ella
Landenlijst
Wanneer ambtenaren zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, ontvangen zij een forfaitaire kostenvergoeding.
De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land, en kan variëren volgens het prijsniveau in de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden.
De lijst met nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 1 oktober 2017, werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
Opmerking
De forfaitaire dagvergoeding dekt de maaltijdkosten en kleine uitgaven ter plekke.
De reiskosten naar de bestemming en terug worden hierdoor niet gedekt, evenmin als de overnachtingskosten.
Ook voor privésector en "andere overheden"
Belangrijk is dat de in de lijst vermelde bedragen ook aanvaard worden voor werknemers die voor een korte opdracht naar het buitenland moeten en tewerkgesteld zijn in de privésector of bij andere overheden.
Kostenvergoeding
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire vergoedingen als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever, wat inhoudt dat deze vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen kunnen toegekend worden.
Juridische inhoud
1. Forfaitaire vergoeding buitenlandse dienstreizen: landenlijst
Wanneer ambtenaren van de F.O.D. buitenlandse Zaken, buitenlandse Handel en Ontwikkelingssamenwerking voor een officiële opdracht naar het buitenland moeten, ontvangen zij een forfaitaire vergoeding.
De overheid hanteert hiervoor de zogenaamde landenlijst, waarbij het bedrag van de vergoeding verschillend is van land tot land, en kan variëren volgens het prijsniveau in de hoofdstad, andere belangrijke steden en de rest van het land.
De bedragen op deze landenlijst kunnen jaarlijks aangepast worden.
De lijst met nieuwe bedragen, van toepassing vanaf 1 oktober 2017, werd gepubliceerd in het Belgisch Staatsblad.
2. Ook voor werknemers privésector
2.1. Principe
Aan werknemers die voor het werk naar het buitenland moeten, kan ook een forfaitaire vergoeding voor "dienstreizen van korte duur in het buitenland" worden toegekend.
Een korte dienstreis naar het buitenland is een reis:
- van minimum 10 uur (bij vertrek en aankomst op dezelfde dag);
- van maximum 30 kalenderdagen per reis;
- in effectieve dienst of opdracht van de werkgever.
De forfaitaire vergoedingen die de ambtenaren ontvangen wanneer zij zich voor een officiële opdracht naar het buitenland begeven, mogen ook gehanteerd worden in de privésector en bij andere overheden.
Dit geldt meer bepaald voor werknemers (en bedrijfsleiders) die hoofdzakelijk een sedentaire beroepswerkzaamheid uitoefenen, en in het kader daarvan eenmalig, occasioneel of zelfs regelmatig voor het werk naar het buitenland gaan.
De regeling geldt m.a.w. niet voor werknemers/bedrijfsleiders voor wie verplaatsingen van en naar het buitenland deel uitmaken van hun normale dagelijkse beroepsactiviteit.
Voor werknemers die op regelmatige en continue basis één of meer dagen op een vaste plaats in het buitenland werken, gelden andere regels.
Voor internationaal vervoer gelden er specifieke regels.
In de circulaire nr. Ci.RH.241/607.210 (AAFisc 21/2011) werd een regeling uitgewerkt voor de diverse forfaitaire vergoedingen die aan chauffeurs in internationaal goederenvervoer worden toegekend. De circulaire nr. Ci.RH.241/631.421 (AAFisc Nr. 3/2016) bespreekt het belastingstelsel van de diverse forfaitaire vergoedingen die in de autocarsector worden toegekend aan chauffeurs die internationale verplaatsingen maken.
2.2. Welke bedragen?
De belastingadministratie aanvaardt een bedrag van 37,18 EUR per dag als forfaitaire onkostenvergoeding voor dienstreizen in het buitenland, en dit ongeacht de bestemming.
Een hoger forfait is toegelaten wanneer de omstandigheden, eigen aan het land waar de opdracht vervuld wordt, dit rechtvaardigen.
Hiervoor wordt uitdrukkelijk verwezen naar de landenlijst die de overheid hanteert voor haar ambtenaren (van categorie 1 - "carrière Hoofdbestuur").
In tegenstelling tot het bedrag van 37,18 EUR dat niet geïndexeerd wordt, kunnen de bedragen van de landenlijst jaarlijks aangepast worden.
De werkgever heeft de keuze. Hij mag de bedragen van de landenlijst hanteren wanneer deze hoger zijn dan het forfait van 37,18 EUR en omgekeerd.
2.3. Volledige of gedeeltelijke forfaits?
Volledige forfaits worden toegekend:
- per volledige dag afwezigheid (d.i. een dag tussen 2 overnachtingen op dienstreis);
- voor een reis met vertrek en terugkeer binnen hetzelfde etmaal met minstens 10 uur afwezigheid.
Indien de dienstreis langer is dan een etmaal, geldt op de dagen van vertrek en aankomst een vermindering van de forfaits met 50%.
2.4. Welke onkosten dekt het forfait?
De bedragen van de forfaitaire dagvergoedingen worden geacht de maaltijdkosten en de kleine uitgaven (transport ter plaatse, fooien,…) te dekken.
De forfaits dekken dus niet de verplaatsings- of reiskosten naar de bestemming en terug, evenmin de overnachtingskosten.
Voor de terugbetaling van dergelijke kosten zijn dus steeds bewijsstukken nodig.
2.5. Kosten eigen aan de werkgever
Zowel de belastingadministratie als de RSZ beschouwen deze forfaitaire dagvergoedingen als een terugbetaling van eigen kosten van de werkgever.
Deze vergoedingen zijn bijgevolg:
- niet belastbaar in hoofde van de werknemer;
- volledig aftrekbare beroepskosten voor de werkgever;
- niet onderworpen aan socialezekerheidsbijdragen.
Voor de RSZ-vrijstelling is wel vereist dat men het beroepsmatig karakter van de reis kan aantonen, alsook datum/plaats/reden van bezoek e.d.
2.5.1. Dienstreizen van zeer korte of lange duur
Wanneer de buitenlandse dienstreis niet beantwoordt aan de definitie vermeld onder punt 2.1, hanteren de RSZ en de fiscus niet steeds eenzelfde standpunt:
Situatie 1: de reis duurt minder dan 10 uur
De RSZ aanvaardt geen forfait: de werkgever moet de kosten kunnen aantonen aan de hand van bewijsstukken.
De fiscus aanvaardt de forfaits die gelden voor binnenlandse dienstreizen.
Voorbeeld
Kaderleden die een binnenlandse dienstreis maken, krijgen:
- 3,98 EUR voor een reis van meer dan 5 uur en minder dan 8 uur.
- 19,99 EUR voor een reis van 8 uur en meer.
- Dit forfait wordt ook aanvaard bij een ononderbroken afwezigheid van meer dan 5 uur en minder dan 8 uur, op voorwaarde dat de middaguren (tussen 12u00 en 14u00) erin begrepen zijn.
Situatie 2: de duur van de reis overschrijdt 30 dagen
RSZ en fiscus aanvaarden, onder bepaalde voorwaarden, dat de forfaitaire vergoedingen ook kunnen toegepast worden voor buitenlandse dienstreizen van meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen.
Wanneer men de landenlijst hanteert, aanvaardt de administratie de forfaitaire vergoeding die maximaal gelijk is aan de forfaitaire dagvergoeding die de FOD buitenlandse Zaken hanteert voor ambtenaren behorend tot "categorie 2" (= ambtenaren "op post" in het buitenland).
Voorwaarden zijn dat de toekenning of betaling van deze forfaitaire vergoedingen:
- voor eenzelfde opdracht beperkt wordt tot maximum 24 maanden;
- onderbroken wordt in geval van definitieve vestiging van de werknemer (of bedrijfsleider) in het buitenland;
- enkel gebeurt wanneer het loon dat de werknemer voor die dagen ontvangt, onderworpen is aan Belgische belastingen (voorwaarde specifiek gesteld door RSZ).
Opmerking
Wanneer bij aanvang vaststaat dat een beroepsmatig verblijf in het buitenland meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, zijn vanaf de eerste dag de (lagere) bedragen van categorie 2 van toepassing.
Als het aanvankelijk de bedoeling is dat een dienstreis maximum 30 kalenderdagen zal duren, maar dat ze door onvoorziene omstandigheden moet verlengd worden en daardoor meer dan 30 opeenvolgende kalenderdagen zal duren, aanvaardt men dat voor de eerste dagen de (hogere) bedragen van categorie 1 worden toegepast.
Van zodra vaststaat dat de termijn van 30 dagen overschreden zal worden, moeten de (lagere) bedragen van categorie 2 toegepast worden.
Het onvoorziene karakter van de verlenging van het verblijf in het buitenland moet kunnen aangetoond worden.
2.5.2. Wat bij terugbetaling maaltijdkosten?
Uit een interne richtlijn van de FOD buitenlandse Zaken blijkt dat de forfaitaire vergoedingen een verdere opdeling krijgen:
- 15% bestemd voor ontbijt;
- 35% bestemd voor middagmaal;
- 45% bestemd voor avondmaal;
- 5% bestemd voor kleine uitgaven.
Dit betekent dat voor ambtenaren van de FOD de dagvergoeding bijna volledig wegvalt als de maaltijdkosten niet ten laste van de ambtenaar vallen.
Wanneer bij een buitenlandse dienstreis de overnachtingskosten worden terugbetaald door de werkgever, en ze de uitgaven voor maaltijden of kleine uitgaven omvatten, geldt een vermindering van de forfaits met:
- 15 % indien het ontbijt is inbegrepen;
- 35 % indien het middagmaal is inbegrepen;
- 45 % indien het avondmaal is inbegrepen;
- 5 % indien de kleine uitgaven zijn inbegrepen.
Gevolgen voor de werkgever
De forfaitaire verblijfsvergoedingen worden vastgelegd voor de ambtenaren, maar gelden tevens als norm in de privésector en bij andere overheden.
Respecteert de werkgever de forfaits en grenzen dan zijn deze vergoedingen kosten eigen aan de werkgever en bijgevolg vrij van belastingen en socialezekerheidsbijdragen.
De werkgever heeft de keuze tussen 2 forfaits.
Ofwel opteert men voor het dagforfait van 37,18 EUR (ongeacht de bestemming), ofwel voor de bedragen vermeld op de landenlijst.
Het voor de werknemer meest voordelige forfait mag toegepast worden.
Hogervermelde bedragen zijn maximumrichtlijnen. Een werkgever mag deze hanteren, maar kan ook lagere bedragen toekennen als er in de onderneming andere afspraken over gemaakt werden.
De werkgever kan ook méér betalen dan de forfaits. In dat geval is er enkel een vrijstelling van belastingen en RSZ als het reële kostenkarakter aangetoond wordt.
