Juridische inhoud

1. Inleiding

Zoals we beschreven hebben in JA 3803 zal de "antipestwetgeving" een ware facelift ondergaan. Van zodra de wetswijzigingen in werking treden, kunnen we niet meer spreken van pestwetgeving, maar gaat het om "psychosociale risico's", waar geweld, pesterijen en ongewenst seksueel gedrag integraal deel van uitmaken.

De terminologie wordt grondig aangepast en een aantal definities worden verfijnd. We spreken binnenkort bijvoorbeeld niet meer van "klachten", maar van "verzoeken".

De rol van de actoren (werkgever, VP, PAPA, preventieadviseur-arbeidsgeneesheer,…,CPBW) wordt duidelijker geformuleerd, en er wordt nadruk gelegd op de informatie-uitwisseling tussen deze actoren.

De grote lijnen van de aanpassingen kunnen we herleiden tot 2 belangrijke blokken:

1. Het preventiebeleid wordt verruimd tot alle psychosociale risico's op het werk. Het gaat niet alleen meer over pesten, geweld, … maar ook over situaties die aanleiding kunnen geven tot stress, burn-out;
   
2. De interne procedures om "klachten" (voortaan "verzoeken") te behandelen, blijven bestaan, maar deze procedures zijn voortaan van toepassing op verzoeken die betrekking kunnen hebben op alle psychosociale risico's.
   De huidige informele/formele fase noemt men binnenkort de "informele/formele psychosociale interventie".

2. Preventiebeleid heeft betrekking op ALLE psychosociale risico's

De huidige wetgeving is er vooral op gericht om psychosociale problemen aan te pakken vanuit het beperkte oogpunt van pesterijen.

Aangezien het accent vanaf 1 september 2014 verschuift naar "alle psychosociale risico's" op het werk, moet de werkgever hiermee rekening houden in zijn preventiebeleid.

Door de "accentverschuiving" krijgt het nieuwe uitvoeringsbesluit dan ook een totaal nieuwe indeling, die vanzelfsprekend, gericht is op alle psychosociale risico's.

Uitvoeringsbesluit slorpt bepalingen van cao nr. 72 op

Met uitzondering van de definitie van stress, en de nadruk op de rol van de ondernemingsraad in deze materie zijn alle bepalingen van cao nr. 72 van 30 maart 1999 betreffende het beleid ter voorkoming van stress door het werk, overgenomen en verder uitgewerkt in dit uitvoeringsbesluit. Het uitvoeringsbesluit heeft immers een ruimer toepassingsgebied dan de cao. Bv. de cao is alleen van toepassing op de privésector. Het uitvoeringsbesluit is ook van toepassing op de publieke sector.

2.1. Risicoanalyse is basis voor preventiebeleid

Net zoals in de huidige wetgeving moet de werkgever een risicoanalyse (RIA) uitvoeren om zo een doeltreffend preventiebeleid op te maken voor zijn onderneming.

In zijn RIA houdt de werkgever rekening met de gevaren verbonden aan o.a. de arbeidsorganisatie, -inhoud, interpersoonlijke relaties op het werk.

Werknemers werken mee

De huidige wetgeving stelde dat de werkgever de RIA uitvoert samen met de PAPA. Binnenkort voert de werkgever de RIA uit met medewerking van de werknemers. Als de werkgever in zijn interne preventiedienst over een PAPA beschikt, dan moet hij deze PAPA bij de RIA betrekken. Heeft hij geen interne PAPA, dan moet hij pas beroep doen op de PAPA van de externe dienst, wanneer de complexiteit van de analyse het vereist.

Andere personen op arbeidsplaats

Indien werknemers in contact komen met andere personen op de arbeidsplaats moet de werkgever hiermee rekening houden in zijn RIA. Dat is niet nieuw. In het nieuwe uitvoeringsbesluit wordt uitdrukkelijk bepaald dat de werkgever hiervoor de verklaringen in het "register van feiten van derden" gebruikt.  

Specifieke RIA psychosociale risico's: zowel collectief als individueel niveau

Een belangrijke nieuwigheid is de specifieke RIA psychosociale risico's. Dit is een RIA die op het niveau van een specifieke arbeidssituatie, waarin een gevaar werd vastgesteld, wordt uitgevoerd. Deze RIA moet uitgevoerd worden wanneer een lid van de hiërarchische lijn, of ten minste 1/3 van de leden van het CPBW, hierom vragen. Ze wordt ook uitgevoerd met medewerking van de werknemers

Zoals hierboven geschetst hoeft de PAPA ook niet betrokken te worden bij deze RIA. De werknemers moeten in dat geval de mogelijkheid hebben om op een anonieme wijze feedback te geven.

2.2. Passende individuele en collectieve preventiemaatregelen

Op basis van de RIA moet de werkgever, net zoals vroeger, passende preventiemaatregelen nemen om psychosociale risico's te voorkomen. In het geval de werkgever toch een beroep heeft gedaan op een PAPA, dan vraagt hij zijn advies vóór hij bepaalde preventiemaatregelen neemt.

De wetgever heeft hier een belangrijke voorwaarde ingevoerd. De werkgever moet passende preventiemaatregelen nemen voor zover hij een impact heeft op het gevaar.

Indien de werkgever een specifieke RIA heeft uitgevoerd, dan moet hij passende individuele en collectieve preventiemaatregelen nemen. De werkgever houdt desgevallend alle belanghebbenden (bv. de verzoeker) op de hoogte van zijn beslissing met betrekking tot deze preventiemaatregelen.

2.3. Jaarlijkse evaluatie preventiemaatregelen

De "jaarlijkse evaluatie van de preventiemaatregelen" is een volledig nieuwe bepaling in deze wetgeving. 

Bij elke wijziging, die de blootstelling van werknemers aan psychosociale risico's op het werk kan beïnvloeden, houdt de werkgever de preventiemaatregelen opnieuw tegen het licht. De werkgever evalueert de preventiemaatregelen minstens eenmaal per jaar.

De evaluatie houdt onder meer rekening met:

• het geheel van de verzoeken voor een specifieke RIA;
• de door de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer meegedeelde gegevens;
• de cijfers van het jaarverslag van de Interne Preventiedienst.

De PAPA analyseert incidenten van psychosociale aard die zich herhaaldelijk hebben voorgedaan, en het voorwerp hebben uitgemaakt van een informele psychosociale interventie. Hij deelt zijn bevindingen minstens 1 keer per jaar in collectieve en geanonimiseerde vorm mee aan de werkgever.

Globaal preventieplan en jaarlijks actieplan

De resultaten van de RIA en de preventiemaatregelen worden opgenomen in het globaal preventieplan, en in voorkomend geval in het jaarlijks actieplan. Deze plannen worden, indien nodig, bijgewerkt

3. Interne procedure in het kader van psychosociale risico's

Elke werkgever heeft momenteel in zijn onderneming een interne procedure die betrekking heeft op de behandeling van o.a. pestklachten. Die interne procedure bestaat uit een informele en formele fase. De gepeste werknemer kan een "met redenen omklede klacht" indienen bij de VP of de PAPA.

We spreken binnenkort dus niet meer van "klachten", maar van "verzoeken". Een werknemer kan geen "met redenen omklede klacht" meer indienen, maar zal een "verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenste seksueel gedrag moeten indienen".

De vroegere formele fase voor de behandeling van dergelijk klachten blijft grotendeels behouden.

Rechtstreeks wenden tot werkgever

Er wordt in de nieuwe wetgeving bepaald dat een werknemer, die op het werk psychische schade ondervindt, zich rechtstreeks kan wenden tot de werkgever, de leden van de hiërarchische lijn, een lid van het CPBW of een vakbondsafgevaardigde. Indien hij dat niet wenst te doen kan hij, net zoals vroeger, beroep doen op de interne procedure en de formele of informele weg bewandelen.

Voorafgaande fase en verzoek indienen

Net zoals nu heeft de VP of de PAPA een persoonlijk gesprek met de werknemer die een verzoek wil indienen. Vroeger moest dit gesprek 8 kalenderdagen na het eerste contact plaatsvinden, dat worden er binnenkort 10.

De werknemer kan, volgens het nieuwe uitvoeringsbesluit, bij de VP of de PAPA een verzoek indienen tot:

• hetzij een informele psychosociale interventie;
• hetzij een formele psychosociale interventie.

De VP of de PAPA kunnen betrokken worden bij de uitwerking van de procedure.

Merk op!

Volgens de wet kan alleen de PAPA een verzoek tot formele psychosociale interventie in ontvangst nemen. Het uitvoeringsbesluit maakt dit onderscheid niet.

Akkoord CPBW
Net zoals bij de huidige wetgeving moet het CPBW zijn akkoord geven voor de regels met betrekking tot de interne procedure. Indien er geen akkoord wordt bereikt roept de werkgever de hulp in van de met het toezicht belaste ambtenaar.

Informatie door FOD Waso

De FOD Waso heeft op zijn website een aantal documenten ter beschikking gesteld in verband met het gedetailleerd verloop van de interne procedures:

• algemeen schema van alle interne procedures;
• specifieke schema's voor elk type procedure;
• overzicht van de documenten die, per type procedure, door de PAPA moeten meegedeeld worden.

3.1. Verzoek tot informele psychosociale interventie

In tegenstelling tot vroeger worden er nu een aantal stappen bepaald die men kan doorlopen in de informele psychosociale interventie.

De VP of de PAPA zoeken samen tijdens deze interventie naar een oplossing door middel van:

• het voeren van gesprekken die het onthaal, het actief luisteren, of een advies omvatten;
• een interventie te doen bij een andere persoon van de onderneming, in het bijzonder een lid van de hiërarchische lijn;
• een verzoening tussen de betrokken personen, voor zover zij hiermee akkoord gaan.

3.2. Verzoek tot formele psychosociale interventie: collectief of individueel karakter

Verplicht gesprek met PAPA

De werknemer kan alleen bij de PAPA een verzoek tot formele psychosociale interventie indienen. Momenteel kan dergelijke "klacht" nog bij de VP of de PAPA neergelegd worden. Daar komt vanaf 1 september 2014 dus verandering in.

Voordat de werknemer zijn verzoek officieel indient, heeft hij een verplicht persoonlijk gesprek met de PAPA. Dit gesprek vindt plaats binnen de 10 kalenderdagen, volgend op de dag waarop de werknemer zijn wil heeft uitgedrukt om dat verzoek in te dienen.

Het verzoek tot formele psychosociale interventie wordt schriftelijk ingediend bij de PAPA. De werknemer krijgt een kopie van dit verzoek. Deze kopie geldt als ontvangstbewijs.

Collectief of individueel karakter van verzoek

Afhankelijk van de situatie die de verzoeker beschrijft, kan het gaan om een verzoek met hoofdzakelijk collectief of individueel karakter. Deze invalshoek is volledig nieuw. 

Met collectief karakter bedoelt men bijvoorbeeld een conflictsituatie op het niveau van een bepaalde afdeling of dienst, of  bijvoorbeeld een stijging van het verzuimpercentage van een bepaalde afdeling. Het gaat in dit kader dus over het groepsniveau. De behandeling van dergelijk verzoek moet het voorwerp uitmaken van overleg met het CPBW (of vakbondsafvaardiging). De PAPA kan aan de werkgever voorstellen om bewarende preventiemaatregelen te nemen, om te voorkomen dat de gezondheid van de verzoeker ernstig wordt aangetast.

Als het gaat om een verzoek met een individueel karakter danonderzoekt de PAPA dit zelf. Op basis van dit onderzoek levert de PAPA binnen de 3 maanden, vanaf de aanvaarding van het verzoek, een advies af dat o.a. het volgende bevat:

• de elementen die een positieve en negatieve invloed hebben op de risicosituatie, bv. op het niveau van de arbeidsorganisatie, de arbeidsinhoud,…;
• in voorkomend geval, de voorafgaande stappen die werden genomen om het gevaar uit te schakelen en de schade te beperken.

PAPA heeft beslissingsmacht!

De wetgever heeft er nu voor gezorgd dat de PAPA een verzoek kan weigeren. De PAPA velt zijn oordeel op basis van het verzoek dat de werknemer heeft ingediend. Als hij oordeelt dat de situatie, die de werknemer daarin beschrijft, kennelijk geen psychosociale risico's op het werk inhoudt, dan weigert hij het verzoek.  

Men heeft deze bepaling in de wetgeving ingevoegd om misbruik van de formele procedure (en de daarmee gepaard gaande ontslagbescherming) tegen te gaan.

3.3. Verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk

Als de situatie, die de werknemer beschrijft in zijn verzoek, betrekking heeft op geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk, dan spreekt met van een “verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk”.  De behandeling van dit verzoek verloopt zoals de behandeling van een formele psychosociale interventie, maar kent toch nog een paar bijzonderheden.

In het verzoek moeten een paar specifieke gegevens worden opgenomen zoals een nauwkeurige beschrijving van de feiten. Dit verzoek moet persoonlijk worden overhandigd aan de PAPA na het verplicht gesprek met deze laatste. De verzoeker krijgt hiervan een kopie, dat geldt als ontvangstbewijs.

Merk op!

De VP kan geen verzoek tot formele psychosociale interventie voor feiten van geweld, pesterijen of ongewenst gedrag  op het werk in ontvangst nemen.

Verzoek kan geweigerd worden

Als uit de situatie, die de verzoeker beschrijft, blijkt dat het niet gaat om geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag gaat, dan kan de PAPA dit verzoek weigeren.

Ontslagbescherming verzoeker en directe getuigen geldt alleen in dit geval!

De PAPA brengt de werkgever op de hoogte van het feit dat dergelijk verzoek werd ingediend. Hij brengt de werkgever ook op de hoogte van het feit dat de verzoeker de ontslagbescherming geniet vanaf de datum waarop het verzoek in ontvangst werd genomen. De ontslagbescherming kan u nog eens nalezen in JA 3803 , punt 5.

Bewarende maatregelen nemen

Indien de ernst van de feiten het vereist, stelt de PAPA bewarende maatregelen voor aan de werkgever vooraleer hij zijn advies overhandigt. De werkgever bezorgt de PAPA zo snel mogelijk zijn gemotiveerde beslissing over de gevolgen die hij aan deze voorstellen geeft. Neemt de werkgever geen bewarende preventiemaatregelen, dan moet de PAPA beroep doen op de inspectie van het Toezicht op het Welzijn op het Werk (TWW).

Advies meedelen

De PAPA bezorgt zijn advies aan:

• de werkgever;
• de VP, met het akkoord van de verzoeker, als hij op informele wijze in dezelfde situatie is tussengekomen;
• het Centrum voor gelijkheid van kansen en racismebestrijding en het Instituut voor de gelijkheid van mannen en vrouwen, indien ze daarom verzoeken, en voor zover de werknemer schriftelijk zijn akkoord heeft gegeven.

Als de PAPA vaststelt dat de werkgever, nadat het advies werd afgeleverd, hier geen gevolg aan gegeven heeft, dan moet de PAPA beroep doen op de inspectie van TWW.  

Werknemers van andere ondernemingen

De werknemer van een onderneming van buitenaf kan, in dit kader, beroep doen op de interne procedure van de werkgever bij wie de werkzaamheden worden uitgevoerd.

4. PAPA houdt individueel dossier bij

Het individueel dossier, dat net zoals in de huidige wetgeving, moet opgemaakt en bijgehouden worden door de PAPA, moet binnenkort een aantal extra bepalingen bevatten. Het gaat bijvoorbeeld om het document:

• dat de weigering of aanvaarding  van de indiening van een verzoek omvat;
• waarbij de verzoeker op de hoogte wordt gebracht van het feit dat zijn verzoek hoofdzakelijk betrekking heeft op risico's die een collectief karakter vertonen;
• dat de gemotiveerde beslissing bevat van de werkgever in verband met de gevolgen die hij geeft aan het verzoek.

Het uitvoeringsbesluit bepaalt dat een PAPA dit individueel dossier gedurende 20 jaar, vanaf de indiening van het verzoek, moet bijhouden. Als het dossier volledig is, mag het op een elektronische drager worden bewaard. De authenticiteit van, en de toegang tot de documenten, moeten dan wel voldoende beschermd en beveiligd worden.

Overdracht dossier

Het uitvoeringsbesluit bevat nog een aantal nieuwe regels die moeten gerespecteerd worden voor de overdracht van het dossier, in het geval de werkgever verandert van externe preventiedienst.

5. Bepalingen in verband met het statuut van PAPA en VP

De PAPA en de VP overleggen regelmatig. Ze hebben het recht en de plicht om alle contacten tussen hen, die nodig zijn voor het vervullen van hun opdrachten, te onderhouden met het oog op:

• de evaluatie bedoeld  in 2.3.. De VP deelt minstens eenmaal per jaar aan de PAPA schriftelijk de gegevens mee van de door hem behandelde incidenten die zich bij herhaling voordoen;
• het opstellen van deel VIIbis van het jaarverslag van de interne preventiedienst. De PAPA en de VP verstrekken aan de preventieadviseur, belast met de leiding van de interne preventiedienst, de anonieme gegevens die hem toelaten het jaarverslag te vervolledigen. De wijzigingen die betrekking hebben op het jaarverslag treden pas in werking op 1 januari 2015.

Overgangsbepalingen PAPA en VP

PAPA's of VP'en die vóór 16 juni 2007 hun functie uitoefenden, maar niet aan alle voorwaarden voldoen, kunnen hun functie onder bepaalde voorwaarden toch verder blijven uitoefenen.

5.1. Aanvulling rol preventieadviseur-arbeidsgeneesheer

Het uitvoeringsbesluit vult de rol aan de preventieadviseur-arbeidsgeneesheer met 2 bepalingen aan:

• hij moet aan de werkgever en de PAPA  minstens eenmaal per jaar informatie meedelen die nuttig is in het kader van de jaarlijkse evaluatie;
• hij overlegt met de PAPA over de mogelijkheden voor ander werk, en over de maatregelen voor de aanpassing van de werkposten, wanneer hij tijdens een medisch onderzoek vaststelt dat de gezondheidstoestand van de werknemer is aangetast, en dat dit misschien veroorzaakt wordt door psychosociale risico's op het werk. De werknemer moet hiervoor wel zijn akkoord geven.

5.2. VP: aanduiding en opleidingsvereisten

Aanduiding

De aanduiding van een VP verloopt, vanaf 1 september 2014, identiek aan die van de aanduiding van de PAPA. Het akkoord van alle leden van het CPBW is nodig. Indien er geen akkoord is, dan vraagt de werkgever het advies van de met het toezicht belaste ambtenaar vooraleer hij zelf een beslissing neemt.

Het uitvoeringsbesluit voorziet in dit kader nog in een vangnetbepaling. In het geval er geen VP werd aangeduid, en als de PAPA deel uitmaakt van een externe preventiedienst, dan oefent de preventieadviseur, belast met de leiding van de interne preventiedienst, in principe de informatieopdrachten van de VP uit.

Opleidingsvereisten VP

De opleidingsvereisten voor de VP werden uitgebreid. De supervisie en de instellingen die opleidingen voorzien voor VP'en zijn volledig nieuw.

De werkgever zorgt ervoor dat de VP, binnen de 2 jaar die volgen op zijn aanstelling, beschikt over de vereiste vaardigheden en kennis. De kennis en vaardigheden worden binnenkort ingedeeld in 4 modules. Meer informatie hierover vindt u terug in punt,A)  van bijlage 1.

De VP verbetert zijn kennis en vaardigheden door het volgen van de supervisies bedoeld in punt B) van bijlage 1.

Instellingen die opleidingen voorzien voor VP'en

De instellingen of werkgevers die instaan voor de vorming van de VP moeten aan een aantal voorwaarden voldoen.

Ze kunnen een aanvraag indienen om opgenomen te worden in de lijst die wordt gepubliceerd door de Algemene directie HUA (Humanisering van de arbeid van de FOD Waso). Na een gunstig advies van de Algemene directie TWW (Toezicht welzijn op het werk van de FOD Waso) kan de instelling op de lijst opgenomen worden.

6. Opleiding en informatie voor CPBW, werknemers en leden hiërarchische lijn

Opleiding

Net zoals in de huidige wetgeving moet de werkgever ervoor zorgen dat de leden van het CPBW, de werknemers, en de leden van de hiërarchische lijn, de nodige opleidingen krijgen.

Informatie

De informatieverplichtingen die de werkgever heeft, ten aanzien van het CPBW en de werknemers, worden duidelijker opgesomd en uitgebreid in het nieuwe uitvoeringsbesluit.

Ten aanzien van CPBW

De werkgever moet er voor zorgen dat de leden van het CPBW over nuttige informatie beschikken  in verband met:

• het verzoek tot een specifieke RIA;
• de procedures die van toepassing zijn wanneer een werknemer schade meent te ondervinden ten gevolge van psychosociale risico's op het werk;
• het recht van de werknemer om een verklaring te laten opnemen "register van feiten van derden";
• de gespecialiseerde diensten of instellingen waarop een beroep wordt gedaan ingeval een werknemer het voorwerp is geweest van een daad van geweld, gepleegd door andere personen die zich op de arbeidsplaats bevinden. Deze werknemer moet dan een passende psychologische ondersteuning krijgen;
• de verplichting om zich te onthouden van geweld, pesterijen of ongewenst seksueel gedrag op het werk.

Ten aanzien van werknemers en leden hiërarchische lijn

Naast de hierboven vermelde informatie moet de werkgever ervoor zorgen dat de werknemers en de leden van de hiërarchische lijn over alle nuttige informatie beschikken met betrekking tot de:

• resultaten van de algemene RIA en de resultaten van de evaluatie van de preventiemaatregelen;
• toepasselijke preventiemaatregelen.