Juridische inhoud

1. Een nieuw wettelijk kader

Tot voor de coronacrisis kenden we twee vormen van telewerk:

• structureel telewerk:
  Het gaat hier om werknemers die op structurele wijze enkele dagen per week, per maand, … aan telewerk doen.
  Deze vorm van telewerk wordt juridisch geregeld door de Arbeidsovereenkomstenwet en CAO nr.85;

• occasioneel telewerk:
  Een werknemer kan gebruik maken van occasioneel telewerk omwille van overmacht of persoonlijke redenen. Denk bijvoorbeeld aan het bezoek van een technicus van nutsvoorzieningen, het vervullen van administratieve formaliteiten, autopech of een onverwachte treinstaking.
  De wet betreffende werkbaar en wendbaar werk (de 'wet Peeters') legt het wettelijk kader voor occasioneel telewerk vast.

Sinds de coronacrisis worden we geconfronteerd met een nieuwe vorm van telewerk: door de overheidaanbevolen of verplicht telewerk omwille van de coronacrisis.

Hiervoor bestond nog geen uitdrukkelijk juridisch kader. Gisteren sloot de NAR een nieuwe cao die een reglementair kader creëert voor deze vorm van telewerk.

2. Suppletieve regeling

In eerste instantie zijn de bepalingen van de cao van suppletieve aard.

Concreet betekent dit dat de bepalingen enkel van toepassing zijn in ondernemingen die op 1 januari 2021 geen eigen regeling hebben uitgewerkt in het kader van structureel of occasioneel telewerk.

Heeft de werkgever al een beleid uitgewerkt in het kader van structureel of occasioneel telewerk? Dan blijven dezeongewijzigd van toepassing op het aanbevolen of verplicht telewerk omwille van de coronacrisis.

De bepalingen van dit ondernemingsbeleid moeten dus al vóór 1 januari 2021 in werking getreden zijn. Ze kunnen vervat liggen in:

• een cao;
• een individuele overeenkomst;
• een policy opgesteld met de inachtneming van de regels van het sociaal overleg.

Heeft de werkgever daarentegen nog geen eigen kader rond structureel of occasioneel telewerk uitgewerkt, dan gelden de nieuwe bepalingen voor de werknemers die momenteel verplicht telewerken in het kader van de coronacrisis. De werkgever zal dus uitdrukkelijke afspraken moeten maken.

Evolueren we in een later stadium naar een telewerk dat sterk wordt aangeraden door de overheid, dan blijven deze bepalingen ook van toepassing daarop.

3. Arbeidsvoorwaarden van de telewerker

De werknemer die aan aanbevolen of verplicht telewerk doet, geniet dezelfde arbeidsvoorwaarden als de arbeidsvoorwaarden die worden toegepast wanneer hij op de bedrijfslocatie werkt.

De werkgever kan bijkomende specifieke arbeidsvoorwaarden uitwerken die kenmerkend zijn voor telewerk. Dit doet hij in een ondernemings-cao, het arbeidsreglement, een individueel akkoord of een telewerkpolicy.

 Specifieke arbeidsvoorwaarden

Terbeschikkingstelling materiaal of toekennen kostenvergoeding

Voor iedere telewerker moet de werkgever concrete regels en afspraken vastleggen over:

• de terbeschikkingstelling van apparatuur die het telewerken mogelijk maakt en de technische ondersteuning ervan;
• de toekenning van een kostenvergoeding wanneer de telewerker aangewezen is op het gebruik van eigen apparatuur;
• bijkomende verbindingskosten.

Dit betekent niet automatisch dat de werkgever een extra vergoeding moet toekennen! Bij het vastleggen van de regels en de afspraken houdt de werkgever rekening met de kosten die hij sinds de coronacrisis reeds vergoed heeft of de onkostenvergoeding die hij al toekent.

De werkgever legt de regels en afspraken vast in een ondernemings-cao, het arbeidsreglement, een individueel akkoord of een telewerkpolicy.

De RSZ en de fiscus hanteren momenteel al richtlijnen omtrent de door hen aanvaardbare kostenvergoeding. Denk hierbij aan:

• de forfaitaire bureauvergoeding: 129,48 EUR /maand;

• professioneel gebruik eigen internet: 20 EUR/maand;

• professioneel gebruik eigen PC en randapparatuur: 20 EUR/maand;

• …

We merken dat de RSZ en de fiscus hierbij niet altijd op dezelfde golflengte zitten. Momenteel buigen ze zich allebei over deze kostenvergoedingen en de toekenningsvoorwaarden ervan, om zo de sociale en fiscale violen op elkaar af te stemmen. Binnenkort verwachten we hierover meer informatie te kunnen geven.

Arbeidsregeling

De telewerker organiseert zijn werk zelf. Hij doet dit binnen het kader van de arbeidsduur die in de onderneming geldt.

Bovendien bepaalt de cao uitdrukkelijk dat voor de telewerker dezelfde werkbelasting en prestatienormen gelden als diegene die worden toegepast op de werkvloer.

De werkgever legt in de mate van het mogelijke specifieke regels vast over:

• het toepasselijke uurrooster bij telewerk.
  Zijn er geen specifieke andersluidende afspraken vastgelegd, dan blijft het normale uurrooster van toepassing op de werknemer. Dit betekent het uurrooster dat van toepassing zou zijn op de werknemer in de onderneming;

• de bereikbaarheid en onbereikbaarheid van de telewerker.
  Het gaat hier concreet over het vastleggen van de momenten gedurende dewelke de telewerker bereikbaar moet zijn en wanneer niet. Via deze afspraken wil men het telewerk en het privéleven van de werknemer op elkaar afstemmen.
  De middelen om de telewerker te bereiken, kunnen ook gepreciseerd worden;

• de regels die gelden voor de controle op de te behalen resultaten en/of evaluatiecriteria.

Controle

Ook wanneer de werknemer aan telewerk doet, heeft de werkgever het recht om controle uit te oefenen op de uitvoering van het werk en/of de resultaten ervan. De werkgever mag hierbij geen voortdurende controle uitvoeren. Maar hij heeft wel de mogelijkheid om op gepaste en proportionele wijze na te gaan of de werkzaamheden daadwerkelijk en correct worden uitgevoerd.

De werkgever respecteert hierbij de persoonlijke levenssfeer van de werknemer en de geldende wetgeving.

Bovendien informeert de werkgevers de telewerkers over de manier waarop hij controleert.

Bescherming van gegevens

De werkgever staat in voor de bescherming van de gegevens door de telewerker gebruikt en verwerkt voor beroepsdoeleinden.

De werkgever informeert de telewerker over de regels voor de beperkingen van het gebruik van IT-materiaal en sancties bij niet-naleving ervan.

Sociaal overleg

De nieuwe cao heeft ook oog voor het sociaal overleg. Werknemers hebben het recht om te communiceren met hun werknemersvertegenwoordigers en omgekeerd.

Bovendien moeten werknemersvertegenwoordigers over de nodige faciliteiten en digitale tools beschikken om te kunnen communiceren met de werknemers.

Informatieverplichting

Zoals reeds aangegeven, de werkgever legt de specifieke arbeidsvoorwaarden die eigen zijn aan het telewerk vast in een ondernemings-cao, het arbeidsreglement, een individueel akkoord of een telewerkpolicy. Concreet gaat het om de terbeschikkingstelling van materiaal of toekenning kostenvergoeding, de arbeidsregeling, … .

Hierbij respecteert de werkgever de regels met betrekking tot het sociaal overleg.

De werkgever moet deze afspraken uitdrukkelijk communiceren aan zijn werknemers. Dit kan bijvoorbeeld via intranet, e-mail of een digitale vergadering.

4. Welzijn van de telewerker

Tot slot bevat de cao een aantal bepalingen met betrekking tot het welzijn van de telewerker.

4.1 Veiligheid en gezondheid op de werkplaats

Het ondernemingsbeleid inzake veiligheid en gezondheid op de werkplaats geldt ook voor telewerkers.

De telewerker krijgt in informatie en richtlijnen over de preventiemaatregelen. Het gaat concreet over:

• de aanpassing van de werkpost;
• werken met beeldschermen;
• de beschikbare ondersteuning met betrekking tot techniek en informatica.

Deze informatie, richtlijnen en preventiemaatregelen zijn gebaseerd op een risicoanalyse.

De werkgever informeert eveneens over de namen, contactgegevens en de ondersteuning geboden door de direct leidinggevende, de preventieadviseur bevoegd voor arbeidsveiligheid, arbeidsgeneeskunde en psychosociale aspecten van de interne of externe preventiedienst, en de eventuele vertrouwenspersoon.

4.2 Verbondenheid van de telewerker

De werkgever moet maatregelen nemen om de verbondenheid van telewerkers met collega’s en de onderneming te behouden. Deze maatregelen moeten het isolement van de telewerker voorkomen.

Zo kan de werkgever bijvoorbeeld goed georganiseerde en beperkte terugkeermomenten organiseren. De werkgever respecteert hierbij de geldende sanitaire voorschriften.

Momenteel is telewerk verplicht, tenzij het onmogelijk is door de aard van de functie of omwille van de continuïteit van het bedrijf. Volgens ons zijn daarom op dit moment (zolang telewerk verplicht is) terugkeermomenten niet mogelijk.

5. Inwerkingtreding

De nieuwe cao is afgesloten voor bepaalde duur en loopt van 26 januari 2021 tot en met 31 december 2021.

Wenst de werkgever op ondernemingsniveau een eigen beleid voor onbepaalde duur uit te werken, bijvoorbeeld een beleid rond structureel telewerk in het kader van cao nr. 85, dan kan dit alsnog.