.

Het was echter niet duidelijk of de RSZ de standpunten van de fiscus zou overnemen.

In de tussentijdse instructies van het tweede kwartaal 2018 licht de RSZ zijn visie op enkele punten toe en legt daarbij eigen accenten.

2.1. Split-bill

2.1.1. Situering

Vaak moeten werknemers de kosten voor hun privégesprekken en privégebruik van mobiele data zelf ophoesten. We spreken dan van een zogenaamde split-bill.

Een split-bill kan diverse vormen aannemen.

Zo kan de werkgever een bepaalde belwaarde en een bepaald aantal gigabyte ter beschikking stellen die geacht worden overeen te stemmen met het professionele verbruik.  Verbruikt men méér, dan factureert de provider de bijhorende kosten rechtstreeks aan de werknemer.

Het intoetsen van een bepaald cijfer of een code vóór het vormen van een telefoonnummer, om aan te geven of het gesprek privé of professioneel is, is een andere variant van de split-bill.

2.1.2. Waardering toestel

Principe

Zo'n split-bill leidt er toe dat er geen voordeel meer is voor het ter beschikking gestelde telefoon- en internetabonnement. De werknemer betaalt zijn privéverbruik immers zelf.

Volgens de nieuwe waarderingsregels moet dan enkel een forfait van 3 EUR per maand / 36 EUR per jaar weerhouden worden voor de terbeschikkingstelling van het toestel.

Fiscale tolerantie
Fiscaal geldt echter een tolerantie.

Wanneer een werknemer de reële verbruikskosten voor privécommunicatie en -data rechtstreeks betaalt aan de provider, is er fiscaal geen sprake meer van een voordeel van alle aard voor de terbeschikkingstelling van het toestel.

De bewijslast voor de juistheid van het grensbedrag ligt bij de werkgever.

RSZ-standpunt

De RSZ sluit zich hierbij aan en gaat zelfs nog een stap verder.

Wanneer de werkgever een systeem instelt waarbij de werknemer op een correcte manier zijn volledige privéverbruik betaalt, dan moet er ook voor RSZ geen voordeel weerhouden worden voor het toestel.

Welk split-bill-systeem men daarbij hanteert, speelt voor de RSZ geen rol. Zolang maar duidelijk is dat de werknemer het privéverbruik volledig en correct betaalt.

Het is evenmin van belang of de werknemer zijn privé-aandeel rechtstreeks betaalt aan de provider of aan zijn werkgever.

Verschil tussen RSZ en fiscus

De RSZ stelt zich dus soepeler op dan de fiscus, die de tolerantie enkel toepast wanneer de provider de meerkost rechtstreeks factureert aan de werknemer. 

Wanneer de provider de volledige verbruikskosten factureert aan de werkgever en de werknemer zijn privéverbruik aan de werkgever terugbetaalt, is er voor de fiscus geen sprake van een split-bill.

De eigen bijdrage van de werknemer mag dan wel in mindering gebracht worden van het forfaitair voordeel voor telefoon- en internetabonnement.

Voor het toestel zelf blijft het forfait van 3 EUR per maand verschuldigd.

2.2. Eigen bijdrage

Het forfaitair voordeel van alle aard mag verminderd worden met de eigen bijdrage van de werknemer.

2.2.1. Hoe aanrekenen?

Omdat er aparte forfaits gelden voor de verschillende voordelen (toestel, abonnement en internet) mag enkel het forfait waarvoor de werknemer betaalt, verminderd worden.

Voorbeeld

Een werknemer mag onbeperkt bellen en sms-en met een ter beschikking gestelde smartphone en betaalt daarvoor 10 EUR per maand aan zijn werkgever.

Dit bedrag mag alleen in mindering gebracht worden van het forfaitair voordeel verbonden aan het telefoonabonnement.

De werkgever mag het saldo van de werknemersbijdrage (6 EUR) niet in mindering brengen van het forfaitair voordeel voor het toestel en mobiel internet.

2.2.2. Wanneer aanrekenen?

Als algemene regel geldt dat een werknemersbijdrage in mindering mag gebracht worden van het forfait voor het kwartaal waarin de werknemer de bijdrage betaalt.

De RSZ aanvaardt echter dat een eenmalige bijdrage wordt aangerekend op het forfait voor het kwartaal waarin de werknemer zijn bijdrage betaalt en de forfaits van de drie daaropvolgende kwartalen.

Er is bijvoorbeeld sprake van een eenmalige bijdrage wanneer de werknemer op het moment van terbeschikkingstelling van het toestel eenmalig een bedrag betaalt.

Voorbeeld

De werkgever stelt vanaf 1 april 2018 een toestel van 800 EUR ter beschikking en komt overeen met de werknemer dat deze daarvoor in april een eenmalige eigen bijdrage betaalt van 300 EUR. 

Deze eigen bijdrage mag men in mindering brengen van het forfaitair voordeel voor het toestel en dit voor het kwartaal waarin de werknemer de bijdrage betaalt en de 3 daarop volgende kwartalen.

Er wordt dus geen forfaitair voordeel voor het toestel aangegeven voor de periode tweede kwartaal 2018 - eerste kwartaal 2019.

Ook hier wijkt de RSZ af van de fiscale regels: gelet op het eenjarigheidsbeginsel mag men de eenmalige eigen bijdrage niet over verschillende jaren spreiden, maar moet men ze in het jaar van betaling in mindering brengen.

Fiscaal gezien ontstaat er dus al vanaf januari 2019 een belastbaar voordeel voor het toestel.

2.3. Pro rata

De RSZ bevestigt dat de forfaitair geraamde bedragen op jaarbasis worden geproratiseerd op maandbasis of in functie van het aantal dagen van terbeschikkingstelling.

Voor de berekening van het aantal kalenderdagen houdt de fiscus rekening met de eerste dag van terbeschikkingstelling, maar niet met de dag waarop deze eindigt.

Het is voorlopig onduidelijk of de RSZ dit standpunt deelt. We leggen deze vraag nog voor en houden u via deze nieuwsbrief op de hoogte.

2.4. Vanaf wanneer?

De RSZ zal deze verduidelijkingen publiceren in de administratieve instructies van het derde kwartaal 2018.

Of ze ook met terugwerkende kracht zullen gelden vanaf januari 2018, wordt nog nagevraagd.

3. Gevolgen voor de werkgever

Wanneer een werknemer de reële verbruikskosten voor privécommunicatie en -data zelf correct betaalt, is er ook voor de RSZ geen sprake meer van een voordeel van alle aard voor de terbeschikkingstelling van de GSM of smartphone.

Het speelt daarbij geen rol of de werknemer zijn privéverbruik rechtstreeks betaalt aan de provider of aan zijn werkgever.